Sākums " Blogs " Efektīva resursu pārvaldība - projekta vadītāja perspektīva

Plānojot projektu, vienmēr ir jādomā par resursiem, kas nepieciešami tā īstenošanai. Projekta īstenošanai nepieciešamo lomu un prasmju saraksta izveide, atbilstošu cilvēku meklēšana uzņēmumā, viņu grafika un darba slodzes pārvaldība - tas viss ir saistīts ar resursu pārvaldību. Kā to izdarīt veiksmīgi? Šajā bloga ierakstā jūs iepazīstināsim ar dažiem labākajiem paņēmieniem, kā pārvaldīt resursus projektu vidē.

Ko jūs saņemsiet, pateicoties šim rakstam:

Piezīme: resurss var būt persona ar noteiktu kvalifikāciju, kāds aprīkojums vai pat noteikta laika vai naudas summa. Tomēr šajā rakstā mēs pievērsīsimies tikai resursu pārvaldībai, ko saprot kā projekta komandas pārvaldību.

Kas ir resursu pārvaldība projektu vadībā?

Jaunākā PMBOK® rokasgrāmata to labi formulē, sakot:

PProjekta resursu pārvaldība ietver procesus, lai noteiktu, iegūtu un pārvaldītu resursus, kas nepieciešami veiksmīgai projekta pabeigšanai. Šie procesi palīdz nodrošināt, ka būs pieejami vajadzīgie resursi. projekta vadītājam un projekta komandai. īstajā laikā un vietā.

Tādējādi, projekta resursu pārvaldība jums ir jāpārvar dažādi procesi: no projekta vajadzību definēšanas un atbilstošu resursu iegūšanas līdz komandas vadībai projekta laikā un tās snieguma novērtēšanai.

Efektīva resursu pārvaldība
Vai efektīva resursu pārvaldība ir iespējama bez projektu vadības programmatūras palīdzības? [Ekrāns no resursu pārvaldības programmatūras]

Efektīva resursu pārvaldība nozīmē, ka projekts tiek veiksmīgi īstenots: laikā, budžeta ietvaros un atbilstoši prasībām. Tas nav viegli paveicams. Par laimi, ir vairāki soļi, ko varat veikt dažādos projekta dzīves cikla posmos, lai palielinātu izredzes pabeigt darbu. Šajā rakstā mēs sīkāk aplūkosim dažas no veiksmīgas resursu pārvaldības labākajām praksēm.

1. Efektīva resursu pārvaldība, nepārzinot projektu no iekšpuses?

Kā projekta vadītājs vai resursu pārvaldnieks, jums ir jābūt diezgan ziņkārīgam par pašu projektu. Kāds ir tā biznesa mērķis? Kādas lietotāju vajadzības jūs mēģināt apmierināt? Kāds ir klienta galīgais mērķis? Atbildot uz šiem jautājumiem, jums būs labāka izpratne par projektu, ne tikai zinot tā apjomu (kas, protams, arī ir nepieciešams). Papildu pūles, ko ieguldīsiet sagatavošanās procesā šajā posmā, vēlāk var atmaksāties: vispirms jums būs vairāk argumentu, apspriežot dažādus scenārijus ar klientu, bet paturiet prātā, ka labi informēts premjerministrs ir ļoti noderīgs arī komandai.

Mēģiniet iegūt arī daudz informācijas par klientiem/ieinteresētajām personām. Varbūt kāds no jūsu kolēģiem jau ir ar tiem sadarbojies? Jo vairāk zināsiet par to, ko sagaidīt attiecībā uz vēlamajiem procesiem, rīkiem, darba ētiku, jo labāk būsiet sagatavoti, lai nākotnē tiktu galā ar izaicinājumiem.

Efektīva resursu pārvaldība
Uz prasmēm balstīta plānošana parādās visos efektīvos resursu pārvaldības procesos.

Visbeidzot, noskaidrojiet arī iespējamos ierobežojumus. Informētība par laika grafiku vai budžeta apsvērumiem palīdzēs jums pieņemt labākus lēmumus.

2. Izpratne par to, kas un kas ir nepieciešams, lai pabeigtu jūsu projektu.

Kad esat guvis priekšstatu par projekta būtību, varat sākt projekta tāmes izveidi. Jums ir jāizveido to resursu (piemēram, lomu) saraksts, kas nepieciešami projekta uzdevumu izpildei. Pēc tam jums būs jāaplēš, cik lielā apjomā tie ir nepieciešami.

Pieļaujams, ka šeit varēsiet izmantot savu PM pieredzi un sniegt savu ieguldījumu tāmju veidošanā. Tomēr nebaidieties lūgt citus cilvēkus piedalīties šajā procesā un sniegt savu ekspertu vērtējumu.

3. Iegūt labu ieskatu par nepieciešamajiem resursiem, kas ir galvenais izaicinājums efektīvai resursu pārvaldībai?

Šeit situācija var kļūt nedaudz pārlieku sarežģīta. Kāpēc? Atkarībā no jūsu uzņēmuma lieluma un struktūras jums var būt nepieciešams izpētīt simtiem vai tūkstošiem darbinieku.

Par laimi, arī šo procesa daļu ir salīdzinoši viegli veikt, izmantojot resursu pārvaldības programmatūru. Iedomājieties, ka jums ir resursu saraksts, kurā norādīta to jauda, pieejamība un kompetence. Viss, kas jums jādara, ir jārezervē šie resursi, kas atbilst jūsu projekta prasībām. Resursu plānošanas programmatūra, un mūsu pašu Teamdeck ir viens no tiem, kas to dara.

Jūs varat filtrēt savas organizācijas resursus pēc prasmēm/dienesta atrašanās vietas/augstākā līmeņa vai citiem nepieciešamajiem izmēriem. No atbilstošo cilvēku kopuma jūs vienkārši izvēlaties tos, kas ir pieejami projektam paredzētajā laikposmā. Darījums pabeigts!

Efektīvai resursu pārvaldībai nepieciešami labi resursu pārvaldības risinājumi

Teamdeck ļauj filtrēt pieejamos resursus pēc darba nosaukumiem vai projektu tarifiem. Tas ievērojami vienkāršo resursu piešķiršana

Pieņemot lēmumu par to, kam uzticēt projektu, iespējams, vēlēsieties ņemt vērā šādus apsvērumus:

  • Budžets - veiciet dažus aprēķinus un noskaidrojiet, kuri resursi budžeta ziņā ir visizdevīgākie. Piemēram, var gadīties, ka jums ir izdevīgāk strādāt ar pieredzējušāku personu, kurai ir augstākas likmes, jo tās zināšanas, visticamāk, jebkurā gadījumā samazinās dažas izmaksas. Iespējams arī pretējs scenārijs; tieši tāpēc jums rūpīgi jāizvērtē dažādi ceļi.
  • Potenciālo komandas locekļu iepriekšējā pieredze (atkal, resursu pārvaldības programmatūra vai vienkārši resursu plānotājs šeit var noderēt visi tur savāktie vēsturiskie dati) - vai viņi jau ir strādājuši pie līdzīga projekta? Ja jā, tas varētu būt priekšrocība - viņi, visticamāk, labi strādās līdzīgos apstākļos. Tomēr, no otras puses, pašam darbiniekam saistošāka varētu būt iespēja strādāt pie kaut kā atšķirīga un, iespējams, aizraujošāka.
  • Iespējamās izmaiņas - mēģiniet ņemt vērā dažas izmaiņas, piemēram, projekta ilguma ziņā. Paturot to prātā, iespējams, nav laba ideja lielā mērā paļauties uz komandas biedru, kurš ir pieejams plānotajā projekta periodā, bet tikai dažas dienas pēc paredzētā pabeigšanas termiņa dodas garā atvaļinājumā. Ja jūsu laika grafiks mainīsies, jums būs nopietns izaicinājums.

4. Sākt ar labo kāju

Teikums, ka jums ir tikai viena iespēja radīt labu pirmo iespaidu, varētu būt klišejisks, taču efektīvā resursu pārvaldībā. projekta uzsākšana posms ir ļoti svarīgs. Tas ir laiks, kad jūs iepazīstat savu komandu un nostiprinat savu klātbūtni. Pārliecinieties, ka ir iekļauti šādi punkti:

  • paziņojiet savai komandai par projekta darbības jomu un vēlamo rezultātu,
  • noteikt gaidas attiecībā uz viņu lomām: vēlaties, lai ikvienam būtu pilnīgi skaidrs, kas viņam jādara projekta ietvaros,
  • izstrādājiet plānu, kā sazināties ar komandu un klientu (piemēram, ikdienas sanāksmes un iknedēļas sprinta pārskati),
  • nodrošiniet, lai ikvienam jūsu komandas dalībniekam būtu pieejami visi nepieciešamie rīki (gan tiešsaistē, gan bezsaistē).

Iepazīstieties ar šo sarakstu, kurā uzskaitīti resursi, kas var būt noderīgi visā projekta dzīves ciklā, bet jo īpaši jauna projekta sākumā:

  • Uzziniet, kā būt godīgākiem pret savu komandu: projekta pārredzamība
  • Izveidojiet lielisku tiešsaistes darba vidi, izmantojot šos Slack lietotnes, kas palielina produktivitāti.
  • Vai jūsu resursu plāns ietver ārštata darbiniekus vai nepilna laika darbiniekus? Uzziniet, kā vadīt nepilna darba laika darbiniekus. efektīvi.
  • Ko darīt, ja jūsu komandai ir nepieciešams piesaistīt papildu cilvēkus? Tas ir veids, kā uzņemt jaunus komandas biedrus savā projekta komandā.

5. Pieņemt pārmaiņas 

Ja darbojaties saskaņā ar elastīgu projektu vadības metodoloģiju, jūs, visticamāk, nebaidāties no projekta izmaiņām. Veselīga elastīguma deva ir neatņemama darba sastāvdaļa, un reaģēšana, piemēram, uz ienākošajām lietotāju atsauksmēm galu galā ietekmē projekta panākumus.

Tomēr citas izmaiņas noteikti nav tik atzinīgi vērtējamas: resursu jaudas plānošana būtu labs piemērs. Cilvēki slimo, maina darbu, lauž kājas utt. Jums ir jābūt gatavam piešķirt jaunus resursus savai komandai vai mainīt pašreizējo komandas locekļu iesaistīšanas iespējas.

Elastīga projektu plānošana arī šeit būs noderīgi: ja jūs veidojat dāsnas aplēses, pamatojoties uz sliktākajiem/labākajiem scenārijiem, iespējams, jums ir tik ļoti nepieciešamā rezerve, kad notiek izmaiņas.

6. Novērtējiet savas komandas sniegumu

Uz datiem balstīta projektu vadība, iespējams, tuvākajā nākotnē iegūs lielu popularitāti projektos tā vienkāršā iemesla dēļ, ka tā padara projektu vadītājus efektīvākus savā darbā. Dati ir informācijas un likumsakarību avots par jūsu komandu. Tie var arī apstiprināt vai atspēkot jūsu nojautas. Visbeidzot, nav labāka argumenta, kad mēģināt izteikt savu viedokli. Ja savus lēmumus varēsiet pamatot ar datiem, jūs jutīsieties daudz ērtāk tos izpildīt.

No otras puses, datu vākšana, nezinot, ko un kā mērīt, rada risku, ka var pazust trokšņos. Vispirms jūs, iespējams, vēlēsieties apkopot datus, kas ļauj novērtēt jūsu projekta resursu veiktspēju (BTW visus šos pārskatus var viegli izveidot ar Teamdeck):

  • Pasākumu projekts resursu izmantošana. Varat izsekot diviem dažādiem komandas izmantošanas aspektiem. Pirmkārt, salīdziniet savu resursu kopējo pieejamību ar projekta grafiku. Tas jums parādīs, kāda ir plānotā jūsu komandas izmantošana. Šo aprēķinu vajadzētu veikt pēc iespējas ātrāk, jo tas var palīdzēt jums atklāt jomas, kuras būtu jāuzlabo (piemēram, uzdevumi, kas potenciāli pārmērīgas izmantošanas dēļ pārcelti no viena darbinieka uz citu).
    Kad jūsu komanda strādā pie projekta un reģistrē savu laiku, varat izmantot viņu darba laika uzskaites lapas, lai aprēķinātu faktisko komandas izmantojumu. Salīdziniet reģistrēto laiku ar komandas pieejamību, lai redzētu, vai darba slodze ir sadalīta vienmērīgi.  
Resursu izmantošana projekta plānošanas laikā atrisināt resursu pārvaldības problēmas

Izmantojot joslu augstumu, kas norāda izmantošanas līmeni, varat ātri pamanīt cilvēkus, kurus varētu izmantot labāk. 

  • Salīdziniet aplēses ar faktiskajiem datiem. Novietojot aplēstās darba stundas blakus faktiskajām stundām, ko jūsu komanda ir reģistrējusi, jūs uzzināsiet, cik precīzs ir jūsu projekta plāns. Nevajadzētu gaidīt, ka aplēses un faktiskie rezultāti pilnīgi sakritīs; šī uzdevuma mērķis nav pierādīt, ka sākotnējie plāni bija nepareizi. Mūs vairāk interesē uzzināt, kur un kad šīs neatbilstības rodas. Iespējams, ir kāda konkrēta projekta daļa, kas tika novērtēta ļoti zemu. Šādu mērījumu veikšana ļauj precīzi noteikt vājās vietas un savlaicīgi tās optimizēt.

  • Sekojiet līdzi projekta budžetam. Katra jūsu komandas projektā ieguldītā darba stunda tiek ieskaitīta budžetā, tāpēc varat arī pārbaudīt, vai faktiskie izdevumi atbilst plānotajam budžetam. Šis ir ļoti līdzīgs aprēķins kā iepriekšējais (aplēses pret faktiskajiem rādītājiem). Atšķirība ir tāda, ka jūsu komandai projektā pavadītajām stundām ir jāpiešķir naudas vērtība.
Vizualizējiet projekta budžeta sadegšanas ātrumu ar Teamdeck

Efektīvs resursu plānošana un vadība ietver ļoti labu izpratni par projektu un aktīvu progresa uzraudzību, ne tikai attiecībā uz uzdevumu izpildi, bet arī uz optimālas darba slodzes un komandas noslogojuma uzturēšanu. Tas ir daudzšķautņains process, taču ar pareizo tehnoloģiju palīdzību jūs varat veiksmīgi pārvarēt šo sarežģītību.

Teamdeck misija ir padarīt iespējamu efektīvu resursu pārvaldību - padarīt to daudz vienkāršāku dažāda lieluma komandām. Mēs esam ļoti lepni, ka mūsu lietotni izmanto, lai apvienotu komandas, kas strādā pie vērienīgiem būvniecības projektiem, paplašinot radošuma robežas vai burtiski mainot pasauli uz labo pusi ar ietekmīgām bezpeļņas kampaņām.

Ja vēlaties racionalizēt savu resursu piešķiršana un izvairīties no plānošanas konflikti, Teamdeck varētu būt īstais rīks tieši jums - reģistrējieties jau šodien. Mēs ar prieku uzņemsim jūs mūsu klientu sarakstā.

Vai esat pārliecināts, ka jums nav nepieciešama efektīvāka resursu pārvaldības stratēģija?

Ietaupiet laiku un naudu, izmantojot projektu resursu plānošanas programmatūra un palielināt resursu pārvaldības procesu efektivitāti.

Saistītās ziņas