Kad esat projekta vadītājs, parasti ļoti labi zināt, kas jūsu komandai ir jādara, lai izpildītu projekta prasības. Bet ko darīt, ja jūsu klients ierosina jaunu funkciju, lai cik maza tā arī nebūtu, pie kuras jums vajadzētu sākt strādāt papildus esošajam projekta apjomam?
Ko jūs uzzināsiet, pateicoties šim rakstam:
Jums kā projektu vadītājam šis scenārijs, iespējams, ir pazīstams, jo projekti bieži mainās lietotāju atsauksmju vai dinamisku tirgus apstākļu dēļ. Tas ir dabiski, un tas var radīt ļoti pozitīvus rezultātus (piemēram, kvalitatīvāku galaproduktu). Tomēr problēma ir tāda, ka šie negaidītie labojumi var novest pie tā, ka projekta darbības joma izplešas tiktāl, ka jums ir ļoti maza kontrole pār projekta virzību.
Aplūkosim tuvāk projekta darbības jomas paplašināšanos un apspriedīsim, kā ar to cīnīties savā projektu vadības karjerā.
Pirmkārt, kāda ir projekta darbības joma? Ar projekta darbības jomu projektu vadībā saprot visus projekta uzdevumus, procesus, darbības, prasības un sasniedzamos rezultātus. Vienkāršāk sakot, tas ir viss darbs, kas nepieciešams, lai pabeigtu projektu.
Projekta apjoms ir daļa no projekta plānošanas. Šī projekta vadības cikla posma rezultāts ir projekta darbības jomas izklāsts. Tā ir projekta darbības jomas dokumentācija (saukta arī par "darbības jomas paziņojumu" vai "darba uzdevumiem"), kurā ir precīzi noteikts kontrolsaraksts ar
Kad ir izstrādāts projekta darbības jomas izklāsts, ir pienācis laiks fāzei, ko sauc par projekta darbības jomas pārvaldības plānu. Tajā ir izklāstīti visi ar projekta īstenošanu saistītie procesi, un tas kalpo kā vadlīnijas, lai projekts nepārsniegtu noteiktās cerības un robežas.
Visvienkāršākais veids, kā raksturot darbības jomas paplašināšanos, ir teikt, ka tā ir pievienot funkcijas un prasības, kas pārsniedz saskaņoto projekta darbības jomu. Abas šīs definīcijas daļas ir svarīgas, jo projekta darbības jomas izmaiņas vai paplašināšana ne vienmēr ir tas pats, kas darbības jomas paplašināšanās.
Gluži pretēji, izmaiņas projektu vadībā ir pilnīgi normāla parādība. Ja par izmaiņām nav panākta vienošanās, to apjoms kļūst arvien plašāks, un projekta prasību pieaugums ir nekontrolējams.
PMBOK® Guide (5. izdevums) sniegtajā definīcijā ir teikts, ka darbības jomas paplašināšanās ir nekontrolēta produkta vai projekta darbības jomas paplašināšana bez laika, izmaksu un resursu korekcijām. Šajā aprakstā ir uzsvērts būtisks faktors, kas palīdzēs jums iztēloties iespējamās paplašināšanās sekas. Es runāju par to, kā šie jaunas funkcijas projekta darbības jomā netiek pielāgotas laika grafikam, resursiem vai budžetam.. Tas būtībā nozīmē, ka jebkurš (vai visi) no šiem mainīgajiem lielumiem var izrādīties ļoti nepareizs un nogremdēt jūsu projektu.
Tagad, kad esam definējuši darbības jomas paplašināšanos, apspriedīsim tās galvenos cēloņus.
Darbības jomas paplašināšanos var izraisīt šādu faktoru kombinācija:
Slikts projekta apjoms. Tas parasti ir galvenais faktors, kas veicina projekta darbības jomas paplašināšanos. Ja jūsu projekta darbības joma ir neskaidra vai tās nav vispār, kā jūs varat to kontrolēt? Skaidrs darbības jomas izklāsts tomēr nav galīgais šīs problēmas risinājums. Jums ir jāapstiprina darbības joma un tā jāparaksta kopā ar visām projekta ieinteresētajām pusēm.
Vēl viena problēma var rasties, ja jūs nekonsultējat prasības ar pareizajiem komandas darbiniekiem. Piemēram, dažas prasības var izrādīties tehniski neizpildāmas pat tad, ja jūsu darbības joma ir skaidra un klients ir devis tām zaļo gaismu. Tāpēc ir svarīgi, lai jūs:
Vēlaties uzzināt vairāk par šo procesu? Iepazīstieties ar mūsu projekta darbības jomas pārvaldības rokasgrāmata. Tas palīdzēs jums veiksmīgi pārvaldīt darbības jomu.
Darbības jomas paplašināšanās var notikt arī tad, ja nav izstrādātas procedūras izmaiņu pieprasījumu izskatīšanai. Vai arī, iespējams, esat noteicis dažus izmaiņu kontroles noteikumus, bet ieinteresētās puses par tiem nav informētas. Nākamajā šī bloga raksta sadaļā mēs nedaudz vairāk runāsim par izmaiņu pārvaldību, lai tās neizjauc jūsu projektu.
Viens no mazāk gaidītiem paplašināšanās iemesliem ir gadījumi, kad klients tieši ietekmē jūsu komandas locekļus, lai tie pievienotu jaunu funkciju vai paplašinātu esošo. Šādu ārēju spiedienu projektu vadītājiem var būt grūti pamanīt, īpaši, ja komandas locekļi par to neinformē pārredzami.
Vēl viens iespējams apdraudējums ir tas, ka ieinteresētās puses projektā iesaistās dažādi. Iedomājieties situāciju, kad jūsu klients nepievērš lielu uzmanību projekta darbības jomai prasību apkopošanas posmā. Iespējams, viņi ir aizņemti ar citām lietām vai vienkārši nav īsti iesaistīti projektā. Tomēr, kad viņi redz pirmos jūsu darba rezultātus, viņi pēkšņi iesaistās vairāk un sāk ierosināt jaunas funkcijas vai no jauna definēt projekta mērķus. Jūs varat iedomāties, kā tas var viegli novest pie apjoma paplašināšanās.
Visbeidzot, jāmin ārējās ietekmes, kas bieži vien ir ārpus jūsu kontroles. Ir grūti sagatavoties negaidītiem scenārijiem, taču jums kā projekta vadītājam ir jābūt sagatavotiem ārkārtas rīcības plāniem. Tie palīdzēs jums tikt galā ar pārmaiņām pat tad, ja tās jūs pārsteigs.
Kā redzat, ir daudzi iespējamie paplašināšanās iemesli - mūsu saraksts noteikti nav izsmeļošs. Jums jāpatur prātā, ka darbības jomas paplašināšanās var notikt arī dažādu faktoru kombinācijas dēļ. Tāpēc ir lietderīgi zināt, kā jūs potenciāli varat izvairīties no jebkādas apjoma pieauguma.
Vispirms teiksim, ka no darbības jomas izmaiņām nevajadzētu izvairīties par katru cenu. Ja jūs strādājat elastīgā vidē, tad jūs, iespējams, sagaidāt, ka izmaiņas notiks. Tas, ko jūs vēlaties mazināt, ir jūsu darbības jomas nekontrolētas paplašināšanās rezultāts. Apskatīsim dažas stratēģijas, kā novērst darbības jomas paplašināšanos:
Dažiem projektu vadītājiem var šķist, ka "izveidot skaidru projekta darbības jomu" bieži vien ir vieglāk pateikt nekā izdarīt, un viņiem ir taisnība. Daudzos projektos, jo īpaši inovatīvos, var nebūt 100% pārliecības par to, kāds būs galaprodukts. Tas attiecas uz daudziem programmatūras izstrādes projektiem, kuros izmaiņas bieži tiek ieviestas, pamatojoties uz lietotāju atsauksmēm un testiem. Projektu komandas saskaras ar vēl vienu izaicinājumu, ja tās nolemj izmantot jaunākās tehnoloģijas vai eksperimentālus risinājumus.
Tomēr tas nenozīmē, ka šajos scenārijos noteikti notiks darbības jomas paplašināšanās. Jūs joprojām varat palielināt savas izredzes izveidot saprātīgu darbības jomu, sākot ar tā saukto projekta atklāšanas fāzi. Tas ir periods, kura laikā varat pārbaudīt hipotēzes, apstrīdēt pieņēmumus vai veidot prototipus. Tas viss, lai apstiprinātu savas idejas un pārbaudītu, vai piedāvātie risinājumi ir dzīvotspējīgi.
Tikko esam apsprieduši vairākas labākās prakses, kā izvairīties no darbības jomas paplašināšanās, bet ko darīt, ja jūs jau ar to saskaraties? Varbūt tas sākās ar šķietami nelieliem izmaiņu pieprasījumiem vai varbūt ieinteresētās puses jau kopš projekta sākuma ir gaidījušas papildu funkcijas. Darbības jomas paplašināšanās pārvaldība ir iespējama, un šeit jums ir piedāvātas dažas iespējas.
Pirmkārt, darbības jomas paplašināšanās var radīt nomācošu sajūtu, taču šis nav laiks kļūt pasīvam un zaudētājam. Projekti, kuros vērojama apjoma paplašināšanās, var izrādīties labi.
Pārliecinieties, ka esat rūpīgi izvērtējis visus izmaiņu pieprasījumus un rūpīgi analizējis to sekas. Izvērtējiet, kā izmaiņas ietekmēs jūsu projekta budžetu un laika grafiku. Pat ja jūsu komanda jau ir ieviesusi konkrētas izmaiņas, joprojām ir vērtīgi izpētīt to iespējamo ietekmi uz pārējo projektu.
Tas ir arī lielisks laiks pievērst uzmanību. resursu prognozēšana. Grozījumu pieprasījumi varēja ietekmēt arī šo projekta aspektu. Vai jums ir pietiekami daudz pieejamu komandas locekļu, lai īstenotu šo projektu? Vai jums būs nepieciešams pieņemt darbā/izsūtīt dažus cilvēkus? Ņemiet vērā darbinieku pieejamību un komandas darba slodze vērā (lasiet par darba slodzes pārvaldība). Jūs nevēlaties pārmērīgi noslogot savus komandas locekļus un, iespējams, pat izdedzināt viņus apjoma paplašināšanās dēļ.
Vēl viena stratēģija, kā risināt problēmas, kas saistītas ar darbības jomas paplašināšanos, ir atcelt dažu sākotnējo prasību darbības jomu. Ja jūsu projekta neizpildīto prasību saraksts ir prioritizēts, jums vajadzētu būt iespējai identificēt elementus, kurus varētu apmainīt ar jaunpievienotajiem elementiem. Rezultātā jūs varat iegūt papildu laiku un izmaksas projekta īstenošanai.
Tā kā izmaiņu pieprasījumi turpina pieplūst, jūsu komanda var būt nedaudz dezorientēta par projekta gaidām. Tas, savukārt, var novest pie tā, ka atsevišķiem uzdevumiem tiek veltīts vēl vairāk laika. Jums divreiz jāpārbauda, vai katrs komandas biedrs saprot jaunās projekta prasības.
Neaizmirstiet aplūkot projekta kopainu. Tas ietekmē arī projekta darbības jomu. Varbūt tagad jums un projekta ieinteresētajām personām ir lietderīgi apspriest apakšprojekta(-u) izveidi vai MVP palaišanu? Viena no jomas paplašināšanās negatīvajām pusēm ir tā, ka komandas zaudē impulsu un projekti aizņem vairāk laika, nekā bija paredzēts. Projekta darbības jomas daļas kā atsevišķas versijas izlaišana var palīdzēt atgūt šo impulsu un ļaut jūsu komandai justies veiksmīgākai. Šādai pieejai ir arī biznesa priekšrocības: MVP (minimālā dzīvotspējīgā produkta) izlaišana agrīnā posmā var palīdzēt jūsu klientam pārbaudīt produktu un gūt pirmos panākumus klientu vidū.
Visbeidzot, pat tad, ja jums ir vērojama darbības jomas paplašināšanās, jums joprojām ir regulāri jāuzrauga sava projekta stāvoklis. Projektu ziņojumi palīdzēs jums novērtēt komandas sniegumu. un aprēķināt pieaugošās darbības jomas ietekmi.
Darbības jomas paplašināšanās nav reta parādība. Kā projekta vadītājs jūs, gandrīz noteikti, kādā savas karjeras brīdī ar to saskarsieties. Puse no respondentiem, kurus Projektu vadības institūts aptaujāja 2018. gada pētījumā Profesionāļu aptauja "Pulss par profesiju pēdējo 12 mēnešu laikā ir saskārušies ar darbības jomas paplašināšanos. 2020. gadā, šā ziņojuma jaunākais izdevums parādīja, ka uzņēmumus, kas ir vairāk attīstījuši savas spējas, mazāk ietekmē darbības jomas paplašināšanās nekā organizācijas ar zemu gatavību (no 30% līdz 47%).
Šīs atziņas nav pārsteidzošas, jo, lai gan paplašināšanās ir potenciāli postoša, tā ir pārvaldāma, jo īpaši, ja to veic labi informēti projektu vadītāji un izpilddirektori. Mēs ceram, ka šis emuāra ieraksts ir palīdzējis jums atklāt veidus, kā pārvaldīt darbības jomas paplašināšanos jūsu komandas labā.
Vēlaties uzzināt vairāk par projektu vadību? Apskatiet citus mūsu publicētos resursus projektu vadītājiem:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Resursu kalendārs (vai projektu vadības kalendārs, vai projektu plānošanas kalendārs, resursu plānošanas programmatūra) ļauj efektīvāk un lietderīgāk plānot, pārvaldīt un sadalīt resursus - īpaši, ja Microsoft Excel ir bijusi vadošā loma jūsu...
Kāds ir projektu vadītāju galīgais mērķis? Veiksmīgi īstenot savus projektus. Paši projektu vadītāji atzīst, ka tas nenotiek pārāk bieži: saskaņā ar jaunāko "Pulse of the Profession" aptauju mazāk nekā 60% projektu tiek pabeigti vai nu...
Jaudas pārvaldība ir stratēģija, ko uzņēmumi izmanto, lai pēc iespējas labāk izmantotu ražošanas efektivitāti, ņemot vērā pieprasījumu pēc pakalpojuma vai produkta. Jaudas pārvaldības galīgais mērķis ir: identificēt un...