Laika uzskaites priekšrocības: Lūk, kāpēc jūsu uzņēmumam neizdodas veikt laika uzskaiti

Vadot uzņēmumu vai jaunuzņēmumu, iespējams, vēlaties sekot līdzi katrai tā detaļai. Ja jūs nodarbināt programmatūras izstrādātājus, dizainerus un projektu vadītājus, darba laika uzskaite, iespējams, ir tas, ko jūs darāt katru dienu. Iespējams, tas nav jūsu mīļākais pienākums darbā, tas var būt biedējošs un nomācošs, taču lielākajā daļā profesionālo pakalpojumu tas kļuvis par obligātu pienākumu.

Laika uzskaite ļauj pārvaldīt darbinieku produktivitāti, uzraudzīt, cik daudz laika tiek pavadīts konkrētam uzdevumam, un galu galā palīdz labāk optimizēt turpmāko darbaspēka sadalījumu uzņēmumā.

Vēl svarīgāk ir tas, ka tas palīdz klientiem parādīt, par ko viņi patiesībā maksā.

"Laika uzskaite ir nepieciešama profesionāļiem, kuri rēķinus izraksta par stundām." - Fast Company

Vismaz tas ir galvenais iemesls, kāpēc to darīt.

Kāpēc laika uzskaitei ir jēga

Pētījumi liecina, ka uzņēmumi, kuri neizmanto laika vadību, zaudē vairāk nekā $18 000 vidēji katru gadu.

Ja laika uzskaite tiek pareizi īstenota, tā var palīdzēt jūsu uzņēmumam būt efektīvākam un pārredzamākam gan attiecībā uz komandām, gan klientiem, raksta Small Business Trends:

"Pareiza darba laika un projektu uzskaites programmatūra var palīdzēt uzņēmumiem saprast un uzskaitīt darbinieku ieguldījumu, neskatoties uz sarežģītākajiem rādītājiem, pēc kuriem tagad ir jāvērtē šis ieguldījums."

Ideālā gadījumā laika uzskaite var samazināt minējumus, piešķirot darbaspēku vai novērtējot nākotnes projektus, palīdzot uzņēmumam labāk plānot budžetu.

Tomēr realitāte ir daudz citāda, kā teikts McKinsey & Company ziņojumā:

"Lieli IT projekti vidēji par 45 procentiem pārsniedz budžetu un par 7 procentiem - laiku, vienlaikus nodrošinot par 56 procentiem mazāku vērtību, nekā bija paredzēts. Programmatūras projektiem ir visaugstākais izmaksu un laika grafika pārsniegšanas risks."

Tagad jūs, iespējams, domājat:

Kāpēc, ja ir tik ļoti nepieciešams sekot līdzi darba stundām, jūs sakāt, ka tas man var nebūt lietderīgi?

Es to paskaidrošu uzreiz.

Kad laika uzskaitei nav jēgas

Daudzi uzņēmumi īsteno darbinieku laika uzskaites programmatūra lai to darītu.

Savā "Projektu vadītāja rokasgrāmatā par laika uzskaiti" Mihals Bielaks (Michał Bielak) pievērš uzmanību ļoti svarīgam gadījumam:

"...nepareizi īstenota darba laika uzskaite var novest jūsu darbiniekus pie tā, ka viņi ir pārņemti un patiesībā nav pat nedaudz produktīvāki."

Šī ir aktuāla problēma izstrādātāju kopienā, ko labi izteicis Anne Dev rakstā "Es esmu slikts izstrādātājs, un tas ir vienīgais saprātīgais izskaidrojums" (I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation). Viņš apraksta, cik iebiedēts, nobijies un pat kaunējies par to, ka viņu laika pārvaldības lietotnes viņš saskārās:

"Es jutos kā sūds un biju dusmīgs. Es jutos kā apgrūtinājums savai komandai. Un es jutos tā, it kā salīdzināt četru stundu pusdienas ar klientu ar četrām stundām kodēšanas būtu muļķība. Bet vai viņiem bija taisnība par manu nepietiekamo sniegumu? Vai arī es noliedzu savu pašvērtību un produktivitāti?"

Šīs problēmas mērogu var redzēt no atbildēm un komentāriem, ko viņš saņēma Medium un no Hacker News kopiena. Kolēģi izstrādātāji viņam jūt līdzi, jo arī viņi ir jutušies nepareizi novērtēti par savu darbu un cilvēkiem, kuri nesaprot, ka programmatūras izstrāde ir sarežģīta un ne vienmēr to var mērīt pēc stundu skaita vai salīdzināt ar citiem projektiem.

Laika uzskaites riski

Tātad, kā maksimāli izmantot laika uzskaites iespējas, tajā pašā laikā nekaitinot savus darbiniekus?

Vislabākais veids ir izvairīties no šīm piecām bieži sastopamajām kļūdām:

1. Laika izšķērdēšana laika izsekošanai

Daudziem darbiniekiem laika uzskaite ir traucēklis. Viņiem ir jāvelta papildu laiks, lai aizpildītu darba laika uzskaites lapas.

Projektu vadītājiem ir daudz programmatūras rīku, piemēram, Harvest vai Basecamp, taču tajos lietotājiem ir jāatceras aizpildīt īpašas veidlapas, lai varētu izsekot savām darba stundām. Šādi pārskati var būt neprecīzi, par ko es sīkāk pastāstīšu pēc brīža, bet tie arī aizņem daudz laika darbiniekiem.

Tomēr ir tādi reāllaika izsekošanas rīki kā Toggl, ar kuriem vispār nav jāaizpilda darba laika uzskaites lapas. Tā vietā darbinieki palaiž un aptur izsekošanas līdzekli, kad vien nepieciešams. Tas ļauj viņiem reāli veikt darbu un ļauj izvairīties no zināmas vilšanās.

2. Ne visu izsekošana

Mēs neesam nevainojami - atzīsim to. Mēs kļūdāmies, melojam vai aizmirstam. Tātad kā laika uzskaite, kas balstīta uz izklājlapu aizpildīšanu ar atpakaļejošu datumu, var būt precīza?

Cits pētījums parāda, cik daudz lietu mēs neskaitām, sekojot savam darba laikam, vienkārši tāpēc, ka par tām nevaram saņemt rēķinu: galvenokārt tie ir e-pasti, sanāksmes vai saziņa komandā. Piemēram, e-pasta vēstuļu neuzskaitīšana rada nopietnus naudas zaudējumus.

Saskaņā ar Harvard Business Review datiem ASV ekonomika zaudē 50 miljonus stundu jeb $7,4 miljardus dienā. Tas notiek tikai tāpēc, ka cilvēki aizmirst uzskaitīt laiku, kas pavadīts, lasot un atbildot uz e-pastiem, kā darba laiku.

3. Komandas nemotivēšana sekot līdzi savam laikam

Laika izsekošana nav tas, ko mums patīk darīt. Daudziem no mums tas ir nedabiski vai pat nav jēgas.

Vadītāja pienākums ir izglītot darbiniekus par to, cik svarīgi ir projekta laika izsekošana un parādīt viņiem, kā to darīt pareizi.

Kā savā premjerministra rokasgrāmatā saka Mihals Bielaks (Michał Bielak):

"[Jūs nevarat] kādu dienu vienkārši sapulcināt savus komandas biedrus telpā un pateikt: "No šī brīža mēs izmantosim šo IT laika uzskaites programmatūru, lai redzētu, kā veicat savu darbu. Noklikšķiniet šeit, tagad noklikšķiniet tur, lieliski, paldies, sanāksme ir beigusies".

Konteksta trūkums var novest pie situācijām, līdzīgām Annas Dev kundzes aprakstītajai, kas minēta iepriekš šajā rakstā: cilvēki var sākt justies slikti par laiku, ko viņi iegrāmato darba laika uzskaites lapās, viņi kļūs neapmierināti un dusmīgi par visu šo procesu.

4. Laika izsekošana pēc uzdevuma pabeigšanas

Par to jau esmu nedaudz runājis iepriekš - darbinieki mēdz aizpildīt darba laika uzskaites lapas pēc tam, kad ir pabeiguši uzdevumu, un tas noved pie minējumiem un pieņēmumiem.

Pārskati, kas balstīti uz neprecīzu laika uzskaiti, ir maldinoši, radot uzņēmumam gan vadības, gan finansiālas problēmas.

Vēl ļaunāk ir tas, ka 9,11 % 3,11 % 3,3 % darbinieku aizpilda darba laika uzskaites lapas reizi nedēļā, bet 3,61 % 3,3 % to dara reizi mēnesī, tādējādi radot vēl vairāk neprecizitāšu viņu ievadītajos datos. Atgādiniet saviem darbiniekiem regulāri aizpildīt darba laika uzskaites lapas vai pārejiet uz reālā laika izsekošanas rīkiem.

5. Maldinošu ziņojumu izveide

Kā sadalīt resursus, ja darba laika uzskaites dati ir neprecīzi?

Nezinot, cik daudz laika jūsu darbinieki velta konkrētiem uzdevumiem, jūs varat nepietiekami vai pārāk zemu novērtēt nākotnes projektus, kas var pat ietekmēt jūsu uzņēmuma budžetu.

Projektu vadībā ļoti svarīga ir pareiza projektu prognozēšana, tāpēc nevēlaties pieņemt lēmumus, pamatojoties uz nepareiziem datiem.

Apsveriet resursu pārvaldību

Lai gan laika uzskaite ļauj jums sekot līdzi tam, cik daudz stundu jūsu darbinieki ir pavadījuši, pildot uzdevumus, resursu pārvaldība palīdz efektīvi sadalīt resursus, pamatojoties uz darba kapacitāti un pieejamajiem komandas locekļiem.

Šādā veidā jūs nodrošināsiet, ka darbinieki netiks pārslogoti ar pārāk lielu darba apjomu, izvairoties no dīkstāvēm citās komandās tajā pašā laikā.

Balstoties uz šo vienkāršo ideju, mēs esam izveidojuši Teamdeck.io - vienkāršu resursu plānošanas rīku, kas palīdz. darba laika uzskaites pārskati vai ieviešot laika vadības stratēģijas. Tā kā mums ir stabila pieredze programmatūras izstrādē, mēs saprotam, cik svarīgi ir pareizi sadalīt darbaspēku jaunākajos un gaidāmajos projektos, lai nodrošinātu uzņēmuma plūsmu, kā arī darbinieku un klientu apmierinātību.

Iemesls resursu plānošanas rīka ieviešanai ir sākt koncentrēties uz visu procesu, iegūstot augsta līmeņa pārskatu par savu komandu. Izmantojot šādu rīku, jūs varat kontrolēt visus darbiniekus vienlaicīgi, pārraugot viņiem piešķirtos projektus, atvaļinājumus un brīvdienas.

Uz uzdevumiem orientēta laika uzskaite var novest pie tā, ka netiek ņemts vērā kopaina, savukārt resursu pārvaldība palīdz labāk sadalīt darbaspēku ne tikai atkarībā no tā, cik daudz laika viņi pavada konkrētam uzdevumam, bet arī atkarībā no viņu pieejamības un darba spējas.

Noskaidrojiet, kas darbojas jūsu uzņēmumā

Tā kā es nemēģinu jūs pārliecināt izvēlēties vai nu laika uzskaiti, vai resursu plānošanu (abu veidu izmantošana ir pilnīgi pamatota), es ceru, ka jūs labāk apzināties laika uzskaites bīstamību, jo īpaši, ja tā nav pareizi ieviesta organizācijā.

Ja vēlaties maksimāli izmantot laika uzskaites iespējas savā uzņēmumā, atcerieties ievērot šos dažus soļus:

• padarīt to pēc iespējas vienkāršāku, lai netraucētu darbiniekus.
• izglītot savu komandu, lai sekotu līdzi visām darbībām, gan tām, par kurām var saņemt rēķinus, gan tām, par kurām nevar saņemt rēķinus.
• atgādiniet savai komandai, lai tā regulāri seko līdzi savam laikam.
• pārliecinieties, ka izsekojat precīzus datus.