Virsstundas - darba apjoms, kas tiek veikts ārpus plānotā grafika, ir pārāk sarežģīts jautājums, lai vienkārši sniegtu padomu "izvairīties no tā par katru cenu". Patiesībā papildu darba stundas var būt vienīgais veids, kā glābt projektu, ja rodas neparedzēti sarežģījumi.
Jūs nevēlaties, lai virsstundas kļūtu par ierastu parādību, jo tas var kaitēt jūsu uzņēmumam gan finansiāli, gan kultūras ziņā. Par laimi, ir daži pārbaudīti paņēmieni, kas var palīdzēt saprātīgi pārvaldīt virsstundas. Šajā rakstā mēs aplūkosim tās vienu pēc otras.
Ko jūs saņemsiet, pateicoties šim rakstam:
- Virsstundu uzskaites loma projektu vadībā
- Attiecīgās darba slodzes un virsstundu pārvaldības loma
- Kas izmanto resursu plānošanas programmatūra kā virsstundu pārvaldības risinājumu
Plānojiet sabalansētu darbinieks darba slodze, lai izvairītos no virsstundām
Efektīva virsstundu darba pārvaldība (un laika vadības stratēģija) sākas ar sabalansēta darba grafika plānošanu. Tieši šeit jūs varat pieļaut dārgi izmaksājošas kļūdas, kas vairojas visa projekta laikā. Kā no tām izvairīties? Ja iespējams, mēģiniet elastīga plānošana, pieļaujot alternatīvus scenārijus un laika korekcijas.
Varētu arī analizēt visu darbinieku plānoto darba slodzi: pievērsiet īpašu uzmanību cilvēkiem ar unikālām prasmēm, kuru uzdevumus nevar nodot citiem komandas locekļiem. Ja viņu darba slodze ir liela, ir lielāka iespēja, ka notiks virsstundas, jo nav neviena cita, kas varētu palīdzēt.
Viena no idejām, kā no tā izvairīties, ir izveidot ārštata darbinieku tīklu, kurus pēc vajadzības varētu iesaistīt projektā. Cita iespēja ir pieņemt darbā jaunu cilvēku ar līdzīgām prasmēm, kurš varētu uzņemties daļu darba slodzes. Darba ražīguma palielināšana no 9 līdz 5
Lai gan darba slodzes uzraudzība ir būtisks solis, ar to ne vienmēr pietiek, lai izvairītos no virsstundām. Projektos ar saspringtiem grafikiem un nemainīgiem termiņiem ir ļoti maz manevrēšanas iespēju, ja kaut kas neizdodas.
Ja darbinieks saslimst vai rodas tehniska problēma, komandai ātri vien var nākties nostrādāt papildu stundas. Lai samazinātu virsstundu skaitu, varat ieviest dažus noteikumus, kas palīdzēs cilvēkiem koncentrēties uz darbu no 9 līdz 5 stundām.
Pirmkārt, pārliecinieties, ka jūsu komanda zina, kādi ir tās gaidāmie uzdevumi. Lai arī tas izklausās pašsaprotami, tas ne vienmēr tā ir. Komandas locekļi, kuri nezina savus uzdevumus (vai pilnībā neizprot to apjomu), visticamāk, zaudēs daudz vērtīga laika pirms darba uzsākšanas.
Nākamais solis būtu samazināt tikšanās, kas nav absolūti nepieciešamas. Ja projektu vadībā izmantojat elastīgu pieeju, varat ieplānot. Scrum sanāksmes. Tie ir izstrādāti tā, lai aptvertu būtiskākos jautājumus, netērējot laiku un resursus.
Vēl viens veids, kā palielināt efektivitāti, ir atvieglot saziņu starp komandas locekļiem. Tirgū ir pieejami daudzi sadarbības rīki: sākot no tērzēšanas lietotnēm (piem. Slack) uz projektu vadības programmatūru (piem. JIRA).
Kad rīki ir izvēlēti, mēģiniet tos savstarpēji integrēt, lai nodrošinātu vienmērīgu darba plūsmu. Viens piemērs varētu būt JIRA paziņojumu instalēšana Slack: šādā veidā komandas locekļi var redzēt atjauninājumus reāllaikā un attiecīgi reaģēt.
Pārvaldiet virsstundas visā projekta laikā, izmantojot virsstundu uzskaiti vai resursu plānotāju.
Kad projekts ir uzsākts, jums ir jāseko līdzi sasniedzamo rezultātu progresam, kā arī faktiskajai darba slodzei (vairāk par to lasiet šeit. darba slodzes pārvaldība). Kā to izdarīt? Efektīvs veids, kā apzināt savu darbinieku darba laiku, ir izmantot darba laika uzskaites programmatūru. Tas patiesībā ir ērti arī komandai.
Pateicoties darba laika uzskaites lapām, jūsu komandas locekļi var būt pārliecināti, ka redzat viņu papildu pūles. Priekšrocība vadītājiem? Jo ātrāk uzzināsiet par virsstundām, jo ātrāk varēsiet novērst to cēloni.
Lai efektīvi uzraudzītu komandas darba laika uzskaites lapas, vislabāk ir izmantot automātiskās atjaunināšanas programmu. darba laika uzskaites pārskats. Aplūkojot izsekotā laika datus, ir lietderīgi analizēt arī darba laika uzskaites lapu aprakstus. Apraksti ir komentāri, ko jūsu darbinieki var ievadīt, reģistrējot konkrētu laika ierakstu. Aprakstu pārbaude var sniegt jums vērtīgu ieskatu par jūsu komandas virsstundu darba modeļiem:
Attēlā iepriekš redzams, ka Roze pieteicās uz ievērojamu virsstundu skaitu tikai tad, kad viņai bija jāveic uzdevumi, kas prasīja mijiedarbību ar klientu (semināri, aktīvu pārbaudes). Varbūt to ir vērts izpētīt?
Atkarībā no virsstundu darba cēloņa varat koriģēt projekta grafiku (lasiet vairāk par projektu plānošanas metodes) vai pievienojiet papildu palīdzību. Ja uzskatāt, ka nav iespējams izvairīties no virsstundām, pārliecinieties, ka esat informējis komandu par savām vēlmēm.
Aprēķināt kompensāciju par papildu darbu
Lai gan daudzi darbinieki ir gatavi strādāt papildus, viņu virsstundu darbs rada negatīvu darba un privātās dzīves līdzsvaru. Šā iemesla dēļ lielākā daļa uzņēmumu piemaksā par laiku, kas pārsniedz regulārās darba stundas. Tā kā visi izdevumi ir jāiekļauj projekta budžetā (lasiet vairāk par projekta budžeta izsekošana), ir svarīgi zināt, cik daudz naudas tiks atvēlēts virsstundu kompensācijai.
Daži resursu pārvaldības rīki atvieglo šo uzdevumu, sniedzot pārskatus, kurus var izvilkt no darba laika uzskaites lapas. Programmā Teamdeck varat izveidot automātiski atjaunināmu kompensācijas pārskatu, kas palīdzēs pārvaldīt virsstundas.
Vienkārši izvēlieties nepieciešamos datu punktus un ievadiet savas komandas virsstundu likmes. Dažādiem komandas locekļiem varat izmantot dažādas likmes. Projekta gaitā jums atliek tikai atvērt pārskatu un pārbaudīt aktuālos virsstundu izdevumus. Jūs pat varat kopīgot ziņojuma saiti ar savu algu aprēķinu komandu, lai atvieglotu darbu arī viņiem.
Kad esat izstrādājis atbilstošu virsstundu darba pārvaldības politiku, neaizmirstiet paziņot savai komandai par gaidāmajiem rezultātiem. Darba vieta un projekta pārredzamība ir īpaši svarīgi, jo tas var palīdzēt izvairīties no darbinieku izdegšana.
Nesen Gallup veiktais pētījums parādīja, ka, lai gan neapvaldāma darba slodze. patiešām ir viens no 5 faktoriem, kas ir saistīti ar izdegšanu, un tie ir komunikācijas un atbalsta trūkums no vadītāju puses. un nepamatots laika spiediens.. Atklāta komunikācija, izpratne par projekta laika ierobežojumiem un skaidri noteikumi par virsstundu kompensēšanu ir nepieciešami, lai jūsu komandas locekļi justos labāk par savu pašreizējo darba slodzi.
Teamdeck atvieglo jūsu komandas virsstundu darba pārvaldību. Izmantojot darba laika uzskaites lapas un virsstundu kompensācijas pārskatus, jūs varat sekot līdzi komandas darba slodzei un vienlaikus arī projekta budžetam. Sazinieties ar Anielu un uzziniet, kā efektīvi vadīt savu komandu!
