Tagad, kad esat šeit, jūs, iespējams, domājat, ko varat darīt labāk, plānojot komandas darbu. Jūs esat pamanījis, ka pārāk daudz laika izlīst jums cauri pirkstiem, projekti dažkārt kavējas, un darbinieki jūtas kā haoss. Neuztraucieties, šādas problēmas ir daļa no katras organizācijas. Par laimi, ir vairāki veidi, kā tās atrisināt. Viens no tiem ir projektu plānošanas programmatūra jeb projektu vadības plānošanas programmatūra - patiešām interesants projektu plānošanas rīks.
Šajā rakstā uzzināsiet:
Projekta vadītāja ieteikumi no programmatūras izstrādes uzņēmumiem
Uzstājīgi projekta grafika pārvaldība rīki un to galvenās funkcijas
Kas jāņem vērā, izvēloties projekta grafiku un resursu pārvaldības programmatūra
Kas ir projektu plānošana, projektu vadība, projektu plānošana un projektu izsekošana un kā tās atšķiras?
Kāpēc projektu plānošanas programmatūra, t.i., projektu plānošanas rīks, ir tik svarīga vadītājiem?
Neliels ievads, pirms mēs runāsim par svarīgām lietām, izmantojot projektu plānošanas rīku. Projektu plānošanas programmatūra, resursu plānošanas programmatūra, darbinieku pārvaldības programmatūra, projektu vadības plānošanas rīks vai grafika vadības programmatūra - šie termini nozīmē vienu un to pašu. Un to galvenais mērķis ir viens un tas pats. Vispārīgi runājot, nerunājot par daudzām citām funkcijām un funkcionālajām atšķirībām, tās palīdz veikt plānošanu, resursu piešķiršana. (darbinieki) un plaša mēroga projektu plānošana.
50% organizāciju lielākoties vai vienmēr nosaka savu projektu grafiku bāzes līnijas. Neatkarīgi no tā, vai esat iesācējs projektu vadītājs vai arī jums ir grafiku pārvaldība, jums būs nepieciešama sistēma, kas palīdzēs jums apvienot visus procesus. Nav tā, ka jūs to nevarētu darīt citādi - daudzi uzņēmumi cenšas pārvaldīt savu darbu, plānojot to uz tāfeles vai programmā Excel.
Problēma ir tā, ka šāda stratēģija darbojas tikai līdz noteiktam brīdim. Un šis brīdis jebkuram uzņēmumam, kas ir alkstošs pēc attīstības un kam ir ambīcijas augt, iestājas ļoti ātri. Mūsdienu programmatūrai attīstības uzņēmumi, jautājums "vai ir vērts izmantot grafika pārvaldības programmatūru" vairs nepastāv. Tā vietā viņi sev uzdod jautājumu "kādu grafiku pārvaldību izvēlēties". Un šeit ir vērts atzīmēt dažus kritērijus.
1. Intuitīva projektu plānošanas rīku saskarne - visticamākais iemesls, kāpēc projekta plānošanas rīks tiek noraidīts, ir tikai UX un lietojamība. Tāpēc ir pilnīgi skaidrs, ka pirms pirkšanas - izmēģiniet to, izmēģināsim cilvēkus, kas to izmantos. Šim rīkam ir jāpadara jūsu darbs vieglāks, nevis sarežģītāks, tāpēc pārliecinieties, ka jums ir ērti pārvietoties pa paneli.
2. Laika uzskaite / Laika vadība - efektīva projektu vadība nav iespējama, ja nezināt, pie kā strādā jūsu komanda un cik daudz laika tas aizņem. Projektu plānošanas rīki var patiešām palīdzēt.
[Avots: Ekrāns no resursu pārvaldības un projektu plānošanas programmatūras]
3. Atvaļinājumu pārvaldība / Prombūtnes pārvaldība / Komandas pieejamība - darbiniekiem ir tiesības uz atvaļinājumu un brīvdienām, bet viņu prombūtne ietekmē visu darba procesu un darbu plānošanu. Labs projektu plānošanas rīks sniegs jums pilnīgu ieskatu par jūsu komandas pieejamību.
4. Pielāgotas atskaites - katram uzņēmumam ir atšķirīgas prioritātes, un tam ir svarīgi dažādi rādītāji. Projektu plānošana programmatūrai ir jāģenerē jums nepieciešamie pārskati.
5. Plānošana reālajā laikā - viens no svarīgākajiem darba plānošanas elementiem ir tūlītēja atjaunināšana. Grafiku izmaiņas, kas tiek veiktas tikai pēc kāda laika, radīs nevajadzīgu haosu, tāpēc jūsu rīkam tie ir jāatjaunina uzreiz, tāpēc ir vērts izmantot interesantus projektu grafiku rīkus.
6. Darba slodzes pārvaldība - Lai grafiks darbotos, ir jāzina, kam ir laiks, lai veiktu konkrētu uzdevumu. Ideāls rīks parādīs jūsu darbinieku spējas.
Mēs jau esam jums stāstījuši, kāpēc jums ir nepieciešama projektu vadības programmatūra, kas pazīstama kā projektu plānošanas rīki, un uz ko vērst uzmanību, izvēloties vienu un to pašu.
Tagad ir pienācis laiks minēt dažus piemērus.
"Resursu plānošanas programmatūra, ko izstrādājuši programmatūras uzņēmumi savām vajadzībām, vislabāk atbilst nozares vajadzībām." - viens no patiešām interesantiem projektu plānošanas rīkiem.
Teamdeck ir resursu un projektu plānošanas programmatūra ar laika uzskaites un pieejamības pārvaldības funkcijām.
Cena (standarta pakete): $3,60 / komandas loceklis / mēnesī
Priekšrocības:
Pielāgotas organizācijas darba laiks un pieejamība.
Iespēja cilvēkiem un projektiem piešķirt pielāgotus laukus, t. i., amata nosaukumus, prasmes, tehnoloģijas u. c.
Pārredzams darba grafika un pieejamības pārskats dažādām nodaļām un amatiem, izmantojot kalendāra skatu.
Pielāgotās birkas
Excel līdzīgi pielāgotie ziņojumi
Automātiskas svētku dienas vairākām lokalizācijām
Pieejama mobilā versija
Datu drošības sistēma
Integrācija ar citām sistēmām, piemēram, Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier un REST API.
Mīnusi
Mobilā lietotne stundu uzskaitei neļauj redzēt tikai aktīvos projektus.
Nav atkarību no rezervācijas
Nav darbvirsmas sākuma un beigu laika skaitītāja (tikai mobilajā lietotnē).
"nUzdevums ir viens no projektu plānošanas rīkiem, kas izstrādāts kā sadarbības rīks uzņēmumiem un ir pilnīgs projektu pārvaldības risinājums." - G2
Cena (standarta pakete): $3 / komandas loceklis / mēnesī
Plusi:
Vienkārša un intuitīva saskarne
Uzdevumu pārvaldība
Projektu vadība
Risku pārvaldība
Laika izsekošana
Darba laika uzskaites pārvaldība
Sanāksmju vadība
Kanban dēļi
Ganta diagrammas
Mīnusi:
Pielāgošanas trūkums
Ziņošanas trūkums
"Resource Guru ir īpaši izstrādāts, lai samazinātu pārmērīgu darba slodzi, uzlabotu komandas morāli, mazinātu darbinieku aizplūšanu un palīdzētu jums paveikt savu labāko darbu."
Projektu kalendāri palīdz identificēt un vizualizēt uzdevumus visā projekta gaitā.
Cena (standarta pakete): $4.16 / komandas loceklis / mēnesī
Priekšrocības:
Resursu pieejamība
Komandas sadarbība
Lietotājam draudzīga saskarne
Pieejamības panelis un resursu jaudas plānošana iespēja
Vadība plānošanas konflikti
Ziņošana un prognozēšana
Atvaļinājumu pārvaldības sistēma funkcijas
Projektu un resursu plānošana
Konferenču telpu rezervēšanas sistēma
Iekārtu izsekošana
Integrācija ar Slack, Gmail, Outlook, Google Calendar
Datu drošības sistēma
Mīnusi:
Nav iespējas šķirot resursus pēc pieredzes līmeņa
Rezervēšanas sadaļā nav atcelšanas funkcijas
Nav iespējas kopēt resursu uzdevumus
Nav iespējas meklēt rezervējumus pēc atslēgvārdiem
"Pievienojiet savus projektus un komandu, un esat gatavs darbam! Noklikšķiniet un velciet jebkur grafikā, lai sāktu uzdevumu piešķiršanu."
Float palīdz arī ar projekta uzdevumiem un noteikt uzdevumu atkarības.
Cena (standarta pakete): $ 10 / komandas loceklis / mēnesī
Priekšrocības:
Elastīgs un ērti lietojams resursu pārvaldības panelis
Viegla navigācija un filtrēšana
Vizuālā, vilkšanas un nomešanas saskarne resursu plānošana
Iepriekš aizpildīta laika uzskaite ar veicamajiem uzdevumiem
Vairāku projektu plānošana
Ziņošana un prognozēšana
Integrācija ar Jira, Teamwork, Asana, Trello
Mīnusi:
Neērta projekta laika grafika navigācija.
Dažas integrācijas nedarbojas, kā paredzēts.
laikietilpīga darbinieku saraksta atjaunināšana.
Jebkurš lietotājs var pievienot un mainīt datus, kas rada jucekli.
"Mērķtiecīgi izstrādāta tehnoloģija skaidrībai, kontrolei un pārliecībai."
Mavenlink ir arī mūsu projektu plānošanas rīku salīdzinājums, kas palīdz veiksmīgi pabeigt projektu.
Cena (standarta pakete): Individuālā cena
Priekšrocības:
Paplašināts resursu pārvaldības panelis
Biznesa izlūkošanas funkcijas
Reālā laika projekta rādītāji
Iespēja piešķirt lomas un dažādas atļaujas
Datu aizsardzība
Resursi integrēti ar projektu un resursu plānošana
Papildu pakalpojumi klientiem, piemēram, konsultācijas, vadlīnijas, koučings un klientu veiksmes programma.
Produktu apmācība un 24/7 atbalsts
Integrācija ar Slack, Jira, GSuite, Oracle
Mīnusi:
Nav bezmaksas izmēģinājuma
Sarežģīta pielāgotu pārskatu izveide
Paplašinātās funkcijas tikai Premier un Enterprise pakotnēm
Pārāk daudz e-pasta paziņojumu
Daudzi veidi, kā panākt tieši tādu pašu efektu, kas nevajadzīgi sarežģī sistēmu.
"Pielāgojiet Wrike, lai tas vislabāk atbilstu jūsu organizācijas vajadzībām. Sākot ar pielāgotiem paneļiem un darba plūsmām un beidzot ar komandai specifisku automatizāciju, lai racionalizētu procesus."
Uzdevumu pārvaldība ar Wrike ir projektu plānošanas programmatūra.
Cena (standarta pakete): $ 9,80 / komandas loceklis / mēnesī
Priekšrocības:
Bezmaksas versija ar pamata funkcijām
Interaktīvās Ganta diagrammas
Augsta sistēmas pielāgošanas pakāpe.
Specializētas funkciju grupas.
Kanban dēļi
Uzlabotā analīze
Plānošana, projektu pārvaldība, laika uzskaite un dokumentu augšupielāde vienā rīkā.
Datu drošības sistēma
Mīnusi:
Sarežģīta lietošana
Nav iespējas veikt projektu pārvaldību bezsaistē
Augstas aparatūras prasības padara to neērtu lietošanai vecākos datoros.
Vismodernākās funkcijas ir pieejamas Premium pakotnē, kas ir dārga.
"Saskaņojiet globālās komandas, veidojiet un paplašiniet uz uzņēmējdarbību orientētus risinājumus, kā arī ļaujiet IT pārvaldīt riskus un nodrošināt atbilstību dinamiska darba platformā."
Ganta diagrammas ir noderīgas, lai izstrādātu projekta grafiku un vizualizētu uzdevumu atkarības.
Cena (standarta pakete): $24,80 / komandas loceklis / mēnesī
Priekšrocības:
veltīta radošo un mārketinga komandu satura pārvaldībai
Lietotājam draudzīga saskarne piešķir resursus, seko līdzi progresam vai laikam.
Projekta darba plūsma automatizācija
Uzlabots vadības panelis
Komandas sadarbība
Ērta saziņa un datu apmaiņa ar citiem komandas locekļiem.
Intelligent projektu darba plūsmas pārvaldība
Datu drošības sistēma
Datu sinhronizācija
Grafiku pārvaldība
Vairāku projektu plānošana
Mīnusi:
Augsta cena
Pamatpakete līdz 25 darbiniekiem
Dažu funkciju nav vai tās nav pieejamas
Rīks ir smags un dažreiz tas atpaliek.
Dažiem lietotājiem nelasāms uzdevumu panelis
"Apvienojiet savus projektus, resursus un finanšu datus vienā mākslīgā intelekta radītā platformā."
Lai efektīvi pārvaldītu projektu plānošanas procesu Prognoze daudziem vadītājiem ir neaizstājama.
Cena (standarta pakete): $30 / komandas loceklis / mēnesī
Priekšrocības:
Automatizācija un mākslīgā intelekta funkcionalitāte
Viegli lietojams
Projektu plānošanas, izsekošanas un plānošanas programmatūra
Advanced atvaļinājumu pārvaldības sistēma
Katra projekta izmaksu un peļņas uzraudzība.
Plašas pielāgošanas iespējas
Automātiskā plānošana, pamatojoties uz darbinieku pieejamību
Integrācija ar Asana, BambooHR, Azure
Ziņošana un prognozēšana
Mīnusi:
Augsta cena
Trūkst dažu noderīgu funkciju
Pārāk daudz projektu vizualizāciju padara datus nelasāmus
Plānošana ir ļoti stingra un nav ideāli piemērota elastīgiem uzņēmumiem.
Šis rīks ir estētiski pievilcīgs, bet ne pārāk intuitīvs.
Digitālajā pasaulē, datu drošība ir viss, jo īpaši, ja strādājat ar tik daudz konfidenciālas informācijas. Ideālai projektu vadības plānošanas programmatūrai ir jāgarantē jūsu datubāzu drošība. Turklāt tai jāatbilst GDPR - Eiropas datu aizsardzības likumam, kas ir spēkā kopš 2018. gada. Tajā ir ietverti ļoti stingri noteikumi par šādas informācijas vākšanu, apstrādi un izmantošanu, tāpēc pareizā sistēmā tas ir ņemts vērā.
Kāpēc nepieciešama programmatūra, kuru nezināt, kā lietot? Pat visrevolucionārākā funkcionalitāte radīs nepatikšanas, nevis palīdzēs, ja nemācēsiet izmantot tās potenciālu. Labs projektu grafiku plānotājs rūpējas par saviem klientiem ne tikai tad, kad ir jāpārliecina to iegādāties, bet arī visā sadarbības procesā - labs projektu plānošanas rīki ir svarīgi. Pārliecinieties, ka izvēlētais biznesa partneris nodrošina jums pienācīgu ievades procesu, lai jūs varētu izmantot visas iespējas, par kurām maksājat.
Tas ir tikai likumsakarīgi, ka jūsu bizness augs, un projektu plānošanas programmatūrai nevajadzētu palēnināt šo procesu. Vai vismaz tas noteikti ir viens no jūsu biznesa mērķiem. Jautājums ir par to, vai jūsu izvēlētais projektu grafiku plānotājs spēs ar jums tikt līdzi. Izvēloties ideālo rīku, domājiet ne tikai par savām pašreizējām vajadzībām, bet arī par to, kas jums būs nepieciešams nākotnē.
Pārliecinieties, ka programmatūra atbilst jūsu pašreizējām un gaidāmajām prasībām. Ļoti svarīgi ir arī pārbaudīt, kā mainīsies pakalpojuma cenas - var izrādīties, ka kāds rīks būs labākais risinājums mazam uzņēmumam, bet pilnīgi neizdevīgs vidējam vai lielam programmatūras uzņēmumam. Ņemiet vērā savas organizācijas attīstības virzienu, lai izvēle būtu visoptimālākā.
Iedomājieties nelielu uzņēmumu, kurā visi strādā birojā pilnu darba laiku un kurā vienlaicīgi tiek īstenoti ne vairāk kā 3 projekti. Tagad iedomājieties otru uzņēmumu, starptautisku korporāciju, kurā strādā cilvēki visā pasaulē. Lielākā daļa no viņiem strādāt attālināti dažādās laika joslās. Daži strādā pilnu slodzi, daži strādā nepilnu slodzi, bet daži ir ārštata darbinieki. Vienlaikus tiek īstenoti līdz pat vairākiem desmitiem projektu.
Kā jūs droši vien varat iedomāties, šo divu uzņēmumu darba plūsma būs pilnīgi atšķirīga, taču tas nebūt nenozīmē, ka tiem ir jāizmanto atšķirīgi projektu plānošanas rīki. Ideāla projektu vadības plānošanas programmatūra ir pietiekami elastīga, lai pielāgotos katra uzņēmuma vēlmēm..
Pievērsiet uzmanību tam, vai programmatūra ļauj viegli pievienot, dzēst un rediģēt datus, veikt pielāgotus iestatījumus, pēc vajadzības iespējot un atspējot darba laika uzskaites sistēmu, pievienot datus par katru darbinieku un personalizēt pieejamību, piemēram, ja kāds strādā nepilnu darba laiku vai atvaļinājumā. Sistēmai arī jāļauj jums piešķirt individuālas lomas un atļaujas atsevišķiem darbiniekiem, piemēram, kuri var pieņemt atvaļinājuma pieprasījumus, piešķirt uzdevumus personām, noteikt starpposma mērķus, pieņemt grafikus utt.
Jūs nevarat uzlabot savu darbu bez datiem par to, kas darbojas un kas ne, tāpēc viena no galvenajām projektu plānošanas programmatūras funkcijām ir ziņošana. Pārliecinieties, ka sistēma ģenerē pamata pārskatus, sniedzot jums būtiskākos datus, un ka pārskatus var pielāgot atbilstoši jūsu individuālajām vajadzībām.
Jā, mēs zinām, ka garais integrāciju saraksts sistēmas lapā vienmēr ir iespaidīgs. Tomēr, izvēloties programmatūru, ne tikai skatieties uz to skaitu. pielāgotie logotipi, bet arī to, cik ātri rīks var ieviest jaunas integrācijas.
Labi, pieņemsim, ka šajā brīdī programmatūrai ir integrācijas ar visām galvenajām lietojumprogrammām, ko izmantojat, bet ko darīt, kad tirgū parādās jauna lietojumprogramma? Vai rīks spēs ieviest jauno integrāciju dažu dienu, nedēļu vai mēnešu laikā? Izvēloties sistēmu, ļoti svarīgs kritērijs ir integrācijas ātrums un veiklība.
Katrs uzņēmums centīsies jūs pārliecināt, ka viņu risinājums ir vislabākais, un apvērsīs jūsu domāšanu par darba plānošanu otrādi. Tomēr patiesība ir tāda, ka, kamēr jūs pats to neizmēģināsiet, jūs to nevarēsiet droši zināt. Uzņēmumi, kas ir pārliecināti par sava pakalpojuma kvalitāti, nebaidīsies jums piedāvāt bezmaksas izmēģinājuma periodu.
Viņi nevēlas, lai jūs akli pirktu viņu produktu, viņi vienkārši saka: "Redziet, šī ir mūsu sistēma, pārbaudiet, vai tā jums der, un, ja der, mēs aicinām jūs sadarboties." Bezmaksas izmēģinājuma periods ir visefektīvākais veids, kā pārbaudīt, vai risinājums jums ir piemērots, tāpēc nevilcinieties to izmantot un meklējiet uzņēmumus, kas to piedāvā.
Meklējot internetā informāciju par grafika vadību un projektu plānošanas rīkiem, jūs noteikti esat saskāries ar tādiem terminiem kā projektu plānošana, projektu izsekošana un projektu vadība. Tie visi šķiet līdzīgi, parādās vienā un tajā pašā kontekstā - programmatūras mājas optimizācija, un sniedz līdzīgas priekšrocības jūsu uzņēmumam. Mēs zinām, ka tajā ir viegli apmaldīties, tāpēc, pirms turpinām, nedaudz izskaidrosim šo mulsinošo terminoloģiju.
Varbūt jūs vēl nezināt, bet projektu plānošana un resursu pārvaldība ir projektu vadības dzīves cikla daļas jeb - vienkāršāk sakot - projektu vadības process. Bet pirms vairāk par to, sāksim ar pamatiem. Kā projektu vadītāji saprot projektu vadību un kāpēc viņi izmanto projektu plānošanas rīkus?
Pārfrāzējot Projektu vadības institūta (PMI) definīciju, projektu vadība ir saistīta ar (specifisku) zināšanu, kompetenču, prasmju, iemaņu, ierīču, rīku, metožu, paņēmienu un visa, kas nepieciešams, lai nodrošinātu "vērtību cilvēkiem", izmantošanu. Atmetot frāzes "vērtība cilvēkiem" neskaidrību, var teikt, ka projektu vadība ir saistīta ar savu resursu (gan materiālo, gan nemateriālo) izmantošanu, lai radītu un īstenotu kaut ko - teiksim tā - noderīgu (ne vienmēr visiem).
Kā redzam, iepriekš minētā izpratne ir diezgan liela. PMI skatījumā projektu vadības rezultāts, šķiet, var būt jebkas. jebko, kas ir noderīgs cilvēkiem. Protams, lai sarežģītu situāciju, mēs varētu jautāt, vai vismaz divi cilvēki, kas kaut ko radījuši (taustāmu vai netveramu) un kam tas ir noderīgs, ir projektu vadītāji, un viņu darbs ir projekts? Vai arī, cik daudziem no viņiem ir jābūt ieguvēji no konkrētā radījuma, lai to varētu saukt par projektu?
Izlaižot jautājumus, piemēram, tiem, ir jāsaka, ka iepriekš minētā definīcija nesaka neko par absolūti fundamentālu. Varētu teikt, ka jebkura projekta pamati ietver plānošanu un grafiku sastādīšanu. Un pamati, kas atšķiras starp projektu vadību un vadību. Mēs nevaram aizmirst arī par uzdevumu vadību.
Projektu vadība ir procesu, metožu, prasmju, zināšanu un pieredzes pielietošana, lai sasniegtu konkrētus projekta mērķus saskaņā ar projekta pieņemšanas kritērijiem, ievērojot saskaņotos parametrus. Projekta vadībai ir galīgie rezultāti, kas ir ierobežoti ar noteiktu laika grafiku un budžetu. Projekta plānošanas programmatūra var būt noderīga.
Šeit ir 3 projektu vadības aspekti, kas nav iekļauti PMI definīcijā. Pirmais no tiem ir "projekta pieņemšanas kritēriji", otrais - laiks, bet trešais - budžets.
Kā piemēru izmantosim sadarbību ar klientu. Kā zināms, projektus iekšēji vai ārēji - no jūsu uzņēmuma vai no ārpuses, no klienta puses - pasūta kāds no jūsu uzņēmuma darbiniekiem. Viņa/viņš veic biznesa pasūtījumu. Viņam/viņai ir gaidas saistībā ar produktiem un to, kā tie palīdzēs viņas/viņas pašreizējam vai jaunajam biznesam. Un - kas ir vissvarīgākais - viņa/viņš nav saņēmis neierobežotu laika daudzumu dzīvē un Vorena Bafeta maciņu.
Vai arī, no otras puses, viņš vēlas ātri un lēti saņemt sava pasūtījuma rezultātu. Teiksim tieši - produktu kvalitāte, laiks, kad viņš/viņa to beidzot saņems, un - pats galvenais - izmaksas nosaka potenciālo un esošo klientu biznesa lēmumus. Ja klienta pieņemšanas kritēriji nesaskan ar darba rezultātu, tad šeit sākas cita, daudz nopietnāka problēma...
Kā norāda APM, atšķirība starp vienkāršu "vadību" un projekta vadību ir saistīta ar laiku, kad projekts ir gatavs īstenošanai vai jau īstenots. Vadība ir nepārtraukts process, bet projektu vadībai galarezultāts tiek sniegts ierobežotā laika posmā. Šajā vietā mums ir daži komentāri, jo mēs neesam pārliecināti, vai "ierobežots laika posms" ir lielākais veids, kā sadalīt projektu vadību un tikai vadību.
Piemēram, izmantosim mārketinga nodaļu vai vienkārši PPC speciālistu. Abi ir atbildīgi par līderu ģenerēšana aktivitātes - tas ir projekta mērķis, piesaistīt vadītājus. Mērķis ietver kampaņu optimizāciju, mērķlapu optimizāciju, satura izveidi utt. - tie ir uzdevumi. Tam ir atvēlēts savs budžets. Ja katru mēnesi savākto vadītāju skaits nav pietiekams, uzņēmumam sāk rasties lielas problēmas. No šī brīža, ja projekta vadītājs PPC speciālista personā nesasniedz mērķi paredzētajā laikā un budžetā, projekts neizdodas. Tādējādi, kā redzam, dažkārt runa nav par laika posmu, bet gan par budžetu - jo tieši pēdējais ir spēcīgākais projekta aspekts, kas nosaka tā rentabilitāti. Projektu plānošanas rīks var būt patiešām noderīgs.
Ņemot vērā šo komentāru, aplūkosim dažas citas atziņas.
Tātad projektu vadība ir - kā norāda APM - metožu un procesu pielietojums. Internetā ikviens var atrast projektu vadības procesu, kas sadalīts pa posmiem. Dažkārt tie ir 3, dažkārt 4, 5, 6 vai pat 7 fāzes. Mēs izmantojam populārāko, kurā ir 5 fāzes.
Iniciācija un koncepcija
Projektu plānošana
Uzsākšana un izpilde
Uzraudzība un kontrole
Projekta slēgšana
No šaurākas perspektīvas, projektu vadība ir atbildīgs par KĀ sasniegt indivīds projekta mērķi ar visu informāciju. Tā ir darba vadības izpildes daļa, un tās mērķis ir panākt, lai komanda sasniegtu mērķus. Tā ir projekta vadīšana no sākuma līdz beigām, ņemot vērā visus atsevišķos posmus, visus uzdevumus noteiktā budžeta ietvaros un kvalitātes mērķus. Tā ir atbildīga par to, kā tiks īstenota projekta darbības joma. Projektu vadības elementi, cita starpā, ir šādi:
projekta koncepcijas izveide un izstrāde,
vadīt visas komandas darbu,
lemt par projekta īstenošanas procesu un metodēm,
uzdevumu sarakstu sagatavošana un to prioritāšu noteikšana,
uzdevumu piešķiršana un uzdevumu izpildes termiņi,
kvalitātes kontrole un problēmu risināšana,
budžeta pārvaldība,
klientu apmierinātības kontrole,
veiktā darba efektivitātes novērtējums.
Tagad tas ir terminoloģisku jautājumu dēļ, jo projektu plānošana, projektu plānošana un dažkārt pat projektu izsekošana ir savstarpēji aizvietojami termini.
Kā redzams zemāk redzamajā grafikā, projekta plānošana ir viena no projekta vadības dzīves cikla sastāvdaļām. Tā ir viena no uzdevumu grupām, kas ietilpst projekta plānošanas un izpildes posmā.
Modernākā projektu plānošanas programmatūra piedalās gandrīz katrā projekta pārvaldības dzīves cikla posmā.
Projektu plānošana ir projekta vadības procesa daļa, kas atbild uz jautājumu. KAS IR DARĪJAMS projektā. Tajā ir aprakstīta vīzija un galvenie projekta pabeigšanai nepieciešamie soļi. Tās mērķis ir definēt darbības un metodoloģiju, kas ļaus jūsu komandai sasniegt tās mērķus. Tas ir projekta horizontāls skatījums, kas vēl nav ļoti detalizēts. Plānošanas fāzē ietilpst tādi elementi kā:
projekta sponsoru, ieinteresēto pušu un klientu apraksts,
projekta darbības jomas, budžeta un termiņa apraksts,
mērķu sasniegšanai nepieciešamo projekta elementu noteikšana,
potenciālo problēmu un draudu identificēšana,
projekta plāna prezentēšana investoriem, klientiem vai citām ieinteresētajām personām.
Projekta plānošanas mērķis ir sagatavot oficiālu, apstiprinātu dokumentu, kas tiek izmantots, lai vadītu gan projekta izpildi, gan kontroli. Tādējādi projekta grafika mērķis saskaņā ar PMI PMBOK rokasgrāmatu ir parādīt "plānotos datumus darbību veikšanai un plānotos datumus starpposma mērķu sasniegšanai". Kā lasām Project Cubicle tīmekļa vietnē:
Projekta grafikos diagrammā ir parādītas darbības, to ilgums, atkarības, atskaites punkti, sākuma un beigu datumi, kalendāri un kritiskais ceļš.
Projektu plānošana (vai resursu plānošana, vai grafika pārvaldība) ir procedūra, ar kuras palīdzību tiek piešķirti uzdevumi un... resursu piešķiršana. lai projektu varētu pabeigt noteiktajā laikā un budžetā.
Šis process ietver aplēses par pieejamā jauda un papildu resursi kas nepieciešams katrā projekta posmā, un plānot, kurā laikā jāpabeidz konkrēti uzdevumi un projekta posmi, lai ievērotu noteikto termiņu. Grafiku vadības elementi ir šādi:
projekta sadalīšana posmos un atskaites punktu noteikšana,
uzdevumu definēšana projekta ietvaros, pamatojoties uz darbības jomu,
pieejamo resursu un pieprasījuma noteikšana,
resursu piešķiršana,
aplēst laiku, kas nepieciešams konkrētu uzdevumu veikšanai (projekta termiņi), lai ievērotu termiņu.
Nobeigumā jānorāda uz projekta izsekošanu, jo arī šis termins tiek uzskatīts par kaut ko līdzīgu projekta plānošanai.
Projektu izsekošana ir projekta progresa uzraudzības process (tas ir projekta vadības dzīves cikla uzraudzības posms). Projekta izsekošana ir saistīta ar uzdevumu izsekošanu vai pat ir tas pats, kas uzdevumu izsekošana - tā ir vērsta uz uzdevumu izpildes progresu, kas, protams, ir visa projekta elements.
Tas nav tas pats, kas darbinieku darba laika uzskaite, proti, uzraudzīt, kādiem uzdevumiem darbinieki pavada savu darba laiku. Kad visi darbi ir izplānoti, mērķi noteikti un resursi piešķirti, ir pienācis laiks pārbaudīt, vai projekta izpilde norit kā nākas, vai grafiks tiek pareizi izpildīts, vai nav neatrisinātu problēmu un vai darba gaitu nekavē vājās vietas.
Projektu izsekošana ir ļoti svarīgs process projektu vadītājiem un klientiem, jo tā ļauj pārbaudīt, vai viss norit gludi un vai sākotnējie plāni darbojas, vai arī tos nepieciešams mainīt, piemēram, paplašinot komandu vai pievienojot jaunus uzdevumus.
Stingri iedalīt iepriekš minētos terminus ir ļoti grūti, jo tie visi savstarpēji mijiedarbojas un ir projekta vadības sastāvdaļas. Dažkārt katram posmam ir uzticēta cita persona, dažkārt viss process gulstas uz projekta vadītāja pleciem. Jo sarežģītāks projekts, jo lielāka organizācija, jo vairāk elementu veicinās darba optimizāciju.
Tāpēc mūsdienu programmatūras uzņēmumi pat nesāk darbu pie projekta bez atbilstošiem rīkiem. Protams, ir sistēmas, kas paredzētas atsevišķiem posmiem, taču jums būs daudz vieglāk strādāt, izmantojot vienu programmatūru, kas atbildīs visām vajadzībām un palīdzēs jums izveidot projekta plānu, noteikt grafiku, pārvaldīt resursus, uzraudzīt darba laiku un progresu, kā arī piešķirt uzdevumus. Tālāk piedāvājam jums dažus ieteikumus par efektīviem rīkiem darba vadībai jūsu organizācijā.
Ja nesagatavojaties, jūs gatavojaties neveiksmei.
- Bendžamins Franklins
Labi, jūs jau zināt, ka jums ir nepieciešams projektu plānošanas rīks un kā to izvēlēties... Bet vai jūs zināt, kāpēc jums tas patiešām ir vajadzīgs? Mēs zinām, ka visi runā par to, cik tas ir nepieciešams, bet ko tas jums dos un kā tas mainīs jūsu biznesu uz labo pusi?
Haoss maksā naudu. Tas nav noslēpums. Haosa laikā jūs tērējat laiku, mēģinot saprast, kas notiek un kas ir jādara. Un programmatūras uzņēmumā laiks ir nauda.... daudz laika. Galu galā, jūsu pakalpojumiem ir noteikta cena. Ja vēlaties kaut kam izmantot uzņēmuma naudu, tad tā ir paredzēta attīstībai, inovācijām un mārketingam, nevis resursu izšķērdēšanai. Projektu plānošanas rīki var palīdzēt.
Tas var šķist triviāli - galu galā visi, kas strādā pie projekta, taču zina, kāds ir mērķis un kas ir nepieciešams, vai ne? Nu, ne gluži tā. Bieži vien šķietami vienkāršam uzdevumam ir daudz vairāk daļu, nekā šķiet. Un katra no šīm sastāvdaļām prasa vairāk laika, nekā šķiet.
Labi sagatavots grafiks vienmēr sniedz jums skaidru priekšstatu par to, kas un kad jums ir jādara, lai sasniegtu savus mērķus. Tas nodrošina, ka jūs neko nepalaižat garām un izvairāties no kavēšanās. Tāpēc jums jāizvēlas laba projektu plānošanas programmatūra.
No komandas darba viedokļa grafika pārvaldība ir ļoti svarīga, jo katrs komandas loceklis zina, kādi ir viņa pienākumi un ka citu darbs ir atkarīgs no viņa darba. Tas palīdz veidot kopīgu atbildību un solidaritāti darbinieku vidū, kas pozitīvi ietekmē produktivitāti.
Daži projekti sākas raiti un prasa minimālus nepieciešamos resursus, bet tad pēkšņi izrādās, ka tas bija tikai aisberga virsotne, un katrs nākamais posms ir arvien sarežģītāks. Ja esat sagatavojis projekta grafiku, jūs noteikti esat paredzējis šādu situāciju un nodrošinājis to darbinieku laiku, kurus var norīkot projekta atbalstam. Ja neesat, tad - veiksmes jums.
Jūs zināt to situāciju, kad jūs sākat strādāt pie projekta un viss ir perfekti, jūs sniedzat 110% un darba kvalitāte ir visaugstākā iespējamā? Diemžēl, jo ilgāk strādājat, jo mazāk laika jums ir, un galu galā izrādās, ka jūs nespēsiet pabeigt projektu, saglabājot sākotnējo līmeni.
Un vēl sliktāk - jums būs ievērojami jāsamazina standarta kvalitāte, lai vispār iekļautos termiņā. Grafiku pārvaldība, ko atbalsta vismaz laba projektu plānošanas programmatūra, ļauj izvairīties no šādas situācijas, rūpīgi plānot savu laiku un saglabāt vienmērīgu, augstu darba kvalitāti visa projekta laikā.
Projekta grafiks skaidri parāda, kas un kad ir jāīsteno. Ja konkrēti uzdevumi pēkšņi sāk slīdēt, tas ir signāls jums, ka kaut kas notiek un jums ir jāreaģē. Tas ļauj jums risināt problēmas agrīnā posmā un novērst sastrēgumus, pirms tie ietekmē visu darba procesu. Bez grafika jūs, iespējams, pamanītu krīzi, kad tā jau būtu patiešām nopietna,
Vai jums ir nepieciešama palīdzība, lai atrastu labāko projektu plānošanas programmatūru?
"Mērķis bez plāna ir tikai vēlme"
Uzlabot laika vadība ir viena no populārākajām Jaungada rezolūcijām. Plāni ir neatņemama mūsu dzīves sastāvdaļa. Kad mēs dodamies atvaļinājumā, gatavojam vakariņas, vēlamies paaugstinājumu vai sapņu darbu, piedalīties konkursā, kaut ko sasniegt. Tā kā plāns ir tik svarīga mūsu individuālās attīstības sastāvdaļa, iedomājieties organizāciju, kas ir pilna ar indivīdiem, no kuriem katram ir potenciāls, kompetence un ierobežots darba laiks.
Vai jūs varat vadīt uzņēmumu uz panākumiem bez grafika vadības un laba plāna? Droši vien jā. Bet tas ir gluži tāpat kā pamest darbu un gaidīt, kad laimēsiet loterijā. Vai ir vērts ticēt aklam liktenim?
Resursu kalendārs (vai projektu vadības kalendārs, vai projektu plānošanas kalendārs, resursu plānošanas programmatūra) ļauj efektīvāk un lietderīgāk plānot, pārvaldīt un sadalīt resursus - īpaši, ja Microsoft Excel ir bijusi vadošā loma jūsu...
Kāds ir projektu vadītāju galīgais mērķis? Veiksmīgi īstenot savus projektus. Paši projektu vadītāji atzīst, ka tas nenotiek pārāk bieži: saskaņā ar jaunāko "Pulse of the Profession" aptauju mazāk nekā 60% projektu tiek pabeigti vai nu...
Jaudas pārvaldība ir stratēģija, ko uzņēmumi izmanto, lai pēc iespējas labāk izmantotu ražošanas efektivitāti, ņemot vērā pieprasījumu pēc pakalpojuma vai produkta. Jaudas pārvaldības galīgais mērķis ir: identificēt un...