Zarządzanie projektami wiąże się z wieloma wyzwaniami. Od trudnych interesariuszy po niedobory zasobów, kierownik projektu musi wiedzieć, jak radzić sobie w trudnych sytuacjach. Jeszcze większym wyzwaniem jest fakt, że kierownicy projektów często zmagają się z dużą liczbą zadań i ścisłymi terminami.
W rzeczywistości wielu kierowników projektów ankietowanych ostatnio przez Digital Project Manager przyznał, że brak czasu był dla nich największym wyzwaniem.
Jeśli jesteś kierownikiem projektu, który chciałby, aby czasomierz Hermiony Granger był dostępny w sprzedaży, mamy dla ciebie dobrą wiadomość. Nie, nie o magicznych materiałach. O twoim czasie. Prawdopodobnie można zoptymalizować swoją pracę, korzystając z solidnych aplikacji i usprawniając procesy zarządzania projektami w organizacji. Ponadto pomoże ci to osiągnąć cele zawodowe.
Jakie są główne cele skutecznych kierowników projektów? Po pierwsze, chcą oni dostarczać swoje projekty na czas i w ramach budżetu. Ponadto mają nadzieję na usprawnienie procesów, takich jak zarządzanie ryzykiem, szacowanie projektu lub komunikacja w zespole. Jak zbliżyć się do osiągnięcia tych celów?
Oczywiście, powinieneś nadal pracować nad swoimi umiejętnościami rozwiązywania problemów, przywództwa i zarządzania projektami. Mimo to, Czasami po prostu potrzebujesz narzędzia, które pozwoli Ci zaoszczędzić trochę czasu i pracować mądrzej. W tym wpisie na blogu pokażemy, jak Teamdeckkompletny oprogramowanie do zarządzania zasobamipomaga kierownikom projektów w całym cyklu życia projektu.
Skuteczny kierownik projektu wie, że każdy etap projektu przyczynia się do jego ogólnego sukcesu i wpływu. Oczywiście każdy projekt ma swoje unikalne cechy i wyzwania, ale główne fazy projektu pozostają takie same. Zobaczmy, jak aplikacja taka jak Teamdeck może pomóc kierownikom projektów zoptymalizować ich pracę na każdym etapie.
Liderzy projektów zdają sobie sprawę, że alokacja zasobów jest integralną częścią sukcesu projektu. Umieść właściwych ludzi we właściwych projektach, a masz większe szanse na sprawne ich przeprowadzenie.
Jeśli przydzielanie członków zespołu do projektów jest jednym z twoich obowiązków jako kierownika projektu, wiesz, że może to być bardzo trudne zadanie. Gdy firma jest mała, prawdopodobnie znasz wszystkich pracowników, ale gdy pula zasobów rośnie, łatwo się pogubić i zacząć zastanawiać: "Kto byłby odpowiednią osobą do tego projektu?".
Teamdeck zapewnia ogólnofirmowy kalendarz zasobów gdzie można zobaczyć listę pracowników. Musisz jednak wiedzieć o nich więcej niż tylko ich nazwiska, aby podjąć świadomą decyzję o włączeniu ich do zespołu. W zależności od potrzeb organizacji, możesz dodać niestandardowe kategorie i wprowadzić więcej informacji o członkach zespołu: ich umiejętnościach technicznych, stażu pracy, lokalizacji itp. Jako kierownik projektu możesz również zobaczyć, w jakie poprzednie projekty dana osoba była zaangażowana w Twojej firmie, co może być korzystne, gdy przydzielanie zasobów do podobnego projektu.
Kolejnym wyzwaniem, przed którym stają kierownicy projektów podczas planowania projektu, jest przełożenie szacunków na oś czasu. Jasne, wiesz, że faza projektowania zajmie, powiedzmy, 120 godzin, ale nie możesz po prostu założyć, że będą to trzy tygodnie. Musisz wziąć pod uwagę dni wolne od pracy, urlopy pracowników, a także aktualną wydajność ludzi. Kalendarz zasobów z danymi o bieżących rezerwacjach i planowanym czasie wolnym pracowników będzie tutaj nieoceniony. Możesz łatwo zaplanować harmonogram projektu i sprawdzić, czy jest on zgodny z ważnymi datami projektu.
Skuteczni kierownicy projektów wiedzą, że konieczne jest zapytanie klienta o wszelkie zewnętrzne terminy, które zespół musi mieć na uwadze, na przykład kampania marketingowa koordynowana przez inną agencję. Może się okazać, że będziesz musiał negocjować niektóre z tych terminów z klientem lub zmienić zakres projektu, ale lepiej wiedzieć o tym na początku projektu.
Po rozpoczęciu projektu dobry kierownik projektu musi mieć wiedzę na temat różnych aspektów procesu. Od zarządzania zmieniającą się dostępnością zespołu po nadzorowanie budżetu, Teamdeck pomoże Ci pracować produktywnie.
Skuteczni kierownicy projektów wiedzą, że planowanie harmonogramu projektu to jedno, ale nadal trzeba trzymać rękę na pulsie i w razie potrzeby wprowadzać poprawki. Jedną z rzeczy, które pomogą ci być na bieżąco z harmonogramem projektu i ludźmi / pojemność zasobów jest wgląd w harmonogramy urlopów członków zespołu. Teamdeck daje ci taką możliwość - możesz zobaczyć autoryzowane urlopy i wnioski o urlop w kalendarzu zasobów.
Ponieważ nie wszystkie nieobecności można zaplanować z dużym wyprzedzeniem, najlepiej jest otrzymywać powiadomienia o nowych wnioskach o wolne (przez Slackna przykład). Będziesz w stanie uniknąć podwójnej rezerwacji, a także będziesz mieć możliwość edycji całego harmonogramu, gdy zajdzie taka potrzeba.
Zrównoważony wykorzystanie zasobów ma kluczowe znaczenie dla dobrego samopoczucia zespołu. Pracownicy nie mogą wykonywać swojej najlepszej pracy, gdy pracują zbyt dużo. Jednakże, bycie niewykorzystanym sprawia, że zespół jest niezadowolony. Ponadto żaden z tych przypadków nie jest dobry dla firmy. Jako kierownik projektu powinieneś monitorować wykorzystanie zasobów. Jest to łatwiejsze, gdy nadgodziny jest wyraźnie oznaczona, tak jak ma to miejsce w Teamdeck. Niepełne wykorzystanie jest również łatwe do wykrycia, ponieważ widać dokładnie, ile mocy pozostało ludziom.
Dlaczego ważne jest śledzenie wykorzystania zasobów przez ludzi za pośrednictwem centralnego kalendarza zasobów? Czy raport timesheet projektu wykonać pracę? Raporty z projektów są zdecydowanie pomocne. Powiemy o nich więcej w następnej części tego wpisu na blogu. Musisz jednak monitorować całkowite obciążenie pracą swojego zespołu, a nie tylko projekt, którym zarządzasz (przeczytaj o zarządzanie obciążeniem pracą).
Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik rejestruje "właściwą" liczbę godzin w swoich kartach czasu pracy dla projektu i poświęca dodatkowy czas na inne projekty, takie jak szkolenie nowych pracowników. Można to łatwo przeoczyć, jeśli analizuje się tylko karty czasu pracy projektu. Patrząc na Teamdeck kalendarz zasobów, jednak zobaczysz wszystkie projekty, w które zaangażowana jest dana osoba.
Kontrolowanie budżetu jest ważną częścią skutecznego zarządzania projektami. Kierownicy projektów muszą wiedzieć, jakie koszty zostały do tej pory wygenerowane w dowolnym momencie projektu. Aby obliczenia te były precyzyjne, członkowie zespołu powinni śledzić swoją pracę, najlepiej w czasie rzeczywistym.
Jak Teamdeck może tu pomóc? Po pierwsze, oferujemy pracownikom wygodny sposób wypełniania kart czasu pracy za pomocą mobilnego monitora czasu pracy lub aplikacji internetowej. Co więcej, możesz utworzyć raport o kosztach projektu który będzie aktualizowany automatycznie za każdym razem, gdy w ewidencji czasu pracy pojawi się nowy wpis. To ogromna oszczędność czasu: taki raport można skonfigurować raz, na początku projektu, a następnie regularnie go sprawdzać, zamiast ponownie wykonywać obliczenia.
Osiągnięcie właściwej równowagi, jeśli chodzi o działania podlegające i niepodlegające rozliczeniu, ma zasadnicze znaczenie. W końcu, jeśli pracownicy spędzają zbyt dużo czasu na zadaniach niepodlegających rozliczeniu, projekt może okazać się nieopłacalny. Jako kierownik projektu masz przewagę, gdy znasz rozkład Godziny podlegające i niepodlegające rozliczeniu. Dzięki Teamdeck jest to możliwe.
Gdy zespół rejestruje swój czas, może oznaczać wpisy czasu tagami, takimi jak zatwierdzone nadgodziny niepodlegające rozliczeniu, badania i rozwójitp. Możesz zdefiniować własne tagi, aby dopasować je do potrzeb swojej firmy. Lider projektu może zobaczyć podział różnych tagów w swoim zespole raport timesheet.
W trakcie trwania projektu prawdopodobnie pojawią się pomysły na ulepszenia zarządzanie przepływem pracy w projekcie lub dostosowanie procesów zarządzania projektami. Czasami członkowie zespołu sami sugerują różne pomysły optymalizacyjne. Na przykład, mogą zgłosić, że komunikacja z klientem zajmuje im dużo cennego czasu. Gdy Twoja firma korzysta z Teamdeck, zawsze możesz zagłębić się w dane, aby upewnić się, że dana obserwacja jest prawidłowa. Znaczniki Timesheet mogą pokazać ci dokładnie, ile czasu twój zespół spędza na spotkaniach z klientami, dzięki czemu będziesz wiedział, czy jest miejsce na poprawę.
Zamknięcie projektu to moment, w którym kierownik projektu może spojrzeć wstecz i przeanalizować cały projekt. Jednym z raportów, które zalecamy tworzyć, jest porównanie szacowanych i rzeczywistych godzin.
Pozwala to sprawdzić, czy szacunki zespołu były dokładne i wskazać etapy z największymi rozbieżnościami między planowanymi godzinami a śledzonymi godzinami. Może się na przykład okazać, że faza projektowania jest notorycznie niedoszacowana w różnych projektach. Być może osoby odpowiedzialne za jej oszacowanie powinny dodać dodatkowy bufor do swoich wstępnych szacunków?
Taka analiza będzie przydatna nie tylko dla Ciebie, ale także dla innych kierowników projektów i kierownictwa Twojej firmy. Może pomóc wszystkim uniknąć błędów z przeszłości i zapewnić skuteczne praktyki zarządzania projektami w przyszłych projektach firmy.
Świetna aplikacja nie zastąpi umiejętności przywódczych ani umiejętności nawiązywania kontaktu z członkami zespołu. Może jednak pomóc w zwiększeniu produktywności, dostrzeżeniu na czas niepokojących wzorców lub automatyzacja część obowiązków związanych z zarządzaniem projektami. Rezultat? Skuteczny proces zarządzania projektami, który pozytywnie wpływa na wyniki finansowe firmy, a także na dobre samopoczucie zespołu.
Chcesz zostać odnoszącym sukcesy kierownikiem projektu? Wypróbuj Teamdeck! Bezpłatny okres próbny.
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...