Koncepcja rozliczanych godzin jest z pewnością znana firmom, które rozliczają swoich klientów na godziny. Firmy konsultingowe i agencje oprogramowania często pracują w oparciu o tak zwany "czas i materiały". Oznacza to, że muszą śledzić czas, jaki członkowie zespołu spędzają na pracy z klientem i wystawiać faktury na podstawie śledzonych godzin.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
- Różnice między obliczaniem godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu
- Jak oprogramowanie do zarządzania zasobami pomaga w obliczaniu godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu
- Jak utworzyć raport rozliczanych godzin
Nie wszystkie godziny rejestrowane przez pracowników są jednak godzinami podlegającymi rozliczeniu. Praca nad propozycjami dla potencjalnych klientów, uczestnictwo w sesjach szkoleniowych, udział w spotkaniach wszystkich pracowników - wszystko to można uznać za godziny niepodlegające rozliczeniu. Oczywiście, jako właściciel firmy, chcesz śledzić pracę swojego zespołu, a obliczanie godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu przynosi bardzo znaczące korzyści.
Dlaczego należy obliczać godziny podlegające i niepodlegające rozliczeniu?
Po pierwsze, znając dokładny podział przepracowanych godzin, możesz dokładnie fakturować swoich klientów. Kolejną korzyścią płynącą ze śledzenia czasu spędzonego na różnych działaniach jest możliwość oceny stawki godzinowej i opłat w firmie. Czy pobierasz zbyt niskie opłaty, aby Twoje projekty były opłacalne?
Wreszcie, wiedza o tym, ile czasu pracownicy spędzają na zadaniach podlegających i niepodlegających rozliczeniu, pomoże znaleźć obszary poprawy w organizacji. Jeśli ludzie spędzają wiele godzin siedząc na spotkaniach, za które nie otrzymują rachunków, być może powinieneś skupić się na nauczaniu Efektywne zarządzanie spotkaniami. Wgląd w działania zespołu timesheets pozwala zoptymalizować procesy w firmie i poprawić wyniki finansowe.
Obliczanie rozliczanych godzin w czasie rzeczywistym za pomocą oprogramowania do zarządzania zasobami
Teamdeck jest Oprogramowanie Saas do zarządzania zasobami która pomaga firmom planować i mierzyć pracę ich zespołów. Dziesiątki agencji, software house'ów i zespołów produktowych używa Teamdeck do jak oprogramowanie do planowania zasobów, system zarządzania urlopamilub tylko najlepszy pracownik oprogramowanie do śledzenia czasu.
Aby obliczyć godziny podlegające i niepodlegające rozliczeniu za pomocą Teamdeck, należy użyć danych zebranych z kart czasu pracy pracowników.
Śledzenie czasu i obliczanie rozliczalnych godzin za pomocą Teamdeck jest łatwe i wygodne. Członkowie zespołu mogą korzystać z mobilny rejestrator czasu pracy lub ręcznie wprowadzić swoje wpisy czasu.
Jak zacząć? Zarejestruj się , aby skorzystać z 14-dniowego BEZPŁATNEGO okresu próbnego i przetestować aplikację. Plan dla zespołów większych niż dwie osoby kosztuje 3,99 USD za członka zespołu miesięcznie i obejmuje wszystkie funkcje. Zespół Teamdeck pomoże Ci sprawnie wdrożyć zespół, a konto Twojej firmy będzie gotowe do pracy w ciągu jednego dnia.
Śledzenie i obliczanie godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu w raportach
Rejestrując się w Teamdeck, otrzymujesz dostęp do solidnego pakietu raportów, w którym możesz tworzyć raporty o stanie projektu, projekt szablony raportów budżetowychoraz szablony raportów płacowych dla pracownikówi nie tylko. Jest to również miejsce, w którym można śledzić rozliczane godziny pracy zespołu.
Zanim zagłębimy się w szczegóły dotyczące raportu rozliczanych godzin, wyjaśnijmy, w jaki sposób Teamdeck może rozpoznawać rozliczane i nie rozliczane godziny.
Za każdym razem, gdy ktoś rejestruje czas - ręcznie lub za pomocą systemu śledzenia czasu start-stop - może dodać tagowanie timesheet do ich wpisu. Tagi te są konfigurowalne na poziomie firmy i mogą składać się np. z:
- Płatne
- Nie do rozliczenia
- Nadgodziny
- Praca w domu
- Wysoki priorytet
- Badania
Zasadniczo powinieneś zdefiniować tag dla każdej kategorii godzin pracy, które chcesz później analizować.
Raporty Teamdeck umożliwiają rozbicie śledzonego czasu zespołu na podstawie tych tagów, w tym czasu podlegającego i niepodlegającego rozliczeniu. Zobaczmy, jak to działa.
[/vc_column_text]
Utwórz raport rozliczanych godzin
Zaloguj się do Teamdeck, przejdź do raportów i kliknij ikonę plusa w prawym dolnym rogu, aby utworzyć nowy raport. Tutaj będziesz mógł wybrać szablon raportu. W tym wpisie na blogu pokażemy, jak utworzyć raport rozliczanych godzin od podstaw, więc kliknij "utwórz niestandardowy".
Zobaczysz pusty raport. Nadaj mu nazwę i wybierz zakres dat, który chcesz przeanalizować.
Teraz kliknij "Dodaj tabelę", aby załadować dane. Zobaczysz domyślną tabelę ze wszystkimi projektami Twojej firmy i kilkoma predefiniowanymi kolumnami. Możesz usunąć wszystkie kolumny z wyjątkiem "timesheets". Możesz także filtrować informacje widoczne w tabeli, aby na przykład zobaczyć tylko jeden konkretny projekt. Na razie jednak pozostawmy je wszystkie:
Zauważysz, że obok każdego projektu znajduje się mała ikona strzałki. Po jej kliknięciu można przejść do danych karty czasu pracy. Domyślnie wyświetlane są nazwiska osób pracujących nad danym projektem, a następnie dni. Możemy zmienić te ustawienia, aby zobaczyć rozliczane i nie rozliczane godziny.
Kliknij ikonę "grupowania" w prawym górnym rogu tabeli. Teraz powinieneś być w stanie przeciągać i upuszczać różne wymiary danych. Powiedzmy, że chcemy zobaczyć rozliczane godziny na projekt, a następnie przeanalizować je według tygodni. Przeciągnij "Timesheet tags" i "weeks" na lewą stronę edytora grupowania. Gotowe? Kliknij "zastosuj".
Teraz po kliknięciu ikony strzałki obok każdego projektu zobaczysz zestawienie swoich tagów timesheet, w tym godzin niepodlegających i podlegających rozliczeniu.
Obliczanie faktur w oparciu o tabelę rozliczanych godzin
Gdy masz już raport pokazujący rozliczalne godziny pracy Twojego zespołu w Teamdeck, możesz łatwo obliczyć, ile pieniędzy powinieneś zafakturować swoim klientom. Wszystko, co musisz zrobić, to dodać stawkę godzinową swojego zespołu do raportu.
Dodaj dwie nowe kolumny do raportu. Zacznij od kliknięcia "Metryki", a następnie wybierz "Dodaj niestandardowe" i "Dodaj kolumnę wartości niestandardowych". Nazwij nową kolumnę (np. kurs) i wybierz typ danych waluty. Pojawi się nowa kolumna, w której można zapisywać dane, podobnie jak w komórkach arkusza kalkulacyjnego.
Możesz wprowadzić inną stawkę godzinową dla każdego projektu lub nawet dla każdego członka zespołu pracującego w ramach tych projektów. Na obrazku widać stałą stawkę ustawioną dla całego projektu "Candy arcade app".
Teraz nadszedł czas, aby obliczyć wartość faktury na podstawie liczby rozliczanych godzin i stawki za pojedynczą godzinę pracy. Dodaj kolejną kolumnę, przechodząc do "Metryk", ale tym razem wybierz "Dodaj niestandardowe" i "Dodaj niestandardowe pole obliczeniowe". Nazwij kolumnę (np. koszt), ustaw typ danych waluty i wpisz następującą formułę:
(Timesheets: Time/60) * Wartości niestandardowe: Stawka
Upewnij się, że arkusz czasu pracy jest podzielny przez 60, ponieważ dane są przechowywane w naszym systemie jako minuty, a nie godziny.
I gotowe! Twoja tabela powinna teraz wyświetlać dokładną cenę usług, którą możesz umieścić na fakturze:
