Saya sangat yakin bahwa Manajer Proyek bisa mendapatkan banyak manfaat dari membuat sketsa di tempat kerja.
Kemungkinan reaksi pertama Anda saat membaca kalimat ini adalah salah satu dari dua kesalahpahaman yang umum terjadi:
Dalam artikel ini, saya akan mencoba meyakinkan Anda bahwa membuat catatan visual a) tidak memerlukan bakat b) sesungguhnya dapat menghemat banyak waktu.
Mari kita mulai dengan menyamakan persepsi mengenai apa itu sketsa dan apa yang bukan sketsa.
Kita bisa mendefinisikan sketchnoting sebagai mengekspresikan gagasan secara visual, menggunakan catatan sketsa. Sketsa dapat digambarkan sebagai campuran gambar, coretan, teks dan elemen struktural (panah, kotak, kisi-kisi).
Saat Anda melanjutkan membaca artikel ini, Anda akan melihat bahwa catatan visual bisa sangat detail dan indah, tetapi sangat penting untuk diingat bahwa catatan visual juga bisa sederhana. Sederhana, seperti "seorang anak kecil bisa melakukan ini".
Perhatikan, para fasilitator grafis sering mengatakan bahwa segala sesuatu bisa digambar dengan menggunakan serangkaian gambar sederhana:
Dengan memadukan semua elemen ini dan menambahkan beberapa warna, semua orang bisa menghasilkan gambar yang menyampaikan ide dan menceritakan sebuah kisah:
Prioritas sketsa bukan untuk menciptakan karya artistik, tetapi untuk memvisualisasikan sesuatu yang ingin Anda ingat, pahami, atau jelaskan kepada orang lain. Inilah sebabnya mengapa ikon sederhana adalah yang paling membantu di sini, khususnya apabila Anda ingin menyampaikan makna metafora (misalnya, bola lampu = ide, kreativitas).
Kami memutuskan bahwa proses membuat catatan visual bukanlah tentang menjadi hebat dalam seni, tetapi apakah kita harus repot-repot menggambar sesuatu? Ternyata, pencatatan visual membantu kita untuk menyimpan informasi. Menuliskan sesuatu dengan pena dan kertas alih-alih membuat catatan digital bermanfaat karena kita cenderung memproses dan membingkai ulang masukan. Menggambar juga membantu: dalam sebuah penelitian di University of Plymouth Para peserta diminta untuk mendengarkan rekaman yang monoton. Satu kelompok mencorat-coret sambil mendengarkan. Dalam sebuah tes memori yang mengejutkan, para "pencorat-coret" mengingat 29% lebih banyak informasi.
Sketchnoting adalah praktik yang dianjurkan secara luas di lingkungan pendidikan dan bisnis. PM juga dapat memperoleh manfaat yang sangat besar darinya.
Hal pertama yang pertama, karena sketchnoting sangat efektif dalam proses pembelajaran, Manajer Proyek dapat menggunakannya ketika Mempersiapkan, misalnya, untuk Sertifikasi PMP. Pilihan lainnya adalah membuat catatan visual apabila menghadiri konferensi atau membaca artikel industri. Jika Anda membutuhkan inspirasi, bacalah catatan sketsa yang indah ini oleh Makayla Lewis yang diambil pada saat konferensi PMI. Makayla adalah seorang pemikir visual yang berpengalaman, tetapi saya jamin, dengan sedikit latihan, Anda pun bisa membuat catatan sketsa selama acara langsung.
Selain itu, ini akan membantu Anda merencanakan pekerjaan Anda. Anda dapat membuat draf visual apabila merencanakan proyek barugaris waktu dan cakupan. Menambahkan beberapa ikon ke daftar tugas harian akan membantu Anda mengingat tenggat waktu atau pertemuan penting:
Sketchnoting sangat bagus apabila Anda ingin menjelaskan berbagai hal dan memfasilitasi komunikasi. Anda dapat menggunakannya untuk keuntungan Anda ketika berurusan dengan pemangku kepentingan proyek Anda. Buatlah catatan yang menjelaskan bagaimana tim Anda bekerja atau memvisualisasikan berbagai aspek dari proses tersebut. Lynne Kazali, seorang pakar budaya lincah, menciptakan representasi visual dari Agile Manifesto. Sketchnote-nya telah menjadi sangat populer dan banyak tim yang memajangnya di dinding kantor mereka.
Sketsa Anda juga akan sangat membantu ketika Anda perlu memasukkan orang baru ke dalam tim proyek. Mereka akan lebih mudah mengingat alur kerja dan kebijakan yang dijelaskan secara visual.
Fasilitasi pertemuan adalah contoh praktis lainnya. Agenda bergambar akan mudah diikuti oleh para peserta, ditambah lagi Anda bisa menambahkan beberapa ikon yang melambangkan aturan rapat:
Pencatatan visual juga akan berguna selama ritual Scrum. Pikirkan tentang retrospektif sprint - mereka akan lebih menarik dan mudah diingat ketika tim Anda berpartisipasi dalam membuat catatan sketsa.
Pada permulaan, Anda tidak memerlukan banyak alat bantu. Elemen-elemen dasarnya adalah:
Seiring berjalannya waktu, Anda mungkin ingin menambahkannya ke dalam koleksi Anda:
Beberapa merek paling populer yang memproduksi alat yang digunakan oleh para pembuat sketsa adalah: Sakura, Pentel, Staedtler, Neuland, Tombow.
Saya harap Anda dapat melihat bahwa pemikiran visual tidak terlalu berkaitan dengan seni atau bakat dan lebih berkaitan dengan komunikasi yang efektif dan pemrosesan informasi. Tujuan saya adalah untuk menunjukkan kepada Anda bahwa pencatatan visual dapat digunakan oleh manajer proyek dalam berbagai kesempatan. Jangan ragu untuk menambahkan satu atau dua ikon ke daftar tugas Anda berikutnya dan mulai menggunakannya. Setelah Anda menyaksikan sendiri kekuatan sketsa, Anda akan yakin 100%.
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...
Sebagai perusahaan perangkat lunak, kami telah menguji banyak aplikasi manajemen waktu terbaik. Dalam bisnis TI dan perangkat lunak - yang sebagian besar memiliki klien bisnis dari Amerika Serikat dan Inggris - kami terbiasa bekerja dengan...