Uzņēmumi parasti iegulda daudz pūļu, lai resursu piešķiršana. Jūs vēlaties, lai visi būtu aizņemti, vienlaikus nodrošinot, ka viņu uzdevumi uzņēmumam ir vērtīgi (kas bieži vien nozīmē, ka par tiem var saņemt rēķinus). Komandai pieaugot, tas kļūst patiešām sarežģīti, jo īpaši tad, ja jums ir jāpiešķir cilvēki vairākiem vienlaicīgi notiekošiem projektiem.

Rakstā ir:

Viens no vienkāršākajiem veidiem, kā pārbaudīt, vai jūsu sadales centieni ir sekmīgi, ir sekot līdzi komandas izmantojumam un resursu kapacitātei. Pirms iepazīstināsim jūs ar dažādām resursu izmantošanas metrikām un formulām, vēlamies saprotamā veidā definēt resursu izmantošanu. Tāpēc šajā rakstā - tāpat kā daudzos citos - piedāvājam projektu vadītāju izmantoto definīciju, nozīmju un terminu salīdzinājumu.

Darbinieku vai resursu izmantošanas izpratne ir saistīta ar jēdzieniem "pārmērīga izmantošana" un "nepietiekama izmantošana". Abi šie jēdzieni jums ir jāzina. Kāpēc? Pārāk daudz darba vai pienākumu projekta laikā (multitaskings) nenozīmē, ka tas tiks pabeigts pilnībā vai ar funkcijām, kas tiy domāts. Tātad, pirms sākam, apskatiet Gartner pētījuma secinājumus. Kā izvairīties no IT projektu komandas pārslodzes.Cilvēku pārslodze parasti ir negatīvs efekts, kas samazina veiktspēju un palielina kļūdu skaitu. Gartner pētījumi liecina, ka komandas ar zemāku noslodzi var samazināt laiku, kas nepieciešams, lai nodrošinātu biznesa vērtību, par 30% vai vairāk. To zinot, ir lietderīgi slēgt un rūpīgi sekot līdzi resursu izmantošanas rādītājiem.

Resursu veiktspēja un projekta panākumi ir atkarīgi no komandas izmantošanas rādītājiem.

Resursu izmantošanas nozīme projektu vadībā

Kur projekta vadības procesā ir resursu izmantošana?

Pārfrāzējot Projektu vadības institūta (PMI) definīciju, ar projektu vadību saprot specifisku zināšanu, kompetenču, prasmju, ierīču, rīku, programmatūras, procesu un paņēmienu izmantošanu, lai radītu kaut ko "vērtīgu cilvēkiem". To var viegli interpretēt tā, ka projektu vadība nozīmē darīt lietas, izmantojot to, kas mums ir. Garīgi un fiziski.

Un, ja mēs gribētu būt sarkastiski, mēs varētu izmantot frāzes "vērtība cilvēkiem" daudznozīmību un teikt, ka ierosinātais PMI projekta jēdziens var nozīmēt arī sociālās kustības, tostarp politiskas vai reliģiskas kustības, izveidi.

Taču, salīdzinot ar iepriekš minēto PMI definīciju, Projektu vadības asociācijas priekšlikumu var uzskatīt par stingrāku. Pēdējais uzsver objektīvus un izmērāmus kritērijus, piemēram, laiku un budžetu.

Uzņēmējdarbībā abas - lai gan tās ir apspriežamas - nosaka noteiktu projekta ietvaru. Neatkarīgi no tā, vai runa ir par klienta uzdevumu vai par uzdevumu, ko uzņēmuma direktors ir iesniedzis mārketinga nodaļai, uzdevums ir jāpabeidz paredzamajā vai, reāli runājot, komerciāli izdevīgajā termiņā un jārada atdeve no ieguldījumiem. Tātad saskaņā ar APM: Projekta vadība ir procesu, metožu, prasmju, zināšanu un pieredzes pielietošana, lai sasniegtu konkrētus projekta mērķus saskaņā ar projekta pieņemšanas kritērijiem, ievērojot saskaņotos parametrus. Projekta vadībai ir galīgie rezultāti, kas ir ierobežoti ar noteiktu laika grafiku un budžetu. Tātad, pretēji tikai vadībai, ja projektu vadībā runājam par projektiem, katrs no tiem ietver tādas prasības kā laiks un budžets katram projektam, kas ir jāpabeidz. Daži projektu resursu piemēri (ar dažām prasībām) ir parādīti turpmāk:

zīmola pozicionējuma atjaunošana (ieskaitot jaunu BTL materiālu izplatīšanu) 12 mēnešu laikā, nepārsniedzot budžetu $100 000.

Ņemot vērā iepriekš minētos piemērus, mēs varam iedomāties, cik daudz soļu, administratīvo uzdevumu un procedūru ir iesaistīti katrā projektā. Cik daudz cilvēku - ar atbilstošām prasmēm - piedalās katrā no tiem?

Tātad, kā minēts iepriekš, projektu vadība ir procesa piemērošana. Vai arī mēs varam teikt tieši: projekts ir process. Un šo procesu sauc par projektu vadības dzīves ciklu. Internetā var atrast šī procesa sadalījumu 3, 4, 5, 6 un 7 fāzēs. Bet vispopulārākais no tiem pieder jau minētajam PMI un paredz 5.

Resursu izmantošana ir daļa no komandas un darbinieku veiktspējas vadības.

Kā redzat, katrs posms ir uzdevumu grupa, un katrā posmā ir daudz dažādu jautājumu un problēmu. Ir vērts arī piebilst - jo īpaši tiem, kas ir pašā projekta vadītāja darba sākumā -, ka šīs fāzes ne vienmēr ir jāaplūko hronoloģiski. Dažus elementus var sākt agrāk, bet citi ir nepārtraukts process projekta laikā (piemēram, veiktspējas pārvaldība vai - precīzāk saistībā ar šī raksta tēmu - resursu plānošanas rīka izmantošana). Un katrs no tiem tiek kaut kādā veidā optimizēts visa procesa laikā. Resursu izlīdzināšana ir svarīgs paņēmiens, ko izmanto, lai līdzsvarotu resursu sadalījumu un izvairītos no pārmērīgas vai nepietiekamas resursu izmantošanas projekta dzīves cikla laikā.

Atgriežoties pie galvenās tēmas, kurā PM dzīves cikla procesa posmā ir svarīga resursu izmantošana?

No procesa 5 fāzēm resursu izmantošana ir atrodama trešajā fāzē. Kā daļa no uzraudzības un kontroles fāzes vai, precīzāk sakot, kā daļa no veiktspējas pārvaldības.

Vadītājiem resursu izmantošana ir visvērtīgākā un noderīgākā metrika un KPI veiktspējas pārvaldībā.

Vērtīgākie rādītāji veiktspējas pārvaldībā - resursu izmantošana un resursu piešķiršana.

Kā zināms, resursu plānošana un resursu plānošana ir būtiski, lai nodrošinātu projekta plāna uzplaukumu. Resursu efektīva izmantošana ir vēl viena šo mīklu daļa jeb, kā mēs gribētu teikt, resursu pārvaldība. Resursu piešķiršana attiecas uz - vienkārši izsakoties - kvalificēta resursa piešķiršanu uzdevumam, savukārt resursu izmantošana mēra efektivitāti un laiku, ko šis resurss pavadījis uzticētā uzdevuma laikā (apmaksājams vai stratēģisks darbs, neapmaksājamas stundas/minūtes, administrācijas stundas/minūtes utt.).

Ja resursu izmantošana ir stabila, projekta vadītājs pārplāno resursus.

Resursu izmantošana ir rādītājs, kas palīdz projektu vadītājiem un resursu pārvaldniekiem uzzināt, kā darbinieki pavada savu laiku projekta laikā. Pateicoties šīm zināšanām, viņi daudz efektīvāk novērtē resursu izmantošanu un pieņem lēmumus, kas palielina produktivitāti un rentabilitāti. Resursu izmantojums mēra katra darbinieka produktivitāti un/vai visas komandas izmantojuma koeficienta formulu. Tā uzrauga, vai jūsu darbinieki ir pārāk vai nepietiekami izmantoti, un nosaka darba slodzes pārvaldības politiku.

Precīzāk sakot, no projektu vadītāju un uzņēmumu viedokļa aprēķināt resursu izmantošanas koeficientu ir termins, ko izmanto, lai aprakstītu darbinieka pieejamā laika procentuālo daļu, kas tiek izmantota apmaksājamiem uzdevumiem vai projektiem. Resursu izmantošanas rādītāji parāda, cik liela daļa jūsu komandas laika tiek tērēta apmaksājamiem uzdevumiem, kā arī to, cik produktīvs ir katrs komandas loceklis. Resursu prognozēšana palīdz projektu vadītājiem prognozēt resursu vajadzības nākotnē, pamatojoties uz pašreizējiem izmantošanas rādītājiem.

Citiem vārdiem sakot, resursu izmantošana ir rādītājs, kas parāda, vai visa jūsu komanda vai konkrēti darbinieki ir pilnībā noslogoti. Tas attiecas uz projekta plānošanas procesu un maksimālu uzņēmumā pieejamo resursu izmantošanu.

Piemēram, ja zināt, ka kāds darbinieks jau ir pārāk noslogots un viņam vienkārši ir pārāk daudz darba, varat meklēt kādu citu ar līdzīgām prasmēm, kas varētu iekļauties jūsu projektā. Šī metrika palīdz arī identificēt cilvēkus, kuri ir nepietiekami izmantoti, lai jūs varētu viņiem piešķirt jaunus projektus.

Kā aprēķināt resursu izmantošanu? 

Vienīgais veids, kā to noskaidrot, ir jāizpēta iespējas un jāizvēlas jūsu vajadzībām vispiemērotākā. Resursu optimizācijas metodes var palīdzēt uzlabot resursu izmantošanas aprēķinu efektivitāti un precizitāti.

Tipiskā resursu izmantošanas formula ir šāda:

Resursu izmantošanas koeficients = aizņemtības laiks / pieejamais laiks.

Šī vērtība, kas izteikta procentos, parāda, cik daudz laika jūsu komanda pavada darbā.

Lai gan tas izklausās vienkārši, ir vairāki jautājumi, kas rodas, mēģinot izmērīt resursu izmantošanu. Vai aprēķinu pamatā ir jābūt faktiskajam darba laikam (darba laika uzskaites lapas) vai drīzāk plānotais darba laiks? Kā ir ar brīvdienām un apmaksāts atvaļinājums? Cik bieži jums vajadzētu sekot līdzi savas komandas resursu izmantošanas plānam? Labi definēta resursu sadales stratēģija var būtiski ietekmēt jūsu resursu izmantošanas koeficienta aprēķinu precizitāti.

Izveidot aktīvo projektu resursu izmantošanas rādītāju, lai palielinātu produktivitātes datus.

Atbilde ir šāda: tas ir atkarīgs. Ir tik daudz mainīgo lielumu, ka ir praktiski neiespējami ieteikt universāli labu risinājumu. Vienīgais veids, kā to noskaidrot, ir izskatīt visas iespējas un izvēlēties to, kas vislabāk atbilst jūsu vajadzībām.

Salīdziniet rezervācijas ar savas komandas pieejamību

Viens no veidiem, kā novērtēt resursu jaudas izmantošanu, ir salīdzināt to pieejamību ar plānotajām darba stundām.

Efektīva resursu plānošana ir būtiska, lai nodrošinātu, ka rezervācijas atbilst komandas pieejamībai.

Resursu izmantojums = plānotās darba stundas (rezervācijas) / pieejamās stundas.

Projekta vadības aktivitāšu laikā mainās izmantošanas rādītāji

Šīs metodes galvenā priekšrocība ir tā, ka, ja rezultāts ir pārāk zems, joprojām varat optimizēt savus plānus. Dodieties uz savu grafiku un pārliecinieties, vai jūsu projekti ir plānoti pareizi. Visaptverošs resursu sadales plāns var palīdzēt nodrošināt, ka visi resursi tiek efektīvi izmantoti un nepilnības tiek samazinātas līdz minimumam. Iespējams, dažiem cilvēkiem ir nepilnības viņu rezervācijās, vai arī jums, piemēram, divi izstrādātāji strādā 4 stundas nedēļā pie kāda projekta, lai gan pie tā varētu strādāt viens cilvēks pilnu slodzi?

Noskaidrojiet, kā varat aizpildīt nepilnības komandas grafikā. Varbūt jums vajadzētu sākt pētniecības un izstrādes projektu vai ieviest inovāciju brīvlaiku? Tas ne tikai palīdzēs jums izvairīties no produktivitātes zuduma, bet arī ir labs veids, kā noturēt cilvēkus iesaistītus. Darbinieki ir vairāk neapmierināti, nekā jūs varētu iedomāties..

Uzmanieties, ja cilvēkiem ir pārāk daudz darba. Pastāv risks, ka viņu uzdevumi netiks izpildīti laikus (turklāt jūs nevēlaties, lai viņi būtu noguruši). Viņu pārslogotība var liecināt, ka jums ir nepieciešams pieņemt darbā jaunus komandas locekļus.

Visbeidzot, aprēķinot aplēsto resursu izmantojumu, pārdošanas komanda var viegli uzzināt, cik daudz vietas vēl ir atlicis jūsu ražošanas līnijā. Šādā veidā ir mazāka iespējamība, ka palaidīsiet garām biznesa iespējas (vai apņemsieties īstenot projektus, kurus būtībā nespēsiet īstenot laikā).

Kopumā uz rezervācijām balstītu resursu izmantošanas rādītāju analīze palīdz optimizēt un uzlabot resursu izmantošanu un piešķiršanu, kā arī prognozēt pārdošanas vai darbā pieņemšanas vajadzības.

Salīdziniet darba laika atskaites ar savas komandas pieejamību.

Vēl viens veids, kā novērtēt resursus un sasniegt optimālu to izmantošanas līmeni, ir salīdzināt komandas reģistrētās stundas (darba laika uzskaites lapas) ar pieejamajām stundām. Daudzi uzskata, ka tas ir vienīgais veids, kā precīzi parādīt, kā aprēķināt resursu izmantojumu, jo jūs strādājat ar faktiskajām darba stundām, nevis tikai aplēsēm. Resursu izsekošana ir būtiska, lai precīzi uzraudzītu un reģistrētu resursu izmantošanu laika gaitā.

Resursu izmantojums = reģistrētās darba stundas / pieejamās stundas.

Daudzi uzskata, ka tas ir vienīgais veids, kā precīzi parādīt, kā aprēķināt resursu izmantojumu, jo jūs strādājat ar faktiskajām darba stundām, nevis tikai aplēsēm.

Tā kā šis ir retrospektīvs vērtējums, jūs parasti nevarat novērst kaitējumu, pat ja jūsu rezultāts ir neapmierinošs. Tomēr tas palīdz jums pieņemt labākus lēmumus nākotnē.

Labs projekta plāns nozīmē, ka resursi tiek izmantoti pareizi un tas ir labs sākumpunkts turpmākajiem projektiem.

Vēsturiskie dati par komandas resursu izmantošanu atšķiras un var būt labs rādītājs tam, vai jums ir nepieciešams pieņemt darbā papildu cilvēkus (vai atrast papildu uzdevumus esošajiem komandas locekļiem). Varat arī pārbaudīt, cik produktīvi parasti ir jūsu darbinieki.

Es ieteiktu izmantot abas resursu izmantošanas aprēķina metodes. Salīdziniet faktisko (reģistrēto) izmantojumu ar aplēsto (pamatojoties uz rezervācijām) un analizējiet atšķirības. Tās varētu norādīt uz problēmām, kas saistītas ar darba slodzes aplēsēm vai projektu vadības problēmām. Pārbaudiet, vai ir cilvēki vai projekti, kas atkārtoti pārsniedz vai nesasniedz aplēstā izmantojuma rādītāju. Šāda analīze ļauj jums pamanīt jomas, kurās ir nepieciešami uzlabojumi, un veikt pasākumus. Resursu izmantošanas analīze palīdz projektu vadītājiem izprast likumsakarības un pieņemt uz datiem balstītus lēmumus turpmākajiem projektiem.

Kā definēt "pieejamību" un kāpēc tā ir svarīga resursu izmantošanas rezultātiem? 

Tagad, kad esat iepazinušies ar dažādām resursu izmantošanas aprēķina formulām, ir pienācis laiks padarīt situāciju mazliet sarežģītāku. Līdz šim mēs izmantojām terminu "pieejamās stundas". Bet ko tas vispār nozīmē? Vai par pieejamību jums vajadzētu domāt laiku, kurā jūsu darbinieks bija darbā? Vai arī jums būtu jāiekļauj arī atvaļinājumi un svētku dienas?

Sākumā varētu domāt, ka brīvā laika iekļaušana kopējā pieejamībā ir pretrunā intuīcijai, jo cilvēki acīmredzami nav bijuši. pieejams tad. Tomēr ņemiet vērā, ka par šo periodu jums joprojām var nākties izmaksāt kompensāciju saviem darbiniekiem, ja strādājat ar fiksētu algu.

Kā darba devējs, iespējams, vēlaties noskaidrot, cik daudz laika jūsu komandas locekļi faktiski pavada darbā. Ja esat nolēmis aprēķinā iekļaut brīvdienas, paturiet prātā, ka atvaļinājumu mēnešos (decembrī un augustā) jūsu komandas ideālais resursu izmantošanas līmenis var būt ievērojami zemāks. Resursu pieejamības plānošana palīdz nodrošināt, ka jums ir pieejami vajadzīgie resursi, kad tie ir nepieciešami, pat atvaļinājumu maksimuma laikā.

Daži uzņēmumi izmanto 2080 stundas kā fiksētu stundu skaitu (52 nedēļas * 40 stundas). Citi aprēķina faktisko pieejamo darba stundu skaitu attiecīgajā gadā. Ja vēlaties veikt padziļinātu filtrēšanu (piemēram, iekļaut atvaļinājuma stundas, neiekļaut svētku dienas, ņemt vērā nepilnas slodzes darbinieki), jums vajadzētu apsvērt iespēju izmantot resursu pārvaldības programmatūru.

Produktīvs izmantojums un rēķinā norādīto resursu izmantojums

Kad ir gatava "pieejamo stundu" definīcija, jums jāapsver, ko jūs saucat par "darba stundām". Vai jūs runājat par visām stundām, ko jūsu darbinieki pavada, veicot ar darbu saistītas darbības, piemēram, veidojot iekšējo projektu? Vai varbūt stundas, ko viņi pavada, strādājot pie lietām, par kurām jūs varat iekasēt maksu no saviem klientiem.

Varat aprēķināt tā saukto "produktīvo izmantojumu", kurā ņemtas vērā visas aizņemtās stundas, un "rēķināmo izmantojumu". Otrais rādītājs ir īpaši vērtīgs aģentūrām, konsultāciju uzņēmumiem vai programmatūras uzņēmumiem - uzņēmumiem, kas strādā pie projektiem saviem klientiem. Izmantojot izmantojumu, par kuru var saņemt rēķinus, jūs varat novērtēt, cik daudz laika jūsu darbinieki velta darbam, par kuru faktiski saņem atlīdzību. Resursu tarifikācija ir ļoti svarīga, lai izsekotu un pārvaldītu apmaksājamo stundu skaitu klientu projektos.

Reāllaika resursu izmantošanas mērīšana

Iespējams, esat izstrādājis formulu, ko izmantosiet, lai novērtētu resursu pieejamību un izmantojumu, taču jums ir jāņem vērā pastāvīgi mainīgie dati. Cilvēku turpmākā pieejamība mainās katru reizi, kad viņi pieprasa brīvu dienu vai saslimst, un tas ietekmē arī jūsu rezervācijas.

Ir pamats domāt, ka jūsu dati ir regulāri jāatjaunina un komandas izmantošanas rādītājs ir jāpielāgo arī reālajā laikā. Visvienkāršākais veids, kā tam sekot līdzi, būtu izmantot resursu pārvaldības programmatūru. Reālā laika resursu pārvaldība ļauj dinamiski koriģēt resursu sadalījumu, pamatojoties uz aktuālajiem datiem. Mēs esam izveidojuši Teamdeck kā resursu pārvaldības rīku, kas var automatizēt jūsu centienus, lai jūs varētu koncentrēties uz jūsu projektu vadības pienākumi.

Reāllaika izmantošanas pārskati resursu pārvaldniekiem

Kā resursu pārvaldības programmatūra palīdz izmantot resursus?

Teamdeck aprēķiniem izmanto trīs veidu datu punktus:

Resursu izmantošanas izsekošana ar Teamdeck

Šādā veidā varat aprēķināt aplēsto un faktisko komandas izmantojumu un pēc tam tos salīdzināt. Šī programmatūra ir aprīkota ar pārskatu paketi, kas ļauj vizualizēt datus un kopīgot tos ar atsevišķiem komandas locekļiem (vai klientu). Resursu pārvaldības rīki nodrošina visaptverošas funkcijas resursu izmantošanas izsekošanai, analīzei un optimizācijai.

Vai meklējat programmatūru, kas palīdz izmantot resursus?

Efektīva resursu izmantošana, pateicoties Teamdeck.io

Saistītās ziņas