Sākums " Blogs " Resursu plānošanas programmatūra, kļūdas un risinājumi

Ja nodarbojaties ar uzņēmējdarbību, agri vai vēlu viss nonāk līdz vienam jautājumam. Resursi. Ja jūtat, ka jums vienmēr trūkst laika, jaudas, cilvēku, tehnoloģiju vai naudas, iespējams, pieļaujat dažas resursu plānošanas kļūdas. Kā ar to tikt galā? 

Rakstā ir: 

11,4% no visiem resursiem tiek izšķiesti nekvalitatīvu projektu vadības procesu dēļ.

Monday.com

Resursu plānošanas programmatūra, ko izmanto vadītāji

Teamdeck - Resursu pārvaldības un resursu plānošanas programmatūra

Cena (standarta pakete): $3,60 / komandas loceklis / mēnesī

Teamdeck.io kā resursu sadales programmatūra provizoriskiem projektiem
Teamdeck.io - vienkāršs resursu pārvaldības rīks, kas palīdz prognozēt resursus, projektu budžetus vai vienkārši sadalīt resursus.

Priekšrocības:

Mīnusi

Resursu grafiks ar labāko resursu pārvaldības programmatūru, lai aprēķinātu, cik daudz resursu nepieciešams.
Atbildīgs par vairāku projektu uzdevumu piešķiršanu un resursu plānošanu.

ResourceGuru - Resursu plānošanas programmatūra

Cena (standarta pakete): $4.16 / komandas loceklis / mēnesī

Resource Guru kļūst par daļu no lielās resursu plānošanas rīku saimes.
Mūsu labāko resursu plānošanas rīku sarakstā ir Resource Guru, ko pazīst gandrīz ikviens resursu pārvaldnieks.

Priekšrocības:

Mīnusi:

Resource Guru ir mākoņdatošanas programmatūra ar Ganta diagrammām un pielāgotām darba laika funkcijām.

 

Pludiņš - Resursu plānošanas un plānošanas programmatūra

Cena (standarta pakete): $ 10 / komandas loceklis / mēnesī

Daudziem Float resursu pārvaldības platforma ir sākumpunkts.
Float ir resursu pārvaldības rīks, kas atrisina arī daudzu organizāciju resursus.

Priekšrocības:

Mīnusi:


SmartsheetKomandas sadarbības un resursu plānošanas programmatūra

Cena (standarta pakete): $24,80 / komandas loceklis / mēnesī

Smartcheet satur Ganta diagrammu, jauku lietotāja saskarni ar uzdevumu sarakstu.

Priekšrocības:

Mīnusi:

Pieprasījuma veidlapas, apstiprināšanas plūsma vai prasmes, kas nepieciešamas konkrētam uzdevumam Smartsheet.

 


 

HubPlanner - Resursu plānošana un laika grafiki

Cena (standarta pakete): $ 7 / komandas loceklis / mēnesī

Hubplanner ir zināms resursu plānošanas rīks un projektu vadības rīks.
Mūsu labāko resursu plānošanas rīku sarakstā, ko zina gandrīz ikviens resursu pārvaldnieks.

Plusi

Mīnusi

Resursu grafiks, pateicoties Hubplanner resursu pārvaldības programmatūrai
Ar HubPlanner ir daudz vieglāk būt vienisprātis un plānot resursus.

Runn - Resursu plānošanas un prognozēšanas programmatūra

Cena (standarta pakete): $ 8 / komandas loceklis / mēnesī

Mūsu resursu plānošanas programmatūras rīku sarakstā ir Runn

Plusi

Mīnusi

Lai uzlabotu grafiku projektu pārvaldībai, ir nepieciešams tiešsaistes resursu plānošanas rīks.


Kļūdas saistībā ar resursu plānošanu

Tīmeklī atradīsiet desmitiem rakstu par to, kā uzlabot resursu plānošanu. Tas ir lieliski sākumā, kad jūs tikai ieviešat savu projektu vadību. Situācijā, kad jūsu uzņēmumā jau ir resursu sadales stratēģija, kas kaut kādu iemeslu dēļ nedarbojas, jums ir jāievēro nedaudz cits skatījums - jāanalizē savas kļūdas un tikai tad jāuzklausa labs padoms.

Šajā rakstā mēs jums piedāvājam abus. Zemāk ir uzskaitītas visbiežāk sastopamās un mazāk acīmredzamās resursu plānošanas kļūdas un to, kā tās novērst.

Resursu pārvaldības rīki palīdz risināt haosu ar sarežģītu projektu pabeigšanai nepieciešamajiem resursiem.

  1. Netīrs darba grafiks

"Ja nezini, kurp tu ej, tu nokļūsi kaut kur citur," teica Jogi Berra, un viņam bija taisnība. Daudzi uzņēmēji neapzinās, ka viņu projekts ir aizkavējies vēl pirms tā uzsākšanas. Kāpēc? Neprecīza, haotiska grafika dēļ. Padomājiet par to kā par ēdiena recepti. "Ņemiet tomātus, vēl dažus baklažānus, pusi makaronu un olīvas. Pievienojiet garšvielas, kādas vien gadās mājās, un iemetiet visu katlā.

Ak, mēs aizmirsām uzrakstīt - vispirms ir jānovāra makaroni un dārzeņi jāapcep ar ķiplokiem un salviju." Ja proporcijas ir dotas aptuveni, atsevišķas darbības vietām apmainītas un aprakstītas ļoti īsi, tad jums priekšā ir nevis recepte, bet gan kulinārijas eksperiments. Un ar grafiku ir tas pats. Projekta plānam ir jābūt detalizētai, strukturētai veiksmes receptei. 

Risinājums: Skaidrs, elastīgs un pieejams projekta grafiks, kas sagatavots ar atbilstošu rīku. Projekta grafikam ir jābūt saprotamam ikvienam, kas pie tā strādā. Ja jums ir jāskaidro, kas ir katrs punkts, kādas ir prasības un kas ir atbildīgs par kādu uzdevumu, jūsu grafiks nav labs. Pārliecinieties, ka jūsu projekts ir sadalīts lielākos posmos un katrs posms ir sadalīts mazākos uzdevumos un apakšuzdevumos. Piešķiriet tiem cilvēkus ar atbilstošām kompetencēm. Pārliecinieties, ka plāns ir skaidrs un viegli rediģējams. Ar tāfeli konferenču telpā un Excel tabulu nepietiek - jebkurš vidējais IT projekts ir vienkārši pārāk sarežģīts šādiem rīkiem. Jums ir nepieciešama laba programmatūra, kurā varat izveidot pielāgotu grafiku, lai tas atbilstu jūsu darba plūsmai.

Resursu plānošanas rīki iesaka, kam jābūt atbildīgam par konkrētiem projekta uzdevumiem.

  1. Darbiniekiem tiek uzticēti uzdevumi, kas neatbilst viņu kompetencēm.

Viena no izplatītākajām metodēm, kā sadalīt uzdevumus komandā, ir vadīties pēc darbinieku pieejamības. Tā ir tikai daļēji laba stratēģija - papildus pieejamībai svarīgs aspekts ir arī kompetence. Diviem darbiniekiem līdzīgos amatos var būt pilnīgi atšķirīgas prasmes un vēlmes attiecībā uz veicamajiem uzdevumiem. Viens un tas pats uzdevums vienam cilvēkam var aizņemt nedēļu, bet otram - trīs nedēļas, tāpēc pārliecinieties, ka komandas locekļiem tiek uzdoti tādi uzdevumi, ar kuriem viņi var tikt galā visefektīvāk.

Risinājums: Detalizēts katra komandas locekļa kompetenču apraksts un pareizo cilvēku piešķiršana pareizajiem uzdevumiem. Kā noskaidrot darbinieku prasmes? Sāciet ar anketu - pajautājiet komandas locekļiem par viņu kompetencēm, ar kuriem uzdevumiem viņi jūtas vislabāk un kuras prasmes viņi vēlas attīstīt. Tas ļaus jums izveidot prasmju matricu, iepazīt cilvēku stiprās puses un cerības un ne tikai optimizēt darbu, bet arī palielināt komandas apmierinātību. Labs saas resursu pārvaldības programmatūra vai projektu plānošanas programmatūra ļaus jums katram komandas loceklim piešķirt konkrētas kompetences, lai katrs saņemtu tādu uzdevumu, kuram viņš ir vispiemērotākais. Turklāt vajadzības gadījumā varēsiet izveidot pielāgotus laukus ar citām kategorijām.

Lielisks resursu grafiks dažkārt nepalīdz pārvaldīt jaudu vai turpmāko pieejamību.

  1. Komandas pārslodze un nepietiekama pārslodze

Daži darbinieki vienmēr ir uzmanības centrā. Viņi ir aktīvi, mērķtiecīgi, atstāj iespaidu uz uzņēmumu un vienmēr meklē jaunus izaicinājumus. Katrs projektu vadītājs sapņo par šādiem cilvēkiem savā komandā, tāpēc dod viņiem uzdevumus. Daudz uzdevumu. Bieži vien pārāk daudz uzdevumu. No otras puses, dažus cilvēkus ir nepieciešams mazliet aktivizēt, jo viņu potenciāls tiek izniekots. Abas situācijas ir sliktas, jo to rezultātā daži darbinieki ir pārslogoti, bet citi vienkārši garlaikojas un ir neapmierināti.

Risinājums: Sekojiet līdzi tam, pie kā darbinieki strādā un cik ilgi tas aizņem. Izmantojiet darba laika uzskaites lapas, kurās katrs komandas loceklis ieraksta savus pašreizējos uzdevumus. Šādā veidā jūs varēsiet sekot līdzi komandas darba slodze un pārliecinieties, ka nevienam nav ne pārāk daudz, ne pārāk maz pienākumu. Atcerieties, ka komandas pārslodze negatīvi ietekmē produktivitāti, un laba darbinieku laika uzskaite palīdzēs jums saglabāt darba un privātās dzīves līdzsvaru.

Lai uzraudzītu progresu, var būt svarīgi resursu izmantošana, resursu pieprasījums, resursu pieejamība.

  1. Komanda nezina, kas no tās tiek prasīts.

"Saskaņā ar McKinsey ziņojumu darbinieki katru dienu pavada 1,8 stundas, meklējot un vācot informāciju." Tā ir viena no visbiežāk pieļautajām kļūdām projektu un resursu pārvaldībā. Jūsu darbinieki nelasa jūsu domas. Labi koordinētā komandā bieži vien nav nepieciešams visu tik precīzi izskaidrot, taču noteikums ir viens - visiem ir jāsaprot, kas notiek un kas ir nepieciešams.

Daudzi projektu vadītāji domā, ka, ātri aprakstot uzdevumu, viņi ietaupīs laiku. Patiesībā ir gluži pretēji, jo darbiniekiem nākas jautāt par detaļām vai noskaidrot šaubas savā starpā. Precīza uzdevuma apraksta trūkums nozīmē arī lielāku kļūdu risku. Kļūdas nozīmē korekcijas. Labojumi nozīmē vairāk laika un naudas. Tas nav labi nevienam.

Risinājums: Aprakstiet katru projektu precīzi. Mēs garantējam, ka laiks, ko pavadīsiet, lai darba aprakstā iekļautu visu informāciju, būs daudz īsāks nekā iespējamie labojumi, kas varētu rasties pārpratumu dēļ. Ir labi pievienot tādu informāciju kā klienta prasības, izpildes metode, dokumentācija, kontaktpersona jautājumiem un, protams, pareizās personas norīkošana uzdevuma veikšanai.

Komandas kapacitātei vai komandas darba grafikiem nevajadzētu būt šķērslim komandas darbam.

  1. Komandas darba trūkums 

Daudzi projektu vadītāji nesaprot atšķirību starp priekšnieku un vadītāju. Pirmie sagaida, vaino un pavēl. Līderis atbalsta, iedvesmo un aizsargā. Jūs nevarat sagaidīt, ka jūsu darbinieki darīs visu iespējamo, ja viņi jūtas nenovērtēti, apdraudēti vai pastāvīgi nepietiekami. Kritika, kurai nav nekāda sakara ar konstruktīvu atgriezenisko saiti, nepadarīs jūsu komandu produktīvāku. Gluži pretēji, īslaicīga motivācija, kas balstīta uz bailēm, novedīs pie ātrākas izdegšanas.

Risinājums: esi daļa no komandas. Kā komandas vadītājs vai projektu vadītājs esat atbildīgs par darba pabeigšanu līdz galam. Lai to paveiktu, jums ir vajadzīgi citi. Radiet komandas atmosfēru. Parādiet, ka visi esat atbildīgi par kvalitāti un termiņu ievērošanu. Esiet pārredzami, parādiet, pie kā strādājat, un paskaidrojiet, kādi būs nākamie projekta posmi un kāpēc tie ir svarīgi.

Parādiet saviem darbiniekiem, ka viņi ir svarīgi un vajadzīgi un ka viņu viedoklis ir svarīgs. Regulāri sniedziet savai komandai atgriezenisko saiti un dodiet viņiem iespēju paust savu viedokli. Regulāri rīkojiet 1:1 sanāksmes, kurās varat godīgi runāt par vajadzībām un bažām. Nodrošiniet arī iespēju tikties ar visu komandu, pat īsās ikdienas tiešsaistes sanāksmēs. Ir ļoti svarīgi saglabāt komandas piederības sajūtu, īpaši strādājot attālināti.

Dažreiz resursu plānošana un resursu plānošanas rīks nepalīdz ar slikti aprēķinātām stundām.
Pat vislabākā resursu plānošanas programmatūra neatrisinās visas problēmas projekta laikā [Avots: https://www.troutcpa.com/blog/boss-vs-leader-why-develop-hire-leaders-not-bosses].
  1. Nereālistisks laika prasību novērtējums

Laiks ir viens no svarīgākajiem jūsu resursiem. Daudzi projektu vadītāji nepietiekami novērtē laiku, kas nepieciešams konkrēta darba pabeigšanai. Viņi ieplāno projektu trim mēnešiem, lai gan ir vajadzīgi vismaz pieci mēneši. Kas tad notiek? Viss mainās, komanda strādā virsstundas, un beigās jums ir jāizvēlas: termiņš vai kvalitāte.

No otras puses, pārāk piesardzīga laika plānošana arī ir kļūda - ja jūs plānojat projekta cenu par gadu, bet cita konkurējoša programmatūras firma piedāvā sešus mēnešus, uzminiet, kuru potenciālais klients izvēlēsies.

Risinājums: Laika uzskaites programmatūra ir būtiska, lai uzraudzītu, cik ilgi tiek veikti atsevišķi uzdevumi un projekti. Pateicoties tam, jūs varat nepārtraukti pārbaudīt darbu gaitu un pārliecināties, ka neviens posms nav aizkavēts. Ļoti svarīgi ir arī ģenerēt laika atskaites - nenovērtējamu informācijas avotu, kas ļaus jums labāk novērtēt turpmāko projektu ilgumu un ievērojami uzlabot resursu plānošanu. Vissvarīgākais ir analizēt un izdarīt secinājumus.

Plānojot resursus, ir jāņem vērā atjauninātie projekta rādītāji, konkrēta uzdevuma projekta plūsma.

  1. Neaktuāla projekta statusa informācija.

Nav iespējams labi sadalīt resursus, ja nav pieejama aktuāla informācija par projektu. Diemžēl daudzos uzņēmumos dati tiek atjaunināti laiku pa laikam. Trūkst failu, nepilnīga dokumentācija, nav informācijas par projekta statusu, darbinieku atvaļinājumiem vai atbildīgās personas maiņu. Aktuāla informācija ir priekšnoteikums, lai pieņemtu pareizus lēmumus.

Risinājums: Galvenais ir ieradums. Regulāra informācijas aizpildīšana par projektu un komandu ir tikai laba prakse, kas ir jāievieš. Lai darba laika uzskaites lapu aizpildīšana, projekta statusa maiņa un pieejamības informācijas atjaunināšana katru dienu kļūst par jūsu ikdienu.

Protams, ja jums katru reizi būtu pašam jāatjaunina visa informācija, tas aizņemtu ļoti daudz laika, jo īpaši tāpēc, ka daudzi lēmumi un procesi ir saistīti. Šeit lieliski noderēs programmatūra, kas automātiski atjaunina svarīgākos parametrus. Piemēram, ja vadītājs pieņems atvaļinājumu, kalendārā automātiski parādīsies, ka darbinieks ir atvaļinājumā, un viņa pieejamība tiks samazināta. Vai arī, ja kāds ieplāno sanāksmi, kas sadursies ar citu sanāksmi - sistēma pati nosūtīs paziņojumu par šādu situāciju.

Grupu vadītājiem, piešķirot uzdevumus, jāinformē, ka vērtēšanas kritēriji ir balstīti uz uzdevumiem un projektiem.

  1. Skaidri definētu mērķu trūkums

Jūs nevarēsiet saprātīgi plānot savus resursus, ja nezināsiet, kāds ir mērķis ceļa beigās. Mērķis šajā kontekstā nenozīmē to pašu, ko galaprodukts. Izskaidrosim to ar piemēru. Iedomājieties, ka esat izvirzījis mērķi "atrast darbu". Iespējams, ar šādu mērķi pietiek, ja jums ir 18 gadi un jūs meklējat darbu brīvdienām, bet, iespējams, šodien šāds mērķis jums neko konkrēti neteiktu par to, kas jums patiesībā ir jādara.

Citādi ir, ja jūs izvirzāt mērķi "Es gribu atrast darbu kā projektu vadītājs". Tad jūs zināt, ka jums ir nepieciešams diploms vai kursi vadības jomā, vairāku gadu pieredze nozarē, kurā vēlaties strādāt, teicama angļu valodas prasme, vismaz dažu projektu vadības programmatūru zināšanas, komunikācijas prasmes, prasme strādāt zem spiediena un pārvaldīt savu laiku. Kad esat sasniedzis šos mērķus, jums ir pieejams projektu vadītāja darbs.

Risinājums: Tāpat ir arī ar projektiem - nepietiek ar "izstrādāt mobilo lietojumprogrammu". Jums ir jāatbild uz jautājumiem par to, kā šādai lietotnei būtu jādarbojas, kam tā būtu jāizmanto, kādām funkcijām tai būtu jābūt un kādām klientu prasībām tai būtu jāatbilst. Projekta atskaites punktu noteikšana kas jums parādīs ceļu no projekta sākuma līdz beigām.

Projekta darbs ir sadalīts posmos - faktiskais laiks, kas tiek patērēts dažiem no tiem, ir pārāk liels.

  1. Pārāk lieli projekta posmi

Katrs projektu vadītājs vismaz reizi dzīvē ir pieļāvis šādu kļūdu - viņš sadalīja projektu vairākos lielos posmos un nezināja, ar ko sākt. Tāpat arī komanda. Vai jūs zināt, kāda ir problēma ar pārāk lieliem projekta posmiem? Tās šķiet neiespējamas. Ja jums ir nepieciešama tīmekļa vietne un jūs uzdodat tekstu autoram uzdevumu "uzrakstīt saturu vietnei", jūs, visticamāk, nekad to neredzēsiet.

Risinājums: Konfūcijs ir teicis: "Ja ir acīmredzams, ka mērķus nav iespējams sasniegt, nekoriģējiet mērķus, bet gan darbības soļus." Kā redzams, arī pirms divarpus tūkstošiem gadu cilvēkiem bija grūtības izvirzīt sev reālistiskus mērķus, un 2022. gadā tehnoloģiskie uzņēmumi turpina risināt šo problēmu. Nu, iespējams, mēs neesam gudrāki par Konfūciju, bet pamēģināsim.

Pie vainas ir filozofija sasniegt arvien vairāk un vairāk un vairāk. Nesasniedzamus mērķus sauc par motivāciju. Neiespējamas lietas - ambīcijas. Protams, centieni augt un progresēt ir fundamentāli, un tas nenozīmē, ka ceļā uz virsotni ir jāpadodas. Runa ir par to, lai zinātu soļus, kas ved uz to. Teiksim, jūs vēlaties izveidot pasaulē populārāko saziņas lietotni. Tā ir jūsu misija.

Savukārt plāns ir visi simtiem vai tūkstošiem elementu, kas ļaus jums to sasniegt. Veiciet izpēti un iepazīstieties ar lielāko zīmolu, piemēram, Facebook, Twitter vai WhatsApp, stratēģijām. Izstrādājiet stratēģiju, atrodiet pareizos cilvēkus, nosakiet atskaites punktus, sadaliet tos uzdevumos un uzdevumus mazākos uzdevumos, novērtējiet riskus un nosakiet nepieciešamo laiku un resursus. Un rīkojieties.

 Ja plānojat projektus un meklējat kvalificētus resursus, kas nepieciešami projekta pabeigšanai, domājat, ka var rasties neveiksmes.

  1. Nav avārijas procedūru

Varētu šķist, ka tad, ja jums ir spējīga komanda, perfekts projekta grafiks, gudri plānots budžets, daudz laika un lieliska ideja, nekas nevar pasliktināties. Un tieši tā arī ir kļūda. VISMĒR kaut kas var sagadīties. Atcerieties, ka projektu vadībā darbojas Mērfija likums, un tas nenozīmē izslēgt krīzes iespējamību. Runa ir par to, lai zinātu, kā tai sagatavoties.

Risinājums: Avārijas procedūras ir resursu plānošanas pamats. Projekta plāns pats par sevi paredz, ka... viss notiks saskaņā ar plānu. Tikmēr ir jāsagatavo riska pārvaldības stratēģija un jābūt gataviem, ja kaut kas neizdodas. Galvenajam darbiniekam pēkšņi bija jāņem mēneša atvaļinājums? Nekādu problēmu - jums ir dokumentācija un process, kā norīkot kādu, kas viņu aizvietos. Kļūda rodas, un projekts aizkavējas? Arī tā nav problēma - galu galā, jūs jau esat ietaupījis divas nedēļas plānošanas posmā tieši šai situācijai. Resursu pārvaldībā un projektu vadībā, jums vienmēr ir jābūt plānam B - nekad nevar zināt, kad tas kļūs par plānu A.

Plānojiet projektus, izmantojot pieejamos resursus un reālā laika grafiku, un domājiet par nākotni.

  1. Nedomāšana par nākotni

Ahh, dzīvot šajā mirklī. Tā ir skaista doma... kad esi atvaļinājumā un tev nav neviena projekta, kas būtu jāpabeidz! Ja viss ir labi šeit un tagad, jums ir pietiekami daudz resursu jauda, un projekti tiek īstenoti savlaicīgi, tas nenozīmē, ka tā tas būs visu laiku. Ko darīt, ja pēkšņi puse komandas uz divām nedēļām dodas atvaļinājumā? Vai arī jūs uzvarat lielā konkursā un atklājat, ka jums trūkst 10 jaunu cilvēku? Protams, tehnoloģiju pasaulē ir jābūt elastīgam. Taču jādomā arī par nākotni.

Risinājums: Iepriekš izplānojiet resursu sadalījumu. Ja zināt, ka lielais projekts sāksies pēc dažiem mēnešiem un jums būs vajadzīgi papildu darbinieki, sāciet darbinieku atlases procesu jau tagad, jo ideāla kandidāta atrašana un darbā iekārtošanas process prasa laiku. Ja no jaunā gada vēlaties īstenot jaunu izaugsmes stratēģiju, sāciet to plānot jūnijā - brīvdienas vienmēr ir klusāks laiks, un gada beigās parasti ir daudz darba. Ja pēc diviem mēnešiem sākat strādāt ar jaunu klientu, sāciet gatavot sākotnējo projekta plānu un komandas sastāvu jau tagad.

Resursu pieejamības problēmas var atrisināt ar resursu plānošanas programmatūru.

  1. Nezināšana par jūsu komandas pieejamību

Daudzi projektu vadītāji plāno savu darbu tā, it kā viņiem vienmēr būtu pilna pilna laika darbinieku komanda. Tomēr ne vienmēr tas tā ir. Starptautisko attālināto uzņēmumu pasaulē daži cilvēki strādā 4 stundas dienā no pulksten 12 līdz 16, citi - 8 stundas dienā no pulksten 10 līdz 18, bet vēl citi - tikai 4 dienas nedēļā. Pievienojiet tam dažādas laika joslas, brīvdienas un atlaišanas gadījumus, un jūs iegūsiet iespaidīgu haosu. Ja vien jūs tam nesagatavojaties.

Risinājums: Atvaļinājumu un prombūtnes pārvaldība ir obligāta prasība ikvienam programmatūras uzņēmumam. Kalendārs ar darbinieku pieejamību nodrošinās, ka, plānojot projektu, jūs varēsiet precīzi novērtēt, kādi resursi ir jūsu rīcībā un cik daudz laika jūsu darbinieki var veltīt uzdevumiem.

Ziņošanas rīki un projekti jāapstrādā ar resursu plānošanas rīku.

  1. Nav darba kvalitātes kontroles 

Domājot par resursiem, jūs, iespējams, minat laiku, jaudu, budžetu, pieejamību un tehnoloģijas. Tomēr šajā grupā reti tiek iekļauts viens no svarīgākajiem resursiem, kas ir labas programmatūras uzņēmuma rīcībā. Kvalitāte. Kvalitāte ir tā vērtība, kas ļauj jums palikt tirgū, kas liek jūsu klientiem un darbiniekiem vēlēties strādāt ar jums. Katrā projekta plānā un resursu grafikā vienmēr ir jāiekļauj visaugstākās izstrādes kvalitātes uzturēšana. Bez tās jūs būsiet zaudētāji.

Risinājums: Risinājums: Darba izpildes vadība ir process, kas ļauj uzraudzīt un novērtēt paveiktā darba kvalitāti. Tas ļaus jums izlemt, kā sadalīt resursus, piemēram, piešķirt papildu atbalstu, pagarināt termiņu vai palielināt darbības jomu.

Plānojiet resursus un pārvaldiet resursu izmantošanas rādītājus ar resursu plānošanas programmatūru.

 

Resursu plānošanas saime

1. No resursu pārvaldības uz resursu plānošanu

Vadītāju vidū nav stingras vienprātības par to, kā precīzi saprast terminus, kas pieder, teiksim, projektu vadībai vai resursu vadībai. Domājot par resursu plānošanu vai resursu pārvaldību - terminiem, kas raksturo projektu vadības procesu aspektus, - situācija nav labāka. No šī viedokļa daži soļi, kas izgaismo rakstam interesantākā termina nozīmi un lomu, ir diezgan pamatoti.

Meklējot informāciju par resursu pārvaldību internetā, dažkārt atklājas dīvainas saiknes starp terminiem. Pārsteidz tas, ka resursu plānošana ir tas pats, kas resursu pārvaldība - kas nav gluži taisnība. Turklāt var atrast citātus, kuros termins resursu plānošana tiek lietots pārmaiņus ar resursu sadali. Pat resursu plānošana, kas bieži tiek uzskatīta par alternatīvu resursu pārvaldības vārdam, ir sastopama kā viens no daudzajiem pēdējā minētā vārda elementiem. Citiem resursu pārvaldība nozīmē to pašu, ko resursu plānošana, un ir liels process, kas ietver arī resursu plānošanu un resursu piešķiršanu.

Kā zināms, resursu plānošana ir daļa no resursu pārvaldības procesa. Resursu pārvaldība (vai resursu plānošana) ir daļa no projekta pārvaldības procesa. Tādējādi, pirms mēs iepazīsimies ar pirmo terminu, mums ir jāpieliek pūles, lai paskaidrotu lasītājam, kas ir resursu plānošanas daļa - resursu pārvaldība.

Projektu vadības asociācijas tīmekļa vietnē lasām:

Resursu pārvaldība ir projektam nepieciešamo resursu, piemēram, indivīdu un viņu prasmju, finanšu, tehnoloģiju, materiālu, iekārtu un dabas resursu, iegūšana, piešķiršana un pārvaldība. Resursu pārvaldība nodrošina, ka iekšējie un ārējie resursi tiek izmantoti efektīvi, savlaicīgi un atbilstoši budžetam. (APM zināšanu kopums, 7. izdevums)

Šī perspektīva ir diezgan plaša un var būt mazāk noderīga, nekā norādīts tālāk, taču tajā ir ietverti visi aspekti, ar ko cīnās par projekta pabeigšanu atbildīgās personas. Pirmkārt, APM definīcija norāda, kas vai kas pieder pie resursu saimes. Atkarībā no nozares - resursi var būt cilvēki un viņu prasmes (vai nu darbinieki, vai darbuzņēmēji), rīki, mašīnas, iekārtas (īpaši ražošanas un būvniecības uzņēmumos), telpas, autoparks utt.

Resursu plānošana projektu vadībā
Resursu plānošana ir daļa no resursu pārvaldības procesa.

Otrs aspekts, uz ko attiecas šī definīcija, ir projekta vadītāja loma - "iegūt, piešķirt". Trešais - nodrošināt - kas praksē nozīmē pievērst uzmanību, analizēt un optimizēt). Efektīva izmantošana - kas praksē nozīmē darbinieku priekšrocību un trūkumu pārzināšanu, tostarp to izmantošanas, darba slodzes, veiktspējas, grafika, prasmju u. tml. - ir ceturtā. Laiks un budžets - tie ir pēdējie, kas nav jāpaskaidro.

Taču resursu pārvaldību var noteikt vienkāršāk, pievēršot uzmanību projektam vai projekta pabeigšanai - kad projekts nosaka, kas un kad tiks tam piesaistīts. Saskaņā ar projectmanager.com:

Resursu pārvaldība ir resursu plānošanas, grafiku sastādīšanas un piešķiršanas process, lai pabeigtu projektu. 

Protams, domājot par projektu, nedrīkst aizmirst par gaidām, kas saistītas ar šo projektu. Jūsu klients maksā, jūsu klients pieprasa. Tāpēc labāk uzmanieties, vai vadītais projekts ir pabeigts ar prasībām (vēl viens izaicinājums, kam nepieciešams tā risinājums, bet ne ar rakstu).

Tomēr ir pienācis laiks šīs nodaļas būtiskajam terminam - resursu plānošanai. Bez ievadvārdiem aplūkosim nozīmi, ko pārstāv kompetents referents. Kā Projectmanager.com informē, ravotu plānošana ir identifikācija resursu un, protams, koordinācija.

Ja salīdzinām to ar mūsu konkurenta resursu plānošanas programmatūras tirgū (uzņēmuma Saviom) iesniegto priekšlikumu, mēs pamanām kaut ko pārsteidzošu. Pārfrāzējot viņu izpratni, rresursu piešķiršana tiek pielīdzināta resursu plānošanai, un tās uzdevums ir atpazīt un piešķirt pietiekamus resursus (darbiniekus vai apakšuzņēmējus) konkrētām projekta darbībām uz noteiktu laiku. 

Abi uzsver kaut ko tādu, kas līdz šim dotajās definīcijās nav parādījies. Resursu plānošana vai darbinieku plānošana (nedaudz apsteidzot nākamajā sadaļā minēto jautājumu) prasa prasmes un briedumu, kas palīdz precīzi identificēt un atpazīt darbinieka kompetences (tostarp "mīkstās prasmes"). kas mudina pieņemt lēmumu uzticēt konkrētajam darbiniekam konkrētu uzdevumu.

2. No resursu plānošanas līdz darbinieku plānošanai

Resursu plānošana ir termins, kas parādījās 90. gados. Šī termina pamatā ir ideja, ka projektiem ir ierobežota kapacitāte un resursi (un laiks, un arī budžets). Tāpēc, plānojot projekta īstenošanu, šie faktori ir jāņem vērā.

Kā resursu plānošana ir saistīta ar darbinieku plānošanu?

Darbinieku plānošanas nozīme ir ļoti tuva personāla vai darbaspēka plānošanai. Mēs apzināmies, ka šie termini dažkārt tiek lietoti konkrētās nozarēs vai otrādi - konkrētās nozarēs biežāk tiek lietots termins darbaspēka plānošana darbinieku plānošanas vietā. Jebkurā gadījumā katrs no tiem vēsta par darbinieku vai strādnieku un ar uzņēmumā, projektā vai uzdevumā sagaidāmo meistarību.

Darbaspēka plānošana tiek definēta kā process, kurā tiek izveidots stundas darba ņēmēju grafiks, lai apmierinātu pašreizējās un nākotnes prasības darbavietā. 

Šajā Toolbox tīmekļa vietnē atrodamajā definīcijā, kas saista eksperta atziņas, pieprasījums kā termins nav gluži skaidrs un liek mums iztēloties, ko autors ir domājis. Taču pamatoti varam ņemt vērā, ka projekta vai darba izpildes laiks ir tā sastāvdaļa, tāpat kā projekta prasības jeb budžets.

Personāla komplektēšana un plānošana ir cilvēkresursu sadalījums, ar kuru atlasa un piešķir darbiniekiem uzdevumus organizācijā, kā arī nosaka, kad un cik ilgi šie uzdevumi ir jāveic. (Workplacetesting.com)

Salīdzinot šo definīciju ar iepriekš minēto resursu plānošanas nozīmi, ir grūti noslēpt līdzības. Izvēle, ar ko, kad un cik ilgi tiks saskaņots; piešķirot, definējot un analizējot sniegumu, lai sasniegtu galveno mērķi - pabeigtu projektu. Katrs no tiem ir nepārprotams vai pieņemts.

Ja mēs pievienojam kaut ko acīmredzamu - bet kaut ko, kas ir jāpasaka, - ka darbinieku prasmes, pieejamība un produktivitāte arī nosaka plānošanas procesu, saikne starp darbinieku plānošanu un resursu plānošanu vairs neradīs šaubas.

Jūs jau zināt, kā uzlabot resursu plānošanu. Bet vai jūs zināt, kāpēc?

Ja esat nonācis līdz šim raksta punktam, jūs noteikti zināt, ka resursu plānošanas apgūšana nav tik vienkāršs uzdevums. Lai sasniegtu vēlamos rezultātus, jums ir nepieciešama laba prakse, jāizvairās no kļūdām un jāizstrādā stabila darba vadības programma. Taču neviens nerakstītu visus šos rakstus un rokasgrāmatas par projekta resursu pārvaldība ja kompetence šajā jomā nebūtu tā vērta. Un ieguvumu ir daudz.

  1. Jūs ietaupāt laiku un naudu. Šis arguments ir tik spēcīgs, ka ar to faktiski pietiek. Ja labi plānojat resursus, netērējat budžetu neefektīvām darbībām un, piešķirot pareizos uzdevumus pareizajiem cilvēkiem, jūs varat panākt progresu daudz ātrāk.
  2. Jūs izvairāties no kļūdas un sastrēgumu riska. Gudri un rūpīgi sadalot resursus, jūs novēršat situāciju, kad jūsu darbs pēkšņi tiek bloķēts, jo kaut kā pietrūkst.
  3. Jums ir pilnīga izpratne par projektu. Nekas nenotiek bez jūsu ziņas, un gandrīz nekas jūs nevar pārsteigt, jo visa svarīgā informācija par jūsu pašreizējo darbu ir jūsu priekšā pareizajā sistēmā.
  4. Jūs esat gatavs visam. Risku pārvaldība ir jūsu aizsardzība ārkārtas situācijās, tāpēc tur, kur cits projekta vadītājs jau sen būtu nonācis krīzes situācijā, jums ir risinājums.
  5. Jūsu komanda ir apmierināta. Un tas ir ļoti svarīgi. Cilvēkiem patīk strādāt vidē, kurā viņi zina, ko sagaidīt un ka viss ir kontrolēts. Resursu plānošana ļauj izvairīties no pārslodzes un virsstundām, un labi atpūties darbinieks ir produktīvs un apmierināts darbinieks.
  6. Jūs maksimāli izmantojat savas komandas potenciālu. Jūsu komandā ir lieliski, talantīgi cilvēki. Galu galā, tieši tāpēc jūs viņus pieņēmāt darbā. Resursu sadalījums, pamatojoties uz viņu prasmēm, ir iespēja attīstīt katra jūsu darbinieka potenciālu un maksimāli izmantot viņa kompetences.
  7. Uzlabojas jūsu darba kvalitāte. Vai ir iespējams strādāt, ja klients ir dusmīgs, komanda ir nogurusi un jums pietrūkst laika un naudas? Jūs varat. Bet kāpēc gan? Gudra resursu pārvaldība sniedz jums mieru un kontroli. Kad jums nav jāuztraucas par tādām pamatlietām kā termiņi un pietiekama jauda, jūs varat pilnībā koncentrēties uz kvalitāti.
  8. Jūs uzzināsiet. Ikviens zina, ka vingrināšanās padara darbu nevainojamu. Un kas vēl? Informācija! Resursu plānošana (vai komandas plānošana) ir nenovērtējamu datu un pārskatu avots, kurus varat analizēt, lai izdarītu secinājumus un ar katru projektu kļūtu labāki.

Resursu plānošanas programmatūras rīki palīdz pārvaldīt uzdevumus un izmantot komandu.

Resursu plānošanas programmatūras papildu funkcijas (pamatojoties uz projekta vadības dzīves ciklu).

Kā jau uzzinājāt no šī raksta, resursu plānošanas programmatūras galvenā loma ir... palīdzēt sadalīt, plānot un koordinēt resursus (darbinieku darbu), lai sasniegtu projekta prasības. Nav svarīgi, vai mēs runājam par mārketinga resursu pārvaldība, IT resursu pārvaldībavai IT projektu plānošana - loma ir tāda pati. 

Otrā piezīme - pirms mēs jums parādīsim papildu funkcijas, kuras ir vērts apsvērt - attiecas uz noteikumiem. Ar resursu plānošanas programmatūru, projektu plānošanas programmatūra, resursu pārvaldības vai resursu plānošanas programmatūru, jaudas plānošanas programmatūra, plānošanas rīki, resursu pārvaldības rīki, un tā tālāk - mēs saprotam to pašu. Tie visi ir saistīti ar organizācijas cilvēkkapitāla un grafika pārvaldību un izaicinājumu risināšanu.

Raugoties no šīs perspektīvas, mēs varam iedomāties, kas viņiem ir kopīgs. Tagad ir pienācis laiks noskaidrot, ko ir vērts ņemt vērā, meklējot piemērotu resursu plānošanas programmatūru. Kā zināms, resursu pārvaldība (un resursu plānošana kā resursu pārvaldības daļa) ir liela daļa no projektu pārvaldības procesa (ko dēvē arī par projektu pārvaldības dzīves ciklu). 

Kādas resursu plānošanas programmatūras funkcijas ir svarīgas no projektu vadības procesa viedokļa?

Vai jūsu ideālā resursu plānošanas programmatūra var arī atbalstīt:

Vai resursu plānošanas programmatūra atrisinās visas jūsu uzņēmuma problēmas?

Droši vien nē. Taču, ieviešot nevainojamu resursu plānošanas programmatūru, lielākā daļa no tiem kļūst vienkārši pārvaldāmi. Bet, ja nepieciešams vairāk laika vai vienkārši salīdzināt projektu resursu pārvaldības rīki vai projektu plānošanas rīki - jūs zināt, ko darīt.

Kā Teamdeck resursu plānošanas programmatūra ir kļuvusi par produktu?

Nav plaši zināms, ka Teamdeck kā resursu plānošanas programmatūra bija Apptension iniciatīva. Apptension ir SaaS programmatūras izstrādes uzņēmums (viņi izstrādāja arī Django SaaS boilerplate, a saas izstrādes rīks), kam sākotnēji bija nepieciešams rīks, kas palīdz plānot projektus, pārvaldīt resursus, piešķirt uzdevumus vai mērīt veiktspēju. Tāpēc viņi savām iekšējām vajadzībām izstrādāja resursu plānošanas programmatūru.

Tātad šī resursu plānošanas programmatūra sākotnēji bija paredzēta iekšējo procesu pārvaldībai uzņēmumā Teamdeck. Taču pēc kāda laika Teamdeck tika komercializēta (2015. gadā). Ikviens, kurš vēlējās izmēģināt šo programmatūru darbinieku piešķiršanai un plānošanai, varēja to izmēģināt bez maksas. 

Tā kā mēs izmantojam šo programmatūru katru dienu, jo klientu skaits nemazinās, tas ir iemesls, kāpēc mūsu produkts ir augšgalā. 

 

Vai meklējat labāko resursu plānošanas programmatūru?

Izmēģiniet Teamdeck

 

Saistītās ziņas