Projektu resursu pārvaldība 101: rokasgrāmata projektu vadītājiem

Ja jūs jautājat sev, kas ir resursu pārvaldība, jūs atrodaties ļoti labā vietā. Vadot projektu, jūs pārvaldāt ne tikai uzdevumus, kas nepieciešami projekta īstenošanai. Tas, kā jūs plānojat, organizējat un vadāt savu komandu, būtiski ietekmē jūsu projekta panākumus. Nav brīnums, ka resursu pārvaldības paraugprakses ievērošana var radīt reālas pārmaiņas darba vietā. 

Ko jūs saņemsiet ar šo rakstu:

• Kā resursu pārvaldības programmatūra paaugstināja projekta resursu pārvaldības efektivitāti.
• Resursu pārvaldības loma projektu vadībā
• Projektu plānošanas metodes
• Resursu plānošanas atšķirības, resursu piešķiršana, un resursu plānošana

Kāpēc ir nepieciešama projekta resursu pārvaldība?

Tā kā mēs vēlamies izgaismot projekta resursu pārvaldības būtību, mums ir jāievieš neliels akadēmiskās sarunas gabaliņš, kura mērķis ir izskaidrot ar mūsu galveno tēmu saistītos terminus.

Taču ir arī vēl viens iemesls, kādēļ šie strīdi ir radušies. Bez skaidras izpratnes par galvenajiem elementiem un faktoriem, kas veido projekta resursu pārvaldību, ikviena lēmumi ir pakļauti lielākam kļūdas riskam. Kļūdas, kas saistītas ar projekta ietvaros notiekošajiem procesiem vai pat programmatūras izvēli, lai palielinātu projekta resursu pārvaldību.

Ja jums būs kopaina, jūs neapjuksiet jēdzienu labirintā un neskaidrajos savienojumos starp zināšanu jomām, kas pamatā atbalsta projektu vadību.

No projektu, projektu vadības līdz projektu resursu vadībai

IT projektu vadība, mārketinga projektu vadība, projektu vadība nekustamā īpašuma nozarē vai radošās aģentūras projektu vadība - tomēr, vai jebkurā nozarē, ko jūs ievietojat pirms vārda "projektu vadība", fāzes, procesi un soļi lielākoties ir vienādi. Taču, pirms jūs par to uzzināsiet vairāk, ir jāveic neliels ievads. 

Kā zināms, cilvēki mācās ātrāk, redzot attēlus vai piemērus - kaut ko var uztvert ar maņām, pirmkārt, ar acīm. Tāpēc - pirms tikt pakļautiem daudzajiem jautājumiem, kas saistīti ar katra jēdziena nozīmi turpmāk izklāstītajās definīcijās, - sāksim ar izdomas bagātiem un viegli pielāgojamiem piemēriem, kas pieder projektu vadības saimei.

Sākot no mazāk sarežģītiem un mazāk laikietilpīgiem darbiem:

• 4 nedēļu laikā izveidot labi pārdodamu tīmekļa vietni ar daudziem interaktīviem elementiem, kas mobilajās ierīcēs nepalēninās darbību;
• alus uzņēmuma pudeļu dizaina pārveidošana un ražošana pirms vasaras sākuma - 3 mēnešu laikā;
• pārdošanas paplašināšana jaunā tirgū, kas ietver biroju nomu, jaunu speciālistu atrašanu, atlasi, pieņemšanu darbā, mārketinga plāna sagatavošanu un tā īstenošanu atbilstoši vietējam pieprasījumam - 6 mēnešu laikā;
• 48 mēnešu laikā izveidot kaut ko līdzīgu šim - izveidot pasaulē lielāko dambja konstrukciju. Šis piemērs atrodas uz trešās lielākās upes pasaulē - Ķīnas Jandzi upes. 

Nobeigumā vēlos teikt, ka vienmēr, kad domājat "projekts", jums ir jābūt priekšstatam par to, cik daudz cilvēku, prasmju, apakšuzņēmēju, instrumentu un pasākumu ietver projekts. Cik daudz resursu, atkarību, mazo soļu un miljons uzdevumu un grafiku ir iesaistīti, lai pabeigtu katru projekta ilustrāciju?

Turpinot mūsu tēmu, laiks iedziļināties definīcijās. Sāksim ar kaut ko vieglāk pieņemamu. Iedomāsimies, ka jūs runājat ar bērnu un vēlaties viņam aprakstīt, kāda ir projektu vadības nozīme. Šādā kontekstā jūs varētu viegli piekrist definīcijai no projectmanager.com:

Projektu vadība ir projektu plānošanas, īstenošanas un pabeigšanas disciplīna.

Iepriekšminētajā izpratnē projektu vadība tiek uzskatīta par procesu un sadalīta trīs posmos. Protams, katrā no tiem ir vēl vairākas elementu grupas, procesi, uzdevumi un - vienmēr nenovērtēti, vienmēr neparedzami - ar katru no tiem saistītie izaicinājumi.

Taču tā ir ļoti vienkāršota projektu vadības dzīves cikla versija, jo tā šo procesu sauc speciālisti. Vispopulārākā ir versija ar 5 posmiem. PMI izstrādātā fāze ietver koncepciju un uzsākšanu, plānošanu, izpildi, izpildi/uzraudzību un projekta slēgšanu.

Taču šī definīcija nerisina jautājumu par to, kas. Konkrētāk sakot - cilvēks, speciālists un viņa kompetences, pieredze vai briedums.

Saskaņā ar to pašu PMI, ko mēs šeit bieži pieminam, viņi piedāvāja definīciju, kas uzsver kaut ko, kas ir katra projekta pamatā. Runa ir par cilvēkiem, sākot no projektu vadītājiem un beidzot ar projekta izpildītājiem un projektā iesaistīto darbaspēku. Cilvēki, kuri plāno, bet arī tie, kuri ir izvēlēti piedalīties kādā no projekta posmiem un kuriem tiek uzticēti uzdevumi.

Pārfrāzējot viņu vārdus, projektu vadība nozīmē izmantot īpašas zināšanas, talantus, prasmes, ierīces, rīkus, metodes, procesus un paņēmienus, lai sniegtu cilvēkiem "vērtību".

Kā redzam, šeit vairāk runa ir par kompetencēm (arī par "maigajām" kompetencēm), par informācijas esamību un spēju šīs zināšanas īstenot. Vai arī - izmantojot frāzi, kas ņemta, teiksim, no motivācijas bibliotēkas - pārvērst domāšanu darbībā un paveikt lietas.

Šīs nodaļas kopsavilkumā mēs izmantojam Projektu vadības institūta asociācijas priekšlikumu. Tas nav pats nesāpīgākais, lai atcerētos vai pat saprastu projektu vadības definīciju, taču, izlasot iepriekš minēto, var viegli iedomāties, ko autors ir domājis. Taču šeit ir kaut kas tāds, kam mēs nepiekrītam. Tomēr:

Projektu vadība ir procesu, metožu, prasmju, zināšanu un pieredzes pielietošana, lai sasniegtu konkrētus projekta mērķus saskaņā ar projekta pieņemšanas kritērijiem, ievērojot saskaņotos parametrus. Projekta vadībai ir galīgie rezultāti, kas ir ierobežoti ar noteiktu laika grafiku un budžetu.

Daži komentāri. Mēs redzam dažas līdzības ar iepriekš ierosinātajiem priekšlikumiem, tāpēc par to vairāk nav ko teikt. Jaunums ir ierobežotais laiks un budžets, kā arī pieņemšanas kritēriji. Sākot ar pēdējo, jūsu klientam parasti ir zināmas gaidas par to, ko viņš vēlas redzēt finišā, kā tam būtu jādarbojas un kā tam būtu jāpalīdz risināt viņa problēmas. Viņš nevar pieņemt jūsu darba rezultātu. Un kas tad?

Taču ir grūti nonākt pretrunā - pieņemšanas kritēriji var padarīt projektu ilgāku, nekā pieņemts. Taču mēs nevaram piekrist apgalvojumam, ka budžets un laiks ir tie nosacījumi, kas projekta vadību kvalificē kā projekta vadību.

Ierobežots laika grafiks un budžets ir tas, kas atdala projekta vadību no vienkāršas vadības [Ekrāns iepriekš = vairāku uzdevumu laika uzskaites pārskats, izmantojot projekta resursu vadības sistēmu].

Ikviens zina, ka pēdējie divi aspekti, kas jāņem vērā jebkuram priekšsēdētājam, priekšniekam vai lēmumu pieņēmējam, kurš īsteno jebkuru projektu, ir iepriekš minētais laiks un budžets - jo tie nav neierobežoti. Bet tikai investīciju atdevei, paredzamajai atdevei paredzamajā laikā ir vislielākā ietekme uz biznesa lēmumiem nekā jebkuram citam faktoram. Un no daudzu uzņēmumu viedokļa raugoties, uzņēmējdarbības pamatdaļa ir nauda. Jo, ja jums ir pietiekami daudz naudas, jums nav jāpieņem sasteigti lēmumi un jāgaida, ko darīs konkurenti, cīnoties par nākamajiem klientiem.

Ja mēs piekrītam pēdējam apgalvojumam, mēs nevaram piekrist apgalvojumam, ka projektu vadība ir kaut kas cits nekā "pārvaldība", norādot, ka galvenais faktors, kas atšķir abus, ir tas, ka projektu vadībai ir galīgais rezultāts un ierobežots laika periods, atšķirībā no pārvaldības, kas ir nepārtraukts process.

Mēs neesam pārliecināti, vai tas darbojas tikai šādā veidā. Vai biznesa mērķis ir daudz klientu, īpaši daudz klientu, kas ļauj biznesam darboties? Vai uzņēmumam ir nepieciešama pastāvīga saziņa ar potenciālajiem klientiem? Vai mārketinga nodaļa vajadzīgajā laikā īsteno mazākus uzdevumus vai lielākus projektus, lai uzlabotu komunikāciju, tīmekļa vietnes apmeklētāju skaitu un piesaistīto klientu skaitu? Vai par mārketingu un komunikāciju atbildīgajiem cilvēkiem nav reizi mēnesī vai dažas reizes gadā jāinformē par rezultātiem? 

Atbilde uz jautājumu Kāpēc projekta resursu pārvaldība

Vai jūs tagad saprotat, cik svarīga ir projektu resursu pārvaldība?

Kāda ir projekta resursu pārvaldības loma?

Jūs jau daudz ko zināt par projektu vadību, tāpēc jums nav jāinformē vairāk. Mēs arī jau zinām, kur vienmēr lai starp 5 projektu vadības dzīves cikla posmiem atrastu vietu projekta resursu pārvaldībai.

• Iniciācijas un koncepcijas fāze
• Plānošana - vienmēr šeit
• Uzsākšana un izpilde - vienmēr šeit
• Uzraudzība un kontrole - vienmēr šeit
• Projekta slēgšana

Tas ir mūsu izmeklēšanas spožākajai zvaigznei - projektu resursu pārvaldībai. Mēs jau zinām, ko nozīmē projekts. Tātad, kādi ir resursi?

Pateicoties APM zināšanu kopums, mēs zinām, ka resursi tiek saprasti plaši - ne tikai kā cilvēki (un viņu prasmes), bet arī kā nauda, tehnika, materiāli, tehnoloģijas un viss pārējais, kas nepieciešams, lai sasniegtu gaidīto rezultātu. Var arī teikt, ka resurss ir viss, kas nepieciešams uzdevuma vai projekta izpildei.

Protams, no daudzu uzņēmumu, jo īpaši uz pakalpojumiem orientētu uzņēmumu, viedokļa resursu pārvaldība ir saistīta ar cilvēkiem. Cilvēki un viņu prasmes.

Viņiem projekta resursu pārvaldība ir:

(...) projektam nepieciešamo resursu, piemēram, indivīdu un viņu prasmju, finanšu, tehnoloģiju, materiālu, iekārtu un dabas resursu, iegūšana, sadale un pārvaldība. Resursu pārvaldība nodrošina, ka iekšējie un ārējie resursi tiek izmantoti efektīvi, savlaicīgi un atbilstoši budžetam.

Tā nav visvienkāršākā definīcija, kāda jebkad ir radīta, jo tajā ir daudznozīmīgi termini, tāpēc tā varētu būt diezgan labi piemērota akadēmiskai disertācijai. Bet ne šajā blogā. Projectmanager.com mēs uzzināsim vienkāršā veidā. Nerunājot par kvalitāti, prasībām un gaidām, kas nāk no ieinteresētajām pusēm, vai pat laiku un budžetu.

Resursu pārvaldība ir resursu plānošanas, grafiku sastādīšanas un piešķiršanas process, lai pabeigtu projektu.

Labas resursu pārvaldības rezultātā pareizie resursi ir pieejami pareizajā laikā pareizajam darbam. Resursu pārvaldnieka uzdevums ir - pārfrāzējot APM vārdus -. noteikt nepieciešamos resursus (darbiniekus ar atbilstošām prasmēm un pieredzi). lai veiktu darbu, kā daļu no plānošanas, un noteikt, kad resursi būs nepieciešami, izmantojot plānošanu.

Kā redzam, kopumā definīcijas - izņemot to pasniegšanas veidu - ir līdzīgas. Ja mēs mēģināsim salīdzināt projektu resursu pārvaldības definīcijas, mēs uzzināsim vairāk, redzot, kas tām visām kopā ir kopīgs. Nu:

• iepriekšēja plānošana/plānošana
• piešķiršana/plānošana/saskaņošana/atbilstība.
• uzraudzība/mērījumi
• optimizācija

Apkopojot līdzšinējo diskusiju, var secināt, ka projekta resursu pārvaldība neapšaubāmi ir visprasīgākais un sarežģītākais projekta pārvaldības procesa elements. Tās loma - vispārīgi runājot - ir plānot, organizēt, kontrolēt un novērtēt cilvēku darbu. 

Projekta resursu pārvaldība ir, vienkāršāk sakot, pēc iespējas efektīvāk izmantot jūsu rīcībā esošos ierobežotos resursus. Vai arī - lai to pateiktu tā, kā tas notiek patiesībā - izmantot maksimāli pieejamos resursus, kas iepriekš apzināti un pārbaudīti attiecībā uz atbilstošām prasmēm, lai pabeigtu projektu paredzamajā laikā un ar paredzamo rezultātu.

Starp resursu plānošanu, resursu piešķiršanu un projekta resursu pārvaldību.

Lai izvairītos no pārāk gara ievada, jums ir jāapzinās, ka 3 iepriekš minētie termini dažiem projektu vadītājiem un akadēmisko aprindu pārstāvjiem ir saprotami kā atsevišķi jēdzieni, un katram no tiem ir sava nozīme.

Taču dažiem cilvēkiem resursu plānošana un resursu piešķiršana nozīmē vienu un to pašu, un abi ir daļa no kaut kā lielāka - resursu pārvaldības. Taču daudzos avotos par mūsu tematu var atrast arī definīcijas, kas iesaka pielīdzināt "resursu pārvaldību" un "resursu plānošanu" (aplūkojiet Wikipedia definīciju). Tātad ir pienācis laiks sniegt dažus paskaidrojumus.

Mēs esam vienisprātis ar uzņēmumu Saviom - mūsu konkurentu projektu resursu pārvaldības sistēmu tirgū -, ka:  

Resursu piešķiršana, kas pazīstama arī kā resursu plānošana, ļauj noteikt un piešķirt resursus dažādām darbībām konkrētam laikposmam.

Acumirklī var redzēt, ka šo definīciju var uzskatīt arī par resursu pārvaldības definīciju. Vai ne? Tomēr šajā rakstā mēs centīsimies saglabāt kārtību, saskaņā ar kuru projekta resursu pārvaldība un viss tās process ietver plānošanu un piešķiršanu kā tās daļas.

Mēs varētu turpināt šo diskusiju par nianšu definēšanu, taču tas nav mērķis. Šīs nodaļas mērķis ir sniegt jums plašāku priekšstatu par terminoloģijas apsvērumiem un problēmām, kas saistītas ar interesējošo terminu.

 

KPI, izaicinājumi un programmatūras noderīga loma projektu resursu pārvaldībā

Projekta resursu pārvaldības KPI 

A. Aprēķinātās un darbinieka faktiski nostrādātās stundas

Vai projekts norit saskaņā ar plānu - tas ir pastāvīgs jautājums katra projekta vadītāja galvā. Progresu var pārbaudīt, salīdzinot pieņemto aplēsto vērtību (piemēram, stundas, kas darbiniekam jāpatērē uzdevuma veikšanai) ar faktiskajām izsekotajām stundām. Pateicoties šai metodei, jūs varēsiet pamanīt agrīnas projekta kavēšanās pazīmes un veikt dažas izmaiņas pašreizējā projekta laikā vai nākotnē.

 

 

B. Aprēķinātās un faktiskās izmaksas uz vienu komandas locekli (resursu izmaksu starpība)

Izmaksas, ko rada komandas darbs, ir vēl viens faktors, kas liek projektu vadītājiem intensīvi domāt. Labas projektu resursu pārvaldības sistēmas ļauj noteikt stundas vai pat dienas likmes katram komandas loceklim un sastādīt komandas sastāvu. projekta izmaksu izsekošana ziņojumus, pamatojoties uz tiem un jūsu komandas darba laika uzskaites lapām.

 

C. Norēķināmi un nenorēķināmi stundu skaits

Sadalījums starp neapmaksājamām un apmaksājamām stundām projektos palīdz izsekot uzņēmuma rentabilitātei. Pārbaudiet, cik stundas jūsu komandas locekļi pavada tādās darbībās kā sanāksmes, administratīvie uzdevumi u. c.

D. Resursu izmantošana / Darbinieku izmantošana

Resursu izmantošana ir viens no svarīgākajiem uzņēmumu darbības KPI. Galu galā, jūs taču nevēlaties, lai jūsu komanda būtu pārpildīta vai pārslogota. Un - citādi - nevienam nevajadzētu palikt bez uzdevumiem. Ir 2 veidi, kā aprēķināt resursu izmantošana, un jums tās jāizmanto divos dažādos projekta dzīves cikla posmos.

 

Problēmas, kas rodas projekta resursu pārvaldības procesos

A. Resursu kompetences un resursu kopuma vienkāršas pieejamības trūkums

Jo lielāks projektu skaits, jo lielāks iesaistīto darbinieku skaits. Jo lielāks darbinieku skaits, jo grūtāk ir ātri atrast piemērotus darbiniekus, kurus varētu piesaistīt projektam. Pietiekamas projektu resursu plānošanas sistēmas uzdevums ir palīdzēt atrast resursus ar paredzamajām prasmēm, briedumu, pieredzi, kompetencēm, atrašanās vietu, izmaksu profilu, laika zonu utt. 

 

B. Trūkstošo resursu darbības pārskats

Produktivitātes mērīšana joprojām ir galvenais izaicinājums uzņēmumos - gan jaunajos, gan ar senām tradīcijām. Darba laika analīze - gan produktīvā, gan neproduktīvā, darbinieku laika uzskaite, kas pavadīts konkrētu uzdevumu veikšanai, ir veids, kas palīdz optimizēt darbu un prognozēt laiku un budžetu. 

 

 

C. Plānošanas konflikti

Plānošanas konflikti nav nekas rets pat ļoti labi organizētā uzņēmumā. Īpaši programmatūras namos, reklāmas aģentūrās un citos uz pakalpojumiem orientētos uzņēmumos, kur strādā pat tikai daži projektu vadītāji, tiek meklēti atbilstoši resursi. Projektu resursu pārvaldības sistēma brīdina par rezervāciju pārklāšanos un - no darbinieka viedokļa raugoties - par pārāk lielu rezervēšanu.

 

D. Neatbilstoša resursu jaudas plānošana
Plānojot resursu jaudu, var izvairīties no aizkavēšanās pēdējā brīdī. Jauda nosaka resursus, kas pieejami konkrēta uzdevuma veikšanai.

Ja esat īstenojis projektu laikā un budžeta ietvaros, jūs esat uz pareizā ceļa. Daudzas organizācijas sākotnējā projekta fāzē nenoteic resursu kapacitāti, tāpēc ir grūti plānot resursu sadalījumu.

Resursu jaudu var analizēt, izmantojot resursu izsekošanu. Pateicoties dažiem universāliem resursu pārvaldības rīkiem ar projektu vadības rīkiem, kas var atvieglot šo uzdevumu.

Atkarībā no jūsu komandas lieluma, uzņēmuma profila un projektu vadības metodoloģijas, varat izvēlēties no dažādiem resursu pārvaldības rīkiem. Patiesībā sākumā jūs varat izmantot pat vienkāršu izklājlapu (lai gan es jums ieteiktu rīkoties citādi, jo izklājlapas var kļūt neefektīvas, kad jūsu uzņēmums paplašinās).

Apkopojot šo nodaļu, ideālā variantā, pareiza resursu pārvaldības rīks jāietver grafiks (piemēram, vienkārša grafika formā), kurā jāiekļauj resursu kalendārs skats), jūsu resursu pieejamību, to pašreizējās rezervācijas un darba laika uzskaites.

Noderīgas ir arī pielāgotas kategorijas vai tagi, jo tie ļauj vieglāk pārvietoties uz resursiem, kas jums pašlaik ir nepieciešami, filtrēt skatījumu pēc konkrētām lomām vai projektiem u. c.

Visbeidzot, iespējams, vēlēsieties izvēlēties rīku ar integrētu pārskatu sadaļu, kurā var viegli izmantot savāktos datus, lai analizētu. komandas darba slodze, projektu budžetivai uzņēmuma INI.

Jo vispusīgāks (un vienlaikus skaidrāks) ir skats, jo labākas atziņas no tā varat gūt.

 

Kādā projektā ir iesaistīts resursu vadītājs? Kādas ir viņa atkarības?

Projekta resursu vadītāja loma un pienākumi

No betterteam.com - HR nozares uzņēmuma:

Resursu vadītāji palīdz projektu vadītājiem cilvēkresursu plānošanā un personāla sadalē. Viņi nosaka uzņēmuma spēju apmierināt projektu personāla vajadzības, norīko personālu darbam projektos un pieņem darbā jaunus darbiniekus. Viņi var arī pārvaldīt algu sarakstus un apmācīt darbiniekus.

Labākai šīs nodaļas galvenās lomas - resursu plānotāja - vizualizācijai izmantosim nelielu salīdzinājumu. Salīdzinājuma pamatā ir vienkāršota atšķirība starp resursu plānotājiem un projektu vadītājiem. Tātad projektu vadītāji darbojas projektu līmenī - viņi koordinē projektu grupu (visbiežāk savstarpēji saistītu) vai tikai vienu projektu. Viņi ir atbildīgi par to, lai projekta komanda to pabeigtu. Savukārt resursu vadītāji darbojas uzņēmuma līmenī. Atlasa, piešķir un saskaņo atbilstoši kvalificētus resursus vairākiem projektiem.

Projektu vadītāju asociācija ar Kirstenas Bird mutes ierosina šādu mūsu zvaigznes nozīmi.

Projekta speciālistam plānošanas gaitā ir jāidentificē darba veikšanai nepieciešamie resursi un, izmantojot grafiku, jānosaka, kad resursi būs nepieciešami.

Mēs vēlamies īpaši uzsvērt pirmo daļu, kurā ir teikts "Jāidentificē...". Kāpēc tas ir tik svarīgi? Pirmkārt, bet ne vissvarīgākais, jo tas ir sākuma punkts. Runājot par resursu pārvaldības aspektiem, lielākoties tiek uzsvērta tās kodola plānošana. Šeit mēs redzam, kas ir labas plānošanas pamatā - mīkstās prasmes, jo īpaši lieliska acs un izjūta ar cilvēkiem.

Tagad ir pienācis laiks Resursu pārvaldnieka pienākumi:

• Darbinieku pieejamības pārbaude, pamatojoties uz prasmēm, un piešķiršana projektiem, kas atvieglos projekta pabeigšanu norādītajā laikā un budžetā.
• Darbinieku noslogojuma, darba slodzes un virsstundu skaita novērošana.
• Procesu dokumentēšana un ierakstu uzturēšana
• Sadarbība ar iekšējām struktūrvienībām un atbilstoša attiecīgo darbinieku skaita nodrošināšana.
• Projektu vadītāju nodrošināšana ar pastāvīgu resursu pārvaldības atbalstu.
• Resursu problēmu mazināšana, pārdalot darbiniekus, pārskatot mērķus vai piešķirot papildu komandu.
• Jaunu darbinieku pieņemšana darbā saskaņā ar uzņēmuma vai projekta prasībām.
• palīdzība personāla procesos, piemēram, rēķinu izrakstīšanā, personāla apmācībā, algu saraksta administrēšanā, kompensāciju izmaksāšanā u. c.
• Informēt par resursu pārvaldības un darba tiesību aktu tendencēm.

Projekta resursu pārvaldnieka zināšanu apjoms, no kura viņš ir atkarīgs

Projektu vadības zināšanu kopuma (Project Management Body of Knowledge (PMBOK)) sniegtās zināšanas.

• Integrācijas pārvaldība: Izmanto dažādus projektu vadības procesus un metodoloģijas, lai izveidotu stratēģiju, kas palīdz komandām labāk sadarboties.
• Darbības jomas pārvaldība: Projekta uzdevumi, sasniedzamie rezultāti un starpposma mērķi tiek identificēti, definēti un kontrolēti, izmantojot procesu, kas ietver ieinteresēto personu prasību apkopošanu, darbu sadalījuma struktūras (WBS) izveidi un pēc tam izmaiņu uzraudzību un pārvaldību.
• Grafiku pārvaldība: izveido reālistisku laika grafiku projekta mērķu sasniegšanai.
• Izmaksu pārvaldība: Process, kas pārvalda ar projektu saistīto izmaksu plānošanu un kontroli. Tas nozīmē izmaksu apkopošanu, analīzi un ziņošanu par tām, lai prognozētu un uzraudzītu projekta budžetu un nepieļautu pārtēriņu.
• Kvalitātes vadība: Uzraudzīt visas darbības, kas saistītas ar projekta rezultātu izstrādi, lai pārliecinātos, ka tie atbilst kvalitātes prasībām. Tas tiek darīts, turpinot mērīt kvalitāti visā projekta īstenošanas laikā un labojot jebkādas novirzes no kvalitātes gaidām.
• Resursu pārvaldība: Projekta izpildei nepieciešamo cilvēku, materiālu un aprīkojuma maksimāla izmantošana, pēc vajadzības sadalot un pārdalot resursus.
• Komunikācijas vadība: Lai projektā sniegtu skaidrus vēstījumus, tiek izmantoti dažādi procesi. Tas ietver kanālu izveidi, biežumu un pareizu ziņojumu nosūtīšanu, lai pārliecinātos, ka tie tiek saņemti savlaicīgi un ir saprotami.
• Risku pārvaldība: Projekta risku identificēšana, novērtēšana un novēršana vai mazināšana, neatkarīgi no tā, vai tie ir negatīvi riski, no kuriem jāizvairās, vai pozitīvi riski, kurus jāizmanto.
• Iepirkumu pārvaldība: attiecību veidošana un uzturēšana ar projektā nepieciešamajiem ārējiem resursiem. Tas ietver arī pārdevējus, kas pārdod produktus un pakalpojumus, kuri nepieciešami projekta mērķu sasniegšanai.
• Ieinteresēto personu pārvaldība: Projekta ieinteresēto pušu identificēšana, to vēlmju un ietekmes noteikšana, kā arī stratēģiju izstrāde, lai tās vadītu un informētu par progresu.

Projekta resursu pārvaldības stratēģijas

A. Resursu piešķiršana

Ņemot vērā darbinieku prasmes un pieejamību, jums ir jābūt sagatavotam to darbinieku sarakstam, kurus var norīkot darbam projektā. Kad darbinieku saraksts jau ir atlasīts, lai pievienotos projektam, jūs varat tos rezervēt izvēlētajā rīkā.

Kā resursu piešķiršana ir process, kurā maksimāli tiek izmantoti jūsu rīcībā esošie resursi, jums ir jāseko līdzi to veiktspējai un izmantošanai. Šis cilvēkresursu pārvaldības aspekts palīdzēs jums izvairīties no nepietiekamas vai pārmērīgas izmantošanas un novērst darbinieku izdegšanu.

Citas resursu piešķiršanas priekšrocības ir šādas:

• uzlabota visu uzņēmuma resursu pārredzamība.
• precīzākas rezervācijas.
• vienkāršākas sarunas par rezervācijām ar citiem PM.

B. Resursu izmantošana

Jūs uzraugāt, cik daudz darba veic jūsu cilvēkresursi, tehniskie, mehāniskie un citi resursi, un vienlaikus kontrolējat arī viņu nostrādātās stundas. Jūs īpaši pievērsīsiet uzmanību resursiem, kas ir "nepietiekami izmantoti" vai "pārlieku izmantoti" (pārdalīšana).

C. Resursu izlīdzināšana

Ja varat pielāgot projekta grafiku, lai ievērotu projekta termiņu, varat izmantot resursu izlīdzināšanu. Lai mainītu grafiku, izmantojot resursu izlīdzināšanu, sadaliet vai apvienojiet darbības atbilstoši resursu pieejamībai, lai nebūtu nepietiekami vai pārmērīgi izmantotu projekta komandas locekļu.

D. Resursu prognozēšana

Resursu vadītājs, kurš labi veic savu darbu un pārzina savus skaitļus, spēs ar pamatotu pārliecību prognozēt, cik daudz darba viņa komanda var paveikt noteiktā laika posmā. Tas ļauj komandai un uzņēmumam precīzi sagatavoties un plānot gaidāmās saistības.

 

Augsta līmeņa plānošana un projektu resursu pārvaldība

Tagad, kad zināt, kas ir resursu pārvaldība, jums ir jāizstrādā plāns. Un ne tikai plāns, lai efektīvi pārvaldītu resursus vairākos projektos, jums ir nepieciešams augsta līmeņa plāns katram projektam.

Augsta līmeņa plānošana

Augsta līmeņa plānošana ir projekta vadītāja skatījums uz to:

• mērķis,
• uzņēmējdarbības mērķiem,
• ierobežojumi,
• cilvēki, kas vajadzīgi, lai to nodrošinātu,
• grafiks un budžets.

Projekta resursu pārvaldībā augsta līmeņa plāns palīdz atbildēt uz jautājumu: "Kādas funkcijas man ir nepieciešamas, lai veiksmīgi īstenotu projektu laikā un budžeta ietvaros?".

Veidojot augsta līmeņa plānu, jums vēl nav jāizveido detalizēts visu uzdevumu saraksts. Tā vietā jums ir jāiekļauj:

• Mērķi -tās sniedz jums izpratni par to, kas projektā ir jāsasniedz.
• Laika grafiks - palīdz jums saprast. kāds ir projekta īstenošanas termiņš un vai tas ir iespējams ar jūsu rīcībā esošajiem resursiem.
• Komanda - tas ļauj jums saprast, kādas lomas jums ir nepieciešamas projektā.

Izmantojot augsta līmeņa plānu, jūs gūsiet labāku pārskatu par savu resursu kapacitāti un projekta apjomu.

Resursu plānošana 

Ja ir izstrādāts augsta līmeņa plāns, jums ir kopaina par to, kas ir nepieciešams, lai īstenotu projektu. Mēs jau minējām, ka tas arī palīdz jums saprast, kādas lomas jums ir nepieciešamas, lai to īstenotu. Bet kā tieši jūs identificējat šīs lomas pirms to piešķiršanas šim jaunajam projektam?

Saskaņā ar starptautiski pazīstamā Projektu vadības institūta izstrādāto standartu PMBOK®, resursu plānošana ir "noteikt, kādi resursi (cilvēki, iekārtas, materiāli utt.) un kādā daudzumā būtu jāizmanto projekta aktivitāšu veikšanai."

Izmantojot darbu sadalījuma struktūra, paredzamo ilgumu vai vēsturiskajiem datiem, varat noteikt:

• to darbinieku sarakstu, kuriem ir projekta īstenošanai nepieciešamās prasmes,
• to pašreizējās rezervācijas un pieejamību,
• to pieejamību visā projekta laikā.

Kad esat izveidojis sarakstu ar darbiniekiem, kurus varat rezervēt, neradot grafiku konfliktus, esat gatavs tos piešķirt projektam.

Efektīva nākotnes projektu plānošana kā projekta resursu plānošanas pamatmērķis.

Ja jums ir augsta līmeņa plāni visiem jūsu īstenotajiem projektiem un priekšstats par to, kā šobrīd izmantot savus resursus, jūs zināt savu kapacitāti un uzņēmuma darbu grafiku.

Tagad, kad jūsu uzņēmums iegūst jaunus projektus, varat ātri atbildēt uz šādiem jautājumiem:

• Vai jūs spējat īstenot šos projektus, piemēram, nepieņemot darbā vairāk cilvēkresursu (neatkarīgi no tā, vai tie ir iekšējie vai ārštata darbinieki)? 
• Kad jūs varat sākt un kā tas ietekmē jūsu peļņu? To var pārbaudīt, piemēram, aprēķinot projekta rentabilitāti, kā arī potenciālo darbā pieņemšanas procesu izmaksas.

Projekta darbinieku uzņemšana darbā kā daļa no efektīvas projekta resursu pārvaldības

Projekta uzsākšana ir svarīga daļa no efektīva resursu pārvaldība. Iepazīstiniet komandas locekļus ar projekta, pie kura viņi strādās, mērķiem, uzdevumiem un rezultātiem. Šāda stratēģija palielinās projekta pārredzamība un palīdzēs jums kā premjerministram veidot uzticību savā komandā.

Šī procesa daļa sastāv no 4 posmiem:

• Projekta informācijas nodošana komandai - dokumentos, kurus varat izmantot, ir iekļauts sasniedzamo rezultātu saraksts (piem.,, Biznesa prasību dokuments), projekta grafiks, pašreizējais darba apraksts (SOW) un iknedēļas projekta statusa ziņojums.
• Piešķirt komandas dalībniekus pareizajam projektam. resursu pārvaldības rīks lietojat (ja vien tas jau nav izdarīts).
• Iestatiet sadarbības rīkus un saziņas kanālus un piešķiriet komandas locekļiem piekļuvi tiem, kas viņiem būs nepieciešami, strādājot pie projekta.
• Ievietojiet ievadsemināru.

Projektu un resursu plānošanas metodes

Lai saskaņotu projekta grafiku, pieejamos resursus un darbības jomu, izmantojiet resursu plānošanu. Tas ir ļoti svarīgi, jo norāda, kad tieši jums būs nepieciešami konkrēti resursi, lai jūs varētu attiecīgi plānot rezervācijas. Neaizmirstiet sekot līdzi resursu pieejamībai, piešķirot cilvēkus projektiem.

Ir vairāki projektu plānošanas metodes varat izmantot:

A. Kritiskā ceļa metode

Portāls Kritiskā ceļa metode (CPM) ir metode, ko izmanto, lai noteiktu ilgāko iespējamo projekta pabeigšanas laiku. Uzskaitot visus uzdevumus un iedalot tos kritiskajos un mainīgajos kategorijās, var aprēķināt laika grafiku un atzīmēt atkarības starp uzdevumiem.

Lai izveidotu uzdevumu plūsmu, izmantojot CPM metodi, ir nepieciešams:

• projekta darbības jomu,
• sarakstu ar visiem uzdevumiem, kas nepieciešami tā pabeigšanai.

B. Programmas novērtēšanas un pārskatīšanas metode

Programmas novērtēšanas un pārskatīšanas metode (PERT) ir metode, kas ir līdzīga CPM metodei, taču, lai aprēķinātu iespējamos termiņus, tā izmanto vidējo svērto ilgumu, nevis aplēses.

Izmantojot PERT, jums būs jāizveido arī uzdevumu saraksts ar to savstarpējām atkarībām, tostarp katra uzdevuma starpposma mērķiem un paredzamo ilgumu. Pamatojoties uz šo informāciju, jūs varat aplēst projekta laika grafiku trīs ticamības līmeņos:

• Optimistisks laika grafiks
• Visticamākais laiks
• Pesimistisks laika grafiks

C. Paātrināta meklēšana

Paātrināta plānošana ir vienkāršs plānošanas paņēmiens, ko izmanto projektu vadītāji, lai noteiktu, kurus uzdevumus var veikt vienlaicīgi. Zinot projekta uzdevumu savstarpējo atkarību, jūs zināt, kuriem uzdevumiem ir nepieciešams iepriekš veikt citus uzdevumus. Tāpat jūs varat uzskaitīt uzdevumus, kas var vismaz daļēji pārklāties, lai paātrinātu projekta izpildi.

D. Crashing

Ja, izmantojot paātrināto izsekošanu, nav izdevies ietaupīt vēlamo laika daudzumu, varat izmantot crashing tehniku. Tomēr tas maksā dārgi, jo, lai paātrinātu projektu, ir jāpieskaita laiks. Veids, kā to izdarīt, ir, piemēram, pievienot apmaksātus virsstundas - galu galā jums ir lielākas projekta izmaksas, bet jūs joprojām spējat iekļauties termiņā.

 

Mērīšana un ziņošana

Balstoties uz datiem, ko apkopojat, ieviešot resursu pārvaldību, piemēram, darbinieku rezervēto laiku, darba laika ierakstiem un pieejamību, varat novērtēt viņu sniegumu un citus uzņēmējdarbības rādītājus.

Resursu izmantošanas mērīšana

resursu izmantošanas mērīšana pēc vienkāršas formulas:

Resursu izmantošana = aizņemtības laiks / pieejamais laiks

Neatkarīgi no tā, vai izmantojat izklājlapu vai resursu pārvaldības rīku, varat to izmantot, lai salīdzinātu rezervācijas ar pieejamību. Rezultātā iegūtais rādītājs parāda, vai darbinieku laiks tiek izmantots efektīvi, vai arī viņi tiek izmantoti vairāk vai mazāk.

Tāpat šo rādītāju varat izmantot, lai salīdzinātu rēķinā norādāmo laiku ar darbinieku reģistrēto darba laiku. Šādā veidā jūs varat noteikt, vai jūsu resursi tiek izmantoti produktīvi.

 

Projekta budžeta aprēķināšana

Kad apkopojat rezervāciju un darba laika uzskaites datus, varat. aprēķināt projekta budžetu., arī. Jūs pat varat tos izmantot, lai sekotu līdzi budžetam visā projekta gaitā un redzētu, vai nepārsniedzat paredzētās izmaksas vai nē.

Piemēram, varat salīdzināt rezervācijas ar darba laika uzskaites lapām, lai redzētu, vai reģistrētais darba laiks atbilst jūsu aplēsēm. Tad, zinot darbinieku stundas tarifa likmes, varat aprēķināt faktiskās projektā pavadītā laika izmaksas, lai noteiktu faktisko budžetu.

Arī šajā gadījumā varat izmantot izklājlapu, bet daudz ērtāk būs izmantot resursu pārvaldības rīku ar ziņošanas funkcijas.

Sāciet efektīvāk pārvaldīt savas komandas jau šodien - izmantojiet resursu pārvaldības sistēmu.

Projekts resursu pārvaldība ietaupa naudu. Lai gan no pirmā acu uzmetiena tas var šķist sarežģīti, tas nav nemaz tik sarežģīti, tiklīdz jūs to sapratīsiet. Padariet to par daļu no savas komandas projektu vadības procesa un vienmēr izmantojiet pareizos resursus un pareizo laiku. 

Ieviešot resursu pārvaldības sistēmu, varat ietaupīt sev daudz pūļu. Teamdeck ir šādas sistēmas piemērs projektu resursu pārvaldības programmatūra, kas apvieno resursu plānošanu, laika uzskaiti, atvaļinājumu pārvaldību un pielāgotus pārskatus. Izmantojot šo rīku, varat viegli pievienot rezervācijas, reģistrēt laika ierakstus, pārvaldīt un pielāgot kalendāru un aprēķināt jūsu izvēlētos rādītājus, izmantojot šos datus.

Vēlaties būt efektīvs resursu pārvaldnieks? Meklējat bezmaksas resursi projektu vadītājiem? Vai vēlaties zināt kāpēc uzņēmumi izvēlas Teamdeck kā savu pasta risinājumu projektu resursu pārvaldībai? Joprojām nezinu, kāpēc projektu resursu pārvaldība ir svarīga.?