Īsā atbilde ir: jā, jums vajadzētu! Labs darba apraksts (SOW) var ietaupīt jums daudz stresa, laika un izmaksu. Izklausās pēc kaut kā, ko vērts izmēģināt, vai ne? Šajā emuāra ierakstā mēs aplūkosim efektīvas darba izpildes deklarācijas rakstīšanas pamatus. Apskatīsim arī būtiskākos šī dokumenta ieguvumus. Taču vispirms veltīsim brīdi, lai paskaidrotu, kas ir darba apraksts un kāda ir tā vieta projekta vadības procesā.
Kas ir darba apraksts projektu vadībā?
Rokasgrāmata "Projektu vadības pamatprincipu kopums" definē projekta darba uzdevumu. kā projekta ietvaros sasniedzamo produktu, pakalpojumu vai rezultātu apraksts. (avots: PMBOK® Guide - Fifth Edition).
Būtībā tas ir dokuments, kurā izklāstīti dažādi projekta aspekti., tostarp:
- mērķi,
- darba apjoms,
- grafiks un termiņi,
- standarti un panākumu definīcija,
- maksājumu informācija.
Darba apraksts ir jāparaksta visām projekta ieinteresētajām pusēm, un bieži vien tas ir daļa no projekta līguma.
Iespējams, jūs interesē, kāda ir atšķirība starp darba aprakstu un darba apjomu. Pirmais ir dokumenta nosaukums, kas parasti ietver projekta darbības jomu. Kad mēs sakām "darba apjoms", mēs parasti runājam par darbu, kas jāveic, lai īstenotu projektu. Darbības jomas dokumentēšana ir būtisks efektīva projekta darbības jomas pārvaldība. To var izdarīt, izveidojot tā saukto darbu sadalījuma struktūru (WBS), kas ļauj vizualizēt darbības jomu. Varētu būt arī laba ideja pievienot WBS savam darba aprakstam.
Galvenie ieguvumi no projekta vadības darba apraksta izveides
Šī bloga raksta sākumā mēs minējām, ka labs darba izraksts var ietaupīt jums daudz nervu un naudas. Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad strādājat ar ārējām ieinteresētajām pusēm un jūsu projekts ir diezgan sarežģīts. Vienots patiesības avots attiecībā uz darbu, ko jums vajadzētu un ko nevajadzētu veikt, var būt glābiņš. Pateicoties darba aprakstam, jūs varat:
- Pārvaldiet gaidas - jūsu SOW ir skaidri jānorāda, kas ietilpst un kas neietilpst jūsu projekta darbības jomā. Tas ir noderīgi projekta komandai, kā arī ļauj jums pārvaldīt klienta gaidas. Ja ir projekta pārredzamība, visas puses zina, ko un kad sagaidīt.
- Atrisināt plānošanas konflikti un citi konflikti - dažkārt, pat skaidri definējot komandas veicamo darbu, var rasties strīdi vai pārpratumi. Darba apraksts ir šeit, lai palīdzētu jums tos atrisināt: ja rodas šaubas, atsaucieties uz darba aprakstu! Saprotams, ka tas nozīmē, ka jūsu SOW ir jābūt pietiekami precīzam un detalizētam, lai tas būtu noderīgs, kad jums un klientam ir nepieciešams precizēt dažas lietas.
- Izvairieties no darbības jomas paplašināšanās - darbības jomas paplašināšanās, projekta darbības jomas nekontrolējama paplašināšanās ir vairāk iespējama, ja darbs ir slikti definēts. Izmantojot darba aprakstu, visi iesaistītie zina ne tikai to, kas ir jāizdara, bet arī to, kad tas ir jāizdara un kāds ir "gala produkts". Protams, ir jābūt arī noteiktiem izmaiņu kontroles procesiem, kad nepieciešams veikt projekta korekcijas.
[/vc_column_text]
Kas jāiekļauj darba aprakstā projektu vadībā?
Būtiski atzīmēt, ka projekti var būt ļoti atšķirīgi, tāpēc atkarībā no projektu rakstura dažādi uzņēmumi var izmantot ļoti atšķirīgus darba aprakstus. Tomēr ir daži elementi, kurus parasti ietver jūsu SOW. Apskatīsim tos vienu pēc otra:
Projekta kopsavilkums
Darbu apraksta ievads ir vieta, kur varat apkopot projektu un izklāstīt visas iesaistītās puses. Projekta kopsavilkums parasti ir vieta, kur jūs paskaidrojat projekta mērķi un vīziju. Par ko ir šis projekts? Kāds ir tā īstenošanas uzņēmējdarbības mērķis? Kādu problēmu atrisinās gala produkts?
Šo elementu paskaidrošana SOW sākumā palīdzēs jums noteikt toni visam dokumentam, kā arī sniegs pamatojumu, kāpēc konkrēti rezultāti ir vai nav iekļauti darbības jomā.
Projekta darbības joma
Šajā darba apraksta daļā jūs mēģināt atbildēt uz diviem jautājumiem:
- Kas tiks piegādāts?
- Kas netiks piegādāts?
Saprotams, ka šī sadaļa nedrīkst būt pārāk neskaidra, jo tā var radīt pārpratumus. No otras puses, iespējams, šajā punktā nevarēsiet, piemēram, izklāstīt visus uzdevumus. Ja tas tā ir - viss ir kārtībā. Svarīgākais ir tas, lai jūs precīzi atspoguļotu darbības jomu, par kuru esat vienojušies jūs un citas ieinteresētās personas.
Varat sākt ar vispārīgāku pārskatu par darbības jomu, lai uzskaitītu konkrētus soļus un uzdevumus, kas projekta komandai būs jāveic. Neaizmirstiet par sasniedzamajiem rezultātiem un norādiet tos konkrēti. Ir ļoti svarīgi izvairīties no divdomīgām frāzēm, piemēram, norādot, ka jūs sniegsiet šo vai to. Ja vēlaties, lai jūsu darba apraksts būtu noderīgs iespējamās sarunās ar klientu, tam jābūt pēc iespējas skaidrākam.
Varētu būt arī laba ideja SOW iekļaut negatīvu darbības jomu. Runa ir par tiem projekta elementiem, kas tika apspriesti ar klientu vai ir atrodami konkurentu produktos, bet galu galā jūs vienojāties tos neiekļaut darbības jomā.
Grafiks un atskaites punkti
Aprakstot dažādus projekta posmus, iespējams, vēlēsieties iekļaut. projekta atskaites punkti un termiņi. Dažiem projektiem būs noteikti termiņi, bet citiem - ne, tāpēc ne vienmēr varēsiet norādīt precīzu izpildes periodu. Tomēr ir lietderīgi SOW vismaz norādīt dažādus projekta posmus un aptuveno laiku, kas tiem būtu nepieciešams.
Pieņemšanas kritēriji, panākumu definīcijas
Mēs jau esam uzsvēruši, ka darba aprakstā ir jāizmanto precīza valoda un projekts ir jānoformulē precīzi. Tas pats attiecas arī uz standartiem un pieņemšanas kritērijiem, kas jāiekļauj jūsu SOW.
Iedomājieties, ka jūsu komanda strādā pie klienta mobilās lietojumprogrammas. Nepietiek tikai aprakstīt lietotnes funkcijas SOW. Ko darīt, ja jūsu lietotne darbojas, kā norādīts, lielākajā daļā mobilo ierīču, bet ne visās? Ja jūs un klients nebūsiet vienojušies par to platformu sarakstu, uz kurām lietojumprogramma ir paredzēta, jums būs grūti apgalvot, ka darbs ir paveikts veiksmīgi. Tāpēc ir tik svarīgi iekļaut dažus nozarei raksturīgus standartus. Attiecībā uz programmatūras izstrādes projektiem tie var ietvert informāciju par:
- testēšana (Kā tiks testēts produkts?),
- ierīces, pārlūkprogrammas, operētājsistēmas.
- produkta dīkstāves un apkopes,
- drošības standarti utt.
SOW dokumentā varat norādīt arī klienta pienākumus, piemēram, vai klientam ir jānodrošina kādi aktīvi?
Visbeidzot, ierakstiet projekta veiksmes definīciju: kādu klients sagaida veiksmīgu projektu? Kas būs atbildīgs par to, lai noteiktu, vai projekts ir veiksmīgs?
Cena un maksāšanas noteikumi
Informācija par budžetu ir neatņemama SOW sastāvdaļa. Ja jums ir iespēja uzrādīt projekta izmaksas, pierakstiet tās. Ja strādājat pēc laika un materiālu principa vai ir noslēgta cita vienošanās, skaidri izskaidrojiet tās noteikumus. Neaizmirstiet par projekta papildu izmaksām: licences maksu, aprīkojumu, ceļa izdevumiem utt.
SOW jānorāda arī maksājumu grafiks. Kad gaidāms maksājums? Vai ir paredzētas iemaksas pa daļām? Jūsu kā uzņēmuma, kas atbild par projektu, interesēs ir neatstāt vietu šaubām nevienā SOW daļā, un, saprotams, šī sadaļa nav izņēmums.
Vai esat apkopojis visu informāciju, kas nepieciešama darba aprakstā? Pārliecinieties, ka visas iesaistītās puses ir iepazinušās ar šo dokumentu, un saņemiet to parakstītu.
Ietaupiet savam uzņēmumam daudz naudas un nepatikšanas ar labu projekta vadības SOW.
Tagad jūs jau saprotat, cik vērtīgs ir labi uzrakstīts darba apraksts. Neatkarīgi no tā, vai vadāt boutique aģentūru vai strādājat lielākā organizācijā, tas ir noderīgs jūsu komandas projektu vadības procesa elements. Dalieties mūsu rokasgrāmatā ar sava uzņēmuma projektu vadītājiem un mudiniet viņus izveidot darba uzdevuma dokumentus dažādiem projektiem, kurus viņi vada.
Šeit, Teamdeck blogā, mēs bieži dalāmies ar projektu vadības ceļvežiem. Šeit ir daži no tiem, kas jums un jūsu komandas biedriem varētu būt noderīgi:
- Rokasgrāmata par projekta izmaksu izsekošana
- Viss, kas jums jāzina par projekta statusa ziņojumi
- Padomi efektīva sanāksmju vadība
- un daudz ko citu!
