Mēs pārbaudījām dažas populāras laika plānošanas metodes (vai tās patiešām darbojas?)

Šeit, Teamdeck blogā, mēs parasti apspriežam biznesa stratēģijas, tostarp. laika vadības stratēģijas, lai efektīvāk pārvaldītu projektus un resursus. To panākumi bieži vien ir atkarīgi no tā, vai zināt, kā pārvaldīt savu darba laiku. Tāpēc mēs nolēmām veikt nedēļu ilgu testu: likt trim cilvēkiem izmēģināt dažas populāras laika vadības metodes un aprakstīt rezultātus. Mūsu eksperimentā ir vairāk mainīgo lielumu, jo mums visiem trim ir dažādi nodarbinātības veidi (pilna laika, nepilna laika un ārštata darbinieki). Turklāt mūsu ikdienas darbā mums visiem ir nedaudz atšķirīgi uzdevumi - par to visu lasiet tālāk. 

Lai tā būtu noderīga arī mums, mēs centāmies atrast paņēmienus, kas, mūsuprāt, būtu efektīvi. Galu galā mēs vēlējāmies kļūt produktīvāki. esam izvēlējušies trīs dažādas laika plānošanas metodes:

• Padziļināts darbs (Ania, Satura veidotājs, ārštata darbinieks)
• Pomodoro (Joanna, klientu panākumu speciāliste, nepilnas slodzes darbiniece)
• Enerģijas patēriņa maksimuma stundu izmantošana (Adrianna, izaugsmes vadītāja, pilna laika darbiniece)

Eksperimenta laikā mēs rakstījām dienasgrāmatas, lai fiksētu savus iespaidus par šīm laika plānošanas metodēm. Šeit ir mūsu stāsti:

Ania
Satura radītājs
Ārštata darbinieks

Laika plānošanas metode, ko esmu izmēģinājis: Padziļināts darbs (pamatojoties uz Kala Ņūporta grāmata)

Galvenais priekšnoteikums:

Savā grāmatā Kols Ņūports apraksta vairākas pieejas, tostarp arī tādu, kurā jūs pilnībā novēršat tā saukto seklā darbu. Tā kā mans amats prasa, lai es ikdienā veiktu diezgan daudz seklus uzdevumus, esmu nolēmis izmantot dziļā darba plānošanas ritmisko filozofiju. Būtībā es katru dienu plānoju divus nepārtrauktus dziļā darba blokus un starplaikos strādāju pie sekliem uzdevumiem. 

Mans padziļinātais darbs ilgst no 90 līdz 120 minūtēm. Šajā laikā es strādāju tikai pie noteiktā uzdevuma. Mans telefons un SM paziņojumi būs izslēgti, un man būs pieejams svaigs ūdens, lai man nebūtu kārdinājuma pamest savu rakstāmgaldu. 

Sagaidāmie rezultāti:

Es patiešām ar nepacietību gaidu, kad varēsim izmēģināt dziļā darba metodi. Vai esat kādreiz redzējuši kādu "izkliedētu kucēnu" gifu (piemēram, "izkliedēts kucēns")? šis)? Es esmu tas kucēns. Mans lielākais izaicinājums darba ziņā ir koncentrēties uz veicamo uzdevumu, nemēģinot veikt vairākus uzdevumus vai pārbaudīt kaut ko tādu, kas man nav jādara vēl nedēļu vai ilgāk.

Dziļā darba metodes autors to apraksta šādi. spēja bez traucējumiem koncentrēties uz kognitīvi sarežģītu uzdevumu. Manam izklaidīgajam "es" tas izklausās mazliet pārāk labi, lai būtu patiesība, bet tajā pašā laikā tas ir lielisks mērķis, pie kura strādāt. 

1. diena:

Mans pirmais novērojums par manām dziļajām darba sesijām bija tāds, ka tās šķiet ļoti īss laiks. Trīs stundas īpaši koncentrēta darba dienā neizklausās tik iespaidīgi. Tomēr šo 180 minūšu rezultāti bija vairāk nekā apmierinoši: Esmu paveicis ļoti daudz!

Ļoti ātri esmu pamanījis, ka visefektīvāk padziļināti strādāju tad, kad man ir viens uzdevums, kas neprasa interneta pārlūkošanu. Bloga ieraksta rakstīšana, kas bija mans galvenais uzdevums vienā no šodienas blokiem, gāja lieliski. Savukārt raksta izpēte bija nedaudz nestrukturētāka. Ir grūti atšķirt, kad tu vēl pēti tēmu un kad vienkārši lasi interesantu rakstu, kas vairāk vai mazāk attiecas uz šo tēmu. 

2. diena:

Pamatojoties uz iepriekšējā dienā gūto pieredzi, esmu nolēmis abas šodienas dziļās darba sesijas veltīt rakstīšanai. Ne telefona, ne sociālo mediju, ne interneta (izņemot manu dārgāko draugu - tezauru).
Wow, tas gāja ātri! Es izdarīju daudz vairāk, nekā bija paredzēts. Redziet, parasti es rakstīšanas laikā ļoti uzmanīgi sekoju savam garastāvoklim un pie mazākajām noguruma pazīmēm darīju pārtraukumu. Tā, šķiet, ir laba taktika, jo es negribu, lai mana rakstīšanas kvalitāte pazeminātos. Taču, strādājot dziļi, es jutos apņēmīgāka noturēties līdz sesijas beigām. 

Runājot par noguruma pazīmēm, man visuzskatāmākā no tām ir tad, kad sāku pievērsties vienam teikumam vai virsrakstam un pēc tam mēģinu to pilnveidot vairākas reizes, neredzot nekādus rezultātus. Es apzinājos, ka šāda veida prāta cilpu veidošana faktiski var novērst manu uzmanību no dziļas koncentrēšanās. Šodien tā vietā, lai mēģinātu izdomāt risinājumu, es vienkārši pierakstīju piezīmi "jāuzlabo" un devos tālāk. Tas visu padarīja daudz produktīvāku. 

3. diena:

Pirmā sesija bija veltīta rakstīšanai, tāpēc tā bija pazīstama un gāja lieliski. 

Ap pusdienas laiku man vajadzēja veikt dažus darījumus, tāpēc savu otro dziļo darba sesiju varēju sākt tikai ap 16:30. Biju mazliet noguris: darīšanas uzdevumi mani iztukšoja + pusdienās man bija burgeris, kas nav pati labākā ideja, ja pēc tam neplānojat gulēt, bet, hei, redzēsim!

Šodienas otrā sesija bija veltīta e-grāmatu izkārtojumu izveidei programmā InDesign. Man šķiet, ka šāda veida materiālu veidošana man pašam sniedz lielu gandarījumu, tāpēc es cenšos iemācīties un kļūt prasmīgāks Adobe rīku izmantošanā. Izrādījās, ka mana radītāja entuziasms pilnībā izdzēsa pēcpusdienas slinkumu, un es pat pavadīju dziļā darba režīmā vairāk, nekā sākotnēji biju plānojis.

BTW Es izmantoju iebūvēto iPhone taimeri, lai iestatītu modinātājus manām dziļajām darba sesijām.

4. diena:

Pirmā sesija bija lieliska (rakstu korektūra, kas man jānosūta klientiem), bet es pabeidzu uzdevumu krietni pirms 90 minūšu atzīmes. Man negribējās uzreiz sākt pavisam citu uzdevumu, tāpēc nolēmu vienkārši pagarināt otro sesiju un tās vietā pagarināt 105 minūtes. 

Tagad es pilnībā saprotu, cik svarīgi ir būt brīvam no traucējošiem elementiem dziļā darba sesiju laikā. Šodienas seklie darba uzdevumi (atbildēšana uz e-pastiem, dažu dokumentu sakārtošana, vienkārša banera izveide Facebook grupai) aizņēma man daudz vairāk laika, nekā bija nepieciešams, jo es nepievērsu tik lielu uzmanību savam uzmanības līmenim. Varbūt būtu laba ideja noteikt laika ierobežojumu arī sekliem darba uzdevumiem?

5. diena: 

Atkal es cīnījos ar seklu darbu, kas mani nodarbināja pašā dienas sākumā. Piezīme sev: Pirms pārbaudu savu iesūtni, man ir jāiziet cauri pirmajai dienas dziļajam darbam. 

Izņemot to, es šodien nejutos citādi, lai gan ir piektdiena, un es gaidīju, ka jutīšos mazliet slinkāk nekā nedēļas pirmajā pusē. Nē, tā nenotika - man patīk, ka dziļš darbs prasa ievērot vienus un tos pašus soļus neatkarīgi no dienas, laika vai vietas. Tas patiešām atbalsta produktivitāti.

Galīgie iespaidi:

Es esmu patiešām sajūsmā par šo laika plānošanas metodi. Padziļināts darbs ļāva man paveikt visu, ko biju ieplānojis nedēļai, nepagarinot darba dienas. Patiesībā gluži otrādi - man bija vairāk brīvā laika nekā parasti. Stingrais noteikums par nekādas uzmanības novēršanu lika man pabeigt dažus sarežģītus uzdevumus daudz īsākā laikā nekā parasti. 

Es plānoju turpināt eksperimentēt ar dziļo darbu: varbūt es varētu pievienot trešo sesiju dienā vai padarīt tās 2 stundu garas? Mana vienīgā vājība bija tā, ka seklā darba laikā es pilnībā atgriežos pie vecās izklaidības. Man noteikti būtu pie tā jāpiestrādā. 

Neesmu pārliecināts, vai šo paņēmienu būtu viegli īstenot cilvēkiem, kas strādā komandās, taču varu to pilnībā ieteikt ārštata darbiniekiem, kuri paši kontrolē savu dienas grafiku. 

Joanna
Klientu veiksmes speciālists
Nepilnas slodzes darbinieks

Laika plānošanas metode, ko esmu izmēģinājis: Pomodoro (izstrādājis Francesco Cirillo 80. gadu beigās)

Galvenais priekšnoteikums: Es strādāju pie izvēlētiem uzdevumiem 25 minūtes (tas ir viens pomodoro) bez pārtraukumiem, pēc tam paņemu 5 minūšu pārtraukumu. Pēc 4 pomodoros es ņemšu ilgāku pārtraukumu un tad sāksim no jauna. 

Sagaidāmie rezultāti: 

Koledžā es mācījos 45 minūtes bez pārtraukuma un mācību sesiju starplaikos mēdzu ieturēt 5 minūšu pārtraukumus. Es domāju, ka tas būs līdzīgi. 

Es ar prieku izmēģināšu šo tehniku. Vienīgais, par ko esmu noraizējies, ir tas, ka būs grūti sadalīt uzdevumus 25 minūšu laika blokos. Saskarsme ar klientiem ir mana augstākā prioritāte, tāpēc negribu no tās atteikties Pomodoro fiksētā grafika dēļ. 

1. diena:

Es esmu mazliet neizpratnē - vai žurnālu rakstīšana par metodi tiek uzskatīta par pārtraukumu vai nē? Tas ir mans garais (25 minūšu) pārtraukums, un es nolēmu to izmantot, lai ziņotu par saviem pirmajiem iespaidiem. Protams, tā nav pašas šīs metodes problēma, drīzāk runa ir par manu plānošanu. 

Lai vai kā, 25 minūšu darba sesijas ir grūti saskaņot ar ikdienas stendiem vai sarunām ar Adrianu. Neviens no šiem regulārajiem zvaniem nenotur pilnas 25 minūtes, un man ir grūti atrast uzdevumus atlikušajam pomodoro laikam. 

Programmā, ko izmantoju, lai noteiktu savu pomodoro sesiju laiku, ir tikšķēšanas skaņa, kas man palīdz koncentrēties. Tomēr, no otras puses, tā ir pārāk klusa, lai slāpētu biroja sarunu troksni, turklāt tā slikti sader ar mūziku.

Man ir sajūta, ka es strādāju ātrāk, jo vēlos to izdarīt līdz 25 minūšu pomodoro beigām. Būtībā es izaicinu sevi. 

Mans "darāmo darbu" saraksts ir vairākkārt rediģēts, jo es nepietiekami novērtēju kāda uzdevuma izpildes ilgumu. Man nācās pievienot vēl 3 pomodoros, lai pabeigtu kaut ko, kam sākotnēji biju paredzējis 25 minūtes.

Tas ir mazliet stresaini, ja zinu, ka uzdevuma izpildei man nepieciešamas tikai 2 minūtes, bet taimeris rāda, ka man ir tikai 11 sekundes. Ak, un es šodien izlaidu vienu pārtraukumu, jo kļūdaini biju ieplānojis klienta zvanu uz šo laiku.

2. diena

Šodien es nolēmu pielāgot Pomodoro tehniku savam darba veidam. Es saīsināju garos pārtraukumus līdz 15 minūtēm. Veidojot savu šodienas "darāmo darbu" sarakstu, es ņēmu vērā ne tikai to prioritāti, bet arī plānotās tikšanās. Turklāt pie katra uzdevuma esmu pierakstījis plānoto sākuma un beigu laiku:

10:00 - 10:25 - KATRU DIENU
10:30 - 10:55 - LinkedIn ziņojumu sūtīšana par mūsu Product Hunt kampaņu.

Manā lietotnē (Focus Keeper) ir fiksēts pārtraukumu ilgums (bezmaksas versijā), tāpēc es to izmantoju tikai, lai noteiktu laiku, kad es domāju, nevis pārtraukumus. Esmu arī atteicies no tikšķēšanas skaņas. Es esmu daudz mazāk satraukusies nekā vakar un joprojām strādāju ļoti efektīvi. Mūzikas klausīšanās man palīdz saglabāt koncentrēšanos. Šodien mani ne reizi netraucēja biroja sarunas!

 Kopumā lietotne ir manā redzeslokā, un es to izmantoju, lai noteiktu savu pomodoros laiku, bet, zinot, ka man ir jāpabeidz sesija tieši, teiksim, pulksten 11:30, viss kļūst mazāk abstrakts. Man pat ir izdevies ieplānot pilnu klienta demonstrāciju ideālā variantā viena pomodoro ietvaros. 

Es veidoju "darāmo" darbu sarakstu 4 pomodoros vienlaicīgi. Pēc garā pārtraukuma plānoju nākamās 4 sesijas. Šādā veidā esmu elastīgāks, un manam sarakstam ir nepieciešams mazāk rediģējumu.

Vēl viena lieta - laiks skrien ātri, ja tas ir sadalīts 25 minūšu gabaliņos!

3. diena:

Pomodoro nav tik lieliski, ja gadās neparedzēti notikumi: interneta pārrāvums sesijas vidū vai jaunas vegāniskas uzkodas birojā, kas nekavējoties jāizmēģina, vai ja blakus jūsu rakstāmgaldam notiek 6 cilvēku tikšanās. 

4. diena:

Nav 4. dienas - es esmu nepilnas slodzes darbinieks, atceraties?

5. diena:

Šodien man patiešām neizdevās saglabāt 25-5-25 darba ritmu. Daļēji atceltas sanāksmes dēļ un daļēji tāpēc, ka bija jāveic steidzami 10 minūšu uzdevumi. 

Domāju, ka 25 minūtes man ir pārāk īss darba laiks. Pārtraukums vairāk kaitinātu nekā kaitinātu. Man ir viegli nonākt plūsmas stāvoklī, un, kad es tajā esmu, un es labprātāk pabeigtu uzdevumu. Vidēji dienā es strādāju 5 stundas, un man šķiet, ka man nav īsti nepieciešami bieži un gari pārtraukumi. Es gan mēģināju ieturēt 25 minūšu pārtraukumu, un, godīgi sakot, man tas šķita kā laika izšķiešana. Man ir nepieciešams tikai viens ilgāks pārtraukums darba dienā, lai paēstu uzkodas.

Laiks uzslavēt Pomodoro:
"Darāmā" saraksta izveide ir lieliska un palīdz man tos pabeigt, nepārceļot uzdevumus uz nākamo dienu.

Galīgie iespaidi:

Labais:

• Darba sadalīšana 25 minūšu sesijās padara uzdevumus un izaicinājumus mazāk biedējošus un vieglāk uztveramus. Tas ir noderīgi arī tiem uzdevumiem, kurus jūs aizvien atliekat uz nākamo reizi. Manuprāt, ir lietderīgi pielāgot Pomodoro dzīves ciklu savām spējām. Man 25 minūšu pārtraukums bija nedaudz iztukšojošs: kad man bija izveidojusies laba plūsma, bija žēl apstāties. 
• Man patika tas, ka man visu laiku acu priekšā bija mans prioritāro darbu saraksts. Kad bija nepieciešama klienta demonstrācija vai neplānota tikšanās, es varēju atgriezties pie sava saraksta un nebaidīties, ka kaut ko aizmirsu. 
• Pomodoro ierobežo haosu, tas ir lieliski!

Sliktais:

• Ja uz 25 minūtēm izslēgsi Slack paziņojumus, tu palaidīsi garām daudz biroja jautrību vai patiesībā svarīgas lietas, piemēram, sviestmaižu pārdevēja ierašanos. Ir grūti izturēt vēlmi uzreiz atbildēt ar "haha". 
• Jums ir jābūt elastīgam un saprātīgam attiecībā uz prioritātēm. Pomodoro iemāca jūs labi rūpēties par saviem uzdevumiem, bet jums ir jāzina, kad pārtraukt sesiju, ja notiek kaut kas steidzams (piemēram, jūsu komandai ir vajadzīga palīdzība). 
•  Sākotnējais stress - pirmā diena ar Pomodoro mani nedaudz satrauca. Laika spiediens un tikšķošais taimeris bija gan motivējoši, gan stresa pilni. Ir jāatceras, ka tas nav pasaules gals, ja uzdevuma izpildei nepieciešamas 28 minūtes, nevis paredzētie 25. 

Un vēl viena doma: šī laika plānošanas metode vislabāk darbojas, ja jūsu komandas biedri zina, ka jūs to izmantojat. Kad viņi sapratīs, ka jūs vēlaties, piemēram, ikdienas stendapu iekļaut vienā pomodoro, viņi būs mazāk noskaņoti to vilcināties. Un, kas zina, varbūt arī viņiem palielināsies produktivitāte!

Adrianna
Izaugsmes vadītājs
Pilnas slodzes darbinieks

Laika plānošanas metode, ko esmu izmēģinājis: Enerģijas maksimuma stundas

Galvenais priekšnoteikums: Es centīšos atrast savas enerģijas maksimuma stundas (laiku, kad esmu visproduktīvākais) un izmantot tās, lai paveiktu lielāko daļu sava darba. 

Sagaidāmie rezultāti: 

Ko es varu sagaidīt? Atrast laiku, kad esmu visproduktīvākais, lai labāk plānotu savu darbu. Pastāvīgs darbs no 9.00 līdz 17.00 nedod jums daudz iespēju šajā jomā. Tas būs kaut kas jauns, tāpēc es ļoti priecājos to darīt!

1. diena:

Man ir izdevies pamosties piecos no rīta, ieslēgt Slack un sākt rakstīt ziņojumu. Pirmās trīs stundas bija ārkārtīgi produktīvas, bez pārtraukumiem, man patika. 

Man bija plānots zvans plkst. 17.00, tāpēc dienas vidū es paņēmu ilgāku pārtraukumu (man negribējās strādāt vairāk nekā 12 stundas). Pārtraukums izrādījās liela neveiksme. Tā kā tas sakrita ar komandas standarta darba laiku, es saņēmu vairākas ziņas un jautājumus, turklāt man bija jāpārskata daži vizuālie līdzekļi. Dažus uzdevumus atstāju uz vēlām vakara darba sesijām, tāpēc kopumā manas dienas laikā būs vairāk nekā 10 stundas. 

Atjauninājums: vakarā biju tik noguris, ka paspēju strādāt tikai stundu. Man būs jāpārbauda, vai vēlās vakara stundas varētu būt mans enerģijas maksimuma laiks vēlāk šajā nedēļā.

2. diena:

Joprojām jutu nogurumu no iepriekšējās dienas, taču man izdevās agri pamosties un strādāt. Vēlā vakara sesija nenotika, jo dienas laikā pārāk daudz laika pavadīju darbā. 

3. un 4. diena:

Es mainīju režīmu: Es paliku pie savām rīta sesijām, bet sāku tās nedaudz vēlāk (ap 8). Es strādāju līdz 13.00 un pēc tam atbildēju tikai uz Slack ziņojumiem. Šoreiz es varēju izmēģināt vēlās vakara sesijas, un tas bija patiešām produktīvi. 

Kopumā, manuprāt, tas ir komunikācijas jautājums. Ja jūsu komanda strādā no 8 līdz 4, jums ir jābūt vismaz daļēji pieejamam. Ja jums patiešām nepieciešams koncentrēties uz kāda konkrēta uzdevuma izpildi, es noteikti iesaku izmantot šo metodi, bet vispirms paziņojiet savai komandai un sagatavojiet viņus, ka nebūsiet pieejams no X līdz Y.

5. diena:

Piektā diena bija mazliet sarežģīta, man bija jābūt klāt un jāiesaistās parastajā darba laikā no 8 līdz 4, man bija ieplānotas pāris tikšanās, un es nevarēju tās izlaist. Tas man arī parādīja, cik elastīgam man jābūt darbā un kā es varu pielāgot savas enerģijas maksimuma stundas biroja grafikam. 

Galīgie iespaidi:

Priecājos, ka man izdevās atrast savu personīgo maksimālo produktivitātes laiku (tāds bija mans mērķis sākumā). Es izmēģināju dažādas stundas: gan agrus rītus, gan vēlus vakarus. 

Manas enerģijas maksimuma stundas? Rītausmā (izņemot 10 minūšu pēc trauksmes noliegšanas fāzi).

Trūkums ir tas, ka šī pieeja nav vispiemērotākā darbam ar komandu. Man kā izaugsmes vadītājam ir jābūt pieejamam, lai pieņemtu lēmumus vai atbildētu uz izstrādātāju komandas jautājumiem.