Atbildot par projektu, jums ir regulāri jāinformē klienti un projekta ieinteresētās puses par tā statusu. Protams, jūs arī pats vēlaties sekot līdzi progresam: ir grūti pat runāt par to. efektīva projekta resursu pārvaldība neuzraugot cilvēku sniegumu un nemērot galvenos rezultatīvos rādītājus.
Ko mūsu lasītāji uzzina, pateicoties šim rakstam:
Runājot par pašiem KPI, jūs, visticamāk, vēlaties būt pārliecināts, ka projekts tiks pabeigts laikā, budžeta ietvaros un bez liekas slodzes uz komandas locekļiem. Līdz ar to jūs, iespējams, vēlaties uzraudzīt savu darbinieku reģistrēto laiku (un naudu), sekot līdzi virsstundām un analizēt, kā faktiskais progress ir salīdzināms ar jūsu projekta aplēsēm.
Lai visas ieinteresētās puses būtu informētas par projekta gaitu, ar tām regulāri jāsazinās. Efektīvs veids, kā to izdarīt, ir nosūtīt iknedēļas statusa ziņojumus, kas ietver galvenos jaunumus par projektu.
Šajā rakstā mēs jums parādīsim, kā no nulles izveidot projekta statusa ziņojumu, izmantojot Teamdeck, pilnīgu SaaS resursu pārvaldības programmatūra.
Īsumā, statusa ziņojums ir regulāra jaunākā informācija, ko projekta vadītājs regulāri nosūta projekta ieinteresētajām personām.. Tajā jāietver augsta līmeņa informācija par projektu: nesenais progress, tuvākie plāni, kā arī riski un problēmas.
Kā redzat, projekta statusa ziņojums šķiet ļoti vienkārša lieta. Tomēr, lai to pilnībā izprastu, mēs nedaudz padziļināti aplūkosim šī ziņojuma mērķus, tā priekšrocības un galvenos elementus - visu, lai jūs varētu droši veidot projekta statusa ziņojumus.
Galvenais iemesls, kādēļ veidojat ikmēneša vai iknedēļas projekta statusa ziņojumus, ir informēt ieinteresētās puses (gan iekšējās, gan ārējās) par to, kas notiek projektā: sasniegto progresu, starpposma mērķiem, problēmām vai riskiem, ar kuriem, iespējams, saskaraties. Tādējādi labs statusa ziņojums ietaupīs jums diezgan daudz laika - jūsu vadītājam vai klientam nebūs jāuzdod papildu jautājumi vai jāorganizē statusa sanāksmes (kas, starp citu, nav ļoti efektīvi).
Tajā pašā laikā tā ir laba iespēja paraudzīties uz situāciju kopumā. Ļoti bieži projektu vadītāji ir tik ļoti aizņemti ar ikdienas darbu un pāreju no viena uzdevuma uz otru, ka aizmirst padomāt par sava projekta stratēģiju vai augsta līmeņa pārskatu. Rezultātā viņi var nepamanīt jaunus modeļus vai uzlabojumu jomas.
Stāvokļa ziņojums ir efektīvs saziņas līdzeklis starp projekta vadītāju un ieinteresētajām pusēm (klientiem, iekšējiem vadītājiem). Diemžēl dažkārt to var nepareizi interpretēt un pārvērst par kaut ko tādu, kas neatbilst iepriekš izklāstītajiem mērķiem. Mēs uzskatām, ka ir svarīgi atgādināt, kas nav statusa ziņojums.
Pirmkārt, jūsu statusa ziņojumam nevajadzētu būt projekta dienasgrāmatai - detalizētam pārskatam par visu, kas noticis kopš jūsu pēdējā atjauninājuma. Nav nepieciešams aprakstīt, ko katrs komandas biedrs izdarīja un ko neizdarīja, ja vien, protams, tas nav kaut kas, ko jūs uzskatāt par ļoti svarīgu. Izspēlēsim scenāriju:
Teiksim, ka kāda darbinieka slikta darbība, jūsuprāt, apdraud projektu. Vai jums tas būtu jānorāda statusa ziņojumā? Būtībā jā - jūs varat to pieminēt, jo tas ir potenciāls šķērslis. Tomēr svarīgi ir tas, ka jums vispirms ir jāizstrādā rīcības plāns: jāplāno tikšanās ar šo darbinieku, jāapsver aizvietošanas iespējas un jānovērtē, kā iespējamās personāla izmaiņas varētu ietekmēt projekta grafiku. Mēģiniet izprast lietas būtību un pēc tam ziņojiet par savas rīcības sekām: statusa ziņojums nav vieta, kur sūdzēties par saviem komandas biedriem, koncentrējieties uz divām P: progresu un plāniem.
Lai gan ziņošana ir nozīmīga projektu vadības daļa, tai nevajadzētu būt jūsu galvenajai uzmanības daļai. Ja ieinteresētās puses pieprasa tik detalizētus un biežus pārskatus, ka jums šķiet, ka nav laika veikt savu darbu, ir laiks to apspriest ar vadītāju. Projekta statusa ziņojumiem ir jābūt īsiem, informatīviem, un tiem ir jābūt izveidotiem projektu vadības veidne nekavējot premjerministra darbu.
Jādomā, ka ieinteresētās personas, kurām sūtāt statusa ziņojumus, darba nedēļas laikā saņem daudz dažādu atjauninājumu. Tāpēc jums vajadzētu sākt savu projekta ziņojumu ar datiem, kas ļauj viņiem ātri saprast, par ko ir šis dokuments. Neaizmirstiet iekļaut vismaz projekta nosaukumu un savu vārdu.
Laba ideja ir pievienot elementu, kas apkopos projekta stāvokli un, iespējams, brīdinās ieinteresētās personas, ka attiecīgais ziņojums ir ļoti svarīgs. Tas varētu būt ar krāsu kodēts projekta statusa atjauninājums, kas noteiks toni visam ziņojumam. Sarkana zīme "nevirzās uz pareizā ceļa" nekavējoties informēs ieinteresētās personas, ka kaut kas nav kārtībā, savukārt zaļš ziņojums "uz pareizā ceļa" ļaus tām zināt, ka viss ir kārtībā.
Tagad ir pienācis laiks apkopot jūsu komandas paveikto. Jums vajadzētu pieminēt starpposma mērķus, kas sasniegti kopš pēdējā statusa ziņojuma. Paturiet prātā: tas nav domāts, lai uzskaitītu katru pabeigto uzdevumu un novērsto kļūdu. Tā vietā mēģiniet sniegt vispārēju priekšstatu par to, kas paveikts pēdējā laikā.
Nākamajā projekta statusa ziņojuma daļā varat izklāstīt savu plānu nākamajai nedēļai/priekam (atkarībā no tā, cik bieži sūtāt ziņojumu). Atkal mēģiniet rakstīt atskaites posmu līmenī, nevis uzdevumu līmenī, bet ne pārāk vispārīgi. Ziņojuma veids "mēs strādāsim pie lietotnes uzlabošanas" nebūs veiksmīgs.
Tālāk varat izklāstīt iespējamos riskus un problēmas, ar kurām esat saskāries. Kā minēts iepriekš, mēģiniet iekļaut iespējamos risinājumus un risinājumus, kā tos apiet. Ja jums ir nepieciešama ieinteresēto pušu palīdzība, varat par to atgādināt arī projekta statusa ziņojumā. Teiksim, ka jūs vēlaties sākt darbu pie klienta e-komercijas mobilās versijas 3 nedēļu laikā. Tomēr, lai sāktu darbu, jums no klienta ir jāsaņem mobilajām ierīcēm piemēroti produktu attēli. Lai gan tas nav plāns, kas tiks ietverts nākamajā nedēļā/spraksē, jums tomēr vajadzētu to pieminēt iepriekš, vēlams statusa ziņojuma beigās, kā darbības punktu klientam.
Iespējams, visbiežāk projekta statusa ziņojumi tiek sūtīti katru nedēļu. Šādiem iknedēļas projekta ziņojumiem nevajadzētu būt pārāk gariem vai pārāk detalizētiem, taču tie ikvienam iesaistītajam nodrošinās kontroles sajūtu.
Ja kopā ar komandas biedriem strādājat sprintos, kas ilgst divas nedēļas, varat nosūtīt vienu statusa ziņojumu par katru sprintu.
Projekta statusa ziņojuma izveidei varat izmantot parastu teksta dokumentu. Daži uzņēmumi mudina savus darbiniekus rakstīt un kopīgot statusa ziņojumus par Slack vai Skype. Visas šīs iespējas ir izmantojamas, lai iesniegtu rakstiskus kopsavilkumus par projektu vai jebkādiem atskaites punktiem, ko vēlaties aprakstīt. Tomēr, iespējams, jūs vēlētos apsvērt iespēju pievienot interaktīvas diagrammas projekta statusa ziņojumam. Kāpēc? Datu vizualizācija ļaus ieinteresētajām personām vieglāk saprast jūsu projekta statusu. Sastrēgumu/izdegšanas diagramma sniegs viņiem labāku priekšstatu par to, kādā posmā atrodas projekts, nekā jūsu rakstiskais apraksts.
Šajā emuāra ierakstā aicināsim jūs papildināt statusa ziņojumu ar datiem, kas jau ir pieejami lietotnēs, kuras izmantojat kopā ar saviem komandas biedriem. Par kādām lietotnēm mēs runājam?
Liela priekšrocība, ko sniedz statusa ziņojumi, kurus varat ģenerēt lietotnēs, ko izmantojat darbinieku darba pārvaldībai, ir tā, ka, konfigurējot šādu ziņojumu, tas vienmēr ir pieejams. Katru reizi, kad vēlaties nosūtīt iknedēļas statusa ziņojumu, tas nav jāsagatavo no jauna - jums visi dati ir vienuviet. Automātiski atjaunināmie statusa ziņojumi ir ērti arī tad, ja kāda no ieinteresētajām personām lūdz jums to nosūtīt ārpus ziņošanas grafika: nekādu problēmu, jums tas vienmēr ir gatavs.
Apskatīsim, kā varat izveidot projekta statusa ziņojumu, izmantojot resursu pārvaldības lietotne, Teamdeck.
Teamdeck ir resursu pārvaldības programmatūra ko izmanto radošās aģentūras, inovatīvas IT komandas un jaunuzņēmumi, kas sagrauj nozares attīstību. Mēs jau esam minējuši, ka jūsu uzņēmuma resursu un projektu pārvaldības rīki ir vislabākie avoti, no kuriem iegūt datus par notiekošajiem projektiem, un Teamdeck nav izņēmums. Tā pārskatu pakete ļauj jums izveidot automātiski atjaunināmus projektu pārskatus, pamatojoties uz jūsu komandas grafiku un darba laika uzskaites lapām.
Šos pārskatus var kopīgot ar uzņēmuma darbiniekiem, kā arī ar ārējām ieinteresētajām personām. Pievienojiet saiti uz Teamdeck ģenerēto ziņojumu savam projekta statusa ziņojuma dokumentam, lai projekta ieinteresētās puses varētu redzēt, kā attīstās situācija. Šajā saitē apskatiet statusa ziņojuma piemēru-brīdī uzzināsiet, kā izveidot līdzīgu.
Projektā, ko mēs jums parādīsim, kā būvēt, būs iekļauts:
Iegremdēsimies!
Lai izveidotu projekta statusa ziņojumu, izmantojot Teamdeck, jums ir nepieciešams. izveidot kontu lietotnē - jums būs 14 dienas, lai bez maksas izpētītu šo rīku. Jūsu komandas uzņemšana būs vienkārša: jūs varat importēt viņu datus lietotnē kopā ar projektu sarakstu, pie kuriem strādā jūsu uzņēmums. Jūs varat arī plānot konsultāciju ar Teamdeck klientu veiksmes speciālistiem: mēs varam palīdzēt jums sākt uz datiem balstītu resursu pārvaldību.
Kad esat pieteicies savā Teamdeck kontā, lietotnes augšējā izvēlnē atradīsiet pārskatu sadaļu. Tās paneļa sadaļā varat izvēlēties atskaites veidni, ko izmantot par atskaites pamatu, vai arī izveidot savu atskaiti.
Šodien mēs izveidosim projekta statusa ziņojumu no nulles, tāpēc noklikšķiniet uz . izveidot pielāgotu iespēja.
Pēc tam, kad atvērts jauns, tukšs pārskats, neaizmirstiet to nosaukt (izmantojiet projekta nosaukumu, lai vēlāk to varētu viegli atrast) un norādiet atbilstošu datumu intervālu.
Piezīme: datumu diapazonu var mainīt arī pēc tam, kad ziņojums ir iestatīts. Dati mainīsies, lai atspoguļotu izvēlēto laika periodu. Šādā veidā jūs vienmēr varat atgriezties un pārbaudīt rezultātus par iepriekšējo laika periodu.
Mūsu projekta statusa ziņojuma pirmais elements būs joslu diagramma, kurā vizualizētas paredzamās stundas (rezervācijas) salīdzinājumā ar faktiskajām stundām, ko jūsu komanda ir reģistrējusi savās darba laika uzskaites lapās. Jums nevajadzētu justies slikti, ja starp projekta aplēsēm un faktiskajiem rādītājiem ir neliela atšķirība. Tas ir pilnīgi normāli - projektu aplēses reti kad ir precīzas. Tomēr, analizējot šo diagrammu, jūs varat redzēt, vai izmaiņas starp aplēsēm un faktiskajiem rezultātiem ir vienmērīgas, vai arī varbūt projektā ir kāds brīdis, kad faktiskie rezultāti ievērojami pārspēja jūsu plānus. Salīdziniet to ar sava projekta laika grafiku: pastāv iespēja, ka jūs varēsiet identificēt kādu projekta daļu vai pat konkrētu uzdevumu, kas šeit ir vainojams. Mācība jums? Nākamreiz, kad veidosiet līdzīga projekta aplēses, jūs zināsiet, ka šai riskantajai projekta izpildes daļai ir jāizveido lielāka rezerve.
[/vc_column_text]
Šeit redzams, ka, lai gan komanda vienmēr ieguldīja vairāk darba nekā plānots, tikai 17. janvārī šī starpība bija ievērojama. Kā projekta vadītājs jūs varat viegli izsekot šīs dienas darba slodzei un redzēt, kuri uzdevumi bija atbildīgi par šādu papildu darba apjomu.
Šajā solī izveidotā tabula būs īpaši noderīga cilvēkiem, kuriem ir jāaprēķina darbinieku algas vai jāanalizē, cik daudz naudas katrs komandas loceklis ir pieteicis. Tas ir arī neaizstājams elements uz laiku un materiāliem balstītā projekta statusa pārskatā. Varat pievienot dažādus datu vizualizācijas veidus savā pārskatā, noklikšķinot uz plusa ikonas ekrāna apakšējā labajā stūrī. Šajā gadījumā jums ir jāizvēlas tabula. Kad tā ir redzama jūsu pārskatā, ir pienācis laiks to rediģēt. Izdzēsiet nevajadzīgās kolonnas (atstājiet tikai kolonnu Timesheets), filtrējiet visu tabulu, lai parādītu tikai tā projekta datus, par kuru nepieciešams sniegt pārskatu.
Tagad ir pienācis laiks ziņojumam pievienot pielāgotas kolonnas - ir divu veidu pielāgotas kolonnas:
Šī tabula parāda, cik daudz darba katrs komandas loceklis ir ieguldījis jūsu projektā un cik daudz naudas jums vajadzētu rēķināt klientam par komandas darbu.
Varat arī padziļināti izpētīt savu darbinieku uzdevumu aprakstus. Dariet to, pievienojot tabulai kolonnu "Pasūtījuma apraksts" vai "Darba laika lapas apraksts". Šādā veidā jūs varēsiet precīzāk noteikt, kas izraisīja noteiktas tendences jūsu komandas laika lapās.
Iespējams, vēlēsieties padziļināti izpētīt datus un, piemēram, sadalīt savas komandas darba laika uzskaites lapas pa dažādām lomām. Lai vizualizētu dažādu lomu darba slodžu īpatsvaru, lieliski noderēs pīrāga diagramma.
Mēs redzam, ka no mūsu komandas 141 reģistrētās stundas UX dizainers ir reģistrējis 44 %. Kāpēc mums tas būtu svarīgi? Pirmkārt, tas var liecināt par projekta pašreizējo statusu. UX dizaineri parasti strādā pie projekta tā izstrādes sākumposmā. Iedomājieties, ka jums līdzīga darba slodzes daļa ir projekta beigās. Tad tas varētu nozīmēt, ka UX dizainers novērš dažas UX problēmas, iespējams, tās, ko viņš atklāja lietojamības testos ar lietotājiem.
Šis ir īstais brīdis, lai jūs uzzinātu, kā Teamdeck zina, kādi ir dažādu cilvēku, kas strādā pie jūsu projekta, amata nosaukumi. Šāda veida informācija ir jāsniedz jums: jūs varat izveidot tā sauktos pielāgotos laukus un pievienot tos gan cilvēkiem, gan projektiem Teamdeck. Vispopulārākais uz projektu vērstais pielāgotais lauks ir "Klients". Runājot par cilvēkiem, to pielāgotie lauki parasti ir šādi: "Darba nosaukums", "Biroja atrašanās vieta", "Darba stāžs", "Departaments".
Pielāgotu lauku pievienošana jūsu komandas biedriem un projektiem sniedz divas galvenās priekšrocības:
Tāpat kā varat analizēt darba laika uzskaites lapas, sadalot tās pa konkrētiem amata nosaukumiem, varat arī pārbaudīt, kuras komandas ir reģistrējušas laiku jūsu projektā. Izveidojiet tādu pašu pīrāga diagrammu, kā iepriekšējā solī, bet tā vietā, lai datus grupētu pēc "Amatu nosaukumiem", izvēlieties "Departamenti" vai "Komandas" (atkarībā no tā, kādi pielāgotie lauki ir jūsu organizācijā).
Kāpēc vēlaties datus sadalīt pa nodaļām, nevis amatu nosaukumiem? Tas ir noderīgi, ja nevēlaties veikt padziļinātu analīzi, bet gan redzēt, cik daudz laika ir pavadījušas dažādas projektā iesaistītās komandas (dizaina, mārketinga, programmētāju).
Attēlā redzams, ka lielāko daļu projektā pavadītā laika līdz šim ir reģistrējusi ražošanas komanda. Ja šāda situācija šajā brīdī ir sagaidāma, tas ir papildu pierādījums tam, ka jūsu projekts ir uz pareizā ceļa.
Daudzi projektu vadītāji teiktu, ka dažas virsstundas ir neizbēgamas, un, pat ja jūs piekrītat šādam viedoklim, jums tomēr vajadzētu sekot līdzi tam, kas strādā papildus stundas. Atkarībā no jūsu izmantotās resursu pārvaldības programmatūras var būt dažādas virsstundu aprēķināšanas vai nošķiršanas iespējas. Izmantojot Teamdeck, "virsstundas" ir viena no noklusējuma darba laika uzskaites tagiem, ko jūsu komandas locekļi var izmantot, reģistrējot savu laiku. Rezultātā arī jūsu projekta pārskatos var parādīt datus, pamatojoties uz šo birku.
Izveidosim vēl vienu pīrāgu diagrammu un izvēlēsimies Apstiprinātās virsstundas taimsa diagrammas tagu kā metriku, kurā sadalīt mūsu datus. Uzreiz redzams, ka šī komanda izvēlētajā laika periodā ir reģistrējusi vairāk nekā 67 virsstundas.
Aplūkojot tabulu labajā pusē, var redzēt, cik daudz virsstundu tika reģistrēts katrai personai, kas strādāja pie šī projekta. Ja pāriet uz šīs tabulas iestatījumiem un mainīsiet formātu no laika uz procentuālo, jūs varēsiet redzēt šīs komandas virsstundu procentuālo kopsavilkumu. Mūsu gadījumā Brett Konopelski ir reģistrējis 91% no visām šīs projekta komandas virsstundām. Varbūt viņam ir pārāk daudz darba?
Kā projekta vadītājs jūs, iespējams, esat vairāk pieradis redzēt projekta statusa ziņojumos mainīgos rādītājus (burndown trackers). Kā norāda nosaukums, sadegšanas diagramma parāda, kā konkrētas vērtības laika gaitā pieauga. Mūsu gadījumā mēs koncentrējamies uz aplēstajām stundām (rezervācijas - tumši zaļā krāsā) un faktisko reģistrēto laiku (darba laika uzskaites lapas - koši zaļā krāsā).
Jau no attiecīgā perioda sākuma mūsu komanda ir strādājusi ilgāk, nekā bija plānots. Atšķirība starp aplēsto un faktisko laiku pieauga aptuveni mēneša vidū. Šāds kopsavilkums ļauj vieglāk pamanīt precīzu brīdi, kad jūsu projekts sāka radīt daudz vairāk darba stundu, nekā bija paredzēts.
Informatīvu projekta statusa ziņojumu izveide ir svarīgs efektīvas projektu vadības elements. Stāvokļa pārskati palīdz ietaupīt laiku: jums nav jāiepazīstina augstākstāvošie darbinieki ar informāciju par projektu - dati ir pieejami, lai viņi tos varētu apskatīt un analizēt. Turklāt projekta progresa kopsavilkums ļauj jums pieņemt labākus lēmumus par projekta pārvaldības optimizāciju. Vai novērojat virsstundu skaita pieaugumu? Varbūt ir pienācis laiks sabalansēt jūsu komandas darba slodzi vai vienoties par laika grafiku.
Mēs ceram, ka šī projekta atskaišu rokasgrāmata būs noderīga jūsu kā projekta vadītāja vai projekta komandas vadītāja darbā. Izmantojiet to, lai sekotu līdzi savas komandas darba rezultātiem vai paziņotu par progresu augstākstāvošajiem. Ja tās izveidei izmantojat Teamdeck, varat viegli kopīgot projekta atskaiti ar klientu vai vadītājiem.
Vai vēlaties saņemt vairāk palīdzības, lai izveidotu savu projekta pārskatu ar Teamdeck? Sazinieties ar Anielu. Mūsu eksperts palīdzēs jums izveidot projekta ziņojuma veidni, kas vislabāk atbilst jūsu komandai un projektam.
Izveidojiet projekta statusa ziņojumu jau šodien - izmēģiniet resursu plānošanas programmatūra izvēlējās Stormind Games
Resursu kalendārs (vai projektu vadības kalendārs, vai projektu plānošanas kalendārs, resursu plānošanas programmatūra) ļauj efektīvāk un lietderīgāk plānot, pārvaldīt un sadalīt resursus - īpaši, ja Microsoft Excel ir bijusi vadošā loma jūsu...
Kāds ir projektu vadītāju galīgais mērķis? Veiksmīgi īstenot savus projektus. Paši projektu vadītāji atzīst, ka tas nenotiek pārāk bieži: saskaņā ar jaunāko "Pulse of the Profession" aptauju mazāk nekā 60% projektu tiek pabeigti vai nu...
Jaudas pārvaldība ir stratēģija, ko uzņēmumi izmanto, lai pēc iespējas labāk izmantotu ražošanas efektivitāti, ņemot vērā pieprasījumu pēc pakalpojuma vai produkta. Jaudas pārvaldības galīgais mērķis ir: identificēt un...