Niezależnie od tego, czy pracujesz w firmie programistycznej, czy w agencji kreatywnej, prawdopodobnie dobrze wiesz, że projekty nie kończą się, gdy ktoś przesyła ostateczny commit do bazy kodu lub gdy klient odpowiada "wygląda dobrze" na twoją pracę. Oczywiście, część cyklu życia projektu związana z dostawą może dobiegać końca, ale teraz jest czas na prawidłowe zamknięcie projektu. W tym wpisie na blogu przedstawimy niektóre z najważniejszych kroków, które należy uwzględnić w procesach zarządzania projektami w firmie po zakończeniu projektu.
Po pierwsze, zastanówmy się, dlaczego w ogóle powinieneś dbać o proces zamykania projektu.
Proces zamykania projektu jest przydatny, aby upewnić się, że wszyscy zaangażowani w projekt są na tej samej stronie, a projekt został oficjalnie zakończony. Co się dzieje, gdy projekt nie zostanie prawidłowo zamknięty? Po pierwsze, możesz nadal otrzymywać prośby o zmiany od klienta, który nie jest świadomy, że nie jest to już czas na takie prośby. Zamknięcie projektu jest również korzystne z punktu widzenia zarządzanie zasobami projektu perspektywa. Nie będziesz niepotrzebnie zatrzymywać swoich pracowników przy już ukończonym projekcie - będą mogli pracować nad nowymi zadaniami. Wreszcie, będziesz miał okazję spojrzeć wstecz na projekt i ocenić, co poszło dobrze, a co można poprawić.
A co z pracownikami? Uczestnictwo w procesie zamknięcia po zakończeniu projektu, niezależnie od tego, czy zakończył się on sukcesem, czy nie, da im poczucie zamknięcia i poprawi morale zespołu.
Jeśli chcesz zbudować ujednolicony proces zamykania projektu, możesz zacząć od dokładnej analizy status quo.
Spotkaj się z zespołem zarządzającym projektem i omów ich działania pod koniec cyklu życia projektu. Wspólnie możecie przeanalizować zalety i wady różnych podejść i stworzyć procedurę, która będzie pasować do potrzeb Twojej firmy.
Przede wszystkim należy przejrzeć listę wymagań i upewnić się, że zespół projektowy przygotował wszystkie produkty. Proces zamykania projektu może rozpocząć się, gdy będziesz gotowy do przekazania projektu.
Skontaktuj się z klientem w celu formalnego przekazania wszystkich rezultatów wraz z niezbędną dokumentacją. Może się zdarzyć, że przekazałeś różne elementy projektu na wcześniejszym etapie procesu. Jest to całkowicie w porządku. Musisz tylko upewnić się, że klient ma dostęp do pełnego zestawu rezultatów. Pamiętaj również o udostępnianiu adresów URL, loginów i haseł.
Następnym krokiem jest uzyskanie oficjalnego potwierdzenia od klienta. Idealnie byłoby mieć pisemne oświadczenie - wystarczy e-mail - że praca zespołu projektowego została uznana przez klienta za akceptowalną. Jeśli nie uda ci się uzyskać podpisu, możesz być później nieprzyjemnie zaskoczony: jeśli są jakieś problemy, lepiej zająć się nimi teraz.
Jest to również doskonała okazja do uzyskania informacji zwrotnej od klienta. Możesz zaplanować rozmowę telefoniczną, aby spotkanie retrospektywne z klientem. Po takiej rozmowie prawdopodobnie będziesz mieć kilka punktów działania do przyszłych ulepszeń i potencjalnie miłą opinię do umieszczenia na swojej stronie internetowej.
Istnieje wiele dokumentów projektowych, z którymi kierownik projektu musi sobie radzić przez cały cykl życia projektu. Faza zamknięcia jest doskonałym momentem na uporządkowanie ich wszystkich i upewnienie się, że nie ma żadnych luźnych końców.
Osoby pracujące nad projektem mogą mieć wrażenie, że znają wszystkie jego szczegóły. Prawdopodobnie tak jest teraz, ale co będzie za kilka miesięcy, gdy klient będzie chciał zapytać o szczegóły techniczne? O wiele lepiej jest mieć wszystkie dokumenty związane z projektem odpowiednio zorganizowane.
Dodatkowo, powinieneś również formalnie zamknąć umowy projektowe z różnymi dostawcami lub freelancerami. Nie zapomnij im zapłacić!
Jak wspomniano wcześniej, zamknięcie projektu to idealny moment na refleksję nad wydajnością zespołu. Przejdź do oprogramowania do zarządzania projektami lub zasobami i przeanalizuj raporty z projektów. Oto kilka pomysłów na to, co można dokładnie sprawdzić:
Użycie Teamdeck aby utworzyć raport szacunków w stosunku do rzeczywistych danych.
Teamdeck może również pomóc w obliczanie wykorzystania zasobów.
Obliczanie godzin podlegających rozliczeniu, a także czasu niepodlegającego rozliczeniu, może pomóc w znalezieniu dalszych pomysłów na poprawę wydajności zespołu.
Podczas przeglądu projektu należy również zorganizować spotkanie zespołu projektowego, aby omówić wyciągnięte wnioski i pomysły na przyszłość.
Jeśli Twoja firma pracuje nad wieloma projektami jednocześnie, jak ma to miejsce w przypadku wielu agencji lub firm programistycznych, może nie być oczywiste dla wszystkich, że dany projekt został właśnie zakończony. Dobrym pomysłem dla kierownika projektu byłoby wysłanie ogólnofirmowej wiadomości ogłaszającej zakończenie projektu i doceniającej ciężką pracę zespołu. Powinien postarać się podkreślić osiągnięcia każdego członka zespołu i upewnić się, że uwzględnił wszystkich. Taki gest z pewnością sprawi, że pracownik poczuje się doceniony i zauważony.
Chociaż pandemia może uniemożliwić zorganizowanie uroczystego wydarzenia dla zespołu projektowego, nadal powinieneś spróbować dobrze się z nimi bawić. Nawet wirtualna uroczystość może być świetną okazją do zacieśnienia więzi koleżeńskich.
Do tej pory szczegółowo omówiłeś projekt z zespołem projektowym, uzyskałeś informacje zwrotne od klienta i przejrzałeś dane. Jest bardzo prawdopodobne, że masz cenne, przydatne spostrzeżenia, które mogą przynieść korzyści przyszłym projektom Twojej firmy. Ważne jest, aby je udokumentować i udostępnić innym osobom odpowiedzialnym za zarządzanie projektami w firmie.
Dodatkowo, jest to świetny moment na stworzenie marketingowego szumu wokół projektu: umieszczenie go w portfolio online zespołu, opublikowanie studium przypadku. Korzystne jest zaplanowanie takich kroków; w przeciwnym razie mogą one nigdy nie zostać wykonane pośród innych projektów i zadań.
Nawet jeśli jesteś pewien, że twoi koledzy z zespołu wiedzą, że projekt jest gotowy, nadal powinieneś oficjalnie zwolnić ich z tego zadania. Patrząc na zasoby firmy lub Planer kalendarza onlinePracownicy ci nie powinni być już księgowani w związku z zakończonym projektem.
Upewnij się, że Twój zespół kalendarz zasobów jest aktualna. W ten sposób inni kierownicy projektów mogą rezerwować ich do nowych projektów.
Czytając o różnych krokach w procesie zamknięcia, prawdopodobnie zauważyłeś, że ta faza zajmie trochę czasu. To kolejny powód, dla którego warto wdrożyć takie procedury przed rozpoczęciem projektu. Gdy wiesz, ile godzin zajmuje średnio zamknięcie projektu, możesz to uwzględnić przy szacowaniu kosztów projektu.
Mamy nadzieję, że ten wpis na blogu pomoże Ci zaplanować skuteczne kroki zamykania projektu, które odpowiadają potrzebom Twojej firmy. Z pewnością przyniesie to korzyści przyszłym projektom Twojego zespołu.
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...
Jeśli nie korzystasz z doskonałego oprogramowania do planowania zasobów, lepiej przyjrzyj się technikom planowania. Techniki planowania pomagają dopasować oś czasu projektu, zakres i zasoby. Harmonogram musi pasować do określonych ram czasowych i...