Neatkarīgi no tā, vai strādājat programmatūras uzņēmumā vai radošā aģentūrā, jūs droši vien labi zināt, ka projekti nebeidzas tad, kad kāds uzliek galīgo kodu bāzi vai kad klients uz jūsu darbu atbild ar "izskatās labi". Protams, projekta dzīves cikla piegādes daļa var būt beigusies, bet tagad ir pienācis laiks pienācīgi noslēgt projektu. Šajā bloga ierakstā mēs parādīsim dažus svarīgākos soļus, kas jums būtu jāiekļauj uzņēmuma projektu vadības procesos projekta noslēgumā.

Vispirms pievērsīsimies jautājumam, kāpēc jums vispār vajadzētu rūpēties par projekta slēgšanas procesu.

Kāpēc ir svarīgi ieviest projekta slēgšanas procesu?

Projekta slēgšanas process ir noderīgs, lai nodrošinātu, ka visi projektā iesaistītie ir vienisprātis un projekts ir oficiāli pabeigts. Kas notiek, ja projekts netiek pienācīgi noslēgts? Vispirms, jūs joprojām varat saņemt izmaiņu pieprasījumus no klienta, kurš nezina, ka vairs nav pienācis laiks šādiem pieprasījumiem. Projekta slēgšana ir izdevīga arī no projekta resursu pārvaldība perspektīvas. Jūs lieki neturēsiet savus darbiniekus pie jau pabeigta projekta - viņi varēs brīvi strādāt pie jauniem uzdevumiem. Visbeidzot, jums būs iespēja atskatīties uz projektu un novērtēt, kas izdevās un ko varētu uzlabot.

Kā ir ar jūsu darbiniekiem? Piedalīšanās noslēguma procesā pēc projekta, neatkarīgi no tā, vai tas ir vai nav veiksmīgs, sniegs viņiem noslēguma sajūtu un uzlabos komandas morāli.

Projekta slēgšanas kontrolsaraksts - hkā sākt izstrādāt savas komandas projekta slēgšanas procedūru?

Ja vēlaties izveidot vienotu projekta slēgšanas procesu, iespējams, vispirms vajadzētu sākt ar rūpīgu status quo analīzi. 

tikties ar projekta vadības komandu un apspriest tās darbības projekta dzīves cikla beigās. Kopā jūs varat analizēt dažādu pieeju plusus un mīnusus un izveidot procedūru, kas atbilst jūsu uzņēmuma vajadzībām.

Ko vajadzētu iekļaut projekta noslēguma posmā?

Vispirms jums jāpārskata prasību saraksts un jāpārliecinās, ka projekta komanda ir sagatavojusi visus sasniedzamos rezultātus. Projekta slēgšanas procesu var sākt, kad esat gatavs nodot projektu.

Oficiāli nododiet rezultātus

Sazinieties ar klientu, lai oficiāli nodotu visus rezultātus kopā ar nepieciešamo dokumentāciju. Var gadīties, ka jau agrāk esat nodevis dažādus projekta elementus. Tas ir pilnīgā kārtībā. Jums tikai jāpārliecinās, ka klientam ir pieejams pilns sasniedzamo rezultātu kopums. Neaizmirstiet arī par koplietošanu attiecībā uz URL adresēm, pieteikšanās vārdiem un parolēm.

Nākamais solis ir saņemt oficiālu klienta apstiprinājumu. Vislabāk, ja jums ir rakstisks paziņojums - pietiek ar e-pasta vēstuli -, ka klients ir atzinis jūsu projekta komandas darbu par pieņemamu. Ja nenodrošināsiet parakstu, vēlāk jūs var sagaidīt nepatīkams pārsteigums: ja ir kādas problēmas, labāk tās risināt tagad.

Tā ir arī lieliska iespēja saņemt atgriezenisko saiti no klienta. Jūs varat ieplānot zvanu, lai retrospektīvā sanāksme ar klientu. Pēc šādas sarunas jums, visticamāk, būs daži rīcības punkti turpmākajiem uzlabojumiem un, iespējams, jauka atsauksme, ko ievietot savā tīmekļa vietnē.

Dokumentu kārtošana

Projekta dzīves cikla laikā projekta vadītājam ir jāsastopas ar daudziem projekta dokumentiem. Noslēguma posms ir lielisks brīdis, lai tos visus sakārtotu un pārliecinātos, ka nav nekādu nesakārtotu jautājumu.

Cilvēki, kas strādā pie projekta, var justies tā, it kā viņi zinātu katru projekta niansi. Iespējams, tā tas ir šobrīd, bet kā būs pēc pāris mēnešiem, kad klients vēlēsies pajautāt par kādu tehnisku detaļu? Ir daudz labāk, ja visi ar projektu saistītie dokumenti ir pareizi sakārtoti.

Turklāt jums ir arī oficiāli jānoslēdz projektu līgumi ar dažādiem piegādātājiem vai ārštata darbiniekiem. Neaizmirstiet viņiem samaksāt!

Projekta pārskatīšana

Kā jau minēts iepriekš, projekta noslēgums ir lielisks brīdis, lai pārdomātu savas komandas sniegumu. Dodieties uz savu projektu vadības vai resursu vadības programmatūru un analizējiet projekta pārskatus. Lūk, dažas idejas, ko jūs varat rūpīgi aplūkot:

  • Aplēses salīdzinājumā ar faktiskajiem datiem: salīdziniet savas komandas aplēstās stundas ar faktisko projektā pavadīto laiku. Vai pamanāt kādas likumsakarības? Piemēram, vai bija kāds konkrēts projekta posms, kas tika novērtēts pārāk zemu? Vai arī, iespējams, jūs varat pamanīt, ka sākotnēji tika nepietiekami novērtēts konkrēta komandas locekļa darbs, un viņam bija nepieciešams vairāk laika, lai pabeigtu savus uzdevumus. Šādas atziņas ir ļoti vērtīgas, lai plānotu nākamos komandas projektus. 
Darbinieku pavadītās darba stundas

Izmantojiet Teamdeck lai izveidotu aplēšu un faktisko rezultātu pārskatu.

  • Resursu izmantošana:  vai visi jūsu komandas locekļi tika izmantoti vienmērīgi? Varbūt daži no viņiem strādāja daudz virsstundu, bet citiem nebija tik daudz darba? Abi gadījumi nav labi komandas morālei. Par laimi, tiklīdz jūs identificēsiet uzlabojumu jomas, jūs varēsiet labāk plānot komandas nākamajiem projektiem.
komandas izmantošanas ziņojums

Teamdeck var arī palīdzēt aprēķināt resursu izmantošanu..

Aprēķinot apmaksājamo stundu skaitu, kā arī neapmaksājamo stundu skaitu, varat rast idejas turpmākajiem uzlabojumiem, lai palielinātu jūsu komandas produktivitāti.

Kad pārskatāt projektu, jums vajadzētu arī organizēt projekta komandas sanāksmi, lai apspriestu gūto pieredzi un idejas nākotnei.

Atzīstiet projekta komandas centienus

Ja jūsu uzņēmums vienlaikus strādā pie vairākiem projektiem, kā tas ir daudzu aģentūru vai programmatūras uzņēmumu gadījumā, visiem var nebūt skaidrs, ka konkrētais projekts ir tikko pabeigts. Būtu labi, ja projekta vadītājs nosūtītu ziņu visam uzņēmumam, paziņojot par projekta pabeigšanu un izsakot atzinību par komandas smago darbu. Viņam būtu jācenšas izcelt katra komandas locekļa sasniegumus un jāpārliecinās, ka tajā ir iekļauti visi. Šāds žests noteikti liks darbiniekam justies novērtētam un pamanītam.

Lai gan pandēmija var liegt jums organizēt svinīgu pasākumu projekta komandai, jums tomēr vajadzētu mēģināt ar viņiem izklaidēties. Pat virtuāla svinēšana varētu būt jautra reize, lai veicinātu sadraudzību.

Dokumentēt un dalīties gūtajā pieredzē

Līdz šim jūs jau esat detalizēti apsprieduši projektu ar projekta komandu, saņēmuši atsauksmes no klienta un apskatījuši datus. Ļoti iespējams, ka jums ir vērtīgas, praktiski izmantojamas atziņas, kas varētu noderēt jūsu uzņēmuma turpmākajos projektos. Ir ļoti svarīgi, lai jūs tās dokumentētu un dalītos ar tām ar citiem cilvēkiem, kas ir atbildīgi par jūsu uzņēmuma projektu vadību.

Turklāt šis ir lielisks brīdis, lai radītu zināmu mārketinga ažiotāžu par projektu: ievietojiet to komandas tiešsaistes portfolio, publicējiet gadījumu izpēti. Ir izdevīgi, ja šādi soļi ir ieplānoti; pretējā gadījumā tie var netikt veikti citu projektu un uzdevumu vidū.

Komandas rezervējumu noņemšana

Pat ja esat pārliecināts, ka jūsu komandas biedri zina, ka projekts ir gatavs, jums tomēr vajadzētu viņus oficiāli atbrīvot no šī uzdevuma. Aplūkojot jūsu uzņēmuma resursu vai tiešsaistes kalendāra plānotājs, šie darbinieki vairs nav jāreģistrē par pabeigto projektu.

Pārbaudiet savas komandas pieejamību ar Teamdeck - noma attālinātām komandām

Pārliecinieties, ka jūsu komandas resursu kalendārs ir atjaunināts. Tādējādi citi projektu vadītāji var tos rezervēt jauniem projektiem. 

Vai esat gatavs izveidot projekta slēgšanas procesu?

Lasot par dažādiem slēgšanas procesa posmiem, jūs, visticamāk, esat pamanījis, ka šis posms prasīs zināmu laiku. Tas ir vēl viens iemesls, lai šādas procedūras būtu ieviestas pirms projekta uzsākšanas. Kad jūs zināt, cik stundas vidēji ir nepieciešamas, lai noslēgtu projektu, jūs varat to ņemt vērā, aprēķinot projekta izmaksas.

Mēs ceram, ka šis bloga ieraksts palīdzēs jums plānot efektīvus projekta slēgšanas posmus, kas atbilst jūsu uzņēmuma vajadzībām. Tas noteikti būs noderīgs jūsu komandas turpmākajos projektos.

Vai meklējat programmatūru, kas palīdz projekta slēgšanas procesā?

Resursu plānošanas programmatūra, ko izvēlas projektu vadītāji no Hill-Knowlton vai Stormind Games.

Saistītās ziņas

Kā uzsākt veiksmīgu projektu projektu vadības dzīves ciklā
Projektu vadība

Projekta uzsākšana - kā sākt projektu?

Ko jūs saņemsiet, pateicoties šim rakstam: Resursu pārvaldības programmatūras ietekme uz projekta pabeigšanu laikā. Kā sākt projektu, zaudējot mazāk. Projekta uzsākšana ir brīdis, kad jūs izdarāt pieņēmumus un...