Sākums " Blogs " Efektīva resursu pārvaldība ar Teamdeck

Teamdeck ir resursu pārvaldības programmatūra simtiem komandu visā pasaulē. Mēs uzskatām, ka mūsu rīka #1 pieņemšanas iemesls ir tā pielāgošanas iespējas. Mūsu klienti nosaka personalizētus skatījumus, pielāgo veidnes un izveido integrācijas, kas palīdz viņiem pārvaldīt savas komandas bez liekiem sarežģījumiem.

Ko jūs uzzināsiet, pateicoties šim rakstam:

Efektīva resursu pārvaldība ir saistīta ar laika un enerģijas izmantošanu darbībām, kas jūsu komandai un jūsu uzņēmumam sniedz pārmaiņas. Teamdeck rutīnas racionalizēšana ļaus jums iegūt papildu laiku, lai koncentrētos uz darba būtību. 

Neatkarīgi no tā, vai esat pavisam jauns Teamdeck lietotājs vai pieredzējis lietotājs, jums vajadzētu spēt uzlabot savu produktivitāti, izmantojot šos padomus par efektīvu. projekta resursu pārvaldība

Iestatījumu sakārtošana

Teamdeck ir pieejamas dažādas iespējas, no kurām lietotāji var izvēlēties. Elastība ir svarīga, jo dažādiem uzņēmumiem ir atšķirīgas vajadzības. Tomēr, no otras puses, nereti gadās, ka komanda patiešām izmanto, piemēram, visus 16 iepriekš noteiktos atvaļinājuma iemeslus. 

Komandas locekļi ar īpašnieka tiesībām var mainīt iepriekš noteiktos iestatījumus. Iet uz Iestatījumi -> Paplašinātie sākt organizēt. Atvēliet pāris minūtes, lai pārlūkotu:

  • rezervēšanas tagus,
  • darba laika uzskaites žurnāla tagus,
  • atvaļinājuma iemesli,

un izņemiet tos, kurus jūsu komanda, visticamāk, neizmantos. Saraksti būs īsāki un vieglāk pārskatāmi jums un jūsu komandas biedriem. 

Efektīva resursu pārvaldības sistēma piedāvā modificētus projekta uzdevumu tagus.
Modificējamas rezervēšanas birkas

Bažījaties, ka galu galā jums varētu būt nepieciešamas papildu birkas? Jūs varat tos pievienot jebkurā laikā, nav nepieciešams tos krāt iepriekš.   

Pielāgotie lauki efektīvai resursu pārvaldībai

Teamdeck ļauj pievienot pielāgotus laukus komandas dalībniekiem un projektiem. Tādējādi jūs varat sniegt sīkāku informāciju par savu komandu (amata nosaukums, atrašanās vieta, darba stāžs) un darbu (klients, budžets).

Galvenā pielāgoto lauku priekšrocība ir iespēja viegli padziļināt resursus. Nepieciešams atrast programmatūras izstrādātāju, kurš ir pieejams, lai pievienotos jaunam projektam? Tā vietā, lai šķērsotu savu komandu pa vienam, varat izvēlēties, lai tiktu rādīti tikai tie cilvēki, kuru amata nosaukumi atbilst jūsu vakancei un kuri ir pieejami darbam noteiktā periodā. Šo funkciju īpaši novērtēs lielākas komandas un uzņēmumi ar vairākiem birojiem, kur komandas locekļi cits citu tik labi nepazīst.

Pielāgotie lauki noderēs arī, veidojot pārskatus. Iedomājieties, ka jums ir jāuzrauga projekta faktiskās izmaksas, bet katram darbiniekam ir atšķirīga stundas likme. Pielāgotais lauks "Projekta likme", kas saistīts ar katru komandas locekli, ietaupīs jums daudz laika, kas veltīts izklājlapu pārlūkošanai. 

Efektīva resursu pārvaldība - aprēķiniet projekta izmaksas un palieliniet projekta rentabilitāti
Reiziniet katra komandas locekļa stundas likmi ar viņa darba laika uzskaites datiem, lai iegūtu pašreizējās izmaksas.

Izveidot pielāgotus skatus 

Katrs lietotājs ar pārvaldnieka vai īpašnieka tiesībām Teamdeck var iestatīt vairākus pielāgotus skatījumus galvenajā. resursu kalendārs. Tos var kopīgot visā organizācijā vai saglabāt privāti.

Tas maina spēles gaitu, jo īpaši, ja Teamdeck izmanto dažādas uzņēmuma komandas (PM, HR, pārdošanas), un tā tas ir gandrīz vienmēr. 

Kalendāra noklusējuma skatā katram komandas loceklim tiek parādītas pāris rindas:

  • Rezervācijas
  • Darba laika uzskaites lapas
  • Pieejamība
  • Atpūta
  • Rezervācijas/pieejamība (B/A)
  • Darba laika atskaites/pieejamība (T/A)

Noklusējuma skats ir ļoti informatīvs, bet vienlaikus arī diezgan plašs, īpaši, ja jums ir liela komanda. Savukārt pielāgotajos skatos var glabāt tikai tos datus, kas jums nepieciešami darba veikšanai. 

Cilvēkresursu nodaļas parasti izveido atsevišķu skatījumu tikai atvaļinājumu datiem, savukārt pārdevēji, kurus interesē viņu komandas kapacitāte jauniem projektiem, koncentrējas uz rezervācijām. Šādus vienfunkcionālus skatījumus parasti ir daudz vieglāk lasīt. 

Optimizēt resursu piešķiršanu efektīvai resursu pārvaldības stratēģijai
Tikai brīvdienu skats programmā Teamdeck - resursu jaudas plānošanas programmatūrā.

Kā izveidot pielāgotu skatījumu? Noklikšķiniet uz Jauns skats virs resursu saraksta. Pēc tam konfigurējiet pielāgotā skata iestatījumus un filtrus.

Tāpat kā tas bija Teamdeck vispārīgo iestatījumu gadījumā, arī kalendāra skatam jābūt pielāgotam jūsu uzņēmuma konkrētajām vajadzībām. Piemēram, ja jūsu komandā nav darbinieku, kas strādā nepilnu darba laiku, iespējams, var iztikt bez pieejamības rindas. Tas pats attiecas uz darba laika uzskaites lapām, ja izvēlaties tās nesekot.

Izveidot galvenos pārskatus 

Jums ir pieejamas 7 pārskatu veidnes, kas piemērotas izmantošanas aprēķināšanai vai projektu budžetu uzraudzībai. Varat tos pielāgot atbilstoši savām prasībām. Kad esat izveidojis perfektu atskaites veidni (piem. pārdošanas KPI aprēķināšana), dalieties tajā ar saviem kolēģiem vadītājiem. Šādā veidā viņi ietaupīs daudz laika un jūsu uzņēmumā tiks izveidots atskaišu standarts.

Šāda pieeja būs ļoti noderīga uzņēmuma mēroga pārskatiem. Bet kā ir ar konkrētiem projektiem? Pagaidām Teamdeck nav iespējams dublēt esošos pārskatus, tāpēc kolēģi nevar kopēt jūsu pārskatu. Tomēr viņi var strādāt ar pieejamajām veidnēm, lai paātrinātu pārskatu izveides procesu. Alternatīvi varat palikt pie viena pārskata un izmantot filtrus, lai parādītu datus, kurus konkrētajā brīdī nepieciešams analizēt. Vairāki cilvēki var izmantot vienu un to pašu pārskatu, mainot tikai aplūkojamo datumu diapazonu/projektu.   

Projekta resursu pārvaldības programmatūra palīdz novērst iespējamās vājās vietas
Filtrējiet pārskatus, lai parādītu attiecīgos datus. Filtrējiet pārskatus, lai efektīvāk pārvaldītu resursus.

Resursu pārvaldības risinājuma integrācija ar Slack vai e-pastu 

Lai efektīvi pārvaldītu resursus, ir svarīgi sekot līdzi komandas darba slodzei vai prombūtnēm. Par laimi, ir veidi, kā sekot līdzi aktuālajai informācijai bez nepieciešamības ik pēc pāris minūtēm pārbaudīt komandas kalendāru. Varat izveidot Slack vai e-pasta paziņojumus, lai brīdinātu jūs par svarīgiem notikumiem (piemēram, jauniem atvaļinājumu pieprasījumiem). 

Visvienkāršākais veids, kā to izdarīt, ir izmantot Zapier, jo tam nav nepieciešamas programmēšanas prasmes. Ja vēlaties izveidot pielāgotu darbplūsmu, Teamdeck publiskais API ir pieejams, lai ar to varētu spēlēties. 

Vēlaties uzzināt vairāk par efektīvu resursu pārvaldību ar Teamdeck?

Izvēloties jaudīgu tiešsaistes kalendāra plānotājs ir viena lieta. Tomēr, lai no tā gūtu patiesu labumu, parasti ir nepieciešams apgūt trikus, kas atvieglos jūsu darbu. Sākt strādāt ar Teamdeck ir vienkārši, taču mēs labprāt palīdzēsim jums kļūt par pilntiesīgu lietotāju īsā laikā. Pierakstieties uz bezmaksas konsultāciju ar mūsu komandu, lai apspriestu, kā pielāgot Teamdeck savām vajadzībām. 

Vai resursu pārvaldība ir efektīvāka?

Saņemiet personalizētu produktu apskati kopā ar mūsu konsultantiem - izvēlieties resursu plānošanas programmatūru, ko izvēlējušies tādi grandi kā Stormind Games un Hill-Knowlton.

Saistītās ziņas

Palīdzība projektu vadītājiem aprēķināt resursu izmantošanu
Projektu vadība, teamdeck

Kā projektu vadītāji mēra resursu izmantošanu?

Uzņēmumi parasti iegulda daudz pūļu resursu sadalē. Jūs vēlaties, lai visi būtu aizņemti, vienlaikus nodrošinot, ka viņu uzdevumi uzņēmumam ir vērtīgi (kas bieži vien nozīmē, ka par tiem var saņemt rēķinus). Tas kļūst patiešām sarežģīti, jo jūsu komanda...