Projektu pārvaldība ir saistīta ar virkni izaicinājumu. No sarežģītām ieinteresētajām personām līdz resursu trūkumam - projektu vadītājam ir jāzina, kā pārvarēt sarežģītas situācijas. Vēl lielāku izaicinājumu rada tas, ka projektu vadītājiem bieži nākas cīnīties ar lielu uzdevumu skaitu un stingriem termiņiem.
Patiesībā daudzi projektu vadītāji digitālo projektu vadītājs nesen veica aptauju atzina, ka viņu lielākais izaicinājums bija laika trūkums.
Ja esat projektu vadītājs, kurš vēlas, lai Hermionas Greindžeres laika pagrieziena ierīce būtu pieejama pārdošanā, mums ir labas ziņas. Nē, ne par burvju piederumiem. Par jūsu laiku. Iespējams, ka varat optimizēt savu darbu, izmantojot uzticamas lietotnes un uzlabojot projektu vadības procesus savā organizācijā.. Turklāt tas palīdzēs jums sasniegt profesionālos mērķus.
Kādi ir galvenie efektīvu projektu vadītāju mērķi? Pirmkārt, viņi vēlas, lai viņu projekti tiktu pabeigti laikā un budžeta ietvaros. Turklāt viņi cer uzlabot tādus procesus kā riska pārvaldība, projekta aplēses vai komunikācija komandā. Kā jūs varat pietuvoties šo mērķu sasniegšanai?
Protams, jums jāturpina strādāt pie problēmu risināšanas, vadības un projektu vadības prasmēm. Tomēr, dažkārt jums vienkārši ir nepieciešams rīks, kas ļaus ietaupīt laiku un strādāt gudrāk. Šajā emuāra ierakstā mēs parādīsim, kā Teamdeck, pilnīgu resursu pārvaldības programmatūra, palīdz projektu vadītājiem visā projekta dzīves ciklā.
Efektīvs projekta vadītājs zina, ka katrs projekta posms veicina projekta vispārējos panākumus un ietekmi. Protams, katram projektam ir savas unikālas iezīmes un izaicinājumi, taču galvenie projekta posmi paliek nemainīgi. Apskatīsim, kā tāda lietotne kā Teamdeck var palīdzēt projektu vadītājiem optimizēt darbu katrā posmā.
Projektu vadītāji apzinās, ka resursu piešķiršana ir neatņemama projekta veiksmes sastāvdaļa. Nododiet pareizos cilvēkus pareizajiem projektiem, un ir lielāka iespēja, ka jūsu projekts noritēs bez sarežģījumiem.
Ja viens no jūsu kā projektu vadītāja pienākumiem ir sadalīt komandas locekļus projektos, jūs zināt, ka tas var būt ļoti grūts uzdevums. Ja jūsu uzņēmums ir mazs, jūs, iespējams, pazīstat visus darbiniekus, bet, pieaugot resursu kopumam, jūs varat viegli apmaldīties un sākt šaubīties: "Kurš būtu īstais cilvēks šim projektam?".
Teamdeck nodrošina jums uzņēmuma resursu kalendārs kur var apskatīt darbinieku sarakstu. Tomēr, lai pieņemtu pamatotu lēmumu par viņu pieņemšanu savā komandā, jums par viņiem ir jāzina vairāk nekā tikai viņu vārdi. Atkarībā no jūsu organizācijas vajadzībām varat pievienot pielāgotas kategorijas un ievadīt vairāk informācijas par komandas locekļiem: viņu tehniskās prasmes, darba stāža līmeni, atrašanās vietu utt. Kā projektu vadītājs varat arī redzēt, kādos iepriekšējos projektos jūsu uzņēmumā konkrētā persona ir piedalījusies, kas var būt noderīgi, kad. resursu piešķiršana. līdzīgam projektam.
Vēl viens izaicinājums, ar ko projektu vadītāji saskaras, plānojot projektu, ir pārvērst aplēses laika grafikā. Protams, jūs zināt, ka projektēšanas posms aizņems, piemēram, 120 stundas, bet nevarat vienkārši pieņemt, ka tas ilgs trīs nedēļas. Jums ir jāņem vērā svētku dienas, darbinieku atvaļinājumi, kā arī cilvēku pašreizējās iespējas. Šeit nenovērtējams būs resursu kalendārs ar datiem par cilvēku pašreizējām rezervācijām un plānotajiem brīvdienām. Jūs varat viegli iezīmēt projekta grafiku un pārbaudīt, vai tas atbilst svarīgiem projekta datumiem.
Efektīvi projektu vadītāji zina, ka ir svarīgi pajautāt klientam par visiem ārējiem termiņiem, kas jūsu komandai ir jāievēro, piemēram, par mārketinga kampaņu, ko koordinē cita aģentūra. Var izrādīties, ka jums nāksies ar klientu vienoties par dažiem no šiem datumiem vai mainīt projekta darbības jomu, taču labāk to zināt jau projekta sākumā.
Kad projekts ir uzsākts, labam projekta vadītājam ir jābūt informētam par dažādiem procesa aspektiem. Teamdeck palīdzēs jums strādāt produktīvi, sākot ar komandas mainīgās pieejamības pārvaldību un beidzot ar budžeta uzraudzību.
Efektīvi projektu vadītāji zina, ka projekta laika grafika plānošana ir viena lieta, bet jums joprojām ir jātur pirksts uz pulsa un vajadzības gadījumā jāveic korekcijas. Viena no lietām, kas palīdzēs jums sekot līdzi projekta grafikam un cilvēku / resursu jauda ir redzams jūsu komandas locekļu atvaļinājumu grafiks. Teamdeck sniedz jums šo iespēju - jūs varat redzēt atļautos atvaļinājumus un brīvā laika pieprasījumi resursu kalendārā.
Tā kā ne visas prombūtnes var plānot iepriekš, vislabāk, ja jums tiek paziņots par jauniem brīvdienu pieprasījumiem (izmantojot Slackpiemēram). Jūs varēsiet izvairīties no dubultas rezervācijas, turklāt jums būs iespēja vajadzības gadījumā rediģēt visu grafiku.
Līdzsvarots resursu izmantošana ir ļoti svarīga jūsu komandas labklājībai. Darbinieki nevar paveikt savu labāko darbu, ja viņi strādā pārāk daudz. Tomēr, netiek pietiekami izmantota. arī jūsu komanda ir nelaimīga. Turklāt neviens no šiem gadījumiem nav labs biznesam. Jums kā projekta vadītājam ir jāuzrauga resursu izmantošana. Tas ir vieglāk, ja virsstundas ir skaidri atzīmēts, kā tas ir Teamdeck gadījumā. Nepilnīgi izmantoto jaudu ir viegli pamanīt arī tāpēc, ka ir precīzi redzams, cik daudz jaudas cilvēkiem vēl ir atlicis.
Kāpēc ir svarīgi sekot līdzi cilvēku izmantošanas iespējām, izmantojot centrālo resursu kalendāru? Vai projekta laika atskaite veikt darbu? Projektu ziņojumi noteikti ir noderīgi. Mēs par tiem vairāk runāsim nākamajā šī bloga ieraksta sadaļā. Tomēr jums ir jāuzrauga kopējā jūsu komandas darba slodze, nevis tikai jūsu vadītais projekts (lasiet par darba slodzes pārvaldība).
Iedomājieties situāciju, kad darbinieks reģistrē "pareizo" stundu skaitu darba laika uzskaites lapās jūsu projektam un iegulda papildu laiku citiem projektiem, piemēram, jaunu darbinieku apmācībai. Ja analizējat tikai sava projekta darba laika uzskaites lapas, jūs to varat viegli nepamanīt. Aplūkojot Teamdeck resursu kalendārstomēr redzēsiet visus projektus, kuros ir iesaistīta kāda persona.
Budžeta kontrole ir svarīga veiksmīgas projekta vadības sastāvdaļa. Projekta vadītājam ir jāzina, cik lielas izmaksas ir radušās līdz šim jebkurā projekta īstenošanas brīdī. Lai šie aprēķini būtu precīzi, komandas locekļiem ir jāseko līdzi savam darbam, ideālā gadījumā reāllaikā.
Kā Teamdeck var palīdzēt? Vispirms mēs piedāvājam darbiniekiem ērtu veidu, kā aizpildīt darba laika uzskaites lapas, izmantojot mobilo laika uzskaites ierīci vai tīmekļa lietotni. Papildus tam varat izveidot projekta izmaksu ziņojums kas automātiski atjaunināsies katru reizi, kad darba laika uzskaites lapā būs jauns laika ieraksts. Tas ir liels laika ietaupījums: šādu atskaiti jūs izveidojat vienu reizi, projekta sākumā, un pēc tam vienkārši regulāri to pārbaudāt, nevis atkal veicat aprēķinus.
Būtiski ir atrast pareizo līdzsvaru starp apmaksājamām un neapmaksājamām darbībām. Galu galā, ja jūsu darbinieki pārāk daudz laika pavada ar rēķiniem nesaistītiem uzdevumiem, projekts var izrādīties nerentabls. Jums kā projekta vadītājam ir priekšrocība, ja zināt, kā sadalīt projekta izmaksas. apmaksājamās un neapmaksājamās stundas. Ar Teamdeck tas ir iespējams.
Kad jūsu komanda reģistrē savu darba laiku, tā var marķēt darba laika ierakstus ar šādām birkām. apstiprinātās virsstundas, kas nav apmaksājamas, r&d, utt. Varat definēt savus tagus, lai tie atbilstu jūsu uzņēmuma vajadzībām. Projekta vadītājs var redzēt dažādu tagu sadalījumu savā komandā. darba laika uzskaites pārskats.
Projekta laikā, iespējams, izstrādāsiet idejas, kā uzlabot projektu darba plūsmas pārvaldība vai pielāgot projektu vadības procesus. Dažkārt jūsu komandas locekļi paši ierosinās dažādas optimizācijas idejas. Piemēram, viņi var ziņot, ka saziņa ar klientiem aizņem daudz viņu dārgā laika. Ja jūsu uzņēmums izmanto Teamdeck, jūs vienmēr varat iedziļināties datos, lai pārliecinātos, ka attiecīgais novērojums ir pareizs. Laika grafiku tagi var precīzi parādīt, cik daudz laika jūsu komanda tērē tikšanās reizēm ar klientiem, tāpēc jūs zināsiet, vai ir iespējams veikt uzlabojumus.
Projekta slēgšana ir brīdis, kad projekta vadītājs var atskatīties atpakaļ un analizēt visu projektu. Viens no pārskatiem, ko mēs iesakām izveidot, ir aplēsto un faktisko stundu salīdzinājums.
Tas ļauj jums redzēt, vai jūsu komandas aplēses ir bijušas precīzas, un precīzi noteikt posmus, kuros ir vislielākās neatbilstības starp plānotajām un izsekotajām stundām. Piemēram, var izrādīties, ka projektēšanas posms dažādos projektos ir ļoti zemu novērtēts. Varbūt cilvēkiem, kas ir atbildīgi par tā novērtēšanu, sākotnējām aplēsēm vajadzētu pievienot papildu rezervi?
Šāda analīze būs noderīga ne tikai jums, bet arī citiem PM un uzņēmuma vadībai. Tā var palīdzēt ikvienam izvairīties no pagātnes kļūdām un nodrošināt veiksmīgu projektu vadības praksi jūsu uzņēmuma turpmākajos projektos.
Lieliska lietotne neaizstās vadīšanas prasmes vai spēju veidot saikni ar komandas locekļiem. Tomēr tā var palīdzēt jums palielināt produktivitāti, laikus pamanīt satraucošus modeļus vai automatizēt dažus no jūsu projektu vadības pienākumiem. Rezultāts? Efektīvs projektu vadības process, kas pozitīvi ietekmē jūsu uzņēmuma peļņu, kā arī jūsu komandas labklājību.
Vēlaties kļūt par veiksmīgu projektu vadītāju? Izmēģiniet Teamdeck! Iegūstiet 30 dienu BEZMAKSAS izmēģinājuma versiju.
Tikai katram piektajam cilvēkam (18%) ir noderīga laika plānošanas metode. Laika vadības stratēģijas un projektu laika vadības rīki palīdz jums tikt galā ar uzticēto darbu jums atvēlētajā laikā. Strādājot par projektu vadītāju,...
Efektīva resursu plānošana ir svarīgs mērķis visu lielumu uzņēmumiem neatkarīgi no tā, vai tie darbojas tiešsaistē vai tradicionālajās nozarēs. Ņemot vērā to, ka ir ļoti dažādi uzņēmumi, kuriem nepieciešama resursu plānošana, ir grūti sniegt universālu ieteikumu...