Ko jūs saņemsiet, pateicoties šim rakstam:

Resursu pārvaldības programmatūras ietekme uz projekta pabeigšanu laikā.

Kā sākt projektu, lai zaudētu mazāk.

Projekta uzsākšana ir brīdis, kad jūs izdarāt pieņēmumus un pieņemat lēmumus, kas galu galā var izšķirt vai sagraut projektu.

Šajā posmā jums ir jāsagatavojas, jāapkopo pēc iespējas vairāk informācijas, izmantojot dokumentu pārvaldības sistēmu, jāizvērtē darba slodze un pārdomāti jāpiešķir resursi. Un dažkārt tā varētu būt lieliska ideja izmantot personīgo projektu vadības programmatūru.

No otras puses, tas ir arī laiks, kad jūs varat sākt darbu, lai noteiktu toni visam projektam un izveidotu efektīvu un pozitīvu kultūru jūsu komandai.

Kā pārliecināties, ka ar projekta atklāšanas sanāksmi sākat ar pareizo soli?

Uzņēmumā Teamdeck, kas radīja resursu pārvaldības programmatūru, mēs esam apņēmušies palīdzēt projektu vadītājiem labāk novērtēt, plānot, īstenot un uzraudzīt projektus. Tāpēc esam sagatavojuši bezmaksas e-grāmatu par resursu pārvaldības paraugpraksi.

Šis raksts ir izvilkums no mūsu e-grāmatas, kurā aprakstīti būtiski nākamie soļi, kas ir būtiski, lai jūsu projekts būtu veiksmīgs. Strukturēta projekta uzsākšanas sanāksmes darba kārtība ir ļoti svarīga, lai sanāksme noritētu racionāli un efektīvi, aktīvi iesaistot komandu un ieinteresētās puses, kā arī veicot pielāgojumus veikliem projekta uzsākšanas posmiem.

Izpratne par projektu: Pirmais solis uz panākumiem

Pilnīga izpratne par projektu nozīmē, ka jūs zināt ieinteresēto pušu cerības attiecībā uz gala produktu un jūsu komandas darba apjomu. Ir skaidri jādefinē panākumu kritēriji. Daži iespējamie un izmērāmi kritēriji ir šādi: laicīga piegāde, sākotnējā budžeta ievērošana un pārdošanas mērķu sasniegšana. Šie kritēriji ne tikai nosaka skaidru virzienu, bet arī kalpo kā kritēriji projekta progresa un panākumu novērtēšanai.

Sīkāka informācija par projektu, piemēram, mērķi un uzdevumi, laika grafiks, budžets un projekta rezultāti, jau bija jāiekļauj projekta aprakstā. Uzmanīgi izlasiet to un apkopojiet, kādu informāciju jūs varat no tā iegūt un kādas trūkst. Ir būtiski nodrošināt, lai projekta kopsavilkums būtu visaptverošs un tajā būtu aplūkoti visi kritiskie projekta aspekti. Labi sagatavots projekta apraksts ir pamats efektīvai projekta plānošanai un īstenošanai.

Ja kaut kas nav skaidrs, negaidiet, lai sazinātos ar klientu. Ir svarīgi savākt pēc iespējas vairāk informācijas par projektu, pirms pat sākat plānot darbus. Šāda proaktīva pieeja palīdz savlaicīgi identificēt iespējamās problēmas un ļauj tās savlaicīgi atrisināt, tādējādi novēršot pārpratumus vai kavējumus vēlāk projekta gaitā.

Kad jums šķiet, ka ir pietiekami daudz informācijas, uzaiciniet klientu uz projekta atklāšanas sanāksmi. To var darīt klātienē, izmantojot Skype vai pat organizēt profesionālāku zvanu konferenci. Punkts ir tikšanās telpa, kurā jūs varat apspriest projekta apjomu, klienta cerības, to, ko un kā jūs varat nodrošināt. Šī sanāksme nosaka projekta toni un nodrošina, ka visi ir vienisprātis par projekta mērķiem un rezultātiem.

Lomu un pienākumu noteikšana: Kas ko dara projekta komandā?

Kad esat pilnībā izpratuši projekta kopīgos mērķus, ir laiks noteikt, kas jums būs nepieciešams, lai tos sasniegtu, un kas par ko ir atbildīgs. Skaidri definētas projekta komandas dalībnieku lomas un pienākumi palīdz izvairīties no neskaidrībām un nodrošina atbildību. Katram komandas dalībniekam jāzina, kas no viņa tiek sagaidīts un kā viņa darbs palīdz sasniegt vispārējos projekta mērķus.

Tas nozīmē, ka jums ir jāseko līdzi, lai noteiktu lomas projektā - kas tieši jums būtu jāiesaista? Vai arī: kādas ir tās lomas, bez kurām projektu nevar pabeigt? Tas ietver projektam nepieciešamo galveno prasmju un zināšanu apzināšanu un to attiecināšanu uz jūsu komandas locekļiem. Ir arī ļoti svarīgi apsvērt jūsu komandas pieejamību un darba slodzi, lai nodrošinātu, ka viņi var veltīt projektam nepieciešamo laiku un pūles.

Atkarībā no projekta un klienta prasībām jums var būt nepieciešami frontend un/vai backend izstrādātāji, grafikas dizaineri, kustību dizaineri vai mārketinga speciālisti un tekstu autori. Katrai lomai jābūt skaidri definētai, katram komandas loceklim piešķirot konkrētus uzdevumus un pienākumus. Tas palīdz nodrošināt, ka tiek aptverti visi projekta aspekti un nekas netiek atstāts bez ievērības.

Kad precīzi zināt, kas jāiesaista projektā, atrodiet labākos darbiniekus šim darbam. To var izdarīt, novērtējot viņu prasmes - izmantojiet prasmju matricu. Prasmju matrica ir vienkārša tabula, kas ietver darbinieku prasmes un palīdz novērtēt un piešķirt punktus, lai noskaidrotu, vai viņi spēj tikt galā ar uzdevumiem. Šis rīks ir nenovērtējams, lai noteiktu pareizos cilvēkus pareizajiem uzdevumiem, tādējādi nodrošinot, ka jūsu projekta komanda ir labi sagatavota, lai tiktu galā ar projekta izaicinājumiem.

Kad esat apzinājis lomas un cilvēkus, kuri var tās aizpildīt, pārbaudiet darbinieku pieejamību un piešķiriet viņus nākamajam projektam šeit. Tas ietver laika grafiku un resursu plānošanu, lai nodrošinātu, ka jūsu komandas locekļi nav pārslogoti un var sniegt savu labāko sniegumu. Efektīva resursu pārvaldība ir galvenais priekšnoteikums, lai nodrošinātu, ka jūsu projekts tiek īstenots laikā un budžeta ietvaros.

Noderīgs padoms: Ja neizmantojat prasmju matricu, varat izmantot darbinieku sarakstu, aprakstot viņu prasmes un pieredzi. Tas palīdz izvairīties no darbinieku nepietiekamas izmantošanas un pārmērīgas aizņemtības, jo pieejamo resursu redzamība var nodrošināt labāku darbaspēka sadalījumu.

Visaptveroša projekta plāna izveide: Izvairīšanās no kļūdām

Ir pamats domāt, ka plānošanas posms var izšķirt vai sagraut jūsu projektu. Neprecīzas aplēses, nepareizi personiski lēmumi un potenciālo risku neievērošana bieži vien ir iemesls kavējumiem un budžeta izmaiņām. Efektīva plānošana ietver ne tikai projekta īstenošanai nepieciešamo uzdevumu un darbību izklāstu, bet arī iespējamo problēmu paredzēšanu un stratēģiju izstrādi to mazināšanai. Plānojot ārējo projektu, ir ļoti svarīgi noteikt toni un vīziju, noteikt kopīgus mērķus, uzdevumus un termiņus, kā arī sagatavot projekta komandu oficiālajai atklāšanas sanāksmei ar klientu.

Saskaņā ar 2016. gada datiem tikai 49% projektu ir pabeigti laikā. Turklāt 53% no visiem projektiem nepārsniedz budžeta apjomu. - PMI. Šī statistika uzsver efektīvas projektu plānošanas un resursu pārvaldības nozīmi projekta panākumu nodrošināšanā.

Projekta resursu pārvaldība ir viena no galvenajām efektīvas plānošanas un projekta uzsākšanas posma sastāvdaļām. Jūs jau esat apzinājis, kādas lomas ir nepieciešamas, lai projekts būtu veiksmīgs, un pareizos cilvēkus, kuri var veikt uzdevumus. Tagad ir pienācis laiks efektīvi sadalīt resursus un nodrošināt to optimālu izmantošanu visā projekta gaitā.

Lai uzlabotu darbinieku un projektu vadību, projekta uzsākšanai palīdzēs aplēses par to, cik ilgi jums būs nepieciešami konkrēti cilvēki, kas iesaistīti kādā no turpmāk minētajiem darbiem.. Aktualizēts resursu kalendārs ir ļoti svarīgs un ievērojami atvieglos jūsu darbu. Šajā kalendārā jāiekļauj ne tikai jūsu komandas locekļu pieejamība, bet arī visas citas viņu saistības, piemēram, citi projekti vai personīgais brīvlaiks.

Zinot, kas un cik ilgi būs nepieciešams jūsu projektā, izveidojiet projekta kalendāru. Tajā jāiekļauj tādi jautājumi kā resursu pieejamība, citi projekti, kuros viņi var piedalīties, vai saistības, kas viņiem var būt, viņu brīvdienas un valsts svētku dienas. Strādājot ar attālinātiem komandas locekļiem, ņemiet vērā laika joslas. Šāda līmeņa detalizēta plānošana palīdz nodrošināt, ka jūsu projekta grafiks ir reāls un sasniedzams.

Šādā veidā jūs izvairīsieties no pārāk lielas rezervācijas vai nepietiekamas darbinieku izmantošanas un jau no paša sākuma noteiksiet pareizo projekta gaitu. Teamdeck ir resursu pārvaldības un darba laika uzskaites rīks ar darbinieku darba laika uzskaites un atvaļinājumu pārvaldības sistēmas funkcijām, ko varat izmantot darbinieku un resursu piešķiršanai un uzraudzībai. Šie rīki nodrošina reāllaika pārskatāmību par resursu pieejamību un izmantošanu, tādējādi palīdzot pieņemt pamatotus lēmumus un veikt nepieciešamās korekcijas.

Resursu un uzdevumu novērtēšana: Pareiza novērtēšana

Lai izveidotu pamatīgu projekta rīcības plānu, jums ir jāaprēķina laiks, kas jūsu darbiniekiem ir nepieciešams, lai veiktu darbības. Aprēķini var būt sarežģīti, jo, ja tie ir slikti veikti, tie var radīt vairāk kaitējuma nekā labuma jūsu projektam. Lai veiktu precīzu aplēsi, ir nepieciešama padziļināta izpratne par veicamajiem uzdevumiem, nepieciešamajām prasmēm un jūsu komandas iespējām. Tas ietver īpašus apsvērumus par resursu un uzdevumu aplēsēm iekšējiem projektiem, piemēram, par projekta komandas sagatavošanu oficiālajai atklāšanas sanāksmei un iekšējās projekta atklāšanas sanāksmes organizēšanu.

Savā rakstā "Kāpēc mēs veicam aplēses?" Džons Kutlers (John Cutler) uzsvēra konteksta nozīmi, veicot aplēses. Aplēses jābalsta uz vēsturiskiem datiem un konkrētā pašreizējā projekta kontekstu. Tas palīdz nodrošināt, ka aplēses ir reālistiskas un sasniedzamas.

No otras puses, uzdevumu novērtēšana stundās daudziem ir pielīdzināma tējas lapu lasīšanai. Tāpēc, ņemot vērā mūsu pieredzi, drošāk ir lietotāja stāstus mērīt stāstu punktos. Stāstu punkti ir mērvienības, kas ļauj novērtēt dažādu lietotāju stāstu lielumu. Tās ir relatīvas, proti, 4 punktu stāsts ir divas reizes lielāks par 2 punktu stāstu. Šī relatīvā aplēšu metode palīdz nodrošināt, ka aplēses ir konsekventas un salīdzināmas dažādiem uzdevumiem.

Kad esat noteicis stāsta punktus (skala var būt no 1 līdz 10), jums tie ir jāiekļauj komandas ātrumā. Ja komanda iepriekšējā iterācijā spēja veltīt pietiekami daudz laika, lai pabeigtu 14 punktu vērtus stāstus, viņi, visticamāk, atkal paveiks tikpat daudz darba. Tas palīdz noteikt reālistiskus un sasniedzamus projekta mērķus.

Kad esat ieguvis stāsta punktu aplēses visiem vēlamajiem projekta elementiem, varat dalīt šo skaitli ar komandas ātrumu un iegūt iterāciju skaitu, kas nepieciešams projekta pabeigšanai. Tas palīdz nodrošināt, ka projekta grafiks ir reālistisks un sasniedzams.

Piešķirot laiku konkrētu cilvēku vadīšanai, ņemiet vērā viņu resursu kapacitāti gan attiecībā uz to, cik daudz darba viņi var paveikt, ņemot vērā viņu pieredzi, gan "darbspējīgo stundu" skaitu dienas laikā. Tas palīdz nodrošināt, ka jūsu komandas locekļi nav pārslogoti un var sniegt savu labāko sniegumu.

Pārliecinieties, ka saprotat atšķirību starp ideālo laiku un pagājušo laiku. Pirmais ir laiks, kas faktiski pavadīts, pildot konkrēto uzdevumu, bet vēlāk tajā ietilpst gaidīšana, traucējumi, konteksta maiņa un sagatavošanās darbi. Šī atšķirība ir būtiska, lai nodrošinātu, ka jūsu aplēses ir reālistiskas un ņem vērā dažādus faktorus, kas var ietekmēt faktisko laiku, kas nepieciešams uzdevuma izpildei.

Ņemiet vērā, ka, kad jautājat izstrādātājiem, cik daudz laika aizņems konkrētais uzdevums, viņi jums sniegs aplēsi "ideālā laikā", t. i., nepārtrauktā darba periodā. Tas palīdz noteikt reālistiskas cerības un nodrošināt, ka projekta grafiks ir sasniedzams.

Projekta plāna izpilde: Plānu pārvēršana darbībās

Īstenošana ir tā, kad plāns tiek pārvērsts darbībā. Šajā posmā projekta vadītājs koordinē cilvēkus un resursus, kā arī integrē un veic projekta darbības saskaņā ar projekta vadības plānu. Izpildes laikā ir ļoti svarīgi sekot līdzi projekta progresam, lai nodrošinātu, ka tas virzās pareizajā virzienā. Ļoti noderīgas var būt regulāras statusa sanāksmes. Šajās sanāksmēs jāapspriež, kas ir paveikts, kas tiek darīts un kas vēl ir jāizdara.

Šajā posmā ļoti svarīga ir saziņa. Izmantojiet projektu pārvaldības programmatūru, lai visi būtu informēti par jaunāko informāciju un sekotu līdzi projekta gaitai. Tādi rīki kā Teamdeck var palīdzēt plānot, pārvaldīt uzdevumus un sekot līdzi laikam. Šie rīki nodrošina reāllaika pārskatāmību par projekta progresu un palīdz savlaicīgi identificēt jebkādas problēmas, tādējādi ļaujot tās savlaicīgi atrisināt.

Uzraudzība un kontrole: Projekta virzība uz priekšu

Uzraudzības un kontroles procesi ir nepieciešami, lai izsekotu, pārskatītu un regulētu projekta progresu un izpildi un noteiktu jomas, kurās nepieciešamas izmaiņas plānā. Šis posms nodrošina, ka projekta mērķi tiek sasniegti, mērot un uzraugot projekta izpildi.

Daži no rīkiem un metodēm, ko varat izmantot šajā posmā, ir veiktspējas pārskati, iegūtās vērtības pārvaldība un projektu vadības programmatūra. Regulāras atskaites un pārskatīšanas sesijas palīdz uzturēt projektu uz pareizā ceļa. Šīs sesijas sniedz iespēju pārskatīt projekta progresu, identificēt visas problēmas un veikt nepieciešamās korekcijas, lai nodrošinātu, ka projekts tiek īstenots atbilstoši plānotajam.

Projekta slēgšana: Veiksmīga noslēguma nodrošināšana

Projekta slēgšana ietver visu aktivitāšu pabeigšanu visās projekta vadības procesu grupās, lai oficiāli pabeigtu projektu vai posmu. Tas ietver klienta apstiprinājuma saņemšanu, projekta dokumentācijas nodošanu, projekta resursu atbrīvošanu un pēcprojekta pārskata veikšanu.

Pēcprojekta pārskats palīdz jums saprast, kas ir izdevies un ko varētu uzlabot turpmākajos projektos. Tas ir svarīgs solis projektu vadības nepārtrauktai uzlabošanai. Šajos pārskatos gūtās atziņas var būt nenovērtējamas, lai uzlabotu jūsu projektu vadības procesus un nodrošinātu turpmāko projektu panākumus.

Secinājums: Projekta panākumi ir atkarīgi no izpratnes

Jauna projekta izveides sākumam nav jābūt tik saspringtam un biedējošam, kā daži saka. Ja jau pašā sākumā esat izveidojis pareizo procesu un soli pa solim to ievērojis, pirmā tikšanās darbā var būt ne tikai vieglāka, bet arī izvairīties no dažām bieži pieļautām kļūdām.

Apkopojot to, par ko esam runājuši šajā rakstā, pārliecinieties, ka jūs ievērojat šos vienkāršos soļus:

Šādā veidā jūs pārliecināsieties, ka pirms projekta uzsākšanas zināt visu par projekta prasībām, savu resursu pieejamību, noteiktajām gaidām un laika grafiku.

Joprojām nezināt, kā sākt projektu?

Ļaujiet savai komandai strādāt pēc labākās sirdsapziņas ar efektīvu resursu plānošanas programmatūru

Saistītās ziņas