Sākot jaunu darbu projektu vadībā, var rasties stress: neatkarīgi no tā, vai esat pieredzējis projektu vadītājs vai tikko sācis savu projektu vadītāja karjeru, jūs, visticamāk, saskarsieties ar jauniem izaicinājumiem. Labā ziņa ir tā, ka esat ieguvis darbu, tāpēc jūsu jaunais darba devējs ir pārliecināts par jūsu projektu vadības prasmēm. Ir pienācis laiks jums sagatavoties un sākt jauno darbu ar pareizo kāju. Mēs esam sagatavojuši vairākus padomus, kā sagatavoties, lai spīdētu jaunajā amatā.

Kā sagatavoties jaunam projektu vadības darbam?

Ir lietas, ko varat darīt pirms pirmās darba dienas. Pirmkārt, kārtojiet nepieciešamos dokumentus. Vai ir kādi dokumenti, kas jums jānodod jaunā uzņēmuma personāla nodaļai? Iespējams, jūs arī vēlēsieties vēlreiz pārbaudīt savus darbinieku pabalstus. Dažreiz tie tiek piedāvāti kopā ar papildu paketēm, tāpēc labāk tos pārdomāt iepriekš.

Atcerieties par loģistiku: viena no labākajām lietām, ko varat darīt, lai izvairītos no nevajadzīga stresa, ir plānot un pārbaudīt savu pārvietošanos. Pārliecinieties, ka jums ir skaidrs priekšstats par jaunā biroja ģērbšanās noteikumiem, autostāvvietu kārtību, piekļuvi ēkai utt. Atvelciet brīdi, lai analizētu savu aprīkojumu. Ja strādājat birojā, jūs, iespējams, gaida darba vieta. Savukārt attālinātā amatā, iespējams, būsiet atbildīgs par nepieciešamās aparatūras komplektēšanu. Ja jebkurā brīdī šajā pirmsdarba periodā jums rodas jautājumi. Nevilcinieties sazināties ar savu jauno darba devēju.

Vērtīgs solis varētu būt jaunā uzņēmuma izpēte. Pieļauju, ka, gatavojoties intervijai, jūs, iespējams, jau esat veicis nelielu izpēti, tāpēc jums ir labs priekšstats par to, ar ko uzņēmums nodarbojas un kā tas ir organizēts. Tagad ir īstais laiks, lai labāk izprastu uzņēmuma kultūru. Pārbaudiet uzņēmuma sociālo plašsaziņas līdzekļu kanālus vai pāršķirstiet darbinieku rokasgrāmatu, ja jau esat to saņēmis. Nepārdomājiet! Šim uzdevumam ir jāpalielina jūsu pārliecība par gaidāmajām karjeras pārmaiņām, nevis jāmeklē kādi "sarkanie karogi".

Visbeidzot, pārliecinieties, ka izmantojat laiku starp darbiem, lai patiešām mazliet dzīvotu un atpūstos. Jūs esat pelnījuši šo brīvo laiku: izmantojiet to pēc iespējas labāk! Jūsu prioritātei vajadzētu būt ierasties jaunajā darbavietā ar daudz pozitīvas enerģijas, nezaudēt miegu un censties sagatavoties darbam.

Panākumi jaunajā darbā: Pirmās dienas

Jaunu darbinieku uzņemšana darbā ir svarīgs process visās organizācijās. Jūsu jaunajam darba devējam, iespējams, ir noteikta procedūra vai pat īpašs ceļš, kā jaunajiem projektu vadītājiem pievienoties komandai. Sīkāka informācija par projekta ievadapmācība process katrā uzņēmumā būs atšķirīgs. Tomēr viens solis ir skaidrs: jūs uzzināsiet daudz jaunas informācijas. Lai neapjuktu, organizējot jaunās zināšanas un uzdodot papildjautājumus, mēģiniet aptvert šos četrus aspektus:

  • process
  • instrumenti
  • projekts(-i)
  • klients(-i)

Apskatīsim tos vienu pēc otra.

Process. Ja jums ir jāpārvalda organizācijas projekti, jums ir jāzina visas ar projektiem saistītās procedūras. Iespējams, ka pamatlietas jau esat pārrunājis darbā pieņemšanas procesā, un jūs zināt, piemēram, projektu vadības metodoloģiju, ko atbalsta jūsu jaunais uzņēmums. Pajautājiet par veidnēm, pārskatu sniegšanas paradumiem, sanāksmēm (t. sk. Scrum sanāksmes), saziņas procedūras, projekta dzīves ciklu utt. Jūsu mērķis ir vadīt projektu tā, lai tas būtu efektīvs, bet arī labi pazīstams jūsu komandai.

Protams, jūs varētu būt iecelts par atbildīgo par jaunu procesu izveidi un projektu vadības kultūras veidošanu attiecīgajā uzņēmumā. Tomēr ir lietderīgi zināt par līdzšinējiem procesiem, lai tos uzlabotu.

Instrumenti. Lielākā daļa projektu vadītāju nevar iedomāties savu darbu bez piekļuves programmatūrai, kas palīdz organizēt darbu un uzturēt komandas locekļus informētus. Iespējams, jums būs jāmācās lietot jaunu rīku, ja vien jūsu jaunajā uzņēmumā netiek izmantotas lietotnes, kas jums jau ir pazīstamas. Visticamāk, jums būs darīšana ar šāda veida tiešsaistes rīkiem:

  • Projektu vadības programmatūra ar Kanban dēļiem, uzdevumu sarakstiem, Ganta diagrammām un projektu. resursu kalendāri. Tādi rīki kā Jira, Asana, Trello vai Basecamp ir populāri projektu vadītāju vidū.
  • Projektu plānošanas programmatūra kas palīdz veikt resursu plānošanu, darbinieku darba laika uzskaitevai komandas locekļu pieejamības pārvaldība (atvaļinājumu pārvaldības sistēma). Teamdeck ir šāda rīka piemērs.
  • Saziņas programmatūra parasti ir tērzētava, kas ļauj asinhroni sazināties ar komandu un klientiem (piemēram, Slack vai Skype). Šajā kategorijā ietilpst arī telekonferenču programmatūra, piemēram, Zoom vai Google Hangouts.

Skatīt arī: Produktivitāti uzlabojošas Slack lietojumprogrammas projektu vadītājiem

Ja vadāt programmatūras projektu, jums arī jānoskaidro, kādus rīkus izmanto jūsu komanda (piemēram, kļūdu izsekotājus, koda repozitorijus, vadu veidošanas rīkus). Zināšanas par to, kādas lietotnes un rīkus izmanto jūsu komandas locekļi, ir būtiskas arī ļoti specializētās nozarēs, piemēram, būvniecībā. Iespējams, jūs nezināt, kā lietot konkrēto lietojumprogrammu, bet jums jāzina, ko tā dara un kas to izmanto. Pateicoties tam, jūs varēsiet efektīvi sazināties ar savu komandu.

Projekti. Parasti, uzsākot darbu kā jauns projektu vadītājs organizācijā, tas ir tāpēc, ka ir projekts, kam nepieciešams vadītājs. Vienai no jūsu pirmajām prioritātēm vajadzētu būt pēc iespējas vairāk par to uzzināt. Darbības joma, laika grafiks, prasības, budžets, riski, atkarības: viss, kas jums nepieciešams, lai sāktu darbu. Atkarībā no projekta stadijas jums, iespējams, būs nepieciešams aprunāties arī ar savu priekšgājēju: var gadīties, ka jūs pārņemat projektu no kāda cita. Pajautājiet par līdzšinējo progresu, par problēmām, kas parādījušās ceļā, par attiecībām ar ieinteresētajām pusēm. Mēģiniet rosināt sniegt atklātas atbildes: ja runāsiet neskaidri, ilgtermiņā tas tikai apgrūtinās jūsu darbu. Izskatiet projekta dokumentāciju un novērtējiet, vai tā ir aktuāla un pilnīga. Ja tas tā nav, pajautājiet par visiem elementiem, par kuriem neesat pārliecināts.

Ja iespējams, mēģiniet apkopot informāciju arī par citiem jūsu uzņēmuma projektiem. Iespējams, varēsiet pamanīt dažus modeļus un atklāt uzlabojumu jomas vai riskus. Šajā procesā jūs arī uzzināsiet vairāk par savas komandas locekļiem.

Klienti. Katram projektam ir ieinteresētās puses. Neatkarīgi no tā, vai vadāt iekšēju projektu vai jūsu uzņēmumu ir nolīgis ārējs klients, jums ir jāzina, kas tas ir. Viena no būtiskākajām projekta vadītāja lomas daļām ir veidot labas attiecības ar ieinteresētajām personām. Tas nenozīmē, ka jums ir jābūt "jā" cilvēkam, gluži pretēji: ja klients uzticas jūsu spriedumam, būtu vieglāk atrunāt viņu no kaut kā, ko jūs un jūsu komanda neatbalstāt. Iepazīstoties ar klientu, centieties uzzināt vairāk par viņa uzņēmējdarbību. Projekta, kuru jūs gatavojaties sākt pārvaldīt, mērķis, lietotāju bāze, visi pētījumi, ko viņi ir veikuši pirms projekta uzsākšanas: šīs atziņas palīdzēs jums pieņemt labākus lēmumus par projektu.

Iepazīsti savus kolēģus

Sākot jaunu projektu vadības darbu, ļoti svarīgi ir sevi pienācīgi iepazīstināt. Jums jāatceras, ka ir trīs kolēģu grupas:

Jūsu projekta komanda. Kā jūs droši vien iedomājaties, projekta vadītāja attiecības ar savu komandu ir ļoti svarīgas. Vispirms noskaidrojiet, kas ir jūsu projekta komandā un kādas ir viņu lomas (gan uzņēmuma līmenī, gan projektā). Aktīvi uzklausiet viņu atziņas: viņi var jums pastāstīt par projektu vai klientu lietas, ko jūs nevarēsiet uzzināt no cilvēkiem, kuri nav strādājuši komandā.

Veiciniet atgriezenisko saiti un atklātu saziņu. Veidojot šādu kultūru projekta pārredzamība palīdzēs jums un jūsu komandai izveidot savstarpēju uzticēšanos. Jau no paša sākuma centieties skaidri formulēt savu kā projekta vadītāja lomu un noteikt dažus pamatnoteikumus. Tas palīdzēs jums saglabāt darba un privātās dzīves līdzsvars un novērst darba vietu skaita samazināšanās.

Jūsu vadītāji. Tikšanās ar priekšnieku ir neizbēgama (un būtiska) darba uzsākšanas procesa daļa. Viens no interesantākajiem padomiem par šīm attiecībām ir no Owen Gadeken, kurš raksta:

"Tagad jūs, iespējams, jautājat: "Kā ir ar tikšanos ar manu jauno priekšnieku?" Jā, tā vienmēr ir svarīga, un, iespējams, jums jau ir bijusi vismaz viena tikšanās. Taču es iesaku apzināti atlikt jebkādas turpmākās tikšanās, līdz esat savācis pietiekami daudz informācijas, lai veiktu vismaz sākotnēju sava projekta novērtējumu; pretējā gadījumā jūs varat nonākt pie tā, ka dodat solījumus vai uzņematies saistības, kuras nevarēsiet izpildīt. "

Avots: Gadeken, O. C. (2009). Tātad jūs esat jaunais projektu vadītājs: padomi labam sākumam. Referāts PMI® Global Congress 2009-North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Projektu vadības institūts.

Citi kolēģi. Iespējams, jums būs izdevīgi iepazīties ar pēc iespējas vairāk kolēģiem, jo īpaši, ja jūsu organizācijā strādā mazāk nekā, piemēram, 500 darbinieku (lielās korporācijās šis uzdevums varētu būt neiespējams). Iespējams, jūs pat vēlēsieties pajautāt savai komandai: "Ko man vajadzētu pazīt?" Jums kā projekta vadītājam, iespējams, būs jāsadarbojas ar personālvadības komandām, biroja vadītājiem, pārdošanas, finanšu u. tml. Zināšanas par to, kas ir kas, nostāda jūs labā pozīcijā. Protams, jums vajadzētu iepazīties arī ar kolēģiem projektu vadītājiem, un, ja iespējams, atrast cilvēku, kurš varētu kļūt par jūsu mentoru.

Kas tālāk? Izstrādājiet plānu pirmajām darba nedēļām

Kādā brīdī no jums tiks gaidīts, ka sāksiet strādāt: daudzās organizācijās tas notiks tikai dažas dienas pēc jūsu iepazīstināšanas ar organizāciju. Pāreja no ievadīšanas darbā uz "reālo darbu" var būt sarežģīta, jo no situācijas, kad par jums rūpēsies, jūs (visticamāk) būsiet patstāvīgs. Kā jums vajadzētu risināt šo sarežģīto periodu?

Komplekts izmērāmi mērķi un prioritātes: gan jūsu projekta komandai, gan jums pašiem. Šāds saraksts būs jūsu visvērtīgākais resurss, kad radīsies šaubas.

Kopīgojiet cerības ar savu komandu. Jūsu tiešie padotie novērtēs, ja zinās, kādi ir viņu mērķi un galvenie pienākumi. Savukārt jūs varēsiet būt pārliecinātāks, ka jūsu stratēģija tiks īstenota.

Paužiet savas bažas un viedokli, jo īpaši, ja tie ir saistīti ar projektu vadības procesiem. Protams, nevienam nepatīk tas cilvēks, kurš pievienojas komandai un jau no pirmās dienas vēlas visu mainīt par 180 punktiem. Taču ir kaut kas, ko teikt par svaigu acu pāra iegūšanu: iespējams, jūs vienkārši pamanīsiet vairāk trūkumu un uzlabojumu jomu nekā citi. Kamēr vien jūs komunicējat mierīgi un objektīvi, jums nevajadzētu rasties problēmām. Atcerieties, ka galu galā tieši jums būs jārēķinās ar kļūdaino procesu un metožu sekām. Iespējams, labāk ir sadarboties ar kolēģiem, lai uzlabotu konkrētas jomas.

Kā organizēties jaunajā projektu vadības darbā?

Šeit ir sniegti daži padomi, kas palīdzēs jums saglabāt organizētību pirmajās grūtajās nedēļās jaunajā darbā:

  • uzdot jautājumus un papildjautājumus,
  • veikt piezīmes (tā var būt lieliska iespēja uzsākt skicēšana),
  • izmantot esošās veidnes vai iepazīstināt ar tām organizāciju un komandu,
  • izveidot sanāksmju grafiku un ievērot noteikumus par efektīvas sanāksmes.

Pirmās dažas nedēļas jaunajā amatā var būt sarežģītas. Tomēr, ja ievērosiet mūsu vadlīnijas, jums vajadzētu būt spējīgam labi izprast savus gaidāmos pienākumus un uzdevumus. Ja rodas šaubas, vienmēr varat izmantot tiešsaistes resursus, kas paredzēti PM. Mēs regulāri publicējam noderīgas rokasgrāmatas projektu vadītājiem, tāpēc noteikti atzīmējiet Teamdeck emuāru! Un, ja vēl neesat izmēģinājis mūsu lietotni, reģistrējieties, lai uzzinātu, par ko sajūsminās citi projektu vadītāji.

Sekojiet projektu gaitai, izmantojot Teamdeck - resursu plānošanas programmatūra izvēlas Hill-Knowlton

Saistītās ziņas

Kā uzsākt veiksmīgu projektu projektu vadības dzīves ciklā
Projektu vadība

Projekta uzsākšana - kā sākt projektu?

Ko jūs saņemsiet, pateicoties šim rakstam: Resursu pārvaldības programmatūras ietekme uz projekta pabeigšanu laikā. Kā sākt projektu, zaudējot mazāk. Projekta uzsākšana ir brīdis, kad jūs izdarāt pieņēmumus un...