Komandas visā pasaulē saskaras ar līdzīgiem izaicinājumiem, plānojot komandas grafiku. Projekta plāna izveide ir sarežģīta pati par sevi., un tās atjaunināšana un reaģēšana uz izmaiņām ir sarežģītāka. Situācija kļūst vēl sarežģītāka, ja daudzi darbinieki strādā attālināti.

Ko jūs uzzināsiet no šī raksta:

Tiešsaistes kalendāra plānotājs un tā ģimene

Pirms iegūsiet diezgan labu ieskatu par to, kā darbojas tiešsaistes kalendāra plānotājs, jums ir jāzina, kā izskatās tirgus.

Pirmkārt, tiešsaistes kalendāra plānotājs, kalendāra plānotāja programmatūra, projektu plānošanas rīks, projektu plānošanas kalendārs, kalendārs plānošanas rīks, tiešsaistes grafika plānotājs vai resursu plānošanas programmatūra - ir tāda pati loma. Tiem ir jāpalīdz organizēt jūsu un jūsu komandas locekļu darbu.

Kalendāra plānošanas rīks un kalendāra programmatūra ietaupa daudzu projektu vadītāju laiku

Tiešsaistes kalendāra plānotājs vai tradicionālais kalendārs?

Otrkārt, vienmēr ir jāņem vērā projektu vadības procesi un ar tiem saistīto izaicinājumu un gaidu daudzveidība. Ja vadītāji izmanto kādu projektu vadības risinājumu vai vienkārši tiešsaistes grafika plānotāju, viņi pievērš uzmanību tādām funkcijām kā:

Trešais, tiešsaistes kalendāra plānotājs, ir tikai daļa no lielas projektu pārvaldības rīku saimes. Saskaņā ar Wrike - mūsu konkurenta tiešsaistes kalendāra plānotāju tirgū - rakstu, šī projektu vadības programmatūra piedāvā 4 veidu tiešsaistes kalendāra plānotājus.

1. Darāmo darbu saraksti

Darbu sarakstu lietotne ir labāka par grafiku veidnēm daudziem premjerministriem.

2. Tiešsaistes kalendāra plānotāji

Tiešsaistes kalendāra plānotājs, tiešsaistes grafika veidotājs vai tiešsaistes grafika plānotājs - lai kā jūs to nosauktu, tiem kopīgs ir tāfele, uzdevumi un tiem piešķirtie cilvēki. Šiem plānotājiem bieži vien ir vilkšanas un nomešanas funkcija, kas ļauj lietotājiem viegli piešķirt uzdevumus un pārkārtot grafikus.

Tiešsaistes kalendāra plānotājs atrisina daudzas projektu vadības problēmas

[Avots: Teamdeck - resursu pārvaldības programmatūra pamatojoties uz kalendāra plānotāju tiešsaistē]

3. Ganta diagrammas

Ganta diagramma ir diagramma ar divām asīm. Horizontālā rāda projekta laika grafiku. Vertikālā ass parāda visus uzdevumus, kas izskatās kā joslas.

4. Kanban dēļi

Vizuālā tāfele sadala uzdevumus/projektus dažādās kategorijās, un katra kategorija ilustrē dažādus uzdevumus/projektus. projekta posmi. Tipiskākie iestatījumi ir "darāmie", "nepabeigti" un "pabeigti", ko papildina citi.

[Avots: Trello - komandas pārvaldības risinājums ar kalendāra skatu]

Kas ir tiešsaistes kalendāra plānotājs

Neraugoties uz atšķirībām, mērķis ir viens un tas pats. Tiešsaistes kalendāra plānotājs vai, kā mēs labprātāk izvēlamies, tiešsaistes grafika plānotājs ir programmatūras rīks, kas ļauj plānot un pievienot uzdevumus, projektus un notikumus kalendāra skatā/kalendāra tāfelē. 

Izklausās vienkārši, līdz mēs izmantojam citu terminu - vienkārši "kalendāra plānotājs". Un tas būtu impulss, kas aizsāk jaunu jautājumu: vai ir kāda atšķirība? Ar ko plānotājs atšķiras no tiešsaistes kalendāra (piemēram, Google kalendāra)?

Šiem diviem lietotņu veidiem ir atšķirīgi mērķi:

Var teikt, ka tiešsaistes kalendāra rīki var arī palīdzēt jums plānot darbu. Tā ir taisnība, vismaz personīgajam lietojumam. Tomēr, ja jums ir jānosaka termiņi vai jāizveido grafiks jūsu komandai (vai vairākām komandām), jums būs nepieciešamas plašākas funkcijas, nekā piedāvā vairums kalendāru.

No kā izvairās projekta vadītājs, izmantojot tiešsaistes kalendāra plānotāju

Parunāsim par ieguvumiem: kādi ir taustāmie ieguvumi, izmantojot tiešsaistes kalendāra plānotājus? Mēs esam nolēmuši tos iedalīt vairākās kategorijās:

1. Laika un izmaksu izšķērdēšana 

Vai esat kādreiz aizdomājies, cik daudz stundu jūsu komanda pavada nevajadzīgām sarunām par pašreizējiem vai gaidāmajiem uzdevumiem? Apptension, 50 cilvēku programmatūras izstrādes uzņēmums ir aprēķinājis, ka katru mēnesi zaudē vairāk nekā $11k par tādiem jautājumiem kā "Ko man šodien darīt?", "Vai mans atvaļinājuma pieprasījums ir apstiprināts?". Izmantojot tiešsaistes kalendāra plānotāju, viņiem ir izdevies šo skaitu samazināt par gandrīz $10k! 

2. Pārredzamības trūkums

Kad nolemjat savā organizācijā/komandā ieviest tiešsaistes plānotāju, tas kļūst par vienīgo patiesības avotu attiecībā uz grafikiem, projektiem, progresu, pienākumiem utt. Daudzos plānotājos interfeisa kreisajā pusē ir aile "Piešķīrējs", kurā var sekot līdzi darba progresam un plānot uzdevumus. Tas ir būtiski, jo īpaši izkliedētām komandām, lai būtu pārredzams pārskats par komandā notiekošo darbu.

Tiešsaistes grafika plānotājs tā darba laikā

Darbinieku norīkošana (rezervēšana), pamatojoties uz prasmēm un pieejamību. Katras nedēļas skats un norīkojums parādās tiešsaistes kalendāra plānotājā. [Avots: Teamdeck]

3. Nepietiekami kontrolēti projekti

Mēs iesakām izmantot tiešsaistes plānotājus, nevis plānot darbu programmā Excel vai uz papīra. Iemesls ir tāds, ka, ja notiek izmaiņas - un tās gandrīz neizbēgami notiks -, jūs varat ātri reaģēt un viegli rediģēt plānu, izmantojot interaktīvu rīku. Izklājlapas un teksta dokumenti var ātri novecot, ja tos regulāri neatjaunināsiet.

4. Rupja sadarbība

Iedomājieties, ka jūsu uzņēmumā vienlaikus tiek īstenoti vairāki projekti. Katrs projektu vadītājs ir jāsavāc komanda un jāieplāno projekta sākuma datums atbilstoši viņu pieejamībai. Izmantojot kalendāra plānotāju, viņi var arī redzēt, ko plāno citi premjerministri, un izvairīties no projektu grafiku konflikts.

5. Pārmērīga izmantošana, nepietiekama izmantošana

Projekts un resursu plānošana lietotnes ir rīki laimīgas komandas veidošanai. Darbinieki vēlas būt informēti par gaidāmajiem uzdevumiem. Viņi arī jūtas labāk, ja vadītāji var redzēt un plānot viņu pieejamību vai darba slodzi. Virsstundu vai nepietiekamas darba slodzes iespējas ir daudz mazākas, ja izmantojat stabilu tiešsaistes plānotāju. Lasiet, kā novērtēt resursu izmantošana un tās loma projektu vadības procesos. 

Plānojiet profesionāli izstrādātas veidnes vai izveidojiet jaunu grafiku un saglabājiet organizētību, izmantojot ne bezmaksas grafika veidotāju.

Kā plānot komandas darbu ar Teamdeck un tā tiešsaistes kalendāra plānotāju komandas darba plānošanai?

Tagad, kad jūs zināt galvenās priekšrocības, ko sniedz darba plānošana ar tiešsaistes kalendāra rīkiem, mēs vēlamies parādīt, kā to var izdarīt praksē, izmantojot Teamdeck.

Teamdeck ir tiešsaistes kalendāra plānotājs (vai - resursu pārvaldības programmatūru, ja vēlaties), kas apvieno tiešsaistes kalendāra plānotāja funkcijas ar citām jaudīgām funkcijām, piemēram, laika uzskaiti, prombūtnes pārvaldību un ziņošanu par projektiem.

Lūk, kā, izmantojot Teamdeck, nedēļas plānošana jūsu komandai var būt vienkāršāka:

1. Noskaidrojiet, kurš ir pieejams un kurš ir aizņemts.

Pirms sākat veidot nedēļas plānu, jums ir jāsagatavo pārskats par komandas pieejamību. Tas ir vienkārši: viss, kas jums jādara, ir jāpārbauda resursu kalendārs.

Varat izmantot arī pielāgotus laukus, lai reģistrētu un sakārtotu papildu informāciju, piemēram, par lomām, pienākumiem un īpašiem projekta atribūtiem.

Šeit varat sekot līdzi informācijai par komandas pieejamību divos dažādos līmeņos:

Varat arī pārbaudīt darbinieku pašreizējos uzdevumus un uzzināt, vai viņiem ir piešķirti kādi projekti un uz cik ilgu laiku. Ja cilvēkiem jau ir daudz uzdevumu, iespējams, jūs nevēlaties viņus pārslogot ar papildu darbu.

[/vc_column_text]

2. Piešķiriet saviem darbiniekiem dažādus projektus

Kad esat apzinājis darbiniekus, kuri varētu iesaistīties jūsu projektā, varat viegli viņiem to uzticēt. Rezervācijai varat pievienot arī tagus un piezīmes: izmantojiet tās, lai informētu citus vadītājus, ka šis uzdevums ir provizorisks vai, gluži pretēji, ļoti steidzams.  

Mēneša kalendārs un ieskats par komandas locekļiem tikai ar dažiem klikšķiem

3. Sekojiet līdzi savas komandas darba slodzei un sniegumam

Kā projekta vadītājam vai komandas vadītājam jums ir jātur pirksts uz pulsa un katru dienu jāuzrauga projekta progress. Ja skatīsieties tikai uz plānotajiem darbiem, jūs nesaņemsiet visas atbildes. Tāpēc Teamdeck lietotāji var reģistrēt laiku, ko viņi ir pavadījuši pie konkrētā projekta. Ar vieglu piekļuvi šai informācijai ir vienkārši salīdzināt aplēses ar faktiskajiem datiem un veikt abu veidu pārskatu:

  • jūsu komandas plānoto darba slodzi (rezervācijas),
  • viņu faktisko darba slodzi (darba laika uzskaites lapas).
Mēneša plānotājs ar vairākiem komandas locekļu kalendāriem

Izmantojiet projekta statusa ziņojumi piemēram, šo, lai pieņemtu labākus ar komandu saistītus lēmumus.

4. Integrējiet mūsu tiešsaistes kalendāra plānotāju ar citiem jūsu komandas iecienītiem rīkiem

Jūsu darbinieki, visticamāk, izmanto daudz dažādu lietotņu, lai vienkāršotu savu darbu: tērzēšanas, kalendārus, PM rīkus, lai sekotu līdzi savām darba stundām un uzdevumiem. Jūs varat viegli integrēt Teamdeck ar daudziem populāriem rīkiem un padarīt plānošanu un projekta resursu pārvaldība efektīvākus procesus, piemēram:

  • saņemt Slack ziņojumu, kad kāds pieprasa atvaļinājuma dienu,
  • sinhronizējiet savu grafiku ar Google kalendāru,
  • vai integrēt ar Podio, Sage HR vai jebkuru citu jums vajadzīgo pakalpojumu, izmantojot Zapier.

Izmēģiniet Teamdeck tiešsaistes grafiku veidotāju 30 dienas bez maksas

Vai domājat, ka Teamdeck varētu būt jūsu komandai piemērots tiešsaistes kalendāra plānotājs? Pievienojieties vairāk nekā 3500 klientiem, kas katru dienu izmanto mūsu lietotni. Sāciet bezmaksas 30 dienu izmēģinājuma versiju šeit. Ja jūsu komandā ir ne vairāk kā 6 cilvēki, bezmaksas plānu varat izmantot uz visiem laikiem. Mēs aicinām lielākas komandas piedalīties mūsu personalizētajā uzņemšanas procesā: ieplānojiet sarunu ar mūsu klientu veiksmes eksperti Anielu.

Teamdeck tiešsaistes kalendāra plānotājs

Meklējat tiešsaistes kalendāra plānotāju par saprātīgu cenu?

Stormind Games, Wunderman Thompson, Hill-Knowlton ir izvēlējušies Teamdeck tiešsaistes grafiku plānotāju

Saistītās ziņas