Augsta līmeņa plānošana: Teamdeck izmantošana jūsu komandas panākumu nodrošināšanai

Katru reizi, kad novērtēt jaunu projektu. un piešķirt tam resursus, jūs izveidojat augsta līmeņa projekta plānu. Augsta līmeņa plānošana ir vērsta uz projekta prasību un sasniedzamo rezultātu noteikšanu un pēc tam to izsekošanu laika gaitā. Tas atšķiras no detalizēta projekta plāna, kas sastāv no visiem uzdevumiem, kuri nepieciešami projekta pabeigšanai. Varētu teikt, ka augsta līmeņa plāns ir vadītāja skatījums uz projektu.

Piemēram, Jira ir lielisks projektu plānošanas rīks kas ļauj izsekot katram uzdevumam projektā. Teamdecksavukārt palīdz pārvaldīt resursus jūsu organizācijā un piešķirt cilvēkus projektiem, pamatojoties uz viņu pieejamību. Teamdeck ir resursu pārvaldības programmatūra ar komandas laika uzskaites rīks, resursu plānošanas rīks, un atvaļinājumu pārvaldības sistēma iezīmes.

Kas ir augsta līmeņa plānošana?

Augsta līmeņa plānošana nozīmē projekta mērķu, atkarību un pieejamo resursu pārvaldību (resursu plānošana), kā arī tā grafiku un budžetu. Tajā ir norādīts, kas, kad un kam ir jādara, neiedziļinoties konkrētu uzdevumu detaļās. Tas sniedz jums skaidru pārskatu par darbības jomu un nepieciešamajiem resursiem, lai jūs varētu pieņemt pamatotus lēmumus par projekta aplēsēm un vadību.

Augsta līmeņa projektu plānošana ir cieši saistīta ar Agile projektu vadības principiem, kas nosaka, ka projekta vadītājam (PM) jāuzrauga process, ko var raksturot kā. veicinošs vadības veids.

Šajā gadījumā "veicinoša vadība" nozīmē, ka premjerministri norāda komandām pareizo virzienu un nodrošina pareizu saziņu un projektu plūsmu, vienlaikus ļaujot komandai pašai uzņemties atbildību par projektiem. Šādā veidā premjerministri var palielināt komandas locekļu atbildības sajūtu, kas, kā izrādās, padara tos produktīvākus.

Veidojot augsta līmeņa plānu, ir jāiekļauj:

• Mērķi - Šādā veidā jūs varat izlemt, kas ir nepieciešams, lai sasniegtu klienta mērķus.
• Laika grafiks - ir ļoti svarīgi zināt, cik ilgs laiks var būt nepieciešams projekta īstenošanai un kā šis laiks ietekmē projekta iznākšanu, piemēram, no mārketinga perspektīvas un biznesa iespēju viedokļa.
• Komanda - zinot mērķus un laika grafiku, jūs zināt, kam jāstrādā pie jūsu projekta, un varat noskaidrot, vai viņi ir pieejami noteiktā laikā.

Šādā veidā jūs koncentrējaties uz projekta prasībām, biznesa mērķiem un projekta īstenošanai nepieciešamajām lomām, un, pamatojoties uz to, izveidojat grafiku un. piešķirt resursus. jūsu projektam.

Kā īstenot augsta līmeņa plānu?

Mēs jau esam uzskaitījuši, kādam jābūt augsta līmeņa projekta plānam.

Tagad novērtēsim, kā to var izmantot, lai plānotu resursus, novērtētu to izmaksas un pārvaldītu grafiku.

Kā sadalīt resursus un novērtēt to izmaksas

Jums ir jāizvērtē projekta mērķi un darbības joma, lai izlemtu, ko iekļaut projektā. Izmantojiet uzsākšanas posmu, lai labāk izprastu projektu un tā īstenošanai nepieciešamās lomas.

Kad runa ir par resursu piešķiršanu, vispirms ir jāsaskaņo darbinieku prasmes un pieredze ar jūsu projekta prasībām. Pēc augsta līmeņa projekta plāna sastādīšanas jūs jau zināt mērķus un sasniedzamos rezultātus. Tagad atliek tikai izveidot to darbinieku sarakstu, kuri atbilst projekta kritērijiem.

Piešķirot resursus, neaizmirstiet ne tikai par to, pie kā viņi pašlaik strādā (vai par nākotnes projektiem, pie kuriem viņi jau ir norīkoti), bet arī:

• Darbinieku pieejamība, tostarp viņu laika joslas un darba laiks (pilnas slodzes, nepilnas slodzes, ārštata darbinieki).
• Citi ar darbu saistīti uzdevumi.
• Brīvdienas un valsts svētku dienas.

Šādā veidā jūs samazināsiet iespēju, ka laika gaitā jūsu projektam varētu traucēt kādi neparedzēti notikumi.

Novērtēt komandas pieejamību ir daudz vieglāk, ja izmantojat tādus augsta līmeņa plānošanas rīkus kā Teamdeck. Tam ir pievienots grafiks, kurā varat pārbaudīt savu darbinieku pašreizējo darba slodzi.

Kad esat apzinājis komandas locekļus un apstiprinājis, ka viņi ir pieejami projekta laikā, kopā ar viņiem aplēsiet budžetu, izmantojot uz stāsta punktiem balstītu aplēšu tehniku, ko sīkāk aprakstījām šajā rakstā par. projekta uzsākšana.

Galvenie secinājumi: Izmantojot augsta līmeņa projektu plānus, jūs varat noteikt resursus, kas nepieciešami projekta īstenošanai, apstiprināt to pieejamību un aplēst projekta budžetu.

Kā laika gaitā pārvaldīt savu grafiku

Augsta līmeņa plānošana attiecas ne tikai uz projekta sākumu. Tā ir arī projekta pārraudzība laika gaitā.

Viena no metodēm, ko varat izmantot, ir resursu izlīdzināšana. Tā ir vienkārša darba slodzes pielāgošana darbinieku pieejamībai, lai izvairītos no pārlieku liela darba apjoma (lasiet par darba slodzes pārvaldība). Tomēr jums jāuzmanās, ka tas maina projekta virzību, izraisot izstrādes aizkavēšanos.

Lai vienmērīgāk sadalītu atslābumu, varat izmantot resursu izlīdzināšanas metodi. Saskaņā ar PMBOK® rokasgrāmatu, tā ir "laika grafika modeļa darbību pielāgošana tā, lai projektā nepieciešamie resursi nepārsniegtu noteiktus iepriekš definētus resursu ierobežojumus".

Galvenie secinājumi: Izmantojot grafiku, lai uzraudzītu komandas darba slodzi projekta laikā, varat pamanīt, kā mainās jūsu komandas locekļu pieejamība. Tad jūs varēsiet pielāgot viņu jauda un projekta darbības jomu, izvairoties no nepietiekamas vai pārmērīgas rezervēšanas un darbinieku izdegšana.

Sāciet pārvaldīt resursus augstā līmenī

Mēs esam apsprieduši, kas ir augsta līmeņa plānošana un kā palīdz grafiks lai labāk pārvaldītu savu komandu. Izmantojiet to, lai gūtu labāku pārskatu par savu resursu kapacitāti un projekta apjomu.

Lai īstenotu augsta līmeņa projekta plānu:

• Pārliecinieties, ka precīzi zināt, kas ir projekta mērķis, uzdevumi un prasības.
• Atrast labākos resursus projekta īstenošanai.
• Izmantojiet rīku, kas ļauj pārbaudīt, vai nepieciešamie resursi ir pieejami.
• Laika gaitā pārraugiet komandas darba slodzi, lai noteiktu, kuriem resursiem ir pārāk daudz vai pārāk maz darba.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]