Daudzi uzņēmumi pašlaik meklē idejas izmaksu optimizācijai, reaģējot uz globālo pandēmiju un tās ekonomiskajām sekām. Mēģinot samazināt cilvēkresursu izmaksas, komandas nolemj īstenot darbā pieņemšanas iesaldēšanu. vai efektīvāk izmantot cilvēkresursu tehnoloģijas, lai saglabātu rentabilitāti un izvairītos no darbinieku atlaišanas. Lai labāk izmantotu pieejamās tehnoloģijas, mēs vēlamies parādīt, kā uzņēmumi var samazināt uzņēmējdarbības izmaksas, izmantojot projekta resursu pārvaldība.

Mūsu padomi noderēs daudzām dažādām vertikālām nozarēm, taču uzņēmumiem, kas strādā ar vairākiem klientiem vienlaicīgi (aģentūrām, konsultāciju uzņēmumiem, programmatūras uzņēmumiem), tie, iespējams, būs īpaši noderīgi. Tas tā ir tāpēc, ka, žonglējot ar vairākiem projektiem vienlaicīgi, resursu plānošana un pārvaldība ir ļoti sarežģīta.

Vispirms definēsim resursu pārvaldību.

Kas ir resursu pārvaldība?

Mūsu ceļvedis projekta resursu pārvaldība, mēs to definējām šādi pēc iespējas efektīvāk izmantot jūsu rīcībā esošos ierobežotos resursus. Par kādiem resursiem mēs runājam? Protams, par cilvēkiem, bet arī par iekārtām, telpām, transportlīdzekļiem vai ko citu atkarībā no jūsu uzņēmējdarbības veida. Tomēr šajā bloga ierakstā mēs pievērsīsimies cilvēkresursu pārvaldībai.

Resursu maksimāli efektīva izmantošana nozīmē, ka jūs tos izmantojat efektīvi, piešķirt pareizos cilvēkus pareizajiem projektiem (resursu piešķiršana), un analizējiet savas komandas darbu, lai atrastu optimizācijas iespējas. Šie soļi ir ļoti svarīgi, lai samazinātu uzņēmējdarbības izmaksas, kā redzēsiet turpmākajās rindkopās.

Izmantojot labi resursu plānošanas programmatūra jums ļoti palīdzēs. Protams, lietotne nepadarīs visu darbu jūsu vietā, taču tā ļaus jums veikt darbus efektīvi, ietaupot laiku un naudu. Šajā emuāra ierakstā redzēsiet ekrānus no Teamdeck, lietotni, ko izmanto komandas visā pasaulē.

Kā efektīva resursu pārvaldība palīdzēs ietaupīt naudu?

Attīstīt Teamdeck, pilnīgu resursu pārvaldības lietotni, mēs bieži runājam ar saviem klientiem par resursu pārvaldības ietekmi uz viņu budžetiem.

Apptension bija viens no pirmajiem uzņēmumiem, kas izmantoja Teamdeck, lai plānotu un pārvaldītu savu darbinieku darbu. Apptension finanšu un personāla nodaļas vadītājs Pjotrs Bandošs mums pastāstīja:

Bez Teamdeck mēs ik mēnesi esam izšķieduši $11 130 darbinieku laika, lai risinātu parastas vadības problēmas. Teamdeck palīdzēja mums samazināt šo izšķērdēšanu līdz $1249,50, kas mums ietaupa $9 880,50 mēnesī.

Apptension ir 50 cilvēku komanda, tāpēc, ja vadāt lielāku uzņēmumu, varat sagaidīt vēl lielākus ietaupījumus. Kā tas ir iespējams? Pāriesim pie detaļām - kā jūs ietaupāt naudu, ieviešot resursu pārvaldību?

Uzlabota resursu izmantošana

Kāpēc resursu izmantošana tik svarīgi? Īsumā: tas ir izdevīgi gan darba devējam, gan darbiniekiem. Padomājiet, piemēram, par nepietiekamu darbinieku izmantošanu. Cilvēki, kas gaida uz uzdevumiem, rada izmaksas uzņēmumam, bet var arī paši kļūst ļoti neapmierināti.. No otras puses, pārmērīga izmantošana var izraisīt darbinieku izdegšana un papildu izmaksas darba devējam, ja maksājat vairāk par virsstundas. Tas ir pavisam vienkārši: ar optimālu izmantošanu jūs neradāt nevajadzīgas izmaksas, un jūsu komandas locekļi var izbaudīt. sabalansēts komandas darba slodze.

Resursu pārvaldība ir galvenais priekšnoteikums, lai saglabātu labu resursu izmantojumu. Tas prasa pievērst uzmanību resursu plānošana un uzticēt darbu darbiniekiem, kuri var uzņemties vairāk uzdevumu. Kad jūs redzat visu jūsu komandas locekļu rezervējumus. resursu kalendārs, ir daudz vieglāk pamanīt cilvēkus, kuri tiek nepietiekami vai pārmērīgi izmantoti.

Darbinieku darba laika uzskaites lietotne, kas informē, cik daudz laika ir pavadījuši projektu vadītāji.

Labāka projekta rentabilitāte

Viens no iemesliem, kāpēc resursu pārvaldība ietekmē projektu rentabilitāti, ir tas, ka tā palīdz izvēlēties labākos cilvēkus konkrētajam uzdevumam. Tas šķiet pietiekami vienkārši, ja jūsu komandā ir, piemēram, desmit cilvēki. Bet ko darīt, ja jūs vadāt vairāk nekā 200 darbinieku?

Resursu pārvaldības rīki piemēram, Teamdeck, sniedz labu pārskatu par talantu kopumu. Jūs redzat, kas ir pieejams, lai pievienotos jaunam projektam, bet varat arī filtrēt komandas locekļus pēc prasmēm, darba stāža vai atrašanās vietas. Ja pie projekta strādā labākie iespējamie cilvēki, ir lielāka iespēja, ka tas būs veiksmīgs.

Lai pārvaldītu vairākus projektus, ir jāizmanto labākās projektu pārvaldības programmas ar laika uzskaites un sadarbības funkcijām.

Tomēr, pat ja jūsu talantīgākie speciālisti spēs īstenot projektu noteiktajā termiņā un budžetā, var izrādīties, ka tas ir maz ienesīgs. Viss ir atkarīgs no budžeta, par kuru vienojaties ar klientu, un norēķinu metodes.

Piemēram, ja rēķinu izrakstāt par stundu (laiks un materiāls), ir vērts analizēt jūsu komandas rēķinā norādīto un neuzskaitīto laiku. Darbinieku darba laika uzskaite ir svarīgs resursu pārvaldības aspekts. Tas ļauj veikt uzlabojumus gan personīgā līmenī (piemēram, pielāgot savu darba slodzi), gan projekta vai pat organizācijas līmenī.

Iet uz savas komandas darba laika uzskaites pārskats un noskaidrojiet, kāds ir apmaksājamo un neapmaksājamo stundu sadalījums. Tad veltiet brīdi, lai padomātu par to, kā šo attiecību varētu uzlabot par labu sev. Piemēram, jūs, iespējams, pamanāt, ka jūsu projektu komandas daudz laika pavada garās darbinieku sanāksmēs vai administratīvajos uzdevumos, piemēram, projekta atskaišu sagatavošanā. Jūs burtiski redzēsiet, kur jūs zaudējat naudu.

Kā jūs varat to novērst? Viena no idejām ir uzlabot uzņēmuma iekšējos procesus. Cita iespēja būtu citādāk pieiet turpmākajiem budžetiem un, piemēram, piešķirt lielāku rezervi.

Nevajadzīgas saziņas novēršana

Saziņa ir ļoti svarīga, īpaši uzņēmumiem, kas pārgājuši uz attālināto darbu. Ja arī jūs esat šādā situācijā, varat izlasīt mūsu emuāra ierakstu par efektīva saziņa attālinātām komandām.

Tomēr ir arī taisnība, ka saziņa var būt apgrūtinoša un laikietilpīga. Piemērs? Iedomājieties, ka esat komandas vadītājs un jums ir šāda saruna ar kolēģi:

  • Vai nākamnedēļ es varu paņemt brīvu dienu?
  • Paskatīsimies. Cik daudz brīvā laika pabalsta jums ir?
  • Nezinu, bet es jau pagājušajā mēnesī biju paņēmis slimības lapu. Vai es joprojām varu ņemt personīgo dienu?
  • Ļaujiet man pajautāt personālvadības komandai un sazināsimies ar jums.

Vēl viens piemērs ir gadījumi, kad cilvēki nav pārliecināti, kam konkrētajā dienā jāpievērš uzmanība. Tas var izklausīties pārsteidzoši, bet tas nav reta parādība, jo īpaši pozīcijās, kas atbalsta vairākus projektus nedēļas laikā (piemēram, ilustratori, DevOps speciālisti).

Tas šķiet pavisam nevainīgi, taču līdzīgas sarunas var aizņemt vairākas stundas no jūsu darbinieku nedēļām. Vai nebūtu lieliski novērst šīs sarunas un tā vietā ieviest efektīvas sistēmas darba vai atvaļinājuma laika plānošanai un pārvaldībai? Tieši šeit noder resursu pārvaldības rīki.

Ja jūsu komanda ir apņēmusies pārvaldīt resursus, darbiniekiem ir viegli pārbaudīt nākamo dienu prioritātes. Arī atvaļinājuma pabalstus un pieprasījumus var apstrādāt bez aizķeršanās. Jūs kā uzņēmums ietaupāt naudu, un jūsu komandas darbinieki var pievērsties viņiem svarīgai komunikācijai.

Precīza resursu prognozēšana

Vai esat kādreiz veicis dārgu darbā pieņemšanas procesu tikai tādēļ, lai pieņemtu darbā darbinieku, kuram galu galā nebija tik daudz darba? Vai varbūt esat nodrošinājis vairākus projektus, lai saprastu, ka jums nav pietiekami daudz darba. jauda lai tos nodrošinātu, un par papildu samaksu nācās nolīgt ārštata darbiniekus vai ārpakalpojumu komandas? No abiem scenārijiem varēja izvairīties, izmantojot resursu prognozēšanu. Tas nozīmē, ka jūs mēģināt paredzēt, cik daudz resursu jums būs nepieciešami un kad.

Kā resursu pārvaldība var palīdzēt cilvēkresursu prognozēšana?

Pirmkārt, jūsu vadītājiem ir labāks priekšstats par jūsu komandas kapacitāti un pašreizējo darba slodzi, tāpēc viņi var attiecīgi plānot ražošanas plūsmu. Otrkārt, jūs varat analizēt vēsturiskos datus no jūsu komandas darba laika uzskaites lapām, lai noteiktu likumsakarības. Piemēram, daudzām aģentūrām ir sezonāls resursu pieprasījums: ir mēneši, kad darba ir vienkārši vairāk. Zinot to iepriekš, jūs varat sagatavoties resursu trūkumam un sākt darbā pieņemšanas procesu vai vienoties ar ārpakalpojumu uzņēmumu par labāku piedāvājumu. Šādā veidā jūs optimizēsiet savus izdevumus un varēsiet labāk plānot savas finanses.

Vai resursu pārvaldība ir dārga?

Saskaroties ar krīzi, jūsu pirmais instinkts varētu būt ierobežot izdevumus. Ieguldījums resursu pārvaldības lietotnē var šķist pretrunā ar intuīciju, kad izmisīgi vēlaties ietaupīt naudu, vai ne? Patiesībā, ja vien jūsu vadības komanda ir apņēmības pilna efektīvi resursu plānošana un pārvaldība, ieguldījumu atdevei vajadzētu būt lielai.

Piemēram, Apptension, uzņēmums, kas lēš, ka, pateicoties Teamdeck, katru mēnesi ietaupa $10k. Cik daudz viņi tam tērē? Licence vienam cilvēkam maksā $3,99, tātad 50 cilvēku komanda katru mēnesi maksā $199,50. Kā redzat, tā ir tikai neliela daļa no ietaupījuma, ko viņi spēj gūt, pateicoties efektīvai resursu pārvaldībai.

Vai vēlaties uzzināt, kāda būtu jūsu uzņēmuma ieguldījumu atdeve? Apspriedīsimies par to! Sazinieties ar Anielu: viņa apspriedīs jūsu resursu pārvaldības vajadzības un parādīs, kā Teamdeck var palīdzēt jums samazināt uzņēmējdarbības izmaksas.

augsta līmeņa plānošanas reģistrācija

Teamdeck.io - specializēts risinājums resursu pārvaldībai

Saistītās ziņas

Projektu vadītāji vienmēr meklē resursu pārvaldības programmatūras iespējas.
Projektu vadība, Toolbox

Resursu plānotājs - kā izvēlēties pareizo?

Efektīva resursu plānošana ir svarīgs mērķis dažādiem uzņēmumiem - gan maziem, gan lieliem, kas strādā tiešsaistē vai darbojas bezsaistē balstītās nozarēs. Tā kā uzņēmumiem, kuriem tas ir nepieciešams, ir ļoti daudzveidīgi, ir neiespējami sniegt universālu ieteikumu...