Resursu kalendārs (vai projektu vadības kalendārs, vai projektu plānošanas kalendārs, resursu plānošanas programmatūra) ļauj jums plānot un pārvaldīt un piešķirt resursus. efektīvāk un lietderīgāk, jo īpaši, ja Microsoft Excel jūsu uzņēmumā ir bijusi vadošā loma.
Bieži vien daļa no resursu pārvaldības rīks, resursu kalendārs ir jūsu skats, ko varat izmantot, plānojot projektus, piešķirot rezervējumus un pārvaldot komandas. Turpmāk ir sniegts resursu kalendāra sadalījums, lai sniegtu ieskatu par būtiskākajām funkcijām un to, kāpēc ir vērts izmantot šādu kalendāru ikdienas darbā kā projektu vadītājam.
Ko jūs saņemsiet ar šo rakstu:
Kā projektu vadības kalendāri risina problēmas
Daži vārdi par resursu kalendāru, komandas plānošana, komandas laika uzskaite, un atvaļinājumu pārvaldība 1 rīkā
Ietekme resursu plānošanas programmatūra par projektu vadību
Resursu kalendāru nozīme un loma
Projektu vadības izaicinājumu risināšana: Projektu vadības kalendāri risina daudzas problēmas, nodrošinot strukturētu pieeju plānošanai un resursu piešķiršanai. Tie atvieglo komandas centienu sinhronizāciju, nodrošinot, ka resursi tiek izmantoti optimāli un projekta atskaites punkti tiek sasniegti savlaicīgi.
Visaptverošs resursu pārskats: Resursu kalendāri sniedz visaptverošu pārskatu par resursu sadalījumu, tostarp par darbinieku pieejamību, jaudu, darba slodzi un izmantošanu. Šī pārredzamība palīdz novērst pārmērīgu vai nepietiekamu resursu izmantošanu, tādējādi saglabājot līdzsvarotu darba slodzi visā komandā.
Integrācija ar citiem rīkiem: Mūsdienīgi resursu kalendāri ir integrējami ar resursu pārvaldības programmatūru un citiem projektu pārvaldības un laika uzskaites rīkiem, radot vienotu platformu visu projekta aspektu pārvaldībai. Šī integrācija uzlabo efektivitāti, samazinot nepieciešamību manuāli ievadīt datus un nodrošinot atjauninājumus reāllaikā.
Resursu kalendārs (šeit un tur pazīstams arī kā projektu vadības kalendārs un projektu plānošanas kalendārs) uzrauga daudzos uzdevumus, notikumus un datumus, kas notiek vai notiks projekta dzīves cikla laikā. Resursu kalendāra izveide ir būtiska efektīvai projekta vadībai, jo tas palīdz plānot un sadalīt resursus jau projekta sākumā. Tajā tiek novērota atsevišķu darbinieku - vismaz - pieejamība, kapacitāte, darba slodze un izmantošana. (Teamdeck) Resursu kalendārs - kā liecina termini - ir kalendārs resursu, tostarp gan darbinieku, gan iekārtu, kontrolei, koordinēšanai un uzraudzībai. Tas sniedz projektu vadītājiem pilnīgi pārredzamu pārskatu par visu komandu un visiem projektiem, kas ir lielisks veids, kā palīdzēt uzņēmumiem savu uzņēmumu darbības apjoma palielināšana..
Precīzāk - pārskats par to, kā tiek izmantoti resursi (darbinieki), kādi resursi ar konkrētām prasmēm ir pieejami, cik ilgi atsevišķi projekti aizņem laika un cik konkrēti projekti izmaksās. Projektu un resursu kalendāriem ir atšķirīgas lomas projektu termiņu un resursu pieejamības pārvaldībā. Projekta kalendārā tiek sekots līdzi progresam un termiņiem, savukārt resursu kalendārā galvenā uzmanība tiek pievērsta resursu sadalījumam un pieejamībai. Tas arī palīdz izvairīties no darba slodzes pārvaldības problēmām, piemēram, pārmērīgas vai nepietiekamas izmantošanas. Resursu kalendārs parāda gan cilvēkresursu, gan citu resursu pieejamību, tostarp darba stundas un brīvdienas, lai nodrošinātu efektīvu projekta plānošanu.
Ko projektu vadītāju funkcijas meklē resursu kalendārā?
Pieejamības / atvaļinājumu pārvaldības funkcijas - laiks, uz kādu varat rezervēt darbinieku.
Pielāgojami, viegli saprotami pārskati
Plānotais darbs - laiks, uz kādu darbinieks ir norīkots darbam projektā. Ideālā gadījumā kopējais viena darbinieka darba laiks nedrīkst pārsniegt viņa pieejamību.
Darba laika uzskaites lapas un darbinieku darba laika uzskaite - laiks, ko darbinieks ir strādājis pie konkrēta uzdevuma/projekta. Ideālā gadījumā laika ierakstiem nevajadzētu pārsniegt rezervācijas.
Darbinieku izmantošanas analīzes funkcijas
Darba slodzes pārvaldība un tās optimizācija
Projektu budžeta plānošana
Projektu kontrole un plānošana
Integrācijas spēja
Paplašinātās pielāgojumprogrammas
Komandas locekļu rezervācijas, darba laika lapas, atvaļinājumu pārskats
Darbinieku atvaļinājumi - darbinieku atvaļinājumi, slimības lapas un cita veida prombūtnes ir jāiekļauj darbinieku vairākos kalendāros, lai jūs varētu viegli noteikt laiku, kad attiecīgais komandas loceklis nav pieejams.
Valsts svētku dienas - līdzīgi kā atvaļinājumi, arī valsts svētku dienas resursu kalendārā ir jāatzīmē kā laiks, kad resursi nav pieejami, tāpēc, plānojot projektu, tās nevar ieskaitīt.
[Ekrāns no Teamdeck - resursu un projektu vadības kalendāra]
Resursu kalendāriem ir izšķiroša nozīme sarežģītu projektu pārvaldībā, jo tie sniedz vairākas priekšrocības:
Augsta līmeņa resursu pārskats: Tie sniedz pārskatu par cilvēkresursu pieejamību, palīdzot projektu vadītājiem efektīvi plānot un piešķirt resursus, kur nepieciešams.
Uzlabota izpratne par ražošanas cauruļvadu: Vizualizējot projekta laika grafiku un projekta resursus, vadītāji labāk izprot uzņēmuma ražošanas jaudu un var attiecīgi plānot.
Optimizēta darba slodzes pārvaldība: Izsekojot rezervācijām un darba laika ierakstiem, vadītāji var ātri identificēt un risināt problēmas, kas saistītas ar pārāk lielu vai nepietiekamu darba laika izmantojumu, nodrošinot līdzsvarotu uzdevumu sadalījumu.
Projektu vadītāji var gūt labumu no resursu kalendāra izmantošanas daudzos veidos, piemēram, izmantojot:
augsta līmeņa pārskatu par resursu pieejamību,
labāku izpratni par uzņēmuma ražošanas procesu,
iespēja pārdomātāk plānot resursus,
spēja pielāgot komandas darba slodzi nepietiekamas vai pārmērīgas noslogotības gadījumā.
Veicot vairākus projektus, ir ļoti svarīgi efektīvi pārvaldīt resursus, lai nodrošinātu, ka darba slodze ir līdzsvarota un komandas locekļi nav pārslogoti.
Izmantojot resursu kalendāru, varat plānot komandas darbu. efektīvāk. Rūpējoties par darbinieku pieejamību, viņu plānotajām brīvdienām un valsts svētku dienām, jūs samazināsiet risku, ka projekta pabeigšanai būs pārāk maz darbaspēka.
Tāpat varat izmantot resursu kalendāru, lai atrastu nepieciešamos darbiniekus, kuri pašlaik ir rezervēti citam projektam. Zinot, cik ilgi viņi nav pieejami, jūs varat koriģēt sava projekta grafiku vai vienoties ar citu premjerministru par jums abiem nepieciešamajiem resursiem.
Vēl viena resursu kalendāra priekšrocība ir skaidrs pārskats par darbinieku darba slodzi. Uzraugot rezervācijas vai laika ierakstus, jūs varat ātri pamanīt komandas locekļus, kuriem ir pārāk daudz vai pārāk maz darba, lai varētu attiecīgi pielāgot viņu rezervācijas. Tas palīdz projekta komandai būt informētai par saviem grafikiem un iespējamām problēmām, kas galu galā palīdz labāk sadalīt uzdevumus un uzturēt komandas morāli.
Veiksim ievadu. Teamdeck ir SaaS resursu pārvaldība risinājums, ko izstrādājis programmatūras uzņēmums, kas sadarbojas ar NetFlix, Uber vai Universal. Iepriekš programmatūra bija paredzēta pašu vajadzībām, bet pēc vairākiem desmitiem mēnešu produkts tika komercializēts. Tā - vispārīgi runājot - šis resursu kalendārs kļuva par daļu no milzīgā projektu vadības programmatūras tirgus.
Teamdeck ļauj lietotājiem izveidot savu resursu kalendāru labākai resursu pārvaldībai, palīdzot novērst pārmērīgu rezervāciju un uzlabot komandas darba slodzes pārredzamību.
Tas palīdz katram projekta vadītājam un komandas loceklim visa projekta laikā, jo resursu plānošana, pārvaldīt un novērtēt veiktspēju.
Teamdeck, jums ir piekļuve darbinieku darba slodzei ar vienkāršs resursu plānotājs. Teamdeck ir pieejama šāda informācija: rezervācijas, laika grafiki, pieejamība un atvaļinājumi.
Turklāt esam iekļāvuši vēl divas sīkākas ziņas, kas var palīdzēt jums uzraudzīt darba slodzi:
Rezervācijas pret pieejamību
Darba laika uzskaites lapas pret pieejamību
Stabiņi parāda darbinieku rezervācijas vai darba laika uzskaites lapas salīdzinājumā ar to pieejamību. Tas ir ātrs un vienkāršs veids, kā noskaidrot, vai kāds komandas biedrs ir nepietiekami vai pārmērīgi izmantots, un tādējādi jums ir vieglāk rīkoties.
Viena no resursu kalendāra pamatiezīmēm ir iespēja izsekot darbinieku pieejamībai un pārvaldīt atvaļinājumus. Šī funkcionalitāte ir ļoti svarīga, lai nodrošinātu, ka projektu vadītājiem ir precīzs priekšstats par to, kas jebkurā brīdī ir pieejams darbam pie projekta.
Turpretī projekta kalendārs tiek izmantots, lai noteiktu darba dienas, maiņas un uzdevumu izpildes termiņus, sniedzot statiskāku pārskatu par projekta laika grafiku.
Kalendārā jāiekļauj:
Plānotās brīvdienas: Lai izvairītos no plānošanas konfliktiem, ir jāņem vērā darbinieku plānotais brīvais laiks.
Slimības lapas: Neplānota prombūtne slimības dēļ ir jāseko līdzi un nekavējoties jārisina.
Valsts svētki: Jānorāda valsts svētku dienas, lai nodrošinātu, ka tās tiek ņemtas vērā, plānojot projekta termiņus.
Iegūstot detalizētu pārskatu par šiem faktoriem, projektu vadītāji var izvairīties no darbinieku pārslogošanas un nodrošināt, ka projektos tiek nodrošināts pietiekams darbinieku skaits.
Pielāgojami pārskati ir vēl viena būtiska resursu kalendāra funkcija. Šie pārskati sniedz ieskatu dažādos resursu pārvaldības aspektos, piemēram:
Resursu piešķiršana: Izpratne par to, kā resursi tiek sadalīti starp dažādiem projektiem.
Projekta progress: sekot līdzi notiekošo projektu statusam un identificēt iespējamos kavējumus.
Komandas veiktspēja: Analizēt atsevišķu komandas locekļu un komandas kopumā sniegumu.
Šos pārskatus var pielāgot atbilstoši projekta vadītāja īpašajām vajadzībām, piedāvājot elastīgumu un detalizētu ieskatu, kas palīdz pieņemt lēmumus.
Plānots darba grafiks nodrošina, ka katra darbinieka darba slodze ir pārvaldāma un nepārsniedz viņa pieejamību. Šī funkcija palīdz:
Līdzsvarots darba slodzes sadalījums: Novērst izdegšanu, nodrošinot, ka neviens darbinieks nav pārslogots ar uzdevumiem.
Efektīva resursu izmantošana: Pārliecinieties, ka visi komandas locekļi tiek pienācīgi izmantoti un resursi netiek atstāti dīkstāvē.
Efektīva plānošana ir ļoti svarīga, lai uzturētu augstu produktivitātes līmeni un nodrošinātu efektīvu projektu pabeigšanu.
Precīza laika uzskaite ir būtiska, lai saprastu, cik daudz laika darbinieki pavada dažādiem uzdevumiem. Šī funkcija ietver:
Darba laika uzskaites lapas: Darbinieki var reģistrēt konkrētos projektos nostrādātās stundas, nodrošinot detalizētu pavadītā laika uzskaiti.
Laika izsekošana: Darba stundu uzskaite reālā laikā, lai uzraudzītu produktivitāti un nodrošinātu, ka darba laika ieraksti ir precīzi.
Salīdzinot darba laika uzskaites lapas ar plānotajām rezervācijām, projektu vadītāji var identificēt neatbilstības un veikt nepieciešamās korekcijas, lai uzlabotu efektivitāti.
Darbinieku izmantošanas analīze palīdz projektu vadītājiem saprast, cik efektīvi tiek izmantoti viņu komandas locekļi. Tas ietver:
Izmantošanas rādītāji: Aprēķināt, cik procentuāli daudz laika darbinieki pavada, veicot uzdevumus, par kuriem var saņemt rēķinus, un cik daudz - veicot darbības, par kurām nevar saņemt rēķinus.
Jaudas plānošana: Optimālas darba slodzes noteikšana katram komandas loceklim, lai maksimāli palielinātu produktivitāti, neradot izdegšanas cēloni.
Šī analīze ir ļoti svarīga, lai pieņemtu pamatotus lēmumus par resursu piešķiršanu un projektu plānošanu.
Efektīvai projektu vadībai nepieciešama rūpīga budžeta plānošana un izmaksu kontrole. Resursu kalendārs palīdz:
Izmaksu aplēses: Precīzu projekta izmaksu aplēšu sniegšana, pamatojoties uz resursu sadalījumu un patērēto laiku.
Budžeta izsekošana: faktisko izdevumu un budžeta uzraudzība, lai nodrošinātu, ka projekti finansiāli tiek īstenoti atbilstoši plānotajam.
Finanšu pārskati: Izstrādāt detalizētus finanšu pārskatus, lai ieinteresētajām personām sniegtu ieskatu par projekta izmaksām un rentabilitāti.
Šīs funkcijas palīdz projektu vadītājiem uzturēt finanšu disciplīnu un nodrošināt projektu rentabilitāti.
Uzlabotas pielāgošanas iespējas ļauj pielāgot resursu kalendārus dažādām organizācijas vajadzībām. Tās ietver:
Pielāgotie skati: pielāgotu kalendāra skatījumu izveide, kas izceļ konkrētas komandas, lomas vai projektus.
Filtrēšanas opcijas: Kalendāra filtrēšana, lai parādītu attiecīgo informāciju, piemēram, konkrētu prasmju kopu pieejamību.
Personalizēti iestatījumi: Kalendāra iestatījumu pielāgošana atbilstoši individuālajām vēlmēm un darba plūsmas prasībām.
Pielāgošana uzlabo resursu kalendāra lietojamību, padarot to par daudzpusīgu rīku dažādiem projektu vadības scenārijiem.
Resursu kalendāriem ir stratēģiska nozīme projektu pārvaldībā, jo tie nodrošina centralizētu resursu pārvaldības platformu. Šī stratēģiskā nozīme ir redzama vairākās galvenajās jomās:
Resursu kalendāri sniedz augsta līmeņa pārskatu par resursu pieejamību un piešķiršanu. Šāda pārskatāmība ir ļoti svarīga, lai:
Proaktīva plānošana: ļauj projektu vadītājiem plānot un efektīvi sadalīt resursus. Komandu vadītājiem ir izšķiroša loma precīzu resursu kalendāru uzturēšanā un efektīvas resursu sadales nodrošināšanā.
Konfliktu risināšana: Plānošanas konfliktu identificēšana un risināšana, pirms tie ietekmē projekta termiņus.
Resursu optimizācija: Nodrošināt, ka visi pieejamie resursi tiek izmantoti efektīvi, lai maksimāli palielinātu produktivitāti.
Centralizēts resursu kalendārs veicina labāku sadarbību starp komandas locekļiem un nodaļām. Ieguvumi ietver:
Koordinēti centieni: uzdevumu un darbību koordinēšanas atvieglošana dažādās komandās.
Pārredzama saziņa: Nodrošināt skaidru pārskatu par to, kurš pie kā strādā, uzlabot saziņu un mazināt pārpratumus.
Kopīgi mērķi: Nodrošināt, lai visi komandas locekļi būtu saskaņoti ar projekta mērķiem un termiņiem.
Resursu kalendāri atbalsta organizāciju mērogojamību, nodrošinot rīkus, lai pārvaldītu pieaugošo sarežģītību. Tas ietver:
mērogojama resursu pārvaldība: Pielāgošanās augošajām organizācijas vajadzībām, jo tā paplašinās un uzņemas vairāk projektu.
Efektīva uzņemšana darbā: racionalizēt jauno darbinieku uzņemšanas procesu, nodrošinot skaidru pārskatu par komandas grafikiem un pieejamību.
Pielāgojamība: Pielāgošanās mainīgajām projekta prasībām un resursu pieejamībai reāllaikā.
Efektīva resursu pārvaldība ir būtiska riska pārvaldības sastāvdaļa projektu vadībā. Resursu kalendāri palīdz:
Risku identificēšana: izcelt iespējamos ar resursiem saistītos riskus, piemēram, rezervācijas pārpalikšanu vai prasmju trūkumu.
Risku mazināšana: īstenot stratēģijas, lai mazinātu šos riskus, piemēram, pārdalīt resursus vai pielāgot projekta termiņus.
Plānošana neparedzētiem gadījumiem: Izstrādāt ārkārtas rīcības plānus, lai risinātu neparedzētas resursu problēmas.
Pieejamības joslas Teamdeck projektu plānošanas kalendārā
Lai padarītu Teamdeck lietošanu ērtāku, varat pielāgot skatu, izvēloties rindas, kuras vēlaties redzēt.
Turklāt varat filtrēt skatījumu, lai parādītu noteiktu darbinieku sarakstu, piemēram, tikai frontend izstrādātājus vai dizainerus. Varat izveidot savus skatījumus, lai ātri iegūtu pārskatu par dažādām komandām.
Lai maksimāli izmantotu resursu kalendāra priekšrocības, projektu vadītājiem jāievēro resursu pārvaldības labākā prakse. Tās ietver:
Biežas atsauksmes: Regulāra kalendāra pārskatīšana un atjaunināšana, lai atspoguļotu izmaiņas projekta termiņos, resursu pieejamībā un komandas uzdevumos. Regulāra resursu kalendāra atjaunināšana ir būtiska projekta plānošanas posmā, lai nodrošinātu precīzu plānošanu un resursu piešķiršanu.
Korekcijas reāllaikā: Veikt reāllaika korekcijas kalendārā, kad kļūst pieejama jauna informācija, nodrošinot, ka tas joprojām ir precīzs un uzticams plānošanas rīks.
Darbinieku apmācība: Nodrošināt visaptverošu apmācību darbiniekiem par to, kā efektīvi izmantot resursu kalendāru, nodrošinot, ka visi ir vienisprātis.
Pastāvīgs atbalsts: pastāvīga atbalsta un resursu nodrošināšana, lai palīdzētu darbiniekiem orientēties rīkā un novērst radušās problēmas.
Pārredzama politika: Izstrādāt skaidru politiku un procedūras par to, kā jāizmanto resursu kalendārs, nodrošinot konsekvenci un pārskatatbildību.
Atklāts dialogs: Veicināt atklātu dialogu starp komandas locekļiem, lai risinātu jebkādas bažas vai ierosinājumus par rīka efektivitātes uzlabošanu.
Ieskatu izmantošana: Resursu kalendāra sniegtās informācijas izmantošana, lai pieņemtu uz datiem balstītus lēmumus par resursu piešķiršanu, projektu plānošanu un darba slodzes pārvaldību.
Nepārtraukta uzlabošana: Datu izmantošana, lai identificētu uzlabojamās jomas un īstenotu stratēģijas, lai uzlabotu vispārējos projektu vadības procesus.
Nobeigumā var secināt, ka resursu kalendārs ir neaizstājams rīks mūsdienu projektu vadībā. Tas piedāvā visaptverošu risinājumu resursu pārvaldībai, uzdevumu plānošanai un darba slodzes optimizēšanai. Nodrošinot skaidru pārskatu par resursu pieejamību un izmantošanu, resursu kalendārs uzlabo efektivitāti, sadarbību un lēmumu pieņemšanu. Tādi rīki kā Teamdeck ilustrē uzlabotas resursu plānošanas programmatūras priekšrocības, piedāvājot stabilu platformu, kas atbalsta veiksmīgu sarežģītu projektu īstenošanu. Ievērojot labāko praksi un pilnībā izmantojot resursu kalendāru potenciālu, projektu vadītāji var ievērojami uzlabot savu spēju īstenot projektus laikā un budžeta ietvaros, tādējādi veicinot savas organizācijas izaugsmi un panākumus.
Kāds ir projektu vadītāju galīgais mērķis? Veiksmīgi īstenot savus projektus. Paši projektu vadītāji atzīst, ka tas nenotiek pārāk bieži: saskaņā ar jaunāko "Pulse of the Profession" aptauju mazāk nekā 60% projektu tiek pabeigti vai nu...
Jaudas pārvaldība ir stratēģija, ko uzņēmumi izmanto, lai pēc iespējas labāk izmantotu ražošanas efektivitāti, ņemot vērā pieprasījumu pēc pakalpojuma vai produkta. Jaudas pārvaldības galīgais mērķis ir: identificēt un...
Ja neizmantojat lielisku resursu plānošanas programmatūru, labāk apskatiet plānošanas metodes. Plānošanas metodes palīdz saskaņot projekta grafiku, darbības jomu un resursus. Grafikam ir jāatbilst noteiktam laika grafikam un...