Efektīva resursu plānošana ir svarīgs mērķis visu lielumu uzņēmumiem neatkarīgi no tā, vai tie darbojas tiešsaistē vai tradicionālajās nozarēs. Ņemot vērā to, cik dažādi ir uzņēmumi, kuriem nepieciešama resursu plānošana, ir grūti sniegt universālu ieteikumu par tiešsaistes resursu plānotāju. Šīs rokasgrāmatas mērķis ir palīdzēt jums orientēties atlases procesā, uzdodot būtiskus jautājumus, kas palīdzēs jums izvēlēties jūsu komandai piemērotāko resursu plānošanas rīku.
Ko jūs saņemsiet ar šo rakstu:
Resursu plānošanas programmatūras loma projektu vadībā.
Pieci galvenie apsvērumi un jautājumi, kas jāuzdod, meklējot efektīvu resursu plānotāju.
Uzņēmumu piemēri, kas ir izvēlējušies Teamdeck.io kā galveno resursu plānotāju.
Stratēģijas efektīvai kapacitātes plānošanas, projektu uzdevumu un biznesa procesu pārvaldībai.
Resursu plānotājs, resursu plānotājs, resursu plānošanas programmatūra, projektu kalendārs, tiešsaistes kalendāra plānotājs, utt. - ir termini, kas vispārīgi raksturo vienu un to pašu. Resursu plānošanas rīks ļauj pārvaldīt resursus un piešķirt pareizos komandas locekļus pareizajiem projektiem/uzdevumiem/klientiem.
Resursu plānošana ir neatņemama resursu pārvaldība, kas ir process, kurā uzņēmuma resursi tiek izmantoti pēc iespējas efektīvāk. (avots: Biznesa vārdnīca). Tas ļauj jums labāk izmantot komandu un pārliecināties, ka ikviens strādā ar to, kam ir labi sagatavots. Resursu kapacitātes rezultātā jūsu projekti un saistības, visticamāk, būs veiksmīgāki.
Skats no putna lidojuma uz komandas locekļiem, projekta komandu, projektu un uzdevumiem.
Ņemiet vērā, ka šajā emuāra ierakstā mēs pievērsīsimies tikai tiešsaistes pārvaldības programmatūrai - specializētajām lietojumprogrammām resursu plānošanai, resursu plānošanaun citus resursu pārvaldības rīkus. Iespējams izmantot izklājlapu (vai citu jums piemērotu rīku), lai sadalītu komandas locekļu darbu.
Tomēr mēs uzskatām, ka šim nolūkam izstrādāta programmatūra galu galā padarīs projektu portfeļa pārvaldības procesu efektīvāku un lietderīgāku. Turklāt jūs varat atrast resursu plānotājus par dažādām cenām (tostarp bezmaksas iespējas, īpaši mazām komandām). Jums vajadzētu spēt atrast kaut ko piemērotu jūsu budžetam un vajadzībām.
Resursu plānošanas rīki gadu gaitā ir ievērojami attīstījušies, sākot no vienkāršiem plānošanas palīglīdzekļiem un beidzot ar sarežģītām platformām, kas piedāvā virkni funkciju, kuru mērķis ir uzlabot efektivitāti un produktivitāti. Padziļināti izpētīsim, kā šie rīki darbojas un kādas ir to piedāvātās funkcijas.
Mūsdienīgi resursu plānošanas rīki nodrošina centralizētu vadības paneli, kurā vadītāji var apskatīt un pārvaldīt visus resursus. Šis visaptverošais skats ietver informāciju par notiekošajiem projektiem, resursu sadalījumu un gaidāmajiem termiņiem. Iespēja redzēt visu šo informāciju vienuviet palīdz ātri pieņemt pamatotus lēmumus.
Piemērs: Mārketinga aģentūra, kas vienlaikus strādā pie vairākām kampaņām, var izmantot centralizēto paneli, lai sekotu līdzi, kuri komandas locekļi strādā pie kurām kampaņām, kāda ir viņu pašreizējā darba slodze un gaidāmie termiņi. Šāda pārskatāmība nodrošina, ka neviens projekts netiek atstāts novārtā un resursi tiek izmantoti optimāli.
Efektīvi resursu plānošanas rīki atvieglo komandas locekļu sadarbību reāllaikā. Tādas funkcijas kā koplietošanas kalendāri, tūlītēja ziņojumapmaiņa un kopīga dokumentu rediģēšana nodrošina, ka visi neatkarīgi no fiziskās atrašanās vietas ir vienisprātis.
Scenārijs: Tehnoloģiju jaunuzņēmums, kura komandas ir izkaisītas dažādās laika joslās, var izmantot šīs funkcijas, lai netraucēti koordinētu darbu. Komandas locekļi var atjaunināt savu pieejamību, paziņot par izmaiņām un pielāgot grafikus reāllaikā, tādējādi samazinot kavēšanos un pārpratumus.
Ziņošana un analīze ir ļoti svarīga, lai saprastu, kā tiek izmantoti resursi un kur var veikt uzlabojumus. Daudzi resursu plānošanas rīki piedāvā detalizētus pārskatus par resursu sadalījumu, projekta progresu un komandas sniegumu. Šīs atziņas ir nenovērtējamas stratēģiskai plānošanai un resursu izmantošanas optimizācijai.
Gadījuma izpēte: Būvniecības uzņēmums izmanto progresīvu analītiku, lai uzraudzītu smagās tehnikas un darbaspēka izmantošanu dažādos objektos. Analizējot šos pārskatus, uzņēmums var identificēt nepietiekami izmantoto aprīkojumu vai pārslogotos darbiniekus, kas ļauj labāk sadalīt resursus un ietaupīt izmaksas.
Resursu plānošanas programmatūrai ir izšķiroša nozīme projektu pārvaldībā, jo tā nodrošina, ka resursi tiek efektīvi piešķirti un projekti tiek pabeigti laikā un budžeta ietvaros. Lūk, kā tā integrējas ar projektu vadības procesiem:
Resursu plānotāji palīdz projektu vadītājiem izveidot detalizētus grafikus, kuros ņemta vērā komandas locekļu pieejamība un iespējas. Plānošana ir plašāka par vienkāršu uzdevumu piešķiršanu, jo tajā ir iekļauti tādi faktori kā prasmju kopums, pieredze un darba slodzes līdzsvars.
Ieskats: Programmatūras izstrādē uzdevumu piešķiršana komandas locekļiem ar atbilstošām zināšanām ir ļoti svarīga efektivitātes nodrošināšanai. Resursu plānotājs var palīdzēt saskaņot izstrādātājus ar uzdevumiem, kas atbilst viņu prasmēm un pieredzei, nodrošinot, ka sarežģītus kodēšanas uzdevumus risina tie, kuri ir vislabāk sagatavoti to risināšanai.
Darba slodžu līdzsvarošana ir būtiska, lai novērstu izdegšanu un nodrošinātu, ka visi komandas locekļi strādā ar optimālu jaudu. Resursu plānošanas rīki nodrošina vizuālu darba slodzes sadalījuma attēlojumu, ļaujot viegli noteikt, kad daži komandas locekļi ir pārslogoti vai nepietiekami izmantoti.
Piemērs: Juridiskajā firmā daži juristi var būt pārslogoti ar lietām, kamēr citiem ir vieglāks darba grafiks. Resursu plānotājs palīdz vienmērīgāk sadalīt lietas, nodrošinot, ka visiem juristiem ir kontrolējama darba slodze un klienti saņem savlaicīgu uzmanību.
Projektos bieži vien ir savstarpēji atkarīgi uzdevumi, kas nozīmē, ka viens uzdevums nevar sākties, kamēr nav pabeigts cits. Resursu plānošanas programmatūra var palīdzēt iepriekš noteikt šīs atkarības un iespējamās vājās vietas, ļaujot vadītājiem attiecīgi plānot un saglabāt projekta virzību.
Scenārijs: Filmas uzņemšanas komanda izmanto resursu plānotāju, lai pārvaldītu filmēšanas grafikus, nodrošinot, ka aktieri, dekorācijas un aprīkojums ir pieejami īstajā laikā. Paredzot atkarības, viņi var izvairīties no dārgiem kavējumiem un nodrošināt raitu ražošanas procesu.
Pirms meklējat jauno resursu plānotāju savai komandai, jums ir jāsaprot, kādas priekšrocības var sniegt resursu pārvaldība (un jo īpaši efektīvu resursu plānošanu un plānošanu) var nodrošināt. Dažādi uzņēmumi novērtēs dažādus ieguvumus no resursu pieejamības, tāpēc, meklējot resursu plānotāju vai projektu pārvaldības rīku ar šādām funkcijām, prioritāti piešķirs konkrētām funkcijām.
Izvairīšanās no plānošanas konfliktiem - viena no resursu plānotāja daudzajām lomām.
Piemēram, ja strādājat organizācijā, kas vienlaicīgi strādā ar vairākiem projektiem, jums būs ļoti svarīgi, lai būtu rīks, kas ļauj koordinēt projektu portfeli un saskaņot vairākus grafikus, lai īstenotu projektus.
Kādi ir galvenie ieguvumi no resursu plānošanas ar īpašas lietotnes palīdzību?
Zemāk redzamajos attēlos ir parādīta saskarne Teamdeck, resursu plānošanas programmatūru, ko esam izveidojuši. Ja jums ir kādi jautājumi par šo rīku, dariet mums zināmu!
Protams, tas ir bez piepūles, lai piešķirt resursus. Uzdevumu var izpildīt, izmantojot grafiku plānošanas lietotni, taču to var arī pierakstīt uz papīra vai izklājlapā. Resursu plānotāju patiesā priekšrocība ir to spēja palīdzēt jums mainīt jūsu komandas grafikus. Elastīga plānošana ir daudz vieglāk, ja zināt, ka varat ātri pārdalīt resursus vai izmēģināt dažādas plānošanas iespējas. Daudzas resursu pārvaldības lietotnes ļauj vilkt un nomest dažādus uzdevumus - tas ir ērti, ja nepieciešams ātri pārvietot lietas.
Resursu pārvaldības lietotnes palīdz noteikt projektu grafiku konflikts ātri rediģējot grafiku, taču tās ļauj arī izvairīties no tām. Tas ir iespējams, jo jūs varat redzēt savu darbinieku pieejamību (t. sk. nepilna laika darbinieki vai ārštata darbinieki, kas strādā jūsu uzņēmumā). Šī informācija ļauj jums veiksmīgāk plānot darbu. Galu galā jūs nepārsteigs negaidītas brīvdienas vai citas saistības.
Resursu pārvaldnieki vai PM gādāt, lai komandas locekļiem būtu darbs, bet viņi nebūtu pārslogoti ar uzdevumiem. Resursu plānošanas rīki palīdz jums atrast pareizo līdzsvaru: jūs varat uzraudzīt cilvēku darba slodzi un vajadzības gadījumā pārcelt darbiniekus uz nākamajiem projektiem.
Ieviešot resursu pārvaldības rīku vai lietotni savā organizācijā, jūs sniedzat visiem labāku izpratni par to, kas notiek uzņēmumā, - visi ir uz vienas lapas. Vadītāji var novērtēt dažādu projektu grafikus, savukārt darbinieki un katrs komandas loceklis redz, kas viņu sagaida tuvākajās dienās, kādas ir citas projekta fāzes.
Labāks darbs un projekta pārredzamība pateicoties resursu plānotājam. Rezervēšana, darba slodzes pārvaldība, atstāt izsekojamību.
Pirms pat sākat analizēt dažādas resursu pārvaldības programmatūras. instrumenti, jums ir jāvelta laiks, lai padomātu par sava uzņēmuma vajadzībām. Zinot, ko meklējat, lēmuma pieņemšanas process būs vieglāks.
Jūs varat sākt ar šādiem jautājumiem:
Kādus resursus vēlaties plānot (piemēram, cilvēkus, aprīkojumu, biroja telpas)?
Ko vēlaties plānot (piemēram, projektus, maiņas, pasākumus)?
Vai izmantojat citus rīkus?
Kāda ir jūsu komandas struktūra?
Kādi ir jūsu komandas paradumi?
Aplūkosim tuvāk katru no šiem jautājumiem. Vispirms ir jādomā par to, kādus resursus vēlaties plānot.. Iespējams, esat pamanījuši, ka šajā bloga ierakstā mēs galvenokārt runājam par cilvēku plānošanas rīkiem, kas pārvalda resursus un procesus. Jūs varat arī vēlēties izveidot grafikus resursiem, kas nav cilvēku resursi. Pieņemsim, ka jums ir tikai dažas konferenču telpas, kuras katru dienu ir jāpiešķir dažādiem cilvēkiem. Vai arī jums ir dažas iekārtas, kas ir iepriekš jārezervē.
Lielākā daļa resursu pārvaldības lietotņu ļauj sistēmā ievadīt gan cilvēkresursus, gan citus resursus, taču daudzi rīki ir izstrādāti tieši cilvēkresursu plānošanai. Ja primārais jūsu kapacitātes plānošanas fokuss ir uz nedzīviem resursiem, neuztraucieties: visticamāk, pastāv šim nolūkam paredzēta speciāla resursu plānotāja (piem, aprīkojuma vadītājs vai biroja telpu plānotājs)
Protams, kopumā var teikt, ka katrs uzņēmums strādā pie kāda projekta. Tomēr jums ir jāiedziļinās sava darba prasībās. Vai vēlaties plānot ilgtermiņa projektus (piem, programmatūras izstrāde)? Vai varbūt jums ir jāplāno ikdienas darba maiņas vai vienreizēji koncerti. Dažādās nozarēs būs īpašas vajadzības, un jūs, iespējams, vēlēsieties meklēt citus darba pienākumus: piemēram, maiņu plānotājs restorānos.
Pēc pirmajiem diviem jautājumiem jūsu meklēšanas iespējas būtu jāsašaurina līdz noteiktam tirgus segmentam. Tagad ir pienācis laiks novērtēt dažādu šā segmenta rīku funkcijas..
Vispirms jums ir jāpārliecinās, vai jaunais resursu plānotājs būs piemērots jūsu komandas rīku komplektā. Tas ir īpaši svarīgi, ja jūsu komanda izmanto vairākus tiešsaistes rīkus (piemēram, projektu pārvaldības programmatūru, tērzēšanas vai satura veidošanas lietotnes). Jūs vēlaties, lai jaunais plānotājs būtu integrēts jūsu esošajā ekosistēmā. Pajautājiet, vai novērtējamajai lietotnei ir pietiekami daudz integrāciju, paplašinājumu vai pielāgošanas iespēju (piemēram, ar API).
Pēc tam analizējiet savu projektu vadītāju un komandu (cilvēku, kuri izmantos plānotāju) struktūru. Iespējams, ka dažādiem komandas locekļiem vēlēsieties piešķirt dažāda veida atļaujas. Pārliecinieties, ka to varēsiet izdarīt lietotnē.
Visbeidzot, ņemiet vērā darbinieku resursu vadītāju paradumus. Piemēram, ja jūsu darbinieki daudz darba laika pavada ceļā, ir lietderīgi izmantot rīku ar ērtu mobilo lietotni.
Vienmēr ir noderīgi salīdzināt lietojumprogrammu, kuru apsverat, ar citiem populāriem, bet labākajiem projektu plānošanas rīkiem. Daudzas lietotnes piedāvā īpašas salīdzināšanas lapas (mēs esam izveidojuši šādas lapas cilvēkiem, kas meklē alternatīvas Resource Guru, Monday un Wrike).
Pat ja, izlasot produkta aprakstu, jums šķiet, ka konkrētā lietotne atbilst visām prasībām, ir obligāti to jāizmēģina. Šādā veidā jūs gūsiet priekšstatu par lietotāja pieredzi un izmēģināsiet dažādas funkcijas, pirms lietotne tiek nodota visai komandai.
Viena no iespējām būs izmantot bezmaksas izmēģinājuma versiju, ko piedāvā daudzi produkti. Reģistrējieties un izpētiet lietotni paši, pirms iepazīstināt ar to savu komandu. Kā alternatīvu varat arī lūgt produkta demonstrējumu - tā ir lieliska iespēja novērtēt konkrētā uzņēmuma klientu apkalpošanu.
Uzņēmumā Teamdeck mēs piedāvājam divas iespējas:
Reģistrējieties 30 dienu BEZMAKSAS izmēģinājuma versijai. Jūs iegūsiet pilnu piekļuvi lietotnei un pēc izmēģinājuma termiņa beigām varēsiet bez problēmām pāriet uz premium abonementu. Padoms: ja vēlaties redzēt, kā ir izmantot Teamdeck reālos scenārijos, varat importēt paraugdatus savā kontā un spēlēties.
Sazinieties ar Anielu. Viņa pārrunās jūsu vajadzības, iepazīstinās ar mūsu resursu plānotāja dažādajām iespējām, resursu pārskatiem, resursu plānošanu un projektu plānošanu un palīdzēs jums izlemt, vai tas ir piemērots risinājums.
Iegūstiet 30 dienu BEZMAKSAS izmēģinājuma versiju
Uzņēmumi parasti iegulda daudz pūļu resursu sadalē. Jūs vēlaties, lai visi būtu aizņemti, vienlaikus nodrošinot, ka viņu uzdevumi uzņēmumam ir vērtīgi (kas bieži vien nozīmē, ka par tiem var saņemt rēķinus). Tas kļūst patiešām sarežģīti, jo jūsu komanda...
Komandas visā pasaulē saskaras ar līdzīgiem izaicinājumiem, plānojot komandas grafiku. Projekta plāna izveide ir sarežģīta pati par sevi, bet tā atjaunināšana un reaģēšana uz izmaiņām ir vēl...
