Dažreiz labi apgūta laika vadības stratēģijas nepietiek. Bet kā izsekot darbinieku nostrādātajām stundām? Kā jums sekot līdzi darbinieku stundām? Vai jūs izmantojat darbinieku laika uzskaites programmatūra un analizēt pārskatus? Vai jums ir Excel veidlapa vai faktiska papīra darba laika uzskaites lapa, kas paredzēta stundu reģistrēšanai? Vai varbūt jūs nemaz neuzskaitāt dažādos projektos pavadīto laiku?
Rakstā ir:
- Kā ģenerēt darba laika uzskaites lapa ziņo .
- Video par virsstundu ziņojumu
- Viedokļu loma resursu plānošanas programmatūra darba laika uzskaites ziņojumos un darba laika uzskaites pārvaldība process
Teamdeck zina, ka efektīva darba laika uzskaites pārvaldība sniedz priekšrocības gan pašam uzņēmumam, gan ir izdevīga arī darbiniekiem. Abām pusēm ir labāk, ja process ir pārredzams un efektīvs. Šajā rakstā, uzzināsiet, kā, izmantojot Teamdeck ziņošanas funkcijas, izveidot jaudīgu darba laika atskaiti.. Balstoties uz šo pārskatu, varēsiet aprēķināt algu sarakstu, izrakstīt rēķinus klientiem un saprast savas komandas produktivitātes tendences.
Taču, pirms parādīsim, kā izveidot darba laika uzskaites pārskatu, daži vārdi par pašām darba laika uzskaites lapām. Darba laika uzskaites tabula ir tabula ar datiem, kurā ir uzskaitīti konkrētā darbinieka nostrādātie laiki noteiktā laika periodā un/vai uzdevumā, vai projektā konkrētam klientam. Šim nolūkam tiek izmantotas daudzas dažādas metodes, lai reģistrētu darba laika uzskaites lapas. No papīra, specializētas laika uzskaites programmatūras, darbinieku laika uzskaites lietotnes vai resursu plānotāja ar laika uzskaites un laika uzskaites pārskatu funkcijām.
Izveidojiet vienkāršu darba laika uzskaites pārskatu
Lai izveidotu pamata pārskatu, pamatojoties uz komandas darba laika uzskaites lapām, jums ir nepieciešama piekļuve viņu reģistrētajām stundām. Teamdeck piedāvā laika uzskaites funkcijas (tostarp mobilais laika izsekotājs), tāpēc varēsiet izveidot pārskatus, izmantojot darbinieku izsekojamā laika datus.
Neesat pārliecināts, kā sekot līdzi laikam ar Teamdeck? Mūsu zināšanu bāze vajadzētu palīdzēt.
Vai esat gatavs sākt veidot darba laika uzskaites pārskatu? Piesakieties Teamdeck un dodieties uz pārskatu sadaļu - to atradīsiet augšējā izvēlnē. Tagad, noklikšķinot uz Izveidot jaunu ziņojumu, jums būs divas iespējas:
- izmantot ziņojuma veidni
- izveidot pielāgotu analīzi
Lai gan pārskatu veidnes noteikti ir noderīgas un var paātrināt jūsu darbu, šajā rakstā uzzināsiet, kā izveidot darba laika atskaites no nulles. Dodieties uz priekšu un noklikšķiniet uz izveidot pielāgotu.
Tagad, kad esat izveidojis tukšu pārskatu, varat to viegli papildināt ar datiem. Neaizmirstiet to nosaukt un izvēlēties piemērotu datumu intervālu (abus elementus var rediģēt jebkurā laikā).
Sāksim ar jaunas tabulas pievienošanu (noklikšķiniet uz pievienot tabulu) ar pamatinformāciju par jūsu komandas laiku. Jūs pamanīsiet, ka laika grafiki jau ir uzskaitīti jūsu jaunajā tabulā kopā ar datiem par rezervācijām, pieejamību un atvaļinājumiem. Ja vēlaties analizēt tikai laika uzskaites informāciju, varat noņemt pārējās kolonnas, noklikšķinot uz atkritumu urnas ikonas. Rezultātā jums būtu jāsaņem tabula, kas sadalīta pa dažādiem projektiem.
Vēlaties redzēt konkrēta lietotāja un darbinieka reģistrētās stundas savā komandā? Vienkārši mainiet veidu, kā dati jūsu tabulā ir sagrupēti:
Aplūkojiet iepriekš redzamo ekrānu. Atkarībā no jūsu vajadzībām varat grupēt informāciju pa cilvēkiem, projektiem, nedēļām utt., lai labāk izprastu jūsu komandas darba slodzi un komandas sniegumu (vairāk par to darba slodzes pārvaldība).
Šāda tabula var kalpot par pamatu darbinieku algu aprēķināšanai. Datus var arī filtrēt, lai iekļautu, piemēram, tikai konkrētus projektus. Šāds pārskats ir lielisks papildinājums klienta rēķinam, ja jūs rēķinu izrakstāt par stundu.
Noklikšķiniet uz plusa ikonas apakšējā labajā stūrī, ja vēlaties ziņojumam pievienot vairāk elementu. Vizualizējiet laika grafiku, izveidojot līnijdiagrammu vai joslu diagrammu. Jūs varat arī pārbaudīt dažādu projektu īpatsvaru jūsu komandas kopējā reģistrētajā laikā. Šeit noderēs pīrāga diagramma:
Datu analīze, izmantojot dažādas vizualizācijas metodes, var palīdzēt jums atklāt jaunas atziņas, piemēram, to, ka vienam projektam ir veltīts 30% jūsu komandas laika, lai gan tas diez vai ir tik ienesīgs kā citi projekti, kas tiek gatavoti.
sadaliet darba laika uzskaites sarakstus pielāgotās kategorijās (apmaksājamas/neapmaksājamas stundas utt.)
Piekļuve darbinieku reģistrētajām stundām noteikti ir vērtīga, taču šo datu padziļināšana var izrādīties vēl noderīgāka. Izlasot iepriekšējās rindkopas, jūs zināt, kā datus grupēt pamatkategorijās (cilvēki, projekti, laika periodi). Tagad ir pienācis laiks kļūt nedaudz sarežģītākiem un ieviest pielāgotas kategorijas, kuras varat izveidot paši. Šos pielāgotos ieskatus var izveidot, izmantojot:
- darba laika uzskaites žurnāla tagi
- pielāgotie lauki
Kāda ir atšķirība starp šiem diviem? Laika uzskaites žurnāla tagus var pievienot katram uzskaitītā laika ierakstam, tādējādi tie apraksta pašas reģistrētās stundas. Biežāk sastopamie darba laika uzskaites zīmju piemēri ir šādi apmaksājamas, neapmaksājamas un virsstundas. bet varat pievienot savas birkas, lai sniegtu vairāk informācijas darba laika lapas skatā. Savukārt pielāgotie lauki apraksta projektus vai cilvēkus.
Lielākā daļa mūsu klientu izmanto pielāgoto lauku "Darba nosaukums", lai varētu sagrupēt darbiniekus dažādās kategorijās, pamatojoties uz viņu kompetencēm. Iespējams, jūs arī vēlaties sagrupēt savus projektus dažādās "Klientu" kategorijās, īpaši, ja strādājat pie vairākiem projektiem vairākiem uzņēmumiem.
Gan tagus, gan pielāgotos laukus varat pārvaldīt savas organizācijas iestatījumos.
Kādēļ ir lietderīgi izveidot pielāgotas kategorijas, kurās var sagrupēt visus datus?
Pirmkārt, tas ļauj jums izveidot skatījumu, kas jūsu uzņēmumam ir 100% lietderīgs. Piemēram, jūs varat salīdzināt darba laika uzskaites lapas no dažādām uzņēmuma birojiem.
Taimlapu tagi ļauj padziļināt datus un pārraudzīt izvēlēto kategoriju: piemēram, varat grupēt kopā laika lapas, kas atzīmētas ar šādiem tagiem virsstundas, apmaksājamas vai pat mājas birojs, vai attiecīgais iedalījums ir lietderīgs jūsu organizācijai.
Vai vēlaties iegūt vēl plašāku ieskatu savas komandas darba laika uzskaites lapās? Varat pievienot sleju "Taimšrēķina apraksts", lai importētu katra darba laika ieraksta aprakstu savā pārskatā. Apraksti ir komentāri, ko jūsu komandas locekļi ieraksta, kad viņi reģistrē savus laika uzskaites ierakstus. Redzot šos aprakstus, jūs varēsiet saprast, kas tieši ir izraisījis noteiktas tendences jūsu komandas darba laika uzskaites lapās.
Rezervējiet konsultāciju ar Teamdeck ekspertiem. Mēs palīdzēsim jums izveidot pat vissarežģītākos pārskatus.
Analizējiet savas komandas virsstundu skaitu
Viena no darba laika uzskaites priekšrocībām ir iespēja sekot līdzi darbinieku virsstundām. Mēs jau minējām, ka viens no veidiem, kā to izdarīt ar Teamdeck, ir lūgt saviem darbiniekiem izmantot darba laika uzskaites birku. virsstundas katru reizi, kad viņi strādā papildu stundas.
Tomēr virsstundas var aprēķināt arī bez nepieciešamības paļauties uz pareizu marķēšanu. Kā? Jums ir nepieciešams tikai paredzamo darba stundu (vai pieejamo stundu) skaits un, protams, faktisko/reģistrēto stundu skaits.
Teamdeck palīdzība ar virsstundu darba pārvaldība kā arī. Tā ļauj saglabāt gan pieejamās stundas (kā jūsu darbinieku pieejamība kā arī paredzamo darba laiku (rezervācijas). Ja jūsu rīcībā ir šāda veida dati, varat izveidot precīzu pārskatu par komandas virsstundām. Izveidosim to soli pa solim.
- Sākt jaunu ziņojumu (pielāgotu).
- Pievienojiet jaunu tabulu un atstājiet Rezervācijas un Darba laika uzskaites lapas kolonnas (tā vietā, lai izmantotu Rezervācijas, jūs varētu izmantot Pieejamība).
- Tagad mums ir jāizveido jauna virsstundu kolonna. Lai to izveidotu, ir jānoklikšķina uz rādītāji, tad pievienot pielāgotu un pievienot pielāgotu aprēķinu lauku. Šī opcija ļauj definēt savus rādītājus, kas iegūti no Teamdeck pieejamajiem datiem. Kā aprēķināt virsstundas? To var definēt kā nostrādāto stundu skaitu papildus plānotajām stundām. Tātad, ja jūsu Timesheet laiks ir lielāks par rezervēto laiku, tas nozīmē, ka jūs strādājāt papildus.
ietvaros Pievienot pielāgotu aprēķinu lauku mainiet datu formātu uz Laiks un ievadiet šādu formulu: Darba laika uzskaites lapas: Laiks - Rezervācijas: Laiks:. Noklikšķiniet uz Saglabāt un pieteikties.
- Jums vajadzētu redzēt, ka darba laika uzskaites pārskatā ir pievienota jauna sleja: Virsstundas. Tomēr jūs varat pamanīt, ka rindās, kurās Taimseti dati faktiski bija mazāki par Rezervāciju datiem, ir dažas negatīvas vērtības. Iespējams, tas nav nekas nopietns, taču ir veids, kā to novērst.
- Ja vēlaties, lai virsstundu stilpē tiktu rādīti tikai pozitīvi skaitļi, varat to definēt atpakaļ pielāgotā aprēķina lauka veidlapā. Mums ir jāizveido If paziņojums, ko var aprakstīt šādi: ja ir virsstundas (tātad darba laika uzskaites stundu skaits ir lielāks par rezervāciju skaitu), ievadiet virsstundu vērtību, pretējā gadījumā ievadiet "0". Precīza formula šim if apgalvojumam ir šāda (lūdzu, ierakstiet to aprēķina laukā, to nevar ielīmēt tieši):
if ((Timesheets:time-Bookings:time)>0,Timesheets:time-Bookings:time,0)
Prognozēt darbā pieņemšanas vajadzības
Neatkarīgi no tā, vai nolemjat izmantot virsstundu darba laika lapas birkas birku kā papildu stundu marķieri vai pats aprēķināt virsstundu stabiņu, varat datus grupēt dažādos veidos, lai labāk saprastu, kam un kādos apstākļos bija jāstrādā virsstundas.
Viens no iespējamiem izmantošanas gadījumiem varētu būt grupēt tabulu pēc amata nosaukumiem (tas ir pielāgots lauks) un pēc tam redzēt, kuras lomas ir pavadījušas papildu stundas darbā. Šādā veidā jūs varat prognozēt cilvēkresursus un personāla atlases vajadzībām vai uzlabot jūsu resursu piešķiršana.
Aplūkojot iepriekš sniegto pārskatu par virsstundām, iespējams, var teikt, ka šim uzņēmumam vajadzētu pieņemt darbā papildu mārketinga speciālistus, jo pašreizējiem darbiniekiem šajā amatā ir daudz virsstundu.
Vai esat gatavs pieņemt ar datiem pamatotus lēmumus? Darba laika atskaite ar Teamdeck
Kad esat saglabājis ziņojumu Teamdeck, tas paliek jūsu paneļa panelī. Regulāri pārskatiet pārskatu, lai redzētu jaunus datu modeļus un pamanītu iespējamās uzlabojumu jomas.
Vai vēlaties dalīties šajās atziņās ar savu komandu? Dariet to tieši lietotnē, noklikšķinot uz šaattiecībā uz. Varat arī eksportēt datus vai izveidot saiti uz pārskatu, lai tas būtu pieejams cilvēkiem no ārējām organizācijām, piemēram, jūsu klientiem vai algu saraksta speciālistiem.
Teamdeck ziņojumos praktiski nav ierobežojumu, ko var darīt un analizēt. Vissvarīgākais ir tas, ka atskaišu funkcijas ir pieejamas visiem lietotnes lietotājiem. Neatkarīgi no tā, vai jūsu uzņēmumā strādā 15 vai 150 cilvēki, jūs varēsiet izmantot stabilus darba laika atskaites savā labā.
