Uzņēmumiem, kas vienlaikus īsteno vienu vai vairākus projektus, piemēram, aģentūrām vai programmatūras uzņēmumiem, ir jāpārliecinās, ka to plānošanas centieni ir efektīvi. Viens no veidiem, kā to izdarīt, ir izmērīt izmantojuma līmeni, par kuru jāsamaksā. Šajā emuāra ierakstā mēs parādīsim, kā aprēķināt izmantojumu, izmantojot stabilu programmu. resursu pārvaldības programmatūra - Teamdeck. Taču vispirms paskaidrosim, kāpēc šī rādītāja izsekošana var būt noderīga jūsu uzņēmumam.

Ko jūs saņemsiet ar šo rakstu:

  • izpratne par atšķirībām starp apmaksājamu un neapmaksājamu laiku.
  • Labi aprakstīta atšķirība starp resursu izmantošana likme un izmantojuma līmenis, par ko jāsamaksā
  • Iemesli, kādēļ jāseko līdzi izmantojuma rādītājiem, par kuriem jāsamaksā.
  • resursu pārvaldības programmatūra palīdzēt ar izmantojumu, par kuru jāsamaksā.

Uzrēķināmais un neuzrēķināmais laiks

Ja rēķinu saviem klientiem izrakstāt pēc stundu skaita, izmantojot "laika un materiālu" modeli, jūs zināt, ka ne visas jūsu komandas darba stundas tiek ieskaitītas kopējā rēķinā. Uzskaites stundās parasti tiek iekļauts laiks, ko jūsu darbinieki pavadīja, veicot darbības, par kurām jāsamaksā: piemēram, izstrādājot programmatūru klientiem vai rakstot kopiju kampaņai. Tomēr jums ir jāņem vērā arī neakceptējamais darbs, kas parasti ietver apmācību sesijas, klientu priekšlikumu sagatavošanu, darbu pie iekšējiem projektiem utt.

Protams, var būt nepieciešams veikt darbu, kas nav saistīts ar rēķinu izrakstīšanu, lai nodrošinātu jūsu uzņēmuma darbību. Tomēr jums vajadzētu sekot līdzi skaitam un aprēķināt apmaksājamo stundu skaitu un arī tos, par kuriem nav jāmaksā, lai nodrošinātu, ka jūsu uzņēmums joprojām ir rentabls. Ja šī attiecība ir izjaukta, jūs varat sākt zaudēt naudu - galu galā, jums joprojām ir jāmaksā saviem darbiniekiem un jāsedz darbības izmaksas.

Kāda ir atšķirība starp resursu izmantošanas rādītāju un apmaksājamo izmantošanas rādītāju?

Iespējams, jūs domājat, vai jums būtu jāsāk sekot līdzi izmantojumam, par kuru jāsamaksā, ja jau uzraugāt kopējo darbinieku izmantojumu.

Redziet, kad jūs aprēķināt resursu izmantošanaparasti salīdzina nostrādāto stundu skaitu ar kopējo darba spēju. Tas jums daudz ko pasaka: jūs varat pamanīt pārslogotus komandas locekļus vai noteikt nepietiekami izmantotus cilvēkus. Tomēr, kā jau jūs zināt, ne visas stundas ir vienādas. Tas, ka kāds ir aizņemts, ne vienmēr nozīmē, ka viņa darbs tieši veicina jūsu uzņēmuma peļņu. No otras puses, ja jūs sekojat līdzi izmantojumam, par kuru var saņemt rēķinus, jūs varat redzēt, kāda daļa no katra darbinieka pieejamības tiek izmantota darbiem, par kuriem var saņemt rēķinus.

Tas nenozīmē, ka ikviena apmaksājamajai izmantošanai ir jābūt pēc iespējas lielākai. Galu galā jūsu uzņēmumā, visticamāk, ir cilvēki, kas vispār nestrādā pie klientu projektiem. Attiecībā uz viņiem jūs varat paļauties uz kopējo izmantojumu, lai nodrošinātu, ka viņu darba slodze ir līdzsvarota. Tomēr, ja runa ir par komandas locekļiem, kas sniedz ieguldījumu klientu darbā, viņu rēķināmā izmantojuma rādītājs var sniegt jums vērtīgu ieskatu.

Kāpēc jums būtu jāseko līdzi izmantojuma rādītājiem, par kuriem jāsamaksā?

Pirmkārt un galvenokārt, izmantošanas rādītāju izsekošana ļauj novērtēt. plānošana projektu vadībā. Ja kādam cilvēkam, kuram galvenokārt būtu jāstrādā ar apmaksājamiem uzdevumiem, izmantošanas rādītājs ir 20%, tas var liecināt, ka viņa grafiks nav plānots optimāli. Iespējams. projekta tāmes nebija precīzs, un šim konkrētajam darbiniekam vienkārši nav nepieciešams viss atvēlētais laiks, lai veiktu savu darbu. Varbūt viņš piedalās pārāk daudzās potenciāli nevajadzīgās sanāksmēs. Jebkurā gadījumā - ir iespējams veikt zināmu optimizāciju.

Iedomājieties citu situāciju: pieņemsim, ka darbinieka tarificējamais izmantošanas līmenis ir 110%. Tas nozīmē, ka viņš pavada vairāk darba laika, nekā pieļauj viņa darba iespējas. Tas nav nekas neparasts, ja projektā ir nepieciešams ieguldīt dažas papildu stundas tieši pirms termiņa beigām. Tomēr, ja jūs laikus nepamanīsiet pārslogoto darbinieku, jūs varat riskēt, ka viņš kļūs neapmierināts vai pat nolems pamest jūsu uzņēmumu.

Visbeidzot, rēķināmā izmantojuma aprēķināšana ir lielisks veids, kā novērtēt, kuras lomas ir ļoti pieprasītas un kad. Šādas atziņas ļauj precīzi novērtēt prognozēt cilvēkresursus un pareizi plānot darbā pieņemšanas procesus.

Aprēķiniet izmantojumu, par kuru jāsamaksā, izmantojot Teamdeck

Iespējams, jau nojaušat, bet, lai apkopotu ticamus datus par resursu izmantošanu, jūsu komandai ir jāizmanto laika uzskaites rīks. Bez tā jums ir darīšana ar aplēsēm, nevis precīzu informāciju. Protams, ir vēl vairāk ieguvumi no aģentūru darba laika uzskaites programmatūra, tāpēc, ja vēl neesat to darījuši, noteikti izmēģiniet!

Jūsu komandas darba laika uzskaites lapas sniegs jums informāciju par to, cik daudz laika tika pavadīts dažādos projektos. Tomēr, lai ņemtu vērā tikai apmaksājamu darbu, jums ir nepieciešams rīks, kas ļauj jūsu darbiniekiem atzīmēt savus reģistrētos laika ierakstus kā apmaksājamus vai neapmaksājamus.

Teamdeck ļauj jūsu komandas locekļiem veikt šādu nošķiršanu. Viņi var izmantot tā sauktās darba laika uzskaites tagus, lai atzīmētu savus darba laika ierakstus kā "apmaksājamus", "virsstundas", "darbu no mājām" u. c. Marķējumi ir jūsu ziņā - varat izvēlēties pielāgotas etiķetes un ikonas, kas atbilst jūsu vajadzībām.

Darba laika uzskaites birkas tagi

Ja jūsu komanda seko savam laikam, izmantojot Teamdeck, un izmanto darba laika uzskaites tagus, varat viegli izveidot izmantojuma atskaiti, par kuru jāsamaksā.
Dodieties uz pārskatu sadaļu augšējā izvēlnē, pēc tam noklikšķiniet uz plusa ikonas apakšējā labajā stūrī, lai pievienotu jaunu pārskatu. Izvēlieties "izveidot pielāgotu" - mēs veidosim pārskatu no nulles, nevis pamatojoties uz veidni.

Nosauciet nosaukumu un atlasiet atbilstošu datumu intervālu. Tagad ir pienācis laiks sākt pievienot pārskatam diagrammas un tabulas. Sāksim ar vienkāršu joslu diagrammu, kas parādīs mums apmaksājamo laiku, kas pavadīts uz katru komandas locekli. Noklikšķiniet uz "pievienot grafiku" un "pievienot joslu diagrammu". Pēc noklusējuma jūs redzēsiet salīdzinājumu starp katra darbinieka rezervācijām, darba laika uzskaites lapām, atvaļinājuma stundām un pieejamību. Noklikšķiniet uz "metrikas" (tā ir ikona ar trim kolonnām) un noņemiet izvēles rūtiņas no nevajadzīgajām metrikām. Tā vietā ritiniet uz leju līdz kategorijai "Timesheet tags" un izvēlieties "Billable".

Šī vienkāršā diagramma ļauj jums redzēt, cik daudz apmaksājamo stundu ir reģistrējis katrs darbinieks. Tomēr tā nesniedz jums daudz konteksta par to, kāds bija apmaksājamo stundu izmantošanas rādītājs. Pievienosim šim grafikam vēl vienu metriku - "Darba laika uzskaites lapas: laiks". Tagad jūs varat uzreiz redzēt, kāda bija konkrētās personas uzskaitīto apmaksājamo stundu proporcija attiecībā pret visām stundām.

Tagad pievienosim jūsu pārskatam tabulu, kas ļaus aprēķināt apmaksājamās izmantošanas rādītājus visiem darbiniekiem.

Pēc noklusējuma pārskatam pievienotā jaunā tabula ir sakārtota pa projektiem. Šo iestatījumu var mainīt, noklikšķinot uz "grupēšana" un nomainot cilvēkus ar projektiem vilkšanas un nomešanas redaktorā. Ja jums nav nepieciešams redzēt datus, kas sadalīti pa dienām, varat droši dzēst grupēšanu. Noklikšķiniet uz "piemērot", lai saglabātu šo grupēšanu.

Kamēr to darāt, dodieties uz metriku un noņemiet izvēles rūtiņas no nevajadzīgajām kolonnām (rezervācijas, pieejamība, brīvdienas). Mūsu ieteikums ir pievienot slejā laika uzskaites tagus: rēķināms. Pašlaik jūsu tabulai vajadzētu izskatīties šādi:

Būtībā tā ir tā pati informācija, kas bija iepriekš izveidotajā joslu diagrammā. Būtu lieliski, ja tabulai pievienotu izmantošanas koeficientu, kas izteikts procentos. To var izdarīt, noklikšķinot uz "metrikas", pēc tam uz "pievienot pielāgotu" un pēc tam uz "pievienot pielāgotu aprēķina lauku". Rēķinu izlietojums nav pēc noklusējuma Teamdeck aprēķinātā metrika, jo ne katra organizācija izmanto laika grafiku tagus, bet mēs varam ievadīt izlietojuma formulu un izveidot pielāgotu metriku.

Izmantošanas formula ir šāda:
(Aprēķināmās stundas/visas darba laika uzskaites lapas)*100

Noklikšķiniet uz "Saglabāt un piemērot" - pārskatā parādīsies jauna sleja. Šeit varat redzēt savu darbinieku izmantošanas rādītājus.

Mūsu gadījumā ir pāris komandas locekļu, kuriem ir ļoti augsts apmaksājamo pakalpojumu izmantojums. Skaidrs, ka lielāko daļu stundu viņi strādā ar klientiem. No otras puses, mums ir arī daži resursi, kuru izmantošanas rādītājs ir 0%. Iespējams, ka viņu darbs nav saistīts ar maksas pakalpojumiem, tāpēc mums nevajadzētu gaidīt, ka viņi reģistrēs apmaksājamas stundas.

Pēdējā lieta, ko varam darīt, lai padarītu visu ziņojumu vēl uzskatāmāku, ir mainīt formulu tabulas "kopsummas" rindā. Pašlaik tā ir visu rindu vērtību summa. Lai gan tā ir noderīga pirmajām divām kolonnām, tā mums neko daudz nepasaka par kolonnu "Izmaksājamais izlietojums". Vidējā vērtība būtu daudz labāka. Par laimi, mēs to varam viegli aprēķināt. Noklikšķiniet uz šīs šūnas un ierakstiet:

= vidējais(ligzdots(Grupa: Cilvēki, Pielāgotās formulas: Apmaksājamais izmantojums))

Ņemiet vērā, ka Teamdeck piedāvās ieteikumus, kad sāksiet ievadīt mainīgo nosaukumus. Nospiediet Enter, lai redzētu rezultātu. Tagad mēs zinām, ka mūsu komandas vidējais apmaksājamais izmantošanas koeficients ir 53,05%.

Padariet savu organizāciju vairāk orientētu uz datiem!

Komandas darbības rezultātu uzraudzība ir lieliska iespēja pamanīt jomas, kuras varētu optimizēt organizācijas labā. Arī jūsu darbinieki novērtēs, ka jūs uzraugāt viņu noslogotību - galu galā, viņi nevēlas būt pārslogoti.

Ja jums šķiet, ka Teamdeck varētu būt noderīgs rīks jūsu komandai, noteikti to izmēģiniet. Jūs varat reģistrējieties testa braucienam vai sarunāt sarunu ar Anielu, mūsu klientu panākumu eksperts. Mēs ar prieku palīdzēsim jums maksimāli izmantot šīs lietotnes sniegtās iespējas un ievērojami uzlabot jūsu uzņēmuma projektu un resursu pārvaldības procesus.

Vai meklējat programmatūru, kas palīdz rēķinu izlietojuma jomā?

Izmēģiniet mūsu resursu plānošanas programmatūru Teamdeck

Saistītās ziņas

Kā uzsākt veiksmīgu projektu projektu vadības dzīves ciklā
Projektu vadība

Projekta uzsākšana - kā sākt projektu?

Ko jūs saņemsiet, pateicoties šim rakstam: Resursu pārvaldības programmatūras ietekme uz projekta pabeigšanu laikā. Kā sākt projektu, zaudējot mazāk. Projekta uzsākšana ir brīdis, kad jūs izdarāt pieņēmumus un...