Biežāk sastopamie resursu pārvaldības izaicinājumi un to pārvarēšana

Resursu pārvaldības problēmas ir saistītas ar darba ar komandām būtību. Bieži vien jums ir nepieciešams plānot darbu un resursus. vairāku projektu pārvaldība. uzreiz. Procesu organizēšana, uzraudzība un uzlabošana ir būtiskas projektu resursu pārvaldības daļas, kas var ietekmēt vai sagraut jūsu projektus. Šķiet, ka tas ir diezgan daudz? Sadalīsim šos izaicinājumus pārvaldāmās daļās un redzēsim, kā jūs varat tos pārvarēt savā darbā.

Projektam piemērotu prasmju apzināšana

Jauna projekta uzsākšana, jums ir jāatrod darbinieki ar atbilstošām prasmēm. Lai cik vienkārši tas izklausās, tas var būt izaicinājums, ja jums nav skaidra pārskata par saviem resursiem. Noderīgs ir darbinieku saraksts, ko varat sašķirot pēc prasmēm vai amata, jo varat ātri atrast cilvēkus, kas spēj izpildīt konkrēto projektu.

Pēc tam noskaidrojiet, vai viņi ir pieejami paredzētajā laikā. Varat izmantot arī prasmju matricu vai RACI diagramma (jeb atbildības piešķiršanas matrica), lai atzīmētu, par ko viņi ir atbildīgi.

Komandas pieejamības un kapacitātes saskaņošana ar projekta grafiku.

Darbinieku pieejamības pārvaldība, viņu kapacitāte un spēja izpildīt grafiku ir cieši saistītas. Apskatīsim, kā varat pārvaldīt riskus, plānojot projekta resursus un grafiku.

Uzziniet, kāda ir jūsu komandas pieejamība

Zinot, vai persona strādā pilnu slodzi vai ir ārštata darbinieks, kas rēķina par stundu, varat novērtēt tās pieejamību. Patiess izaicinājums ir tas, ka šī pieejamība var mainīties jums piemērotā brīdī. 

Risku pārvaldība pirms to rašanās

Resursu plānošana, ne tikai divreiz pārbaudiet savas komandas pieejamību, bet arī izstrādājiet plānu B, ja zaudējat kādu resursu.

Vai ir cits darbinieks ar līdzīgām prasmēm, kurš varētu pārņemt šo uzdevumu? Vai varbūt jūs varat šo darbu uzticēt ārpakalpojumu sniedzējam?

Jebkurā gadījumā ir lietderīgi jau iepriekš zināt alternatīvas, nevis projekta vidū iestrēgt bez resursiem uzdevuma veikšanai. Varat pārbaudīt arī valsts svētku dienas un plānotos personīgos brīvlaikus, lai iekļautu tos savā grafikā.

Ņemiet vērā savas komandas kapacitāti

Labākajā gadījumā, izmantojot augšupēju aplēsi ar jūsu komandas locekļiem, viņi, pamatojoties uz savu iepriekšējo pieredzi, varētu zināt, cik ilgs būs katra uzdevuma veikšanas laiks. Ja tas tā nav, jums jāņem vērā vēsturiskie dati.

Šādā veidā varat novērtēt laika aplēses, pamatojoties uz komandas iepriekšējo sniegumu, tādējādi samazinot risku, ka tiks pārsniegta tās kapacitāte.

Izvairieties no nereāliem grafikiem

Ja ņemat vērā resursu pieejamību un to kapacitāti, varat izvairīties no vēl vienas problēmas - nereālu grafiku izveides. Zinot, kad jūsu darbinieki ir pieejami un cik daudz darba viņi var paveikt noteiktā laika posmā, precīzāk sastādiet projekta grafiku.

Darba slodzes pārvaldība bez resursu aizņemšanas

Lai nodrošinātu komandas produktivitāti, ir ļoti svarīgi plānot darbu un pēc tam to uzraudzīt, lai izvairītos no tā nepietiekamas vai pārmērīgas izmantošanas. Pretējā gadījumā, ja darba ir pārāk daudz, darbinieki var sākt justies izdegušam., bet pārāk maz darāmā darba padara viņus nelaimīgus., arī.

Pielāgojiet darba slodzi, tiklīdz pamanāt, ka kāds ir pārslogots, bet citiem nav tik daudz uzdevumu. Pārbaudiet, vai varat sadalīt darbu, piemēram, izmantojot resursu izlīdzināšanu. Tas ir projektu plānošanas metode kurā jūs sadalāt vai apvienojat darbības atkarībā no resursu pieejamības. Tomēr ņemiet vērā, ka tas var negatīvi ietekmēt jūsu projekta grafiku un budžetu.

Izvairieties no resursu aizņemšanas

Plānojot darbus un resursus, var rasties kārdinājums pievienot vairāk darbaspēka, nekā patiesībā nepieciešams. Tas "tikai gadījumam" resursu piešķiršana tomēr tiek uzskatīts, ka projektu vadītāji bieži pieļauj kļūdu.

Pievienojot vairāk resursu, nekā nepieciešams, tiek izkropļots aplēstais laiks un budžets, bloķējot darbiniekus arī citiem PM. Tā rezultātā var rasties vairāk darba tiem, kurus viņi bija rezervējuši agrāk, vai arī nepietiekami paveikts darbs.

Centieties norīkot tikai tos komandas locekļus, par kuriem zināt, ka jums būs vajadzīgi. Ja kaut kas mainās, vienmēr ir labāk pārrunāt darbinieku ar citu premjerministru.

Secinājums

Lai izvairītos no bieži sastopamām resursu pārvaldības problēmām, mēģiniet iekļaut šīs idejas savā darbā:

• Esiet reālistiski - sastādiet plānus, kas atbilst projekta prasībām, un nepievienojiet vairāk rezervāciju, nekā nepieciešams.
• Vairāk uzticieties datiem nekā saviem pieņēmumiem - plānojot jaunus projektus, izmantojiet iepriekšējos projektos iegūtos datus un ziņojumus.
• Pārskats par resursiem - ziniet, kādus resursus varat izmantot, kādas ir viņu prasmes un kāda ir viņu pieejamība.
• Saskaņojiet savus projektus ar uzņēmuma iespējām un plāniem - vienmēr iekļaujiet citus projektus un prioritātes, lai būtu informēti par iespējamām sadursmēm un izmaiņām.
• Esiet līdzās savai komandai - tikšanās ar komandu palīdzēs jums jau agrīnā posmā atklāt tās sāpes un problēmas, lai jums būtu laiks uz tām reaģēt un veikt uzlabojumus.