Sākums " Blogs " Efektīva darba laika uzskaites pārvaldība projektu vadītājiem

Darba laika uzskaites lapas reti gūst labu atsauksmi darbinieku vidū. Jāatzīst, ka tās bieži vien attaisno savu slikto reputāciju: nevienam nepatīk parakstīt tonnu papīru, lai "pierādītu", ka ir nostrādājis noteiktu darba laiku. Tomēr, no otras puses, darba laika uzskaites lapas var būt patiesi noderīgas gan vadītājiem, gan viņu komandas locekļiem. 

Ko jūs uzzināsiet no šī raksta:

  • Efektīvas darbinieku darba laika uzskaites pārvaldības izmantošanas gadījumi
  • Kurš uzņēmums ir izvēlējies resursu pārvaldības programmatūra kā savu darba laika uzskaites pārvaldības sistēmu.
  • Vai darba laika uzskaite un izsekošana ir ļaunums?

Sāksim ar pašu jautājumu:

Kas ir darba laika uzskaites pārvaldība?

Vienkārši sakot: darba laika uzskaites lapu pārvaldība ir darbinieku darba laika uzskaites lapu un darba laika uzskaites (reģistrēto darba stundu) uzraudzības un analīzes prakse.. Tas var ietvert arī dažādu darbību veikšanu, piemēram, darbinieku algu aprēķināšanu vai rēķinu izrakstīšanu klientam, pamatojoties uz šīm darba laika uzskaites lapām.

Darba laika uzskaites pārvaldības sistēma
Darba laika uzskaites lapu rediģēšana [Ekrāns no Teamdeck - resursu un darba laika uzskaites sistēmas]

Agrāk darba laiku apkopoja uz papīra lapas, no kā arī cēlies darba laika uzskaites lapas nosaukums. Mūsdienās daudz populārākas ir tiešsaistes darba laika uzskaites lapas, lai gan arī šeit ir vairākas iespējas: no vienkāršām izklājlapām līdz ar mākslīgo intelektu darbināmiem programmatūras rīkiem.

Kā jau minēju šī raksta sākumā, darba laika uzskaites lapas ir pazīstamas ar to, ka tās ir diezgan nepopulāras darbinieku vidū. Iedziļināsimies šajā tēmā un mēģināsim atbildēt uz bieži uzdoto jautājumu:

Vai darba laika uzskaites lapas ir ļaunums?

Ne vienmēr, bet noteikti ir gadījumi, kad darba laika uzskaites lapas ir pilnīga laika izšķērdēšana, kas var ievērojami veicināt cilvēku neapmierinātību ar darba vietu..

Vēsturiski darba laika uzskaites lapas ir bijušas veids, kā pierādīt, ka cilvēki patiešām ir veikuši savu darbu. Te rodas problēmas. Pirmkārt, tas var viegli radīt kultūru, kurā cilvēki uzskata, ka viņu darba laika uzskaites lapas ir svarīgākas par viņu darba rezultātiem. Nav labi justies, ja ir jāpierāda, ka esi strādājis vai ka tevi tik rūpīgi uzrauga (un mēra laiku) pārraugi.

Turklāt tas nemotivē cilvēkus strādāt efektīvāk. Kādēļ meklēt labāku risinājumu, ja jūs varat vienkārši reģistrēt vairāk laika darba laika uzskaites lapā (un, iespējams, saņemt lielāku samaksu)?

Tas nenozīmē, ka samaksa par stundu ir obligāti slikta, pat projektu ietvaros. Lai gan šajā tekstā mēs neiedziļināmies sīkāk par darba laika uzskaites izmantošanu, lai noteiktu savu mēneša izpeļņu, mēs saprotam, ka tas ir svarīgs izmantošanas gadījums uzņēmumiem, kuri, piemēram, strādā ar ārštata darbiniekiem. Tāpēc esam izveidojuši atsevišķu rokasgrāmata par darbinieku algu aprēķināšanu.

Visbeidzot, cilvēki ļoti slikti atceras, cik daudz laika viņi faktiski ir pavadījuši, strādājot pie kāda darba. Tāpēc darba laika uzskaites tabulu aizpildīšana nedēļas beigās vai, vēl sliktāk, mēneša beigās ir tuvāka fantāzijas rakstīšanai, nevis ticamu datu apkopošanai.

Kopumā var teikt, ka darba laika uzskaitei ir maza ietekme, ja vien:

  • Jūs un jūsu komanda saprotat to mērķi un redzat to vērtību,
  • Darba laika uzskaites lapas tiek aizpildītas regulāri un patiesi,
  • Kvantitatīvie darba laika uzskaites dati tiek papildināti ar regulāru saziņu, lai iegūtu vairāk aprakstošu ieskatu (vairāk par to tālāk).
  • Tiek izmantota atbilstoša darba laika uzskaites veidlapa.
Resursu pārvaldības platforma ar tiešsaistes darba laika uzskaites pārvaldības sistēmas funkciju, kas integrēta ar Google kalendāru.

Pēdējo aspektu ir vērts uzsvērt, jo daudzas komandas joprojām paļaujas uz vienkāršām izklājlapām (lielākā daļa uzņēmumu, par laimi, ir atteikušies no papīra lapām). Tas ir solis pareizajā virzienā, jo tiešsaistes dokumentu var viegli atjaunināt un vajadzības gadījumā tam var piekļūt vairāki komandas locekļi, taču tā joprojām ir lapa, kas ir jāaizpilda, un tas nav pats ērtākais uzdevums.

Pārbaudiet šo bezmaksas pdf uz Excel pārveidotājs ja joprojām izmantojat izklājlapas.

Mūsdienu darbinieku darba laika uzskaites rīki bieži ir aprīkoti ar starta/apstāšanās izsekotājiem, kurus var ieslēgt un izslēgt ar vienu klikšķi. Citi piedāvā bākugunis, kas automātiski reģistrē darba laika ieslēgšanu un izslēgšanu.

Algas pārskats rēķinu izrakstīšanai. Algu aprēķins, pamatojoties uz komandas darba laika uzskaites lapām un noteiktajām stundas tarifa likmēm. [Ekrāns no Teamdeck]

No vadības viedokļa vēl viens svarīgs aspekts ir tas, ka Laika uzskaites projekta programmatūra ir savienota ar atvaļinājumu pārvaldības rīks. Cilvēkiem ir jāspēj reģistrēt gan darba, gan arī brīvdienas, citādi jūs varat uztraukties par tukšām darba laika uzskaites lapām, ja kāds ir atvaļinājumā.

Izmantojot programmatūru, kas kalpo arī kā jūsu komandas darba grafiks, jūs varat salīdzināt plānotās darba stundas ar reģistrētajām. Uz datiem orientēti projektu vadītāji var izmantot šo ieskatu, lai novērtētu sava projekta stāvokli un to, vai kaut kas būtu jākoriģē.

Tas ir tikai viens no piemēriem. kā darba laika uzskaites pārvaldība var atbalstīt PM. veicot savus uzdevumus, bet to ir vēl vairāk. Patiesībā es nākamo sadaļu veltīšu idejām par to, kā jūs varat izmantot savas komandas darba laika uzskaites lapas komandas un projekta labā.

Laika uzskaite, kas saistīta ar atvaļinājumu pārvaldības datiem darbinieku plānošanas un laika uzskaites programmatūrā.

Efektīva darba laika uzskaites pārvaldība: izmantošanas gadījumi

Aprēķiniet projektu izmaksas

Nepieciešams tiem uzņēmumiem, kas darbojas saskaņā ar laika un materiālu līgumiem. Tā kā jūs saviem klientiem izrakstāt rēķinus par projektā ieguldīto darbu, jūs varat vienkārši izmantot viņu darba laika uzskaites lapas kā pamatu savam rēķinam. Daudzi resursu pārvaldības rīki ļauj jums eksportēt laika uzskaites lapu datus vai kopīgot tos ārēji.

Darba laika uzskaites pārvaldība - nozīme, padomi, sistēma
Interaktīvo darba laika atskaiti Teamdeck var kopīgot ar klientu.

Atrodiet iespējas uzlabojumiem un ietaupījumiem

Komandas darba laika uzskaites lapu analīze ir lieliska iespēja padziļināti izpētīt datus un noteikt uzlabojumu iespējas. Daudzas darba laika uzskaites programmatūras piedāvā iespēju atzīmēt reģistrētos laika ierakstus ar iepriekš noteiktām kategorijām vai pievienot tiem komentārus. Šādā veidā jūs varat analizēt, cik daudz laika jūsu komanda pavada aktivitātēs, par kurām nav jāmaksā. Jāatzīst, ka liela daļa no tā, iespējams, ir pamatota, taču jūs varat saskatīt arī satraucošus modeļus. Kādi tie varētu būt? Sanāksmju pārpilnība varētu būt sarkanais karogs. Cilvēki, kas daudz laika pavada, veicot administratīvus uzdevumus, būtu vēl viens iemesls. Var izrādīties, ka ieguldījumi sadarbības vai zināšanu apmaiņas rīkos ilgtermiņā varētu ietaupīt naudu. Jūsu komandas morāle arī iegūs no stabilāka procesa.

Prognozes resursi

Lai prognozētu darbā pieņemšanas vajadzības, var izmantot arī vēsturiskos datus, piemēram, darba laika uzskaites lapas. Aplūkojot iepriekšējo gadu vai mēnešu rādītājus, uzņēmumi var pamanīt tendences, kas, visticamāk, atkārtosies. Viens no Teamdeck klientiem pamanīja ka konkrētos mēnešos ir lielāks pieprasījums pēc darbiniekiem ar īpašām prasmēm. Uzziniet, kā izveidot savu darba laika uzskaites pārskatu par cilvēkresursu prognozēšana šeit.

Darbinieku darba laika uzskaites programmatūra un pavadītā laika izsekošanas funkcija
Teamdeck's tiešsaistes darba laika uzskaites programmatūra

Identificēt problēmas, pirms tās saasinās

Dažreiz projekta grūtības ir diezgan vienkārši pamanāmas, vienkārši aplūkojot reģistrētās darba laika uzskaites lapas. Piemēram, cilvēki var sākt reģistrēt daudz virsstundu, lai sasniegtu nākamos starpposma mērķus.

Tomēr laba prakse ir regulāri salīdzināt komandas reģistrētos laika ierakstus ar paredzamo grafiku. Tas ļaus jums pamanīt jebkādas neatbilstības, pirms tās noved pie termiņu neievērošanas.

Vēl viena svarīga lieta, kas jāpatur prātā, kad runa ir par darba laika uzskaites pārvaldību, ir tā. darba laika uzskaites lapas nevar aizstāt regulāru saziņu ar komandu..  

Skaitļi sniegs jums informāciju, ka kaut kas notiek. Bet, lai saprastu "kāpēc", jums ir jāapspriežas ar projekta komandu. Jūs ne tikai varēsiet nonākt līdz problēmas būtībai, bet tas ir arī lielisks veids, kā veidot darba kultūru, kurā darbinieki patiešām tiek uzklausīti un cienīti. Tādējādi ir mazāka varbūtība, ka viņi darba laika uzskaites lapas uzskatīs par nepieciešamu ļaunumu, kas karājas pār viņu galvām.

Darba laika uzskaites lapas vieni paši par sevi jums neatklās visu, kas jums jāzina par jūsu komandas efektivitāti vai darba kvalitāti, taču tie var sniegt svarīgus signālus, pēc kuriem projektu vadītājiem ir jārīkojas. Pārdomātas un pārredzamas darba laika uzskaites pārvaldības politikas izveide, ko papildina atklāta saziņa ar komandu, palīdzēs jums kontrolēt projektus, vienlaikus saglabājot augstu darbinieku apmierinātību.

Vai meklējat darba laika uzskaites pārvaldības sistēmu?

Pārvaldiet darbinieku darba laika uzskaiti ar Teamdeck. Hill-Knowlton un Stormind Games izvēlētais programmatūras izsekošanas rīks.

Saistītās ziņas