Neatkarīgi no tā, vai esat projektu vadītājs vai uzņēmuma vadītājs, jūsu prioritāte ir nodrošināt, lai jūsu komanda veiksmīgi realizētu projektus - laikā un budžeta ietvaros. Tomēr, no otras puses, jūs vēlaties, lai jūsu komandas locekļi būtu apmierināti un laimīgi darbā. Abu mērķu sasniegšana var šķist sarežģīta, taču, ignorējot vienu no tiem, jūsu uzņēmumam varētu būt postošas sekas.
Ko jūs saņemsiet, pateicoties šim rakstam:
- kā īstenot projektu un resursu pārvaldnieki apzināt resursu pārvaldības nozīmi.
- kāpēc viņi izmanto resursu pārvaldības programmatūra
Daudzām komandām resursu pārvaldības process izrādījās veiksmīga stratēģija, lai sasniegtu abus mērķus. Kāpēc ir projekta resursu pārvaldība svarīgi? Tā ir stratēģija, kas ļauj sasniegt taustāmus biznesa ieguvumus, vienlaikus nodrošinot komandas apmierinātību. Ar efektīvu resursu pārvaldību ieguvēji ir visi. Aplūkosim resursu pārvaldības galvenos ieguvumus, kas attiecas gan uz organizācijām, gan resursiem.
Kādi ir resursu pārvaldības ieguvumi?
Pirms sākam uzskaitīt priekšrocības, atgādināsim, ko resursu pārvaldība ļauj jums darīt, jo tas ir visu tālāk aprakstīto priekšrocību pamats.
Pirmkārt, izmantojot Teamdeck resursu pārvaldības programmatūra (neatkarīgi no tā, vai tā ir īpaša lietotne vai tikai resursu kalendārs), jūs precīzi zināt, kurš un cik ilgi var strādāt pie jūsu projekta. Tādējādi jūs varat sadalīt resursus dažādiem uzdevumiem, ņemot vērā uzņēmējdarbības mērķus.
Taču resursu pārvaldība nebeidzas ar resursu piešķiršana-jums arī uzrauga savu komandu, kad tā strādā pie projekta, un pieņem attiecīgus lēmumus, piemēram, maina komandas vai maina un pārveido. darba slodzes pārvaldība konkrētu cilvēku. Īsāk sakot, resursu pārvaldība sniedz padziļinātu pārskatu par jūsu komandas kapacitāti, darba slodzi un veiktspēju.
Ko iegūsiet, ja sāksiet stratēģiski pārvaldīt resursus?
Projektu īstenošanas efektivitāte un lietderība
Resursu pārvaldība var pozitīvi ietekmēt projektu īstenošanu. Tāpēc tas ir tik būtisks projektu vadības aspekts. Īstenojot stratēģisko resursu plānošana un sadali, jūs nodrošināsiet, ka īstie cilvēki strādā pie īstajiem projektiem.
Palielinās arī projektu īstenošanas efektivitāte un lietderība, jo jūs varat pamanīt iespējamās problēmas (plānošanas konflikti, resursu trūkums, pārāk daudz virsstundu) iepriekš un koriģējiet projekta grafiku, pirms šīs problēmas saasinās. Šāda iepriekšēja brīdināšana var pasargāt jūsu projektu no neveiksmes. Atbildot uz jautājumu par galvenajiem viņu iepriekšējo projektu neveiksmju cēloņiem 2017. gadā, 23% no Projektu vadības institūta respondenti nosaukts par "neatbilstošu resursu prognozēšana" un "atkarība no resursiem".
Pārredzamība un uzlabota saziņa
Projektu vadītāji zina, ka projekta pārredzamība ir svarīgi saglabāt uzticību komandās. Resursu pārvaldība lielā mērā atbalsta veselīgas attiecības starp darbiniekiem un viņu vadītājiem, kā arī starp dažādiem projektu vadītājiem. Iemesls tam ir tāds, ka, ja jums ir pārskats par resursu pieejamību un plānoto darba slodzi, jūs, visticamāk, nepieņemsiet nepareizus lēmumus par to. Rezultātā jūs, piemēram, nedarīsiet dubultu pasūtījumu konkrētiem darbiniekiem.
Jums arī nav jātērē laiks e-pasta sarakstēm, kas tiek apstrādātas jūsu resursu pārvaldības lietotnē. Piemēram, ja plānojat pievienot projekta komandai konkrētu cilvēkresursu, bet pats projekts nav 100% zaļais, jums nav jāsazinās ar citiem PM un "jāsazinās" ar dažiem darbiniekiem. Jūsu rīkam vajadzētu ļaut jums pievienot šim cilvēkam provizorisku rezervāciju: citi vadītāji redzēs, ka šis cilvēks, iespējams, pievienosies jūsu komandai.
Izspēlēsim vēl vienu scenāriju: šoreiz par darbinieku, kurš vēlas doties īsā atvaļinājumā. Viņš nosūta e-pasta vēstuli savam projektam vai resursu pārvaldnieks vai citu vadītāju, un sākas e-pasta vēstuļu ķēde. Kad jums ir atvaļinājumu pārvaldības sistēma darbinieki varēs apstrādāt atvaļinājuma pieprasījumus ar dažiem klikšķiem. Turklāt pats atvaļinājums tiks reģistrēts sistēmā, tāpēc šajā dienā nenotiks neērtas sarunas "vai tu šodien strādā?". Tas faktiski noved mūs pie nākamā punkta - komandas laimes.
Komandas laime
Iedomājieties, ka šodien ir jūsu brīvdiena. Jums ir kādi plāni vai varbūt jūs vienkārši gatavojaties visu dienu atpūsties. Jebkurā gadījumā, manuprāt, būtu diezgan kaitinoši saņemt e-pastus vai Slack ziņojumus no saviem kolēģiem, it kā jūs tajā dienā būtu darbā. Būtu sajūta, ka viņi īsti nepievērš uzmanību tavam darba grafikam. Tas pats attiecas uz brīžiem, kad esi pārpildīts ar darbu, bet tev arvien tiek uzdoti jauni un jauni uzdevumi. Vai arī tad, kad esat nepilnas slodzes darbinieks kurš, kā zināms, tiek aicināts uz sanāksmēm, kas notiek ārpus viņa darba laika.
Šādām situācijām var izvairīties, ja jūs izmantojat resursu kalendārs un ievērot resursu pārvaldības paraugpraksi. Ir svarīgi, lai jūsu cilvēkresursi justos pamanīti un viņu grafiks tiktu ievērots. Ja jums ir viegla piekļuve minētajam grafikam, ir daudz vieglāk rūpēties par viņu laiku. Tas, savukārt, var palielināt jūsu darbinieku apmierinātību.
Arī jūsu komandas locekļi novērtēs optimālu darba slodzi, kas viņiem ļaus būt produktīviem darbā un vienlaikus saglabāt darba un privātās dzīves līdzsvars. Ja jūs kā vadītājs zināt, cik daudz darba ir katram cilvēkam, jūs varat pamanīt, ka ir pārāk daudz vai pārāk daudz darba. nepietiekami izmantots cilvēkiem uzreiz.
Stratēģiskā plānošana un labāku lēmumu pieņemšana
Ja jums ir redzamība par uzņēmuma resursiem, to grafiku un pieejamību, varat pieņemt labākus lēmumus par būtiskiem uzņēmējdarbības aspektiem.
Piemēram, uzzināsiet, vai jūsu komandai ir jauda jaunam projektam. Pat ja resursu kalendārā nevarat uzreiz kaut ko pamanīt, varat izmantot datus, lai veiktu pamatotu lēmumu. Analizējiet savas komandas darba laika uzskaites lapas no dažiem iepriekšējiem projektiem, lai noskaidrotu to izpildes tendences, vai arī pārbaudiet sava uzņēmuma pašreizējās resursu izmantošana-resursu pārvaldība sniedz vērtīgus rīkus, kas palīdz pieņemt sarežģītus lēmumus.
Jūs varat arī labāk plānot turpmāko darbā pieņemšanu: šeit uzzināsiet, kā izmantot komandas izmantošanas pārskatus un vēsturiskos datus, lai. cilvēkresursu prognozēšana.
Izmaksu samazināšana
Jūs jau zināt, ka resursu pārvaldība uzlabos jūsu komandas saziņu un tādējādi ietaupīs naudu. Svarīgi ir arī tas, ka, izmantojot specializētu programmatūru, varēsiet samazināt dažas nevajadzīgas administratīvās izmaksas (papīra darba laika uzskaites lapu aizpildīšana vai prombūtnes uzskaite manuāli). Ja vēlaties uzzināt, kā ietaupīt naudu, izmantojot resursu pārvaldības rīkus, noteikti apmeklējiet šādu sadaļu Apptension gadījuma izpēte. Viņiem izdevās ietaupīt gandrīz $10k mēnesī, tiklīdz organizācijā tika ieviests Teamdeck.
Kas ir efektīva resursu pārvaldība?
Iepriekš minētajiem ieguvumiem ir zvaigznīte: tie ir redzami tikai tad, ja jūsu resursu pārvaldības process ir efektīvs. Iespējams, jums rodas jautājums: kā es varu pārliecināties, ka manas pūles ir veiksmīgas? Īsā recepte ir šāda: ievērojiet labāko praksi un regulāri uzraugiet rezultātus. Lūk, kā.
Teamdeck blogā mēs regulāri publicējam resursu pārvaldības un projektu vadības rokasgrāmatas gan iesācējiem, gan profesionāļiem. Ja vēlaties uzzināt vairāk par efektīvu resursu pārvaldību, sāciet ar šo projekta resursu pārvaldība ceļvedis.
Šie emuāra ieraksti arī palīdzēs jums kļūt labākam resursu pārvaldībā:
- Efektīva projekta resursu pārvaldība
- Komandas darba slodzes pārvaldība
- Resursu plānošana projektu vadībā
- Resursu piešķiršana - pilnīga rokasgrāmata projektu vadītājiem
Novērtējiet resursu pārvaldības centienus
Rezultātu uzraudzība ir labākais veids, kā noteikt uzlabojumu jomas un noskaidrot, kas projekta resursu pārvaldībā darbojas labi.
Ko jūs varat izmērīt?
- jūsu resursu plānošanas procesu efektivitāti (salīdziniet paredzamās stundas ar uzskaitītajām).
- cilvēkresursu izmantojumu (lai noteiktu gan pārslogotos, gan nepietiekami izmantotos darbiniekus).
- virsstundu apjomu un to sadalījumu
- jūsu projekta budžeta sadalījumu.
- izmaksas un laiks, ko reģistrē dažādas projektu komandas un lomas šajos projektos.
Protams, šo rādītāju izsekošana nav iespējama, ja netiek apkopoti dati par jūsu komandas pieejamību, rezervācijām, izsekoto laiku vai atvaļinājumiem. Dažos projektu vadības rīkos ir funkcijas, kas paredzētas resursu pārvaldībai, bet jūs varat izmantot arī īpašu resursu pārvaldības programmatūru, lai analizētu savus procesus.
Teamdeck ir resursu pārvaldības programmatūra, kas ļauj plānot resursus vairākos projektos. Darbinieki paši var plānot savu atvaļinājumu grafikus, reģistrēt pieejamību un sekot līdzi laikam, ko viņi pavadījuši, strādājot pie dažādiem uzdevumiem. Teamdeck atskaišu funkcijas ļauj izveidot automātiski atjaunināmus analītiskus paneļus, kurus vēlāk var kopīgot ar vadītājiem vai klientiem. Varat reģistrēties un izmēģināt lietotni bez maksas. šeit.
Ja meklējat projekta ziņojuma veidnes un idejas, iepazīstieties ar šiem ziņojumiem:
- Izstrādājiet stabilu projekta ziņojumu + sekot līdzi projekta budžetam.
- Izveidojiet spēcīgu darba laika uzskaites pārskats
- Izveidojiet efektīvu prombūtnes izsekošana process
Vai esat gatavs ieviest resursu pārvaldību savā organizācijā?
Mēs ceram, ka šis bloga ieraksts pārliecināja jūs, ka resursu pārvaldība var sniegt ievērojamu labumu jūsu uzņēmumam. Tajā pašā laikā mēs saprotam, ka jauna uzņēmuma mēroga procesa ieviešana var būt sarežģīts uzdevums. Ja tas attiecas arī uz jums, varat sarunāt sarunu ar Anielu, mūsu klientu panākumu eksperts. Viņa palīdzēs jums noskaidrot jūsu uzņēmuma resursu pārvaldības vajadzības, parādīs, kā efektīvi pārvaldīt resursus, izmantojot īpašu rīku, un izveidos plānu šīs stratēģijas ieviešanai jūsu organizācijā.
