Pirms pāris mēnešiem pazīstamā tiešsaistes platforma projektu vadītājiem - Project-Management. com - publicēja stāstu par 10 galvenie projektu neveiksmju cēloņi. Tikai skenējot šo tekstu, jūs neatradīsiet neko par projekta darbības jomas pārvaldību. Tomēr, rūpīgi izlasot, jūs redzēsiet, ka autora aprakstītie faktori ir ļoti cieši saistīti ar projekta darbības jomas definēšanu un kontroli.
Ko jūs saņemsiet, pateicoties šim rakstam:
- Kā plānot projekta darbības jomas pārvaldības procesu
- "Darbības jomas" nozīme projektu vadītājiem
- Kas ietilpst projekta darbības jomas pārvaldībā
- Ietekme resursu pārvaldības programmatūra par efektīvu projekta darbības jomas pārvaldību
Nepietiekama sagatavotība tika uzskatīts par pirmo neveiksmju cēloni, kam sekoja neatbilstoša dokumentācija un izsekošana. Sarakstu slēdz projekta brīdinājuma zīmju neievērošana. Mēs tos pieminam, jo šī bloga ziņojuma mērķis ir palīdzēt jums samazināt vai novērst šīs briesmas, efektīvi pārvaldot projekta apjomu.
Lasiet tālāk, lai uzzinātu, ka darbības jomas pārvaldība sākas ar sagatavošanos un ir nesaraujami saistīta ar pienācīgu dokumentāciju un projekta progresa uzraudzību. Kā ir ar projekta brīdinājuma zīmēm? Jūs redzēsiet, ka viena no draudīgajām pazīmēm ir apjoma paplašināšanās. Par laimi, veiksmīga darbības jomas pārvaldība var palīdzēt no tā izvairīties.
Sāksim ar svarīgāko terminu definēšanu, kurus izmantosim šajā rokasgrāmatā:
Kas ir projekta darbības jomas pārvaldība?
Kāda ir darbības joma?
Kā mēdz teikt filozofi, bez izpratnes par terminiem, kurus lietojam, nav sapratnes vispār. Tātad, ko nozīmē "darbības joma"?
Sāksim ar definīciju, ko sniegušas institūcijas ārpus projektu vadības loka - Oksfordas vārdnīca. Pateicoties tiem, mēs varam lasīt par divām nozīmēm darbības joma termins. Pirmkārt, darbības joma ir tikai potenciāls, iespēja. resursu jauda, iespēja kaut ko mainīt, sasniegt, paveikt. Taču otrā nozīme ir pietiekami tuva projektu vadības sabiedrībai, tāpēc to ir vērts citēt. Darbības joma ir:
(...) to lietu kopums, ar kurām nodarbojas kāds subjekts, organizācija, darbība utt.
(Oksfordas vārdnīca)
Kāda ir projektu vadības joma?
Ja salīdzinām iepriekš minēto definīciju ar definīciju, ko attēlo labi atpazīstama starp projektu vadītājiem iestādē jūs redzēsiet saikni.
Pateicoties Projektu vadības asociācijai, mēs uzzinām, ka "darbības joma" attiecas uz rezultātu, iznākumu un ieguvumu kopumu un darbu, kas nepieciešams projektu īstenošanai. Var teikt, ka tas ir darbs un/vai atbilstoši kvalificēti darbinieki, kas nepieciešami, lai izvestu visas šī projekta prasības (t. i., lai veiksmīgi piegādātu produktu).
Ir vērts pieminēt, lai izvairītos no pārpratumiem. Šī nozīme ir mazliet plašāka nekā līdzīga skaņa -. produkta darbības joma. Produkta darbības joma - vispārīgi runājot - detalizēti apraksta produkta vai pakalpojuma īpašības un funkcijas. Kamēr:
Projekta darbības joma ir darbs, kas jāveic, lai piegādātu produktu saskaņā ar produkta darbības jomu (nepieciešamās funkcijas un īpašības).
(Wrike.com)
Kas ir projekta darbības jomas pārvaldība?
Ņemot to vērā, kas ir projekta darbības jomas pārvaldība? Projektu vadības asociācijai:
Darbības jomas pārvaldība ir process, kurā tiek identificēti, definēti un kontrolēti iznākumi, rezultāti un ieguvumi. "Darbības joma" ir termins, ko izmanto projektu vadībā, lai apzīmētu iznākumu, rezultātu un ieguvumu kopumu un darbu, kas nepieciešams to radīšanai.
(APM zināšanu kopums, 7. izdevums)
Bet vecākajā versijā no PMBOK® ceļvedis, 6. izdevums perspektīvā projekta apjoma pārvaldība ir process, kas ļauj nodrošināt, ka projektā tiek iekļauti visu nepieciešamo darbu un tikai to, kas nepieciešams.
Vienkāršāk sakot, projekta darbības jomas vadību saskaņā ar 7. izdevumu var interpretēt kā laiku un soļus (procesu), lai iegūtu un dokumentētu zināšanas par visiem projekta aspektiem. Un projekta darbības jomas pārvaldības procesa rezultāts ir saraksts ar visu to, kam jābūt iekļautam projekta plānā (uzdevumi un apakšuzdevumi, budžeti, atbildības u. c.).
Bet 6. izdevumā uzsvērts nepieciešamais darbs (un/vai pareizais pieredzējušais darbinieks), darbs, ko prasa projekts. No pēdējās perspektīvas raugoties, projekta vadītājam būtu jākoncentrējas uz cilvēkiem jeb - kā būtu jāsaka - resursiem, kas spēj (pateicoties savām prasmēm un pieredzei) īstenot projektu atbilstoši gaidītajām prasībām paredzētajā laikā.
Šīs nodaļas beigās rezumēsim ar citātu no Rokasgrāmata par projektu vadības zināšanu kopumu
Projekta darbības jomas pārvaldība galvenokārt ir saistīta ar to, kā definēt un kontrolēt, kas ir un kas nav iekļauts projektā.
(PMBOK® Guide, 7. izdevums)
Kā jūs varat gūt labumu no efektīvas projekta darbības jomas pārvaldības?
Mūsu konkurents un arī labi zināms projekts resursu pārvaldības programmatūra pakalpojumu sniedzējs savā tīmekļa vietnē informē, kāds ir projekta apjoma pārvaldības procesa rezultāts un mērķis.
Projekta darbības jomas pārvaldība ir process, kas palīdz noteikt un dokumentēt visu projekta mērķu, uzdevumu, sasniedzamo rezultātu, termiņu un budžetu sarakstu(...).
(Kissflow.com)
Kā mēs redzam, Tas ir inventarizācija viss, kas jāiekļauj projekta plānā. Un galvenais projekta darbības jomas pārvaldības ieguvums ir tas, ka tā palīdz veiksmīgi īstenot projektu. Pateicoties šim procesam, jūs zināt, kas ir jādara (un kas nav jādara), tāpēc varat ar lielāku pārliecību vadīt savu komandu.
Citas šī procesa priekšrocības ir šādas:
- ar darbības jomas paziņojums un darba sadalījuma struktūru, ir daudz vieglāk plānot darbus, kas nepieciešami projekta īstenošanai,
- stratēģiskais efektīva resursu pārvaldība ir iespējams, ja jūs zināt projekta apjomu,
- jūs varat novērst vai mazināt apjoma paplašināšanos (situācija, kad projekta apjoms pieaug dinamiski un nekontrolējami),
- tas dod iespēju jau projekta dzīves cikla sākumā noteikt labus saziņas un projekta vadības standartus,
- zinot projekta darbības jomu, jūs varat labāk novērtēt tā pašreizējo gaitu un jūsu komandas sniegumu.
Plāns un pasākumi, kas jāņem vērā, domājot par projekta darbības jomas pārvaldība
Turpmāk uzskaitītie soļi ir balstīti uz Projektu vadības zināšanu kopumu (PMBOK®). Pārliecinieties, ka esat iepazinies ar to instrukcijām, ja meklējat visaptverošu darbības jomas pārvaldības plānu. Zemāk atradīsiet darbības jomas pārvaldības procesu, kas ļaus jums to īstenot savā gaidāmajā projektā.
Izveidot projekta darbības jomas pārvaldības plānu
Darbības jomas pārvaldības plānošanai jāsākas ar iepriekšēju sagatavošanos. Vēl pirms savācat prasības un izstrādājat projekta darbības jomu, izplānojiet, kā jūs to darīsiet. Identificējiet galvenās, bet labāk visas ieinteresētās puses un cilvēkus, kuriem būs kas sakāms par šī projekta darbības jomu.
Tiekieties ar savu komandu un noskaidrojiet, kā izskatīsies darbības jomas izveides process. Būtu noderīgi, ja jūs padomātu arī par iespējamām izmaiņām projekta darbības jomā. Protams, šajā brīdī jūs, visticamāk, nezināsiet, kas var mainīties, bet jūs varat noteikt, kas notiks, ja izmaiņas notiks.
Apjoma pārvaldības plānā apkopojiet visus šeit pieņemtos lēmumus. Tas būs jūsu vadošais dokuments pārējā procesa veikšanai.
Apkopot prasības un noteikt projekta darbības jomu
Ir pienācis laiks apkopot projekta prasības: lietas, kas ir jāizpilda, lai sasniegtu projekta mērķus. Tas nav tik vienkārši, kā vienkārši aiziet pie klienta un pajautāt. kā vēlaties, lai gala produkts izskatītos un uzvestos? Prasību apkopošana ir atklāšanas process, jo ieinteresētās puses šajā brīdī var pat nezināt, kādas konkrētas funkcijas būtu jāiekļauj produktā (īpaši, ja jums ir uzdots vadīt ar programmatūras izstrādi saistītu projektu. )
Jāatzīst, ka jūsu klientiem, iespējams, nav precīzas galaprodukta vīzijas, taču viņi, iespējams, zina, kādus biznesa mērķus šim projektam vajadzētu sasniegt. Jūs varat izveidot virkni semināru un interviju, lai noskaidrotu lietotāju vajadzības un rezultātā noteiktu prasības.
Vēl viens veids, kā apkopot uz datiem balstītas prasības, ir veikt virkni testu ar prototipiem, lai noskaidrotu, uz kurām funkcijām un īpašībām mērķauditorija reaģē vispozitīvāk.
Varat veikt arī salīdzinošo novērtēšanu, lai salīdzinātu savas potenciālās prasības ar nozares labāko praksi.
Kad esat izveidojis dažādu prasību sarakstu (īpašības un funkcijas, biznesa mērķi, produkta piegādei nepieciešamie procesi, pieņemšanas kritēriji), varat mēģināt definēt darbības jomu. Paturiet prātā, ka parasti ne visi sākotnēji apkopotie elementi nonāk galīgajā projekta darbības jomā.
Projekta darbības jomas definēšana nozīmē tā sauktā darbības jomas paziņojuma dokumenta izveidi. Darbības jomas izklāsts ir dokuments, kurā ir dokumentēta projekta darbības joma, kas ietver:
- projekta rezultāti,
- darbu, kas nepieciešams, lai pabeigtu šos rezultātus,
- iespējamie ierobežojumi,
- pieņemšanas kritēriji.
PADOMS: Iespējams, būtu labi dokumentēt izņēmumus arī darbības jomas pārskatā (mēs neiekļausim X un Y projekta darbības jomā). Tie būs noderīgi, kad vēlāk jums būs jāvada cerības un jāvienojas par darbības jomas izmaiņām.
Izveidot darbu sadalījuma struktūru (WBS)
Šis solis palīdzēs jums labāk vizualizēt darbības jomu un sadalīt to sīkākos elementos. Darbu sadalījuma struktūra ir hierarhiska sasniedzamo rezultātu struktūra, kas atbilst projekta iznākumam.
Tradicionāli WBS apraksta ko un ne kā, tāpēc jums būtu jākoncentrējas uz sasniedzamajiem rezultātiem, nevis darbībām (piem., maksājums nevis izstrādāt/izstrādāt/testēt maksājumu ceļu.). Vēl viens veids, kā par to domāt, ir tāds, ka WBS apraksta, "ko klients saņems", nevis "kādas darbības veiks projekta komanda". Tomēr daži projektu vadītāji to vairāk traktē kā uzdevumu un apakšuzdevumu sadalījumu, kas arī ir noderīgs dokuments.
Kāpēc jums vispār būtu jānodarbojas ar WBS izveidi? Pirmkārt, ir vieglāk izveidot grafiku, ja redzat sasniedzamos rezultātus sadalīt mazākos gabaliņos. Jūs varat arī ērtāk veidot un sadalīt uzdevumus, ja jums ir WBS, uz kuru varat paļauties.
Visbeidzot, šāda hierarhiska struktūra ļauj ātrāk aptvert projekta apjomu, jo īpaši, ja cilvēks domā vizuāli. Neesat pārliecināts, vai jūs esat šāds? Apskatiet mūsu ceļvedi Sketchnoting projektu vadītājiem lai uzzinātu, kā jūs varat gūt labumu no vizuālās domāšanas projektu vadībā.
Apstiprināt projekta darbības jomu un kontrolēt to projekta dzīves cikla laikā.
Jums ir projekta darbības jomas izklāsts un WBS, tāpēc jūs zināt, kas jāiekļauj projektā. Tagad jums ir nepieciešams, lai ieinteresētās personas apstiprinātu un parakstītu darbības jomu. Pārskatiet to, lai noskaidrotu, vai nav neskaidrību, un mēģiniet to pabeigt pirms projekta darba uzsākšanas. Šādā veidā jūs varat samazināt iespējas, ka projekta darbības joma var paplašināties.
Kad projekts tiek īstenots, jums ir jākontrolē tā apjoms. Uzraugiet, kas ir paveikts salīdzinājumā ar to, kas bija paredzēts paveikt. Šī procesa laikā jums, iespējams, noderēs šādi rīki:
- Projektu plānošanas rīki - šeit varat redzēt, kuri uzdevumi ir pabeigti un kuri vēl nav pabeigti. darāmie darbi kategorija.
- Resursu pārvaldības risinājums ļauj jums redzēt progresu, kas izteikts jūsu komandas darba slodzes izteiksmē, un salīdzināt to ar plānotajām stundām.
- Jaudas plānošanas rīki
- Atvaļinājumu pārvaldības sistēma - pieejamība, prombūtnes pārvaldība
Salīdzini projektu ziņojumi ar darbības jomu un projekta vadības grafiku, lai pārliecinātos, vai laika grafiks, darba slodze, izpildītie uzdevumi utt. atbilst jūsu aplēsēm.
Projekta darbības jomas pārvaldības process var šķist sarežģīts, īpaši ņemot vērā, cik daudz sagatavošanās darbu tam ir jāveic. Tomēr, kad jūs to izmēģināsiet, jūs redzēsiet, ka dokumenti, kurus jūs izveidojat jau pašā procesa sākumā (darbības jomas pārvaldības plāns un projekta darbības jomas izklāsts), ļoti palīdzēs jums turpmākajā gaitā un ļaus jums piegādāt produktu vai pakalpojumu, pie kura strādā jūsu komanda.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
