Diriger une entreprise n'est pas chose aisée, et tous les propriétaires et gestionnaires d'entreprise en témoigneront. Toutefois, nous avons la chance de disposer d'outils qui peuvent simplifier chaque projet et chaque processus, notamment la gestion du flux de travail. L'utilisation de systèmes et d'outils de gestion du flux de travail n'est pas négociable dans le climat économique actuel. Cet article s'adresse à tous les responsables qui souhaitent améliorer leurs flux de travail et leur productivité.
Ce que vous obtiendrez de cet article :
La gestion du flux de travail est un concept simple qui joue un rôle essentiel dans la réussite d'une entreprise. Dans cet article, nous explorons les tenants et les aboutissants de la gestion du flux de travail, ainsi que les systèmes et les logiciels qui facilitent sa mise en œuvre.
De nos jours, nous disposons d'une multitude d'outils pour gérer une entreprise. Quelle que soit l'industrie ou le secteur, il y en a pour tous les goûts.
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L'histoire du flux de travail (et des futurs logiciels de flux de travail et outils de gestion du flux de travail - si vous préférez) remonte au 20e siècle. Ses racines sont liées - comme toujours - à la recherche d'une solution. La solution à des problèmes existants dans l'industrie manufacturière.
Au cours des recherches sur la manière de gérer efficacement le travail, les pionniers Frederick Taylor et Henry Gantt ont utilisé un schéma graphique pour visualiser les flux de travail ou créer un calendrier pour présenter les étapes, les échéances et les dépendances.
Henry Gantt a ensuite adopté la version polonaise du diagramme à barres horizontales, l'harmonogramme. Inventé par l'ingénieur polonais Karol Adamiecki, il a été transformé par Henry Gantt en ce que nous appelons aujourd'hui le diagramme de Gantt.
Pour faire court, un flux de travail est un diagramme visuel d'un ensemble structuré et prédéfini de tâches permettant d'obtenir le résultat souhaité. Un flux de travail comprend les étapes, les ressources, les responsabilités, les dépendances et les règles, les personnes et les compétences nécessaires pour accomplir les étapes et la manière dont celles-ci s'appuient sur elles-mêmes. Les flux de travail décrivent les points de départ et d'arrivée, l'ordre ou les ordres de passage, les points de décision éventuels, les résultats attendus et les étapes de remplacement potentielles.
Dans ce chapitre, nous aimerions vous aider à bien comprendre le sujet. Pourquoi ? Si vous êtes à la recherche d'inspiration, de solutions ou même d'un système de gestion du flux de travail, mieux vaut avoir une vue d'ensemble du problème (même si c'est dans les grandes lignes) afin d'éviter de perdre du temps pour quelque chose qui n'est pas lié.
Chacun peut imaginer ce que signifient séparément le flux de travail et la gestion. Pour simplifier les choses, nous éviterons de définir la gestion et nous nous intéresserons au second terme. Un flux de travail fait référence aux étapes à suivre pour atteindre un objectif, même très limité. Ou, en utilisant les termes de la gestion de projet, les étapes pour accomplir une tâche. On peut l'exprimer autrement. Un flux de travail :
Il s'agit d'un espace entre un début et une fin, constitué d'étapes, de processus et de personnes impliquées dans ces derniers.
Avant d'aborder le terme principal, nous devons faire un autre commentaire. Nous devons procéder à une petite ventilation. Gartner, une société d'analyse et de recherche spécialisée dans les questions d'utilisation stratégique de la technologie et de la gestion de la technologie, prête attention à la double signification de la gestion du flux de travail.
La première est une intégration des processus externes et internes ; "une approche de flux de travail qui permet de définir des processus d'entreprise couvrant des applications, y compris celles qui proviennent de différents fournisseurs. Cela nécessite généralement un environnement commercial de développement de flux de travail basé sur des normes".
Le second est constitué d'événements ou de processus automatisés ; il s'agit d'une approche de flux de travail qui permet d'exécuter des tâches automatisées (mise en œuvre d'un projet, tel que le processus d'affectation d'un employé ou le processus de développement d'un site web).
La seconde relève du champ d'application de notre article. Par gestion des flux de travail, nous entendons la même chose que celle proposée par l'intégrateur SAP américain Signavio :
La gestion du flux de travail est la coordination des tâches qui constituent le travail d'une organisation. Par "flux de travail", nous entendons une séquence de tâches qui font partie d'une tâche plus vaste, ce qui est parfois synonyme de "processus d'entreprise".
Le facteur le plus important à comprendre à propos de la gestion du flux de travail est qu'elle doit faciliter votre travail et le rendre aussi indolore que possible. Le temps que vous consacrez à la gestion du flux de travail devrait vous rapporter dix fois plus grâce à l'augmentation de la productivité et aux bénéfices qui en découlent. Selon SAP Signavio pour la deuxième fois :
L'objectif d'un flux de travail est d'obtenir un certain résultat, et l'objectif de la gestion du flux de travail est d'obtenir de meilleurs résultats en fonction d'un certain nombre d'objectifs.
Si l'on se concentre sur "l'obtention de meilleurs résultats", la première chose qui vient à l'esprit est "l'optimisation" ou, pour être honnête, "l'optimisation continue". D'une manière générale, le rôle de la gestion des flux de travail est de contribuer à l'optimisation ou - comme nous le préférons - la gestion des flux de travail devrait être assimilée à l'optimisation. Optimisation de quoi ? L'optimisation de l'accomplissement des tâches et leur automatisation dans des systèmes afin d'augmenter la productivité et de réduire les défis.
Pour nous, et peut-être pas par hasard pour notre concurrent - The Monday.com - la gestion du flux de travail d'un projet est.. :
Un flux de travail de gestion de projet est une séquence soigneusement planifiée des tâches et des activités que vous devez réaliser pour mener à bien un projet spécifique.
La gestion du flux de travail fait référence au processus commercial d'organisation, de documentation et d'achèvement d'une variété de tâches. Cette gestion peut impliquer l'utilisation de stratégies et de techniques, y compris des techniques de planification et, bien sûr, des systèmes (logiciels) de gestion du flux de travail. Ou simplement, en élaborant des plans et en définissant les étapes nécessaires pour atteindre le résultat souhaité processus de travail optimisé.
Par exemple, lorsqu'un résultat nécessite un certain nombre d'étapes différentes ou de petites tâches, chaque étape ou tâche peut être confiée à un employé différent ou à un employé dont les compétences sont insuffisantes. Cela peut facilement conduire au chaos lorsque la communication n'est pas aussi claire qu'elle devrait l'être. Il est donc évident que les gGestion du flux de travail des produits alimentaires rend votre entreprise plus efficace car il rationalise chaque processus et permet aux différents services et individus de communiquer clairement - l'une des fonctions les plus importantes du système.
Pour éviter une introduction trop approfondie, utilisons directement la définition la plus courante de la gestion de projet. En paraphrasant le Body of Knowledge de l'Association for Project Management, 7e édition, la gestion de projet consiste à appliquer des compétences et des connaissances pour réaliser le projet conformément aux exigences et aux hypothèses, dans le respect des délais et du budget. La gestion du flux de travail, quant à elle, consiste à optimiser les tâches entre les points A et B.
La société Nintex - fournisseur de logiciels d'automatisation des flux de travail - propose :
Alors que la gestion de projet concerne la planification, la supervision et la direction des tâches, le flux de travail concerne la connexion de ces tâches. Et là où la gestion de projet s'intéresse à la situation dans son ensemble, le flux de travail permet à la situation dans son ensemble de se déplacer sans heurts d'une étape à l'autre.
Si l'approche de la gestion de projet consiste à planifier, celle de la gestion des ressources humaines consiste à connecter. Mais lorsqu'il s'agit de répondre à la question de savoir quelle est la relation entre les deux, la réponse semble être simple. Examinons les phases du processus de gestion de projet (ou, comme le préfèrent les gestionnaires de projet, le cycle de vie de la gestion de projet).
Examinons chaque colonne. Voyez-vous des tâches et des processus qui les composent ? Avez-vous besoin de plus de mots pour justifier la relation qui existe entre eux ?
Comme nous le savons, chaque colonne contient des tâches à accomplir pour avancer. La gestion du flux de travail d'un projet fait référence à l'ensemble spécifique et ordonné des tâches qui doivent être accomplies pour exécuter une étape du processus. Pour être considérée comme un flux de travail, chaque étape du processus doit être subordonnée à l'achèvement de l'étape précédente.
Les premiers outils de gestion du flux de travail étaient le papier et le crayon, mais aujourd'hui, nous avons la chance de disposer d'un large éventail d'applications logicielles qui facilitent le processus et le rendent plus efficace. L'automatisation des différentes tâches permet de gagner beaucoup de temps grâce aux systèmes de gestion des flux de travail (WfMS ou WMS).
Voici quelques éléments de base souvent inclus dans les systèmes de gestion des flux de travail :
Cette liste n'est pas exhaustive, mais elle vous donne une meilleure idée de ce qu'impliquent les systèmes ou logiciels de gestion des flux de travail.
Les systèmes et outils de gestion du flux de travail font référence à l'utilisation de la technologie pour automatiser et coordonner les étapes d'un processus. Ces systèmes ou outils sont idéalement adapté à un large éventail de flux de travailIls ne doivent pas être considérés comme des "outils", car leur fonction est de fournir un cadre de base qui fonctionne à partir de n'importe quelle donnée fournie.
Le type de système de gestion de flux de travail que vous choisissez dépend - comme toujours - des besoins de votre entreprise et des projets qui s'y déroulent. Le marché offre 3 types de flux de travail qui peuvent être construits par des systèmes de gestion de flux de travail.
Le but du WFMS est de vous simplifier la vie, pas de la compliquer. En tant que propriétaire ou directeur d'entreprise, vous souhaitez travailler avec des informations clairement présentées et facilement compréhensibles. Cela ne signifie pas que vous n'avez plus besoin de données très détaillées, mais plutôt que le logiciel que vous choisissez peut traiter des informations complexes en arrière-plan.
Les entreprises sont des entités complexes qui se composent de plusieurs couches. Le logiciel que vous choisissez doit être flexible et facile à adapter. Par exemple, il pourrait vous permettre de spécifier l'accès aux données pour différentes personnes.
Le logiciel de gestion du flux de travail doit proposer une série d'options pour illustrer une séquence de tâches ou un ensemble de données, telles que des organigrammes, des camemberts, des graphiques, des formulaires, etc.
Un flux de travail est une partie distincte de votre entreprise, mais cela ne signifie pas qu'il fonctionne en vase clos. Les informations dont vous avez besoin dans votre flux de travail proviennent de différentes parties de votre entreprise, ce qui signifie qu'il est essentiel de les connecter à votre système de gestion de contenu.
La création d'un visuel d'un flux de travail particulier est utile pour le mener à bien, mais une partie cruciale de la gestion d'une entreprise est l'évaluation de l'efficacité des différents processus. Un système de gestion des flux de travail doit pouvoir vous donner un retour d'information clair sur l'efficacité de vos flux de travail.
Maintenant que vous avez une meilleure idée de ce qu'un bon WfMS doit fournir, il est temps de jeter un coup d'œil à quelques-uns des meilleurs logiciels proposés.
"Une solution complète de gestion des ressources humaines pour les agences et les éditeurs de logiciels.
Teamdeck.io est un outil de planification de projet et de gestion du flux de travail.
Les prix : $0.9 (Membre léger) par mois et $3.6 (Membre d'équipe) par mois
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"La première plateforme de gestion de projet conçue pour les utilisateurs par les utilisateurs".
Hive permet de suivre plusieurs projets
Les prix : Hive Solo - Gratuit pour les individus et les petites équipes.
Hive Team - $12 par utilisateur et par mois (en cas de facturation annuelle) ou $ 16 par mois (en cas de facturation mensuelle) pour les Hive Teams qui gèrent plusieurs projets et programmes et qui cherchent à rationaliser leur travail.
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"Tirez le meilleur parti de tous les outils dont votre équipe a besoin, réunis sous un même toit.
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Un flux de travail ou un processus d'entreprise, comme on l'appelle parfois, est une séquence de tâches qui doivent être accomplies pour atteindre un résultat spécifique. Il existe deux types principaux de flux de travail : séquentiel et parallèle. Le premier implique un ordre strict dans lequel les tâches sont organisées dans un processus linéaire. Le second signifie que les tâches peuvent être exécutées par différentes personnes de manière concomitante.
Quel que soit le type, un flux de travail fait normalement partie d'un ensemble plus large de flux de travail, qui s'ajoutent à des processus d'entreprise plus vastes et plus complexes. Il est également possible de combiner plusieurs types de flux de travail.
Au fil des ans, les entreprises ont continué à développer, gérer et normaliser les flux de travail, mais certains d'entre eux sont devenus trop rigides et résistants au changement. Ils ne laissent pas toujours de place à l'innovation et à la prise de risque. Des efforts ont été faits pour insuffler plus de créativité, de flexibilité et de résilience dans le processus.
Malgré certains progrès, toutes les entreprises et tous les travailleurs ne semblent pas être d'accord avec ces changements. La 10e enquête mondiale sur la gestion de projet menée par le Project Management Institute (PMI), une organisation professionnelle américaine à but non lucratif spécialisée dans la gestion de projet, a révélé que seules 58% des organisations comprennent pleinement l'importance de la gestion stratégique du flux de travail des projets créatifs.
Nous soutenons que les approches créatives de la gestion du flux de travail présentent des avantages évidents. Nous partageons avec vous les 10 principaux avantages de la gestion créative du flux de travail des projets, qu'aucune entreprise ou entité orientée vers le succès ne peut ignorer.
Si les flux de travail ont été conçus pour faciliter la gestion des organisations et des projets (ce qu'ils font), les méthodes traditionnelles se heurtent aujourd'hui à certaines limites qui nécessitent des approches de gestion plus créatives. Si elles n'adaptent pas les processus de développement et de gestion des flux de travail, les entreprises risquent de s'enfermer dans des processus trop rigides pour favoriser l'innovation et la pensée créative. Examinons rapidement ces limites.
La méthode traditionnelle est plutôt lente car elle ne permet aucune divergence. Il est difficile d'apporter des modifications au flux de travail séquentiel, car elles risquent de perturber le flux et les relations de cause à effet entre les différentes tâches.
Le développement de produits n'est pas ou mal informé par les opinions des clients. Cela risque de diluer l'ensemble du processus, car le produit ou le service final ne répondra pas à la demande. L'adaptation ou la mise à niveau du produit ou du service une fois le processus de développement terminé est onéreuse, prend du temps et coûte cher.
Lorsque toutes les étapes et les tâches semblent prédéterminées, les employés ne sont guère incités à trouver des solutions innovantes ou de nouvelles façons de faire les choses. Cela rend également une entité totalement réfractaire au risque, ce qui n'est pas de bon augure pour sa capacité à rivaliser avec ses concurrents en gardant une longueur d'avance.
Le processus est trop rigide pour permettre des ajustements, des améliorations, des solutions non conventionnelles ou même des solutions rapides dans le cadre de la gestion du flux de travail. Les gens sont réticents à sortir des sentiers battus parce que tout ce qui n'est pas conventionnel ou qui va à l'encontre des règles de l'entreprise peut être interprété comme une mauvaise gestion ou une mauvaise pratique.
La gestion traditionnelle des flux de travail souffre notoirement d'un manque de coordination. Même la gestion parallèle des flux de travail, qui suppose un certain degré de coordination pour assurer la complémentarité, aboutit à ce que chaque processus d'entreprise ait sa propre vie et soit mal relié à d'autres tâches ou flux de travail. Il en résulte un risque de cloisonnement des données, ce qui affecte la productivité globale.
Comment la création d'un système de gestion du flux de travail permet-elle de relever les défis susmentionnés ? Quels sont les avantages spécifiques que chaque entreprise ou entité peut attendre de la création d'une gestion du flux de travail ? Passons maintenant à l'examen des dix principaux avantages que les entreprises peuvent attendre du développement et de la gestion du flux de travail d'un projet créatif.
Le flux de travail d'un projet créatif stimule le travail d'équipe dans une entreprise ou une organisation. Il crée un espace où les gens peuvent proposer des idées non conventionnelles qu'ils peuvent discuter et affiner avec leurs collègues. Il crée ainsi un sentiment de propriété et de responsabilité partagées pour un flux de travail qu'ils développeront et respecteront afin d'obtenir de meilleurs résultats et une plus grande efficacité.
En conséquence, la gestion du flux de travail des projets créatifs stimule une coordination plus étroite entre les différents services et individus. Le processus minimise la marge d'erreur tout en contribuant à la réalisation des objectifs généraux de l'entreprise.
Une meilleure coordination permet également à la direction de l'entreprise de mieux soutenir les initiatives élaborées par les différentes unités ou départements.
La gestion créative du flux de travail des projets est à la fois le résultat et la cause de l'amélioration des pratiques de gestion. Les plus grandes entreprises du monde réussissent parce qu'elles sont capables d'adopter des approches créatives et non conventionnelles de la gestion des projets. la planification des projets et de gestion. Google, l'un des géants de la technologie les plus connus au monde, en est un exemple : il a adopté une méthode de gestion créative axée sur la fixation d'objectifs, appelée objectifs et principaux résultats (OKR).
Il y a plusieurs années, Google a encouragé son personnel à se fixer des objectifs ambitieux liés aux objectifs généraux de l'entreprise. Dans le cadre de ces objectifs ambitieux à long terme, ils ont défini des résultats clés spécifiques et mesurables, révisés chaque année. Tous les OKR ont été partagés en interne pour permettre aux employés de voir comment leurs plans de travail individuels contribuaient les uns aux autres à atteindre les objectifs généraux de l'entreprise. Les résultats obtenus par Google parlent d'eux-mêmes. De nombreuses autres entreprises tirent aujourd'hui les leçons de cette expérience et adoptent des approches similaires.
La gestion créative du flux de travail des projets rend les entités plus agiles. Les entreprises leaders du secteur s'éloignent des outils classiques de gestion de projet, tels que la méthodologie en cascade, pour adopter des approches de gestion innovantes et agiles. Cela leur permet de diviser leurs processus d'entreprise en unités plus petites, en cherchant à progresser et à s'améliorer progressivement grâce aux résultats obtenus à chaque étape.
La gestion du flux de travail des projets créatifs rend les entités plus agiles en améliorant leur capacité à répondre et à s'adapter aux changements et aux développements survenant au cours du cycle de développement et de gestion du flux de travail.
En fin de compte, les entreprises agiles offrent une meilleure valeur à leurs clients, restent compétitives et produisent de meilleurs résultats.
La gestion du flux de travail des projets créatifs est également un précurseur d'une durabilité et d'une productivité accrues. Elle incite les employés à devenir des leaders d'opinion qui aident les entreprises à rester à la pointe du progrès. De plus, elle rend les entreprises et leur personnel plus productifs, car tous sont intrinsèquement intéressés par les améliorations continues, les changements progressifs et les pratiques de gestion agiles.
L'amélioration de la productivité et de l'efficacité est l'affaire de tous, qu'il s'agisse d'entreprises, d'entrepreneurs, de rédacteurs indépendants ou d'étudiants. Lorsqu'il s'agit de travaux universitaires, les étudiants doivent examiner attentivement les services de rédaction d'essais afin de choisir celui qui répond le mieux à leurs exigences. C'est pourquoi ils font souvent appel à TrustMyPaper d'obtenir un contenu de haute qualité et des services de rédaction professionnels à des prix raisonnables. Ils sont ainsi en mesure d'obtenir leurs documents académiques conformément aux exigences de leur établissement d'enseignement supérieur.
Ce type de gestion du déroulement des projets favorise un environnement d'apprentissage au sein de l'entreprise. Elle crée un espace où les gens peuvent essayer et échouer sans crainte de représailles. Comme l'a dit le célèbre dramaturge irlandais Samuel Beckett, nous avons tous besoin "d'essayer encore, d'échouer encore, d'échouer mieux". En favorisant un environnement de travail propice à la prise de risques raisonnables et à l'initiative, les entreprises et les organisations assurent l'amélioration continue et l'apprentissage en tant que processus itératif.
Lorsque les conditions de travail et l'environnement sont favorables, les gens cessent de travailler en vase clos. Le cloisonnement est une maladie d'entreprise que toute entreprise prospère veut éviter à tout prix. Le partage des connaissances permet de maximiser les avantages des données empiriques et des évaluations pour l'avenir. planification de haut niveau et les pratiques de gestion.
Lorsque les employés ont la possibilité de proposer des solutions créatives, la gestion du flux de travail commence à favoriser une communication meilleure, plus opportune et plus régulière entre les différentes unités et les différents départements. Le plus souvent, le manque de communication entraîne des problèmes considérables dans le développement des produits ou des services, qu'il est difficile de corriger.
Elle améliore également la communication externe ou stratégique avec les parties prenantes et les clients, qui sont essentiels pour garantir l'adéquation des produits et services de l'entreprise à leurs besoins.
L'innovation est le moteur de la réussite dans le monde d'aujourd'hui, qui évolue rapidement et qui est dominé par la technologie. Il est difficile, voire impossible, de rester compétitif sans des mises à jour régulières, des innovations et des ajustements qui donnent aux entreprises l'avantage nécessaire. La gestion créative du flux de travail des projets favorise l'esprit d'innovation qui est essentiel à la réussite globale.
En sortant des sentiers battus, les gens peuvent s'inciter eux-mêmes et inciter leurs employeurs à sortir de leur zone de confort. Parfois, cela signifie s'aventurer en terrain inconnu, ce qui est important si les entreprises veulent que leurs produits et services se distinguent.
La créativité est le principal moteur du progrès et des avancées technologiques. Les entreprises qui sont en mesure d'exploiter le pouvoir d'imagination des gens ont tout à gagner de modes de pensée non conventionnels et non traditionnels. Adopter une approche "business as usual" de la gestion des flux de travail ne permet pas d'offrir aux clients le type de produits et de services qu'ils peuvent considérer comme extraordinaires, ceux qui peuvent les faire se sentir spéciaux.
Enfin, la créativité a un impact direct sur l'amélioration des performances. Lorsque les employés travaillent dans des entreprises où tout est standardisé et où l'on attend d'eux qu'ils suivent simplement les ordres, les dirigeants ne peuvent pas s'attendre à ce qu'ils recherchent l'excellence individuelle. Les entreprises obtiennent de leurs employés beaucoup de "sandbagging", c'est-à-dire une pratique qui consiste à réduire les attentes concernant les forces individuelles et les compétences de base afin d'obtenir des résultats supérieurs aux attentes.
En revanche, la gestion créative du flux de travail des projets incite les personnes à se surpasser, à dépasser les exigences fixées et à ajouter de la valeur aux bénéfices et aux résultats de l'entreprise grâce à l'amélioration des performances.
La gestion du flux de travail des projets créatifs présente un certain nombre d'avantages que toute entreprise prospère souhaiterait avoir. Elle répond aux limites inhérentes à la gestion traditionnelle du flux de travail, qui est devenue trop rigide et isolée pour répondre aux demandes en évolution rapide des marchés mondiaux. Ces limites entravent également la capacité des entreprises et des organisations à maîtriser le changement dans des circonstances continues, volatiles et imprévisibles afin d'atteindre leurs objectifs.
En revanche, la gestion du flux de travail des projets créatifs permet d'élaborer des approches coordonnées et partagées du développement et de l'exécution du flux de travail, ce qui se traduit par de meilleurs produits et de plus grands bénéfices. Elle permet également aux entreprises de se démarquer en tant que pionnières, innovatrices et leaders du secteur dans un contexte d'évolution rapide des demandes, de changement de comportement des clients et de modification des priorités.
Les entreprises qui visent l'excellence et le succès ultime ne peuvent pas se permettre de s'enfermer dans de vieilles méthodes. Elles savent que rien ne vaut le pouvoir de l'imagination et de la créativité de leurs employés lorsqu'il s'agit de trouver l'or avec leurs produits et services.
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