Tehnoloģiju nozare ir ārkārtīgi dinamiska: projekti mainās, pastāvīgi parādās jauni risinājumi, kas jāievieš, un komandas saskaras ar darbinieku mainību. Lai pārvarētu šo pārmaiņu tornado, jūsu resursu pārvaldībai jābūt stabilai. Šajā rakstā uzzināsiet, kā to izdarīt.
Mūsu lasītāji iepazīstas ar:
- Programmatūra piedāvā ieteikumus, kā uzlabot resursu pārvaldību.
- Šķēršļi resursu pārvaldības uzlabošanas laikā
- Ekrāni un noderīga loma resursu pārvaldības programmatūra
Zināšanas par to, kā uzlabot projekta resursu pārvaldība ir būtiska jebkuram programmatūras uzņēmumam. Tas ir fakts. Viņi pārdod savu darbinieku laiku par klientu naudu. Galu galā mēs nerunājam par atkārtotu darbu, kur katru dienu daudzus gadus vieni un tie paši darbinieki nāk uz biroju, lai 8 stundas veiktu vienus un tos pašus uzdevumus.
Ko dara resursu pārvaldība?
Pirms nolemjat veikt pasākumus, lai uzlabotu resursu pārvaldību savā programmatūras uzņēmumā, jums jāzina, kāpēc vispār ir vērts to darīt. Jūs:
- optimizēt savu darbu, maksimāli izmantojot komandas spējas un potenciālu.
- izvairīties no laika un naudas izšķērdēšanas neefektīvas pārvaldības dēļ.
- uzlabot darbinieku apmierinātību. Pārāk daudz uzdevumu un spiediens var būt tikpat nomācoši kā garlaicība un bezjēdzība.
- spēt uzraudzīt projekta progresu un projekta rentabilitāte vieglāk.
Kā uzlabot resursu pārvaldību [programmatūras uzņēmuma piemērs]?
1. Identificēt problēmu
Pienāk brīdis, kad pēc prāta vētras kopā ar vadības komandu nolemjat, ka kaut kas noteikti ir jāmaina un jūsu uzņēmumam ir nepieciešami jauni risinājumi. Jums ir nepieciešama mūsdienīga pieeja un reformas, lai jūs varētu pārņemt tirgu un atstāt konkurentus tālu aiz sevis. Jūs vēlaties to visu. Un vēlaties to tagad.
Diemžēl tieši tāpēc vērienīgi plāni bieži vien neizdodas. Pat ar vislabāko resursu pārvaldību nav iespējams īstenot visas izmaiņas uzreiz. Īpaši, ja runa ir par vidēja vai liela programmatūras māja, kur procesiem ir jāsadarbojas. Tāpēc pirmais solis, lai optimizētu savu darbu, ir identificēt problēmu (vai problēmas). Varbūt vājā vieta ir darbinieku trūkums, atlaišanas un atvaļināšanas gadījumu neizsekošana, dokumentācijas trūkums, kas nepieciešama jaunu darbinieku uzņemšanai darbā un projektu nodošanai, nepietiekami novērtēti vai pārvērtēti projekti, sarežģīta lēmumu pieņemšana. Labākais veids, kā identificēt problēmas, lai sāktu jebkādas pārmaiņas savā organizācijā, ir analizēt datus. Ziņojumi balstoties uz dažādiem procesiem un rezultātiem jūsu uzņēmumā, būs nenovērtējami.
Zināšanas par to, kas jāmaina, ir pamats pārmaiņu veikšanai. Nākamais solis ir noteikt šo jautājumu prioritātes. Apsveriet, kuras no tām rada vislielākos zaudējumus vai bloķē citus procesus - vispirms risiniet šīs problēmas un pēc tam vienu pēc otras ieviešot turpmākos uzlabojumus. Lai sistemātiski sasniegtu mērķus, ir vērts sadalīt lielus projektus atsevišķos posmos un uzdevumos.
2. Pārskatīt un vienkāršot lēmumu pieņemšanu
Bieži vien uzdevuma, pat vienkārša, izpilde ir kā bumbas ripināšana.
- Pirmkārt, Persona A veic uzdevumu, un tam ir nepieciešams apstiprinājums.
- Viņš nosūta pārskatīšanas pieprasījumu persona B - vecākais komandas biedrs.
- Persona B saka, ka tā nav viņa kompetences joma, un pāradresē Persona A uz Persona C - ar projektu strādā citas komandas vecākais darbinieks.
- Tad persona C saka, ka viņam nav šīs lēmumu pieņemšanas pilnvaras un vislabāk ir atsaukties uz persona A uz persona D - viņa tiešais vadītājs.
- Nākamais, persona D norāda, ka šis projekts būtu jāattiecina uz persona E - citas nodaļas vadītājs, kas strādā pie projekta.
- Visbeidzot, Persona E, kad viņam jautāja, atbild, ka viņš pirmo reizi dzird par šādu uzdevumu un par to, kas to pasūtījis.
Protams, iepriekš aprakstītā situācija ir diezgan kariķēta... bet ne tik ļoti? Sarežģītā atsevišķu posmu pieņemšanas procesa problēma un šaubas par to, kam ir tiesības pieņemt lēmumus dažādos jautājumos, skar daudzus uzņēmumus. Un ne tikai lielos - pat organizācija ar 20 cilvēkiem var saskarties ar pieņemšanas sastrēgumiem. Pirmais krīzes brīdis ir tad, kad vadība vairs nespēj par visu lemt personīgi. Tas ir brīdis, kad tai ir jādeleģē lielāka neatkarība vidējā līmeņa darbiniekiem. Jo vairāk cilvēku uzņēmumā, jo problēma padziļināsies, tāpēc pēc iespējas ātrāk ir jāievieš efektīva struktūra. Jo īpaši tāpēc, ka jaunuzņēmuma attīstības temps nepiedod lēnīgumu. Darba cikla bloķēšana ir labākais veids, kā zaudēt laiku un naudu.
Tāpēc sāciet, pārskatot visu apstiprināšanas kāpņu sistēmu.
Noskaidrojiet, kam ir tiesības pieņemt lēmumus. Nākamais solis ir vienkāršot visu procesu, un vislabāk to var izdarīt, piešķirot zināmu autonomiju atsevišķām nodaļām un speciālistiem. Nosakot vispārīgus noteikumus par kārtējiem pienākumiem, ievērojami paātrināsiet ikdienas uzdevumu izpildi. Mūsdienīgā uzņēmumā ir vērts likt uz labu darba plūsmu, pat atsakoties no pilnīgas kontroles.
3. Izveidot resursu bāzi
Lai labi pārvaldītu resursus, jums ir jāzina, kas jums ir pieejams. Tas ir tāpat kā spēlē - jūs nevarēsiet labi nospēlēt spēli, zinot tikai pusi no savām kārtīm. Pamatinformācija, kas jums ir svarīga, ir:
- cik daudz cilvēku ir jūsu rīcībā,
- jūsu darbinieku kompetences,
- viņu pienākumi,
- kādas ir to spējas.
Jūsu resursu bāze ir atslēga efektīvai projektu vadībai un cilvēku deleģēšanai, kur tie ir nepieciešami. Tas ļauj stiprināt komandas, kurām uz pleciem ir pārāk daudz darba. Tas arī ļaus jums uzticēt jaunus uzdevumus tiem darbiniekiem, kuriem vienkārši nav ko darīt un ir garlaicīgi. Protams, šādu datu glabāšana un izmantošana savā galvā vai Excel tabulās būtu neefektīva. Tāpēc ir laba ideja izmantot resursu pārvaldības rīki kas jums skaidri parādīs, kuri komandas locekļi tagad var veikt kādus uzdevumus un kādos projektos viņiem veiksies vislabāk.
4. Apkopot un organizēt zināšanas
Ļoti izplatīts šķērslis vienmērīgam darbam ir nepieciešamo zināšanu un materiālu trūkums. Cik reizes jums ir nācies jautāt vairākiem vai vairākiem cilvēkiem uzņēmumā, kur ir konkrēti faili vai dokumentācija? Šis process ir nogurdinošs un laikietilpīgs pat tad, ja tas attiecas uz pašreizējiem uzņēmuma darbiniekiem. Iedomājieties, kas notiek brīdī, kad kāds cilvēks aiziet... un līdz ar viņu aiziet arī slepenas zināšanas par to, kur atrast materiālus, kas attiecas uz projektu, pie kura jūs pašlaik strādājat.
Jūsu resurss ir arī zināšanas, un tās ir ārkārtīgi svarīgs resurss. Izveidojiet labu, sakārtotu datubāzi ar visiem materiāliem, kas jums varētu noderēt darbā iekārtošanas procesā, pienākumu pārņemšanā vai vienkārši uzņēmuma ikdienā. Protams, tas nebūs vienreizējs process - šādām bāzēm ir jēga tikai tad, ja tās tiek regulāri atjauninātas. Programmatūras māja ģenerē tik daudz informācijas, ka tam jākļūst par ieradumu. Tomēr varat būt droši, ka ikviens no tā gūs labumu.
5. Veidot saziņu starp departamentiem
Dažādās uzņēmuma struktūrvienības dažkārt darbojas kā atsevišķi organismi. Galu galā tāda ir to funkcija. Katrai nodaļai ir jārūpējas par dažādiem aspektiem, lai uzņēmums darbotos kā pulksteņa mehānisms. No otras puses, kā organizācija jūs varat sasniegt daudz vairāk, ja dažādie departamenti viens otru atbalsta.
Jauni uzņēmumi var sniegt mārketingam labu ieskatu satura radīšanā, savukārt mārketinga nodaļas veicināšana ir noderīga pārdošanai. Arī mārketings var daudz darīt, lai sagatavotu pārliecinošu piedāvājumu. Izstrādātāji var palīdzēt personālvadības nodaļai izveidot labākos darba sludinājumus, pastāstot, kas ir jāmeklē un kā pārliecināt kandidātus. Tad personāldaļas var piesaistīt jaunus darbiniekus ar visvēlamāko kompetenču kopumu, kas būs ideāli piemēroti projektam, pie kura strādājat.
Uzlabojot saziņu starp nodaļām un pārliecinoties, ka tās zina, pie kā viena otra strādā un kas tai ir nepieciešams, varēsiet sniegt pareizo atbalstu un, pateicoties sinerģijai, sasniegt vēl vairāk. Integrēta komanda ir ļoti svarīga jūsu darbinieku darba kvalitātei un labsajūtai.
6. Tirgus vajadzību izpēte
Vienīgā konstante tirgū ir tā svārstīgums. Zināšanu atjaunināšana par aktuālajām nozares vajadzībām ir nebeidzams stāsts. Daļa no resursu pārvaldības uzlabošanas ir nepārtraukta uzraudzība, kurā jomā ir vērts ieguldīt un attīstīt. Kā efektīvs resursu pārvaldnieks vai projektu vadītājs regulāri jāpārskata:
- kuras prasmes pašlaik ir vispieprasītākās,
- pašreizējās tendences,
- kādas jaunas tehnoloģijas klienti meklē,
- vai jūsu uzņēmums iegulda darbinieku apmācībā, ļaujot viņiem pilnveidot savas kompetences un paplašināt zināšanas.
Šajā procesā svarīgs ir laiks un regularitāte. Zinot tirgus vajadzības, jūs varat novirzīt resursus visdaudzsološākajiem risinājumiem pēc iespējas ātrāk, lai vienmēr varētu piedāvāt saviem klientiem inovācijas ātrāk par konkurentiem.
7. Plānojiet savu darbu
Šis temats var šķist triviāls un pašsaprotams - galu galā, darba plānošana ir darba jebkura projekta resursu pārvaldības pamats. Tomēr, jo vairāk mēs tajā iedziļināmies, jo vairāk iespēju, bet arī risku atklājam.
Kas ir darba plānošana? Darbu sarakstu veidošana piezīmju grāmatiņā, protams, ir darba plānošana. Bet darba plānošana ir arī projekta plānošana 3 gadiem uz priekšu, izmantojot lielus datus, varbūtību un specializētu programmatūru. Un interesanti, ka abi šie veidi būs efektīvi. Tikai ne visiem. Galvenais šeit ir pielāgot sistēmu jūsu uzņēmuma īpatnībām un jūsu komandas darba stilam.
Jaunākās tendences bieži vien ir vērstas uz veiklību un elastību, tāpēc darbs tiek organizēts sprintos, piemēram, reizi nedēļā, ietverot noteiktu skaitu uzdevumu, kurus šajā laikā ir iespējams izpildīt. Laba ideja ir arī sadalīt atsevišķus uzdevumus mazākās sastāvdaļās. Šāda stratēģija ļauj izvairīties no milzīga uzdevumu skaita, kas karājas pār mums mēnešiem uz priekšu. No otras puses, dažiem ilgtermiņa projektiem ir nepieciešams grafiks, kas plānots krietni iepriekš. Labi pārdomāts plāns palīdz izvairīties no kavēšanās un nodrošina plašāku perspektīvu resursu pārvaldības uzlabošanā.
8. Negaidiet, lai pieņemtu darbā
Ja jūsu darbinieki sāk justies tā, it kā jums trūktu darbinieku, iespējams, tas tā arī ir. Šādas situācijas ir ļoti nelabvēlīgas. Komandā rodas neapmierinātība un nogurums, un projekti sāk kavēties. Protams, jūs esat eksperts un vislabāk zināt sava uzņēmuma ritmu. Dažkārt var būt drudžaināki periodi, un jums var nākties izmantot apakšuzņēmējus. Tad viss atgriežas normālā gultnē, taču esiet modri, lai pamanītu pazīmes, kas liecina, ka jūsu komanda ir pārslogota un jūtas pārgurusi. Nav vērts pārāk ilgi gaidīt, lai pieņemtu darbā jaunu darbinieku, jo īpaši tāpēc, ka ideāls kandidāts neslēpjas aiz katra stūra. Dažkārt darbā pieņemšanas process var aizņemt patiešām ilgu laiku.
9. Moderno rīku izmantošana resursu pārvaldības uzlabošanai
Šajā raksta lasīšanas posmā jūs, iespējams, domājat: "Labi, bet kur man pārvaldīt visu šo informāciju, lai tā būtu efektīva? Galu galā es nevaru visu saglabāt Slack sarunās, e-pasta pastkastītē un tūkstošiem tabulu.". Šeit palīgā nāk mūsdienu darba pārvaldības rīki, kas visu šo netīro darbu paveic jūsu vietā. Ilustrēsim to ar Teamdeck - resursu pārvaldības programmatūra. Mūsu sistēma ļaus jums pārvaldīt savu darbu un projekta grafiks, pārbaudīt, kuri darbinieki ir aizņemti un uz cik ilgu laiku viņiem ir ieplānoti projekti, automātiski atrast pareizos cilvēkus projektam, izveidot veselas komandas ar nepieciešamo kompetenču kopumu un atrisināt problēmas. plānošanas konflikti.
Turklāt jūs varēsiet izsekot un pārvaldīt darba laika uzskaites reāllaikā, lai redzētu, kurai komandai nepieciešams lielāks atbalsts un kuri projekti aizņem visvairāk laika. Katrā posmā varat arī izveidot pārskatu, lai analizētu datus un labotu aspektus, kas nedarbojas, kā vajadzētu. Teamdeck ir rīks, ko programmatūras uzņēmums radījis pēc nepieciešamības. Mēs esam bijuši tur, mēs to redzējām, tāpēc mūsu sistēma ir vienkārša un ietver tikai tās funkcijas, kas jums patiešām nepieciešamas.
10. Atcerieties, ka resursu pārvaldības uzlabošana ir nepārtraukts process.
Darbs programmatūras uzņēmumā ir dinamisks, tāpēc jums ir nepieciešama elastība, lai to pārvaldītu pēc iespējas labāk. Ja vēlaties uzlabot resursu pārvaldību, jums jābūt gatavam, ka tas būs nepārtraukts, nepārtraukts process, kas prasa uzmanību un apņemšanos. Nepietiek vienreiz atrisināt problēmas un aizmirst par darba plūsmas optimizāciju. Par laimi, laba prakse un efektīvi risinājumi nesīs augļus, un, tiklīdz būs veiktas lielas izmaiņas, jums būs vieglāk veikt turpmākus nelielus uzlabojumus.
Uzlabojiet resursu pārvaldību un radiet lielisku iespēju labāk izmantot sava uzņēmuma potenciālu. Katra nākamā izmaiņa radīs jūtamu ietekmi, tāpēc ir vērts likt uz labu stratēģiju un būt sistemātiskam. Uz Teamdeck, mēs vienmēr apmierinām klientu vēlmes un meklējam risinājumu, kas vislabāk atbilst viņu vajadzībām. Jūs varat viegli importēt visus datus mūsu rīkā. Mēs vēlamies, lai jūsu Teamdeck pielāgot katra uzņēmuma, ar kuru strādājam, prasībām, tāpēc mēs atstājam daudz iespēju pielāgot, lai izveidotu pielāgotu programmatūras versiju. Sazinieties ar mums un pārlēciet jaunā darba vadības līmenī!
