Uzņēmējdarbībā mēs varam identificēt vairākus būtiskus resursus, kas nosaka jūsu uzņēmuma izaugsmi. Viens no svarīgākajiem ir kapacitāte, t. i., cik daudz jūs varat izdarīt noteiktā laikā. Šādu svarīgu faktoru nevar atstāt nekontrolētu, tāpēc ir izstrādāti daudzi jaudas pārvaldības rīki. Bet kā izvēlēties labāko?

Šajā rakstā uzzināsiet:

Jaudas pārvaldība nav vienkāršs uzdevums, galvenokārt tāpēc, ka šo vienu faktoru veido vairāki citi, kas savstarpēji mijiedarbojas. Darbinieku skaits, viņu laiks, pieejamība un kompetences - katrs no šiem datiem ietekmē uzņēmuma jaudu. Tāpēc ir svarīgi izmantot jaudas plānošanas rīkus.

To nav viegli saprast, ja uzņēmumā strādā tikai desmit darbinieki. Bet kā ir tad, ja jūsu organizācijā strādā 100 vai 200 cilvēku? Lai izvairītos no sastrēgumiem, haosa un neapmierinātības, jums ir nepieciešams īpašas lietojumprogrammas atbalsts - īpaši no katra resursu plānošanas procesa dalībnieka.

Resursu kapacitātes un kapacitātes plānošanas rīku būtiskā nozīme

Balansēšana starp pieejamajiem resursiem (darbiniekiem) un projekta vai klienta prasībām - daudzu izpratnē ir kapacitātes plānošanas (vai, ja vēlaties, kapacitātes pārvaldības) būtība projektu vadībā. Jaudas plānošanas nozīme izriet no tās ciešās saiknes ar citām projektu vadības jomām: laiku, komandu, darbu, un projekta resursu pārvaldība. Bet sāksim ar vispārīgu jautājumu par jaudu.

Jauda ir definēta kā spēja sasniegt, uzglabāt vai radīt. Attiecībā uz organizāciju jauda būtu konkrētas sistēmas spēja saražot produkciju konkrētā laika periodā. 

"Spēja sasniegt" šķiet būtiskākais jautājums kapacitātes plānošanā, it īpaši, ja salīdzinām to ar turpmāk minētajām definīcijām. Mēģinājums sniegt ļoti labu, pamatotu atbildi uz jautājumu "vai mums ir spēja sasniegt?" nekad neļauj atslābt un nepārtraukti iedvesmo veikt optimizācijas, analīzes utt. Tieši tādēļ var noderēt jaudas plānošanas rīki.

Jaudas plānošanas rīks

Uz prasmēm balstīta resursu meklēšana [Avots: Teamdeck - Resursu pārvaldības un kapacitātes plānošanas rīks]

Lai pilnībā zinātu, vai jūsu uzņēmumam vai konkrētam darbiniekam ir pietiekami daudz "cieto" un "mīksto" kompetenču, kas jūs nepievils, - tas tiks definēts kā "spēja sasniegt" -, jums ir jābūt diezgan tuvu viņai/viņam.

Laiks, kas pavadīts, pildot dotos uzdevumus, pieejamība vai briedums un paredzamā pieredze attiecīgajā jomā - tie ir tikai daži kritēriji, kas ņemti vērā, veicot atlasi. resursu jaudas plānošana process, kura laikā jūs mēģināsiet noteikt, vai resurss ir iemesls domāt, ka norādītajam darbiniekam vai jūsu komandai, vai uzņēmumam ir "spēja sasniegt", jo īpaši ar jaudas plānošanas rīkiem.

Jaudas plānošanas definīcija un jaudas plānošanas rīku nozīme

Lai būtu grūtāk, viss, ko mēs zinām, ir tas, ka atrodamies uzņēmējdarbības vidē. Tātad laiks nav vienīgais rādītājs, kas nosaka jūsu lēmumus. Un saskaņā ar mūsu konkurenta - jaudas plānošanas rīku piegādātāja - teikto, kam mēs piekrītam:

Jaudas plānošana ir vadības process, kas nodrošina, ka jūsu organizācijai ir nepieciešamās prasmes un resursi, lai projektus pabeigtu laikā, atbilstoši budžetam un klientu vēlmēm. 

Šī definīcija uzsver, ka precīzi kvalificētiem resursiem (darbiniekiem) ir jāsaskaras ar 3 izaicinājumiem: (ierobežots) laiks, (ierobežots) budžets un klienta vēlmes (citiem vārdiem sakot, projekta prasības). Vai, citiem vārdiem sakot, šīm prasmēm ir jābūt pietiekami labām, lai palīdzētu atrisināt minētos izaicinājumus. Un par kapacitātes plānošanu atbildīgās personas uzdevums ir nodrošināt precīzu precīzi kvalificētu darbinieku skaitu. Sakarā ar to ir svarīgi jaudas plānošanas rīki.

Jaudas plānošana un jaudas plānošanas rīku nozīme

Daļa no kapacitātes plānošanas procesa faktiski ir apzināt, kas mums ir, kā arī to, cik ātri un kur mēs varam iegūt precīzus resursus.

Jaudas plānošana ir process, kurā nosaka, vai jums ir vai nav resursu un prasmju, lai veiktu darbu, vai arī piedāvājums, lai apmierinātu pieprasījumu. 

Kā mēs redzam, jaudas pārvaldība nav vienkāršs uzdevums, galvenokārt tāpēc, ka šo vienu faktoru veido vairāki citi faktori, kas savstarpēji mijiedarbojas. Darbinieku skaits, viņu laiks, pieejamība, produktivitāte, izmantošana, kā arī "cietās" un "mīkstās" kompetences - katrs no šiem datiem ietekmē jūsu uzņēmuma kapacitāti. Tāpēc var palīdzēt labākie jaudas plānošanas rīki.

To ir grūti saprast, ja uzņēmumā strādā tikai 5 darbinieki. Bet ko darīt, ja jūsu organizācijā ir 15, 35 vai 50 darbinieki?

Top Resursu jaudas plānošanas rīki un projektu vadība

Varbūt tas netika minēts iepriekš - šī raksta autori ir cilvēki no programmatūras mājas. Katru turpmāk minēto resursu jaudas plānošanas rīku pārbaudījām mēs - izpilddirektori, projektu vadītāji, izstrādātāji, mārketinga speciālisti utt. Daži no viņiem - laikā, kad bijām pašreizējā uzņēmuma daļa, bet daži - iepriekšējos karjeras posmos.

Jaudas plānošanas rīks Teamdeck.io - Resursu pārvaldības un jaudas plānošanas programmatūra

Cena: $ 3,99 / Pilntiesīgs biedrs / mēnesī

Resursu kapacitātes plānošanas rīki palīdz pārbaudīt komandas darba slodzi un projektu plānošanu.

Komandas pieejamības komandas izmantošanas pārskats Teamdeck.io - resursu pārvaldības rīks ar resursu jaudas plānošanas funkcijām.

Resursu pārvaldības rīka Teamdeck.io plusi

Resursu pārvaldības rīka Teamdeck.io trūkumi


Float - labi pazīstama resursu pārvaldības platforma un jaudas plānošanas programmatūra

Cenu noteikšana: $12.5 Resursu plānošana + laika uzskaite katrai personai

Float ir populāra projektu pārvaldības programmatūra ar uzdevumu pārvaldības funkciju.

Float projektu vadības rīka plusi

Float projektu vadības rīka mīnusi

Float sniedz padziļinātu ieskatu par katru projekta komandas dalībnieku.

Float ir ļoti atpazīstama projektu vadības programmatūra, kas palīdz arī resursu jaudas plānošanā.


Kapacitātes plānošanas programmatūra ProjectCOR - Projektu vadības programmatūra, ko pilnvaro mākslīgais intelekts

Cenu noteikšana: $40 vienam lietotājam mēnesī

Projektoru resursu jaudas plānošanas programmatūra, kas darbojas ar mākslīgo intelektu

ProjectCOR - lietotne komandas kapacitātes jeb resursu pārvaldībai.


ProjectCOR - projektu vadības programmatūras plusi

ProjectCOR - projektu vadības programmatūras mīnusi

PRO projektorā pieejamā jauda

 

Funkcijas, kas jāņem vērā, pētot resursu jaudas plānošanas rīkus

Viegli lietojams

Tieši UX bieži vien ir iemesls, kāpēc projektu vadītāji dažas no tām noraida jau pēc izmēģinājuma.
Ikviens - gan privātpersona, gan uzņēmums - izmanto daudzas lietotnes. Uzņēmējdarbībā atkarībā no amata mēs izmantojam daudzas saskarnes. Tas rada ieradumus. Un tas ir iemesls, kāpēc resursu jaudas plānošana rīka funkcijas ir kairinājuma avots.
Tāpēc ņemiet vērā, vai jaudas plānošanas rīks satur tikai patiešām noderīgas funkcijas, vai tā saskarne ir saprotama ikvienam uzņēmuma darbiniekam, vai tam ir augsts automatizācijas līmenis un vai tas ir pietiekami elastīgs, lai atbilstu jūsu uzņēmuma specifiskajām vajadzībām. Un - pēdējais, bet ne mazāk svarīgais - noskaidrojiet, vai rīks joprojām būs noderīgs, ja mainīsies jūsu uzņēmuma struktūra vai uzņēmējdarbības mērķi.

Pielāgota pieejamība.

Mūsdienu uzņēmējdarbībā aizvien retāk ir iespējams izmantot standarta darba modeli, kad birojā strādājat no 9.00 līdz 17.00. Cilvēki strādā dažādās stundās, nepilnu darba laiku, dažādās laika joslās.

Pielāgota pieejamība kā svarīga funkcija resursu piešķiršanas pārvaldībai

Resursu pieejamības pārvaldība ir daudz vienkāršāka, izmantojot pielāgotus iestatījumus. [Ekrāns no jaudas plānošanas programmatūras]

Šie mainīgie lielumi un iestatījumi ir ļoti svarīgi, lai precīzi aprēķinātu kapacitāti, tāpēc ideālam rīkam ir jābūt iespējai pielāgot katra darbinieka pieejamību, un kad vien tas ir nepieciešams. Tāpat ir svarīgi, lai kapacitātes plānošanas rīku lietotājiem būtu iespēja rediģēt savu pieejamību un darba laiku, kad vien tas mainās.

Ziņošana

Dažiem jaudas plānošanas programmatūras nodrošinātājiem ir pieejami daudzi pārskati, taču tikai daži no tiem ir pielāgojami.

Uzņēmumi izmanto dažādus rādītājus (jaudas plānošanas rīkus), lai novērtētu uzņēmējdarbības efektivitāti atkarībā no nozares vai uzņēmuma struktūras. Daudzi sistēmu nodrošinātāji piedāvā iepriekš definētus pārskatus, kas, var teikt, ir neatņemama piedāvājuma sastāvdaļa... tik neatņemama, ka to nevar mainīt vai, vēl sliktāk, - nevar pielāgot atbilstoši projektu komandu vēlmēm.
Tāpēc pievērsiet uzmanību kapacitātes plānošanas rīku piegādātājiem, kas piedāvā pārskatus, kuri ne tikai atbilst jūsu vēlmēm, bet arī nav atvērti izmaiņām, kamēr jūsu organizācija aug. Vai ziņojumi ir pietiekami pielāgojami? Vai tos var kopīgot un eksportēt? Ir vieglāk izstrādāt labu praksi uzņēmumā, lai atrastu vājās un stiprās puses, ja varat analizēt datus. Ideālam rīkam jābūt ar bagātīgu pārskatu sniegšanas funkcionalitāti.

Pārskats par jaudu

Jaudas plāna gadījumā ļoti svarīga ir efektīva jaudas plānošana un/vai jaudas plānošanas stratēģijas pārredzamība.
Piekļuvei datiem, izmantojot jaudas plānošanas rīkus, vajadzētu ļaut koncentrēties uz nelielu laika posmu, bet arī iegūt pārskatu par plašāku datumu diapazonu. Komandu vadītāji un projektu vadītāji plāno savas komandas iesaistīšanos saistībā ar nepieciešamajām prasmēm, kā arī provizoriskiem vai neapstiprinātiem projektiem.
Svarīgi ir arī tas, lai būtu redzami jaunie darbinieki un kad viņi pievienojas uzņēmumam un ir pieejami darbam. Dažādu nodaļu un komandu darbs ir cieši saistīts, tāpēc izvēlētajam rīkam jānodrošina ieskats visā galvenajā informācijā. Īpaši pārdošanas nodaļas dati.

Tags

Lai novērtētu jaudu, svarīgs ir ne tikai laiks un darbinieku skaits, bet arī viņu kompetence.

Birkas Teamdeck - resursu pieejamības risinājums projektu pārvaldībai.

Birkas vadība Teamdeck.io - jaudas pārvaldības programmatūru.


Kā tieši jaudas pārvaldības programmatūra padara šo procesu efektīvāku? 

Jaudas plānošanas rīki sevi reklamē kā tādus, kas "optimizē jūsu darba plūsmu", "pārceļ jūsu organizāciju pavisam jaunā līmenī" un "ļauj sasniegt rezultātus kā nekad iepriekš". Tie visi ir skaisti izskanoši saukļi, bet ķersimies pie lietas. Ko jaudas plānošanas rīki REĀLI dod jums?

Resursu izmantošana skats - skats ikvienam uzņēmuma darbiniekam


Pateicoties jaudas plānošanas rīkiem, jūs varēsiet redzēt, ko katrs darbinieks, komanda un nodaļa pašlaik dara un cik daudz viņiem vēl ir jāizdara. Tas palīdzēs jums izlemt, kam uzticēt vairāk uzdevumu, lai neradītu situāciju, kad daži cilvēki būs pārslogoti ar darbu, bet pārējiem būs pārāk maz pienākumu.

Paziņojumi - par visu vai tikai par atsevišķiem jautājumiem


Situācija ar jaudu ir ļoti dinamiska. Atvaļinājumi, uzdevumu izpilde, jauni projekti, jauni darbinieki. Tie ir ļoti svarīgi faktori, kas ietekmē jūsu darba plānošanas lēmumus, tāpēc bez pietiekamām zināšanām jums būtu ļoti grūti to darīt efektīvi.
Jaudas plānošanas programmatūra nosūtīs jums aktuālus paziņojumus par izmaiņām vai iespējamām vājajām vietām jūsu uzņēmumā. Protams, daudziem jaudas plānotājiem ir ļoti svarīgi, lai resursu pārvaldības rīks ļautu izlemt, kurus paziņojumus ieslēgt vai izslēgt.

Taimsa diagrammas - cik daudz laika tika pavadīts konkrētam uzdevumam.


Šī kapacitātes plānošanas rīku funkcija ļauj jums uzraudzīt, cik daudz laika jūsu darbinieki pavada konkrētiem uzdevumiem, vai viņiem ir zināma vieta vai, gluži pretēji, viņi strādā virsstundas. Šīs zināšanas ir ļoti svarīgas, lai jūs varētu novērtēt komandas kapacitāti un izlemt, kuriem projektiem un nodaļām nepieciešams lielāks atbalsts un kam var piešķirt jaunus uzdevumus.

Projektu statuss - kuri no tiem tuvojas noslēgumam


Katrā uzņēmumā projektiem ir atšķirīgas prioritātes un termiņi. Jums kā projekta vadītājam noteikti ne reizi vien ir jāizlemj, kas šobrīd ir vissvarīgākais un kam līguma izpildei ir nepieciešamas visas rokas uz klāja. Jaudas plānošanas rīks ļaus jums sekot līdzi projektu statusam un sadalīt resursus atbilstoši vajadzībām.

Informācija - optimizācijas avots

Nevarat kaut ko uzlabot vai uzturēt labas stratēģijas, izmantojot jaudas plānošanas rīkus, ja nezināt, vai tie ir efektīvi. Un ne visu var secināt no vienkāršiem novērojumiem. Viena no svarīgākajām kapacitātes plānošanas rīka funkcijām ir sniegt jums datus par galvenajiem rādītājiem, kas saistīti ar darba plānošanu. Tie ietver:

Jaudas un pieprasījuma salīdzinājums

T.i., jūsu uzņēmuma kapacitāte salīdzinājumā ar tā vajadzībām.

Resursu izmantošana

T.i., cik lielā mērā tiek izmantots jūsu organizācijas potenciāls, vai trūkst kādu kompetenču vai resursu, vai to ir par daudz.

Prognozes

T.i., prognozes par to, kā jūsu kapacitāte izskatīsies nākotnē, pamatojoties uz jūsu ieviesto informāciju (plānotie projekti, gaidāmie pasākumi, jauna darbinieku pieņemšana darbā u.c.).

Komandas specifikācija

Rāda, kuras personas ir piesaistītas konkrētajam projektam, to pieejamību, amatu un kompetenci.

Jaudas plānošanas process - soli pa solim

Mēs jau esam apsprieduši, kā tieši izvēlēties labāko jaudas plānošanas rīku un kā tie palīdz mūsu biznesam. Labs rīks veiks gandrīz visu netīro darbu jūsu vietā, taču, lai gūtu maksimālu labumu no tā, vispirms ir jāizprot jaudas plānošanas process. Tagad mēs to aplūkosim soli pa solim.

1. solis - pašreizējās situācijas analīze

Sākumpunkts darbam ar jaudas plānošanas rīkiem jebkurā organizācijas procesā ir zināt, kāds tas pašlaik izskatās. Tikai tad var novērtēt stiprās un vājās puses un izlemt, kas jums ir nepieciešams. Pārbaudiet, kāda ir jūsu uzņēmuma kapacitāte: cik darbinieku jums ir, kāda ir viņu pieejamība un kādas ir viņu prasmes.

2. solis - novērtēt pieprasījumu

Tālāk jums ir jāizmanto jaudas plānošanas rīki, lai novērtētu uzņēmuma vajadzību pēc dažādiem resursiem. Salīdzinot šo faktoru ar savu kapacitāti, jūs varat viegli noteikt, kuru resursu jums trūkst. Tas būs ļoti svarīgi, plānojot jūsu izaugsmes stratēģiju.

3. solis - optimizēt resursu izmantošanu

Šajā posmā pārbaudiet, vai visi jūsu uzņēmuma resursi ir plānoti visefektīvāk. Varbūt dažiem darbiniekiem ir kompetences, kas netiek izmantotas, vai arī daži procesi aizņem vairāk laika, nekā vajadzētu, piemēram, garas sanāksmes vai pārskatīšanas sesijas.

4. solis - aprunājieties ar darbiniekiem

Kā liela uzņēmuma vadītājs jūs nevarat zināt un pamanīt visu, un tas ir pilnīgi normāli. Tomēr ir lietderīgi zināt pēc iespējas vairāk, un neviens nevar jums pastāstīt tik daudz par uzņēmuma procesiem kā tajos iesaistītie darbinieki. Regulāri rīkojiet 1:1 sanāksmes un noskaidrojiet savas komandas viedokli par to, kas viņus neapmierina, apgrūtina, apgrūtina darbu, tērē laiku vai ir neefektīvs. Viņu viedoklis var būtiski ietekmēt jūsu stratēģiju, izmantojot jaudas plānošanas rīkus.

5. solis - Izstrādājiet stratēģiju

Tagad, kad zināt, kas jūsu organizācijai ir un kas tai ir nepieciešams, ir pienācis laiks plānot risinājumus. Sagatavojiet stratēģiju, kurā izklāstīts, kam jānotiek, lai uzņēmums darbotos optimāli. Iespējams, jums būs nepieciešams pieņemt darbā vairāk cilvēku, norīkot darbiniekus citu projektu atbalstam vai pārstrukturēt noteiktus procesus. Plānā iekļaujiet arī galvenos mērķus un atskaites punktus. Tas jums atvieglos progresa uzraudzību.

6. solis - optimizācija, nepārtraukti, vienmēr!


Labākā prakse jaudas plānošanā

Jaudas pārvaldības procesa optimizācija ir izaicinājums, ar kuru saskaras gandrīz katrs uzņēmums. Vieniem tas izdodas labāk, citiem - sliktāk, jo tie izvēlas dažādus veidus, kā sasniegt mērķi, kas ne vienmēr atbilst uzņēmuma individuālajām vajadzībām. Tomēr mums ir daži universāli padomi, lai jūs kļūtu par jaudas plānošanas meistaru.

Jaudas pārvaldība ir viens no svarīgākajiem procesiem katrā organizācijā. Tas ļauj palielināt efektivitāti, labāk izmantot budžetu, palielināt darbinieku apmierinātību un produktivitāti, novērst iespējamās vājās vietas un iepazīt uzņēmuma darba plūsmu no iekšpuses. Tas ir liels darbs, bet tā ietekmi nevar pārvērtēt. Un tirgū ir pieejami lieliski izstrādāti rīki, lai padarītu šo procesu ērtu un intuitīvu.

 

Vai meklējat labi atpazīstamu jaudas plānošanas programmatūru par saprātīgu cenu? 

Pārbaudiet Teamdeck.io resursu jaudas plānošanas rīks, ko izvēlējās Unit9, Human8, NTT Data

Saistītās ziņas