Kiedy pracujesz nad kilkoma projektami jednocześnie, to normalne, że sprawy stają się nieco chaotyczne, prawda?
Mimo to, na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań pozwalających utrzymać projekty na właściwym torze i upewnić się, że praca zespołu jest dobrze zaplanowana. Kierownicy projektów często korzystają z oprogramowanie do planowania zasobówale co z aplikacjami do zarządzania zasobami? Czy konieczne jest inwestowanie w oba rodzaje rozwiązań?
W tym wpisie na blogu podzielimy się kilkoma wskaźnikami, które Twoja firma powinna poważnie rozważyć wdrożenie oprogramowania do zarządzania zasobami, aby lepiej planować i zarządzać pracą zespołu.
Dla każdego ze znaków, które omówimy poniżej, pokażemy również, w jaki sposób solidna aplikacja do zarządzania zasobami może ci pomóc.
Zanim omówimy konkretne problemy, z jakimi borykają się firmy, krótko przypomnijmy, czym są narzędzia do zarządzania zasobami.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami pomaga lepiej planować pracę zespołu i mierzyć wyniki. Jak sama nazwa wskazuje, w centrum uwagi znajduje się zespół:
Większość aplikacji do zarządzania zasobami zawiera funkcje planowania i alokacji zasobów. Można również znaleźć bardziej kompleksowe narzędzia, takie jak Teamdeck, który łączy planowanie zasobów, śledzenie czasu i zarządzanie urlopami. Jeśli chcesz to sprawdzić, możesz Zarejestruj się na bezpłatny okres próbny.
Porozmawiajmy teraz o wyzwaniach, przed którymi możesz stanąć:
Istnieje wiele przyczyn niepowodzeń projektów, ale zarządzanie zasobami może znacznie pomóc w ich pomyślnej realizacji.
Przede wszystkim należy przyjrzeć się alokacji zasobów i upewnić się, że właściwi ludzie pracują nad właściwymi projektami. Nie jest to łatwe, gdy masz duży zespół i duże portfolio projektów. Aby upewnić się, że wybierasz najlepszych możliwych pracowników do danego projektu, dobrze jest mieć ogólnofirmową procedurę rekrutacyjną. kalendarz zasobów.
Taki kalendarz ułatwia sprawdzenie, którzy pracownicy są dostępni, aby dołączyć do projektu. Co więcej, dobre narzędzie do planowania zasobów pomoże ci filtrować członków zespołu według umiejętności, stażu pracy lub lokalizacji. Na tej podstawie powinieneś być w stanie przydzielić odpowiednie osoby do projektu.
Kolejną przyczyną nieudanych projektów jest niezdolność do monitorowania ich postępów. Oprogramowanie do zarządzania projektami często umożliwia tworzenie wykresów Gantta w celu zilustrowania harmonogramu projektu. Należy jednak również śledzić pracę zespołu za pomocą kart czasu pracy. Dlaczego? Na przykład, gdy zauważysz, że ludzie spędzają znacznie więcej czasu nad danym zadaniem niż planowano, może to być znak, że cały projekt może być opóźniony.
Dlaczego wykorzystanie zasobów tak ważne dla dobrego samopoczucia zespołu i kondycji projektów? Z jednej strony, jako pracodawca nie chcesz, aby Twoje zespoły były przepracowane. Oprogramowanie do planowania zasobów, takie jak Teamdeck, pozwala natychmiast wykryć nadgodziny w kartach czasu pracy pracowników i monitorować ich obciążenie pracą w czasie rzeczywistym.
Zrównoważone wykorzystanie zasobów jest również kluczowe z biznesowego punktu widzenia. Po prostu nie możesz sobie pozwolić na to, by mieć w zespole ludzi, którzy nie mają wystarczająco dużo do zrobienia. Sami członkowie zespołu są również skłonność do frustracji o braku przydziałów. Niestety, możesz łatwo przeoczyć niektóre osoby, jeśli nie masz scentralizowanego narzędzia do planowania zasobów. Regularne mierzenie wykorzystania zasobów w zespole jest niezbędne do utrzymania zadowolenia pracowników i rentowności firmy.
Jak sprawdzić, czy projekty są realizowane? Sprawdzanie sekcji "wykonane" w menedżerze zadań zespołu to jedna z opcji, ale sugerujemy również zwrócenie uwagi na czas, jaki zespół spędza nad danym projektem.
Dobrym pomysłem jest porównanie szacowanych godzin projektu z rzeczywistym czasem pracy zespołu. Najlepiej byłoby przyjrzeć się wartościom zmieniającym się w czasie. Spójrz na ten wykres utworzony w pakiecie raportowania projektów Teamdeck:
Ciemnozielone słupki reprezentują rezerwacje zespołu - szacowane godziny. Jasnozielone słupki to rzeczywiste godziny zarejestrowane za pośrednictwem aplikacji do śledzenia czasu pracy. Widać, że od początku projektu ludzie śledzili nieco więcej godzin niż początkowo szacowano. Różnica między szacunkami a rzeczywistością była widoczna, ale nie tak duża. Jednak 17 stycznia zespół zarejestrował dwa razy więcej godzin niż szacowano. Dla menedżerów jest to wskaźnik, że coś jest nie tak w projekcie. Być może pojawiła się nieoczekiwana prośba o zmianę ze strony klienta? A może jedno z zadań okazało się znacznie trudniejsze niż oczekiwano? Zgoda, kilka dodatkowych godzin nie powinno być wielką sprawą, ale wyobraź sobie, że taka sytuacja trwa tygodniami lub miesiącami. Bez korzystania ze śledzenia czasu i monitorowania oprogramowania do zarządzania zasobami możesz nie zauważyć, że projekt nie jest na właściwej drodze.
Większość firm korzysta z aplikacji do zarządzania projektami. Może to być prosta tablica Kanban lub kompleksowe rozwiązanie z funkcjami planowania zasobów. Jeśli jednak twoje narzędzie PM koncentruje się tylko na zadaniach i kamieniach milowych projektu, będziesz potrzebować innej aplikacji do równie dobrego zarządzania projektem i zespołem.
Na szczęście, narzędzia do zarządzania zasobami mają zazwyczaj wbudowane integracje z aplikacjami do zarządzania projektami, publiczny interfejs API, lub Zapier aplikacje.
Może tak być z kilku powodów. Wspomnieliśmy już o alokacji zasobów jako poważnym wyzwaniu dla kierowników projektów. Kolejną kwestią jest to, że wiele firm pracuje nad wieloma projektami jednocześnie. Bez narzędzia do planowania zasobów można łatwo podwójnie zarezerwować ludzi lub spowodować konflikty harmonogramu projektu. Wreszcie, planowanie projektu jest niezwykle trudne, gdy nie masz wglądu w dostępność pracowników i planowane nieobecności. Wyobraź sobie rezerwację programisty do szybkiego projektu tylko po to, by dowiedzieć się, że ma on dwutygodniowy urlop w samym środku projektu.
Jak można sobie wyobrazić, aplikacje do zarządzania zasobami mogą oszczędzić tych wszystkich kłopotów, o ile oferują funkcje zarządzania urlopami oprócz możliwości planowania zasobów.
Korzystając z Teamdeck, możesz wyświetlać harmonogramy, dostępność i urlopy wszystkich pracowników. W ten sposób możesz planować swoje projekty z większą pewnością. Co jeśli musisz wprowadzić zmiany? Teamdeck ma funkcję przeciągania i upuszczania oPlaner kalendarza online, dzięki czemu można łatwo edytować harmonogram i wrócić do zarządzania zespołem.
Wiesz już, że niektóre narzędzia do planowania zasobów łączą planowanie z zarządzaniem czasem wolnym (system zarządzania urlopami). To świetna okazja, aby przenieść procesy HR w firmie na wyższy poziom.
Niestety, wiele zespołów nadal polega na arkuszach kalkulacyjnych i nieustrukturyzowanej komunikacji w celu zarządzania czasem wolnym. Nie jest to efektywne dla nikogo zaangażowanego w ten proces: pracownicy uważają, że wysłanie wniosku o urlop jest czasochłonne, a menedżerowie mogą łatwo zgubić się w chaosie.
W rezultacie kierownicy projektów mogą mieć bardzo ograniczony wgląd w dostępność zasobów i planowane nieobecności. Oczywiście może to prowadzić do kosztownych błędów w harmonogramie. Skuteczne zarządzanie zasobami a planowanie wydajności jest możliwe tylko wtedy, gdy wiadomo, kto w zespole jest dostępny i kiedy.
Dzięki Teamdeck pracownicy mogą wnioskować o czas wolny za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Każda zaakceptowana nieobecność jest widoczna w kalendarzu zasobów, dzięki czemu kierownicy projektów mogą wziąć ją pod uwagę podczas planowania nowych projektów.
Zrozumienie, ile godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu śledzą twoje zespoły, ma kluczowe znaczenie dla monitorowanie rentowności projektu. Po zapoznaniu się z podziałem godzin można spróbować poszukać optymalizacji i na przykład zmniejszyć liczbę godzin niepodlegających rozliczeniu o zwiększenie efektywności spotkań zespołu.
Jak obliczyć godziny podlegające rozliczeniu? W Teamdeck pracownicy mogą przypisywać tagi takie jak "nie do rozliczenia" do swoich wpisów czasu podczas śledzenia czasu. Wszystko, co musisz zrobić jako menedżer, to stworzyć prosty raport do analizy wybranych zespołów lub projektów. Co więcej, możesz użyć tego samego raportu do obliczenia listy płac pracowników lub kwoty, którą powinieneś obciążyć swojego klienta.
Mamy nadzieję, że widzisz, że oprogramowanie do zarządzania zasobami może być świetnym dodatkiem do zestawu narzędzi Twojego zespołu. Teraz musisz znaleźć odpowiednie narzędzie dla swojego zespołu. Sugerujemy zacząć od przeczytania Przegląd popularnych narzędzi do planowania zasobów. Za jego pomocą można porównać funkcje i ceny różnych narzędzi opartych na chmurze dostępnych na rynku.
Być może spodobało Ci się to, co zobaczyłeś w tym wpisie na blogu i chcesz dowiedzieć się więcej o Teamdeck? Zaplanuj rozmowę z Anieląnasz Customer Success Expert. Pokaże najważniejsze funkcje Teamdeck i wyjaśni, w jaki sposób można zoptymalizować procesy w firmie poprzez zarządzanie zasobami.
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...
Jako software house przetestowaliśmy wiele, być może najlepszych aplikacji do zarządzania czasem. W branży IT i oprogramowania - która ma głównie klientów biznesowych z USA i Wielkiej Brytanii - jesteśmy przyzwyczajeni do pracy z absolutnie...