Lai izveidotu projektus ar virtuālām komandām, ir nepieciešams cits komunikācijas prasmju, taktikas un rīku kopums nekā uzsākot projektu, kurā iesaistīti iekšējie darbinieki. Apptension, programmatūras uzņēmums, kas izstrādā Teamdeck ( resursu pārvaldības programmatūra), mēs strādājam arī ar attālinātiem darbiniekiem. Un mēs nerunājam par programmētājiem, kas atrodas tuvējās pilsētās.
Šajā rakstā mēs dalīsimies ar jums par to, kā:
- izvēlēties labāko projektu un resursu pārvaldības rīki attālinātām komandām
- apkopot komandu efektīvai virtuālo komandu vadībai.
- izveidot projektu
- izveidot saziņas procesu virtuālās komandas pārvaldībai.
Mūsu komandas locekļi dzīvo un strādā dažādās valstīs un laika joslās, tostarp Japānā un Apvienotajā Karalistē. Mēs zinām, kādas priekšrocības un sāpes rada darbs ar cilvēkiem, ar kuriem nevar vienkārši satikties vienā telpā un sarunāties. par projektu. Vai arī pēc darba, lai nosvinētu kārtējo veiksmīgo sprintu (kas, starp citu, ir ļoti svarīgi, lai veidotu saliedētu komandu).
Pirms pievērsīsimies šai tēmai, ātri apkoposim, kas ir virtuālās komandas un vai tā patiešām ir jauna tendence darbinieku atlasē un vadībā.
Virtuālās projektu pārvaldības pieaugums
Virtuālās komandas ir darbinieku grupas, kas strādā pie viena un tā paša projekta dažādās vietās un sazinās savā starpā, izmantojot e-pasta vēstules vai ziņojumapmaiņas lietotnes.
Attālinātais darbs ir arvien izplatītāka parādība uzņēmumos, kas izmanto zinošus darbiniekus, kuri var strādāt no jebkuras vietas, bieži vien izmantojot tikai klēpjdatoru un piemērotu Wi-Fi savienojumu.
Saskaņā ar BBC minētā oficiālā statistika, 2016. gadā vairāk nekā četri miljoni britu strādāja no mājām. Attālinātais darbs ietaupa naudu cilvēkiem, kuriem tad nav jābrauc uz darbu vai jāīrē dzīvoklis attiecīgajā pilsētā.
Vai meklējat vairāk ekspertu padomu par projektu vadību? Pārbaudiet mūsu Bezmaksas sprinta plānošanas kontrolsaraksts tagad!
Kā ir ar tā sauktajiem "digitālajiem nomadiem"? Saskaņā ar Digitālā nomada aptauja, 52% aptaujāto uzskata sevi par "neatkarīgiem no atrašanās vietas", bet pārējie 40% vēlētos tādi būt. Digitālajiem nomadiem patīk strādāt mājās (67%), kafejnīcās (36%) un kopstrādes telpās (33%), gadā apmeklējot pat līdz 5-10 valstīm (30% respondentu).
Vispārējā tendence elastīga darba, tostarp virtuālo komandu, jomā ir atzīta Pasaules Ekonomikas foruma ziņojumāDarbavietu nākotne'. Autori norāda uz nepieciešamību "no jauna noteikt robežu starp darbu un privāto dzīvi". Tā kā attālinātais darbs var palīdzēt darba devējiem vieglāk atrast un pieņemt darbā talantīgus darbiniekus, bet darbiniekiem - dzīvot neatkarīgāku dzīvi, ir viena problēma, kas ir jārisina:
"Gan darba devējiem, gan privātpersonām, gan valdībām būs jārod veidi un līdzekļi, kā nodrošināt, lai mainīgais darba raksturs būtu izdevīgs ikvienam."
Interneta pieejamības palielināšanās, mākoņrisinājumi, piemēram, Citrix vai Amazon WorkSpaces alternatīvas kopīgam darbam, kopstrādes telpu izveide vēl vairāk atviegloja darbu virtuālās komandās. Ar pareizu taktiku un rīku vadību šīs komandas vairs nav tik sarežģītas.
Lasiet tālāk, lai uzzinātu, kā rīkoties ar virtuālajām komandām, vadot projektu.
Virtuālās komandas pārvaldības uzsākšana
Ir patiešām sarežģīti izveidot komandu no cilvēkiem, kas nekad nav tikušies.
Paradoksāli, bet tiek teikts, ka jums vajadzētu, ja iespējams, sapulcināt komandu. fiziski agri. Tikšanās klātienē var palīdzēt projekta komandas vadība, iepazīt vienam otru, veidot uzticēšanos un attiecības.
Ja tas nav iespējams, neuztraucieties. Dariet visu iespējamo, lai palīdzētu saviem attālinātajiem darbiniekiem attīstīt komandas garu virtuāli, piemēram, izveidojot tērzēšanas grupas, kas paredzētas "ūdensdzirnavu brīžu" pārraidei. Tajās jūsu darbinieki var risināt savas ikdienišķās sarunas, apmainoties domām, kas ne vienmēr ir saistītas ar viņu vadītajiem projektiem.
Tā kā mēs ikdienā saziņai pārsvarā izmantojam Slack, esam izveidojuši #internal kanālu, kurā notiek gadījuma sarunas. Papildus tam mēs mudinām savus darbiniekus izveidot savus kanālus, pievērsties jautājumiem, kas viņus interesē, un pēc tam uzaicināt citus līdzīgi domājošus kolēģus. Cilvēki var iepazīt cits citu arī caur jautrām aktivitātēm. Ir spēles, kas īpaši izstrādātas attālinātām komandām.. Tie ir lieliski noderīgi, lai projekta sākumā lauztu ledus.
Strādājot ar attālinātām komandām, ir ļoti svarīgi veicināt darbinieku sadraudzību, lai viņi labprātāk strādātu kopā, dalītos ar savām zināšanām un palīdzētu cits citam attīstīt projektu.
Projekta iestatīšana
Veiksmīga projekta uzsākšana ir atkarīga no divām lietām:
- Apkopot pēc iespējas vairāk informācijas par projektu, lai pilnībā izprastu tā sarežģītību, klienta vēlmes un biznesa mērķus.
- Nododiet šīs atziņas savai komandai un pārliecinieties, ka visi saprot, kas no viņiem tiek prasīts.
Jo labāk spēsiet to izdarīt, jo vieglāk jūsu komandai būs nodrošināt gaidītos rezultātus.
Viena no galvenajām atšķirībām, uzsākot projektu ar virtuālo komandu, salīdzinājumā ar uzņēmuma komandas vadību, ir tā, ka jums ir jāpievērš lielāka uzmanība, lai izvairītos no mikrolīmenedžmenta.
Sāciet ar vienkāršu mērķu un projekta uzdevumu noteikšanu. Izskaidrojiet tos visiem procesā iesaistītajiem, lai vēlāk izvairītos no neskaidrībām un individuāliem jautājumiem. Uzdevumu piešķiršanai izmantojiet koplietošanas dēļus, piemēram, Jira vai Trello, lai visi darbinieki redzētu, kurš par ko ir atbildīgs.
Piešķirot uzdevumus, ņemiet vērā darbinieku pieejamību. Strādājot ar virtuālām komandām, ir jāpatur prātā:
- dažādi laika joslas un to, kā tie var ietekmēt saziņu.
- valsts svētku dienas un personīgās brīvdienas
- stundu pieejamība - īpaši svarīgi, ja strādājat ar nepilnas slodzes darbiniekiem un ārštata darbiniekiem.
Ja tas viss būs vienkopus, koplietošanas grafiks palīdzēs jums uzturēt pareizu projekta plūsmu. Jūs varēsiet arī izvairīties no kavējumiem, ko izraisa dažu komandas locekļu prombūtne, kuri nav iekļauti darba plūsmā.
Domājot par virtuālo projektu vadību, padomājiet par saziņas procesu.
Strādājot ar attālinātām komandām, ir ļoti svarīgi jau no paša sākuma izveidot skaidru saziņas procesu.
Tā kā lielākā daļa saziņas notiks, izmantojot e-pasta vēstules un ziņapmaiņas lietotnes, Wade Foster no Zapier norāda, ka, pieņemot darbā attālinātos darbiniekus, ieteicams. nolīgt labus rakstniekus. Labas darbinieku rakstiskās saziņas prasmes ļaus izvairīties no pārpratumiem.
Vadot projektu, atrodiet veidu, kā kopā ar komandu izveidot kopīgu sanāksmju grafiku. Ikdienas zvani, kuros piedalās visi projektā iesaistītie, var palīdzēt izprast pašreizējo stāvokli: kas ir paveikts, kas ir jānokārto un kā to izdarīt.
Tas arī atvieglos darba plūsmas uzraudzību.
Citiem zvaniem, piemēram, projekta plānošanas sanāksmēm vai pārskata sesijām, klientu zvaniem u. c., centieties visu plānot iepriekš un rezervēt sanāksmes darbinieku kalendāros. Izmantojot virtuālā tālruņa sistēma palīdzēs paaugstināt produktivitāti, samazināt saziņas kļūdu skaitu un nokavēto zvanu skaitu. Darbinieki var veikt un saņemt mājas tālruņa zvani no jebkuras vietas un jebkurā laikā, uzlabojot darbinieku apmierinātību un padarot attālināto darbu produktīvāku. Paturiet prātā laika atšķirības un iepriekš brīdiniet savus komandas biedrus.
Viens no lielākajiem izaicinājumiem saistībā ar saziņu ar virtuālo komandu ir ad hoc zvanu iestatīšana. Dažreiz, kad rodas kaut kas steidzams, jūs, iespējams, vēlaties pēc iespējas ātrāk piezvanīt, bet, izmantojot asinhrono saziņu, tas var nebūt iespējams. Viens no veidiem, kā to atrisināt, varētu būt noteikt laiku dienas laikā, kad visi jūsu komandas locekļi (vai vismaz lielākā daļa no viņiem) ir pieejami, un veikt šos zvanus šajās stundās.
Izlemiet par vienu ziņapmaiņas lietotni, kuru izmantos visi komandas locekļi. Slack, Hipchat, Google Hangouts vai Skype - izvēlieties jebkuru. Vienkārši izvēlieties vienu un pārliecinieties, ka visi darbinieki to izmanto, lai sazinātos savā starpā projekta laikā.
Pārbaudiet labākos projektu pārvaldības rīkus attālinātām komandām
Lai vadītu komandu no attāluma, ir nepieciešams pareizs rīku komplekts. Tā kā jūs nevarat vienkārši fiziski sanākt kopā vienā telpā un apspriest projektu, jums ir nepieciešami tiešsaistes rīki, kas ļauj sadarboties, lai plānotu uzdevumus, plānotu uzdevumus un sazinātos.
Ļaujiet man jūs ātri iepazīstināt ar mūsu izmantotajiem rīkiem, kas mums palīdz pārvaldīt vairāk nekā 50 darbinieku, tostarp attālinātus darbiniekus, kuri atrodas dažādās vietās un laika zonās.
1. JIRA
Lai plānotu un piešķirtu uzdevumus saviem darbiniekiem, mēs izmantojam Jira. Šis vienīgais rīks ļauj mums viegli plānot, izsekot un pārvaldīt visus mūsu projektus.
Pārvaldot virtuālās komandas, vēlaties, lai ikviens varētu redzēt uzdevumu statusu darba plūsmā, norīkoto personu un atbildīgo par ziņošanu. Jira programmā varat konfigurēt savu darbplūsmu, kas padara uzdevumu pārvaldīšanu komandās vēl vienkāršāku. Tādējādi ikviens precīzi zina, kas notiek.
2. Konfluence
Komandas sadarbība, piemēram, darbs ar koplietojamiem dokumentiem, tostarp sanāksmju piezīmēm, projektu plāniem, produktu prasībām, zināšanu bāzēm un dokumentāciju - šiem mērķiem mēs izmantojam Confluence.
Tās integrācija ar Jira ļauj mums ļoti viegli pārvaldīt ar projektu saistītos resursus. Iespēja izveidot koplietojamus dokumentus, kas saistīti ar uzticētajiem uzdevumiem, palīdz mūsu darbiniekiem labāk izprast projektu.
3. Teamdeck
Visbeidzot, bet ne mazāk svarīgi, mēs izmantojam mūsu resursu plānošanas programmatūra resursu plānošanai, laika uzskaitei un atvaļinājumu pārvaldībai. Izmantojot to, mēs varam pārbaudīt darbinieku pieejamību, rezervēt viņus darbam projektos un izsekot, cik daudz laika viņi tajos ir pavadījuši.
Teamdeck atvieglo darbu arī ar virtuālām komandām, nepilnas slodzes darbiniekiem un ārštata darbiniekiem. Plānošanas kalendārs nodrošina projektu vadītājiem ātru piekļuvi darbinieku rezervācijām, atvaļinājumiem, stundu pieejamībai un citiem datiem. Tas, savukārt, palielina komandas pārskatāmību, kas galu galā noved pie efektīvāka darba. resursu piešķiršana projektu vadībā.
4. Bitbucket
Bitbucket ir Atlassian versiju kontroles sistēma. Mūsu programmētāji to izmanto, lai kopīgi strādātu pie projekta no jebkuras vietas un laika zonas. Tā ļauj kopīgi strādāt pie koda kvalitātes, izmantojot savstarpējas koda pārbaudes.
5. Slack
Ikdienas saziņai mēs izmantojam Slack. Šeit mēs varam veikt individuālas sarunas, grupu tērzēšanu un atklātus vai privātus kanālus visdažādākajām diskusijām. Turklāt lielais papildinājumu un robotu skaits padara to vēl vairāk pielāgotu mūsu komandu vajadzībām.
Piemēram, tā kā mēs izmantojam Culture Amp 360 grādu aptaujām, mēs pievienojām viņu robotu savam Slack. Rezultātā mūsu darbinieki par gaidāmajām aptaujām uzzina, izmantojot tērzēšanu.
Secinājums
Virtuālās komandas vadīšana ir atkarīga no komunikācijas prasmēm, taktikas un rīkiem (piem. darbinieku vadības sistēma), ko jūs izmantojat.
Tā kā jūs lielākoties nevarat tikties klātienē, lai apspriestu projektu, tā mērķus un problēmas, veids, kā jūs to darāt tiešsaistē, izšķirs vai izjauks projektu.
Tiešsaistes rīku izmantošana kopīgam darbam un to saskaņošana ar pareizajiem procesiem un pārredzamību palīdzēs jums sasniegt mērķus un īstenot projektu, kā paredzēts. Atrodiet sev piemērotākos, iesaistiet savu komandu un kopā ar cilvēkiem, kas izkaisīti pa visu pasauli, radiet lieliskas lietas.
Vai jums ir pieredze darbā ar virtuālām komandām? Dalieties ar mums komentāros.
Vai meklējat labākos rīkus virtuālo komandu pārvaldībai?
Pārbaudiet projektu resursu pārvaldības programmatūru, kas izstrādāta attālinātu komandu atbalstam, izvēlējās Stormind Games, Hill-Knowlton, NTT Data.
