Resursu piešķiršana palīdz izvēlēties labākos pieejamos resursus vairākiem projektiem un pārvaldīt tos visā darba gaitā, lai izvairītos no darbinieku nepietiekamas vai pārmērīgas izmantošanas. Diemžēl ne visi projektu vadītāji to izmanto savā labā.
Ko jūs saņemsiet, pateicoties šim rakstam:
Saskaņā ar PMI aptaujas ("Pulse of the Profession") datiem tikai 26% uzņēmumu vienmēr izmanto resursu pārvaldību, lai novērtētu un sadalītu resursus, bet 36% uzņēmumu to dara bieži. Tajā pašā laikā mazāk nekā 60% projektu atbilst sākotnējam budžetam, un tikai 50% projektu tiek pabeigti laikā, teikts tajā pašā pētījumā.
Daudzi projektu vadītāji, kuri vēlas iepazīstināt ar to, kas ir projektu vadība, izmanto Projektu vadības institūta (PMI) definīciju. Saskaņā ar pēdējo no tām projektu vadība nozīmē izmantot visu, kas nepieciešams, lai sniegtu cilvēkiem kaut ko noderīgu - kā viņi saka, lai "sniegtu cilvēkiem vērtību".
Precīzāk, APM uzskata, ka projektu vadība ir saistīta ar noteiktu kompetenču, spēju, talantu, zināšanu, rīku, mašīnu, instrumentu, programmatūras, metožu, paņēmienu un procesu izmantošanu, lai "sniegtu vērtību cilvēkiem".
Frāze "vērtība cilvēkiem" rosina domāt, ka projektu vadības rezultāts varētu būt viss. Māja, lietotne, parks vai pat kāda sociāla kustība, tostarp krusta karš, LGPT vai reliģija. Jebkas, kas ir noderīgs kādam indivīdu skaitlim.
Iepriekš minētie komentāri ir iemesls, kādēļ mēs - uzņēmumos iesaistītie cilvēki - izmantojam Projektu vadības asociācijas (APM) ierosināto definīciju. Ierosinātajā projektu vadības izpratnē ir ietverti kritēriji, kas palīdz nošķirt tikai vadību no projektu vadības. Aplūkosim tos:
Projektu vadība ir procesu, metožu, prasmju, zināšanu un pieredzes pielietošana, lai sasniegtu konkrētus projekta mērķus saskaņā ar projekta pieņemšanas kritērijiem, ievērojot saskaņotos parametrus. Projekta vadībai ir galīgie rezultāti, kas ir ierobežoti ar noteiktu laika grafiku un budžetu.
Ja salīdzinām gan APM, gan PMI definīcijas, redzam zināmu tuvību. Abas attiecas uz lietu vadīšanu un zināšanu, pieredzes, metožu utt. izmantošanu, lai lietas tiktu paveiktas. Taču tikai pēdējais projektu vadības raksturojums ir - gribētos teikt - lietišķs.
Laiks, budžets un "projekta pieņemšanas kritēriji" ir, teiksim, reālā projekta vadības aspekti (un, protams, resursu vadības vai resursu piešķiršanas procesi). Mēs zinām tikai to, ka biznesa attiecību pasaulē jebkuram projektam ir savs mērķis. Un jebkurš ir jāīsteno noteiktā laikā, noteiktā budžetā, un tam ir jāsaņem pasūtītāja - klienta vai jūsu uzņēmuma direktora - apstiprinājums.
Un šeit ir galvenā atšķirība starp vadību un projektu vadību. Tikai pārvaldība ir nepārtraukts, nepārtraukts process. Projektu vadībai ir galīgais rezultāts, kas tiek nodrošināts noteiktā laikā un budžetā.
Šī atšķirība nozīmē, ka projektu vadība nav tikai process, bet gan strukturēts process. To sauc par projektu vadības dzīves ciklu, un parasti tas sastāv no 5 posmiem.
Tāpat kā uzņēmums Ganntic - mūsu konkurents resursu sadales sistēmu tirgū - resursu sadales un resursu plānošana (alternatīvs termins resursu pārvaldībai) ir projekta vadības dzīves cikla procesa aspekti. Tie ir atbildīgi par plānošanu, resursu (darbinieku) organizēšanu un to produktivitātes mērīšanu (jā, tas ir iepriekš minētais projekta vadības procesa 4. posms).
Tagad mēs zinām, kur atrast resursu pārvaldību projekta vadības dzīves cikla kontekstā. Ir pienācis laiks izprast resursu pārvaldību. Kāpēc? Tāpēc, ka resursu piešķiršana ir daļa no resursu pārvaldības, un resursu pārvaldība - kā jau jūs zināt - ir daļa no projektu pārvaldības procesiem.
Pateicoties APM zināšanu kopumam, mēs zinām, ka resursi tiek izprasti ļoti plaši. Nauda, instrumenti, iekārtas, tehnika, tehnoloģijas un - vissvarīgākais - cilvēki un viņu prasmes. Resursi nozīmē visu, kas tiek pieprasīts uzdevuma un projekta pabeigšanai.
Kāda ir saikne starp resursu piešķiršanu un resursu pārvaldību (resursu plānošanu)? Aplūkosim APM sniegto definīciju. Saskaņā ar to resursu pārvaldība ir:
(...) projektam nepieciešamo resursu (...) iegūšana, piešķiršana un pārvaldība. Resursu pārvaldība nodrošina, ka iekšējie un ārējie resursi tiek izmantoti efektīvi, savlaicīgi un atbilstoši budžetam.
Kā redzam, identiski projekta vadības definīcijai, laiks un budžets ir tie aspekti, kas šajā procesā ir ļoti svarīgi. Nevajadzētu izslēgt arī "pieņemšanas kritērijus".
Tomēr ar resursu pārvaldību saprot resursu plānošanas, atlases, grafiku sastādīšanas un piešķiršanas procesu, lai izpildītu pieņemšanas kritērijus un pabeigtu projektu.
Resursu pārvaldībā un resursu piešķiršanā kā elements ir pieejamo un pietiekamo resursu identificēšana un to saskaņošana ar atbilstošiem uzdevumiem īstajā laikā. Un resursu vai projekta vadītāja funkcija ir identificēt darbiniekus ar atbilstošām prasmēm un pieredzi (tā sauktos resursus), lai veiktu darbu (tā ir plānošanas daļa), un izlemt, kad konkrētie resursi būs nepieciešami (izmantojot resursu sadali vai resursu plānošanu).
Šis raksts varētu likt dažiem mazāk pieredzējušiem domāt, ka to nevajadzētu būt grūti izdarīt. Tāpēc šīs nodaļas beigās mēs izmantosim gada pārskatu, kas nāk no Velingtonas uzņēmuma.
Pirms mēs runāsim par resursu piešķiršanas nozīmi projektu vadībā, sāksim ar izpratni par vienu no svarīgākajiem terminiem šajā rakstā - resursi. Pateicoties šai ievaddaļai, jūs labāk izjutīsiet atšķirības starp dažām resursu piešķiršanas definīcijām, kas minētas turpmākajā rindkopā.
Kā jūs varat iedomāties, resursi var būt ļoti dažādi - no materiāliem līdz nemateriāliem. Un ne savādāk ir arī resursu piešķiršanas kontekstā, bet izpratne par to, ko nozīmē "resurss", ir atkarīga no nozares, kurā tas tiek izmantots.
Šajā nodaļā redzēsiet daudzus zīmolus, tostarp mūsu biznesa konkurentus. Salīdzinām dažas definīcijas un nozīmes, ko piedāvā Brittanica Dictionary, kā arī labi atpazīstamus konkurentus - Wrike, Resource Guru vai uzņēmumu TeamGantt. Nozīmes no vispārīgākas līdz precīzākai un ar projektu vadību saistītām darbībām.
Cambridge Dictionary informē, ka resursu piešķiršana ir
naudas, prasmju utt. sadalīšanas process starp organizācijas struktūrvienībām.
Stingrāks citā ļoti atpazīstamā Brittanica vārdnīcā, kas liecina par mūsu termina ekonomisko izcelsmi. Resursu sadale tiek saprasta kā:
ražošanas aktīvu sadalījums starp dažādiem izmantošanas veidiem. (Brittanica Dictionary)
Bet - kā daļa, teiksim, no projektu vadības nozares - mēs koncentrēsimies uz nozīmi, kas saistīta ar šo nozari. Tātad Float - mūsu konkurents un labi zināms resursu piešķiršanas projektu vadības programmatūras nodrošinātājs - vienā no saviem bloga rakstiem informē, ka rResursu piešķiršana ir process, kurā tiek iecelti un izmantoti resursi, lai palīdzētu īstenot komandas uzdevumus, projektus un stratēģiskos mērķus.
Taču, turpinot lasīšanu un kļūstot precīzākam, Float uzsver divus resursu piešķiršanas aspektus. Pirmais ir saskaņošana. Sadale nozīmē darbinieku vai komandas locekļu kompetenču un pieredzes saskaņošanu ar pareizajiem projektiem vai uzdevumiem. Un (atbilstoša) atbilstība ir viens no diviem galvenajiem elementiem tās izpratnē par resursu sadali.
Otrkārt, pārliecinieties, ka katrs komandas loceklis un katrs darbinieks, kas piedalās projektā, spēj izpildīt katru uzdevumu un jebkuru gatavoto uzdevumu.
No Saviom perspektīvas - vēl viena programmatūra, kuras mērķis ir palīdzēt projektu vadītājiem resursu pārvaldības procesos:
Resursu piešķiršana, kas pazīstama arī kā resursu plānošana, ļauj noteikt un piešķirt resursus dažādām darbībām konkrētam periodam.
Šīs aktivitātes - kā jau citviet rakstīts - var būt saistītas vai nebūt saistītas ar projektu. Administrēšana, atbalsts, ekspluatācija utt. Šeit Saviom vērš uzmanību uz atpazīstamību kā pirmo svarīgo elementu resursu piešķiršanas procesā. Otrais - tāpat kā daudzi citi - piešķiršana. Trešais elements ir "konkrēts periods".
Vietnē projectmanager.com mēs esam informēti, ka termins resursu piešķiršana nozīmē to pašu, ko resursu pārvaldība un resursu plānošana (vairāk par to nākamajā rindkopā). Un patiesībā, no viņu viedokļa raugoties, resursu piešķiršana ir tikai resursu plānošana, kurā ņemti vērā pieejamie resursi, kas nepieciešami uzdevuma vai projekta pabeigšanai ar gaidāmajiem rezultātiem.
Noslēdzot šo nodaļu, mēs vienkārši sakām:
Resursu sadalījums vienkārši nozīmē resursu (galvenokārt cilvēku, viņu prasmju, tostarp pieejamības, pašreizējās vai iepriekšējās veiktspējas un laika vadības prasmju) piešķiršanu dažādiem projekta uzdevumiem, lai pēc iespējas efektīvāk un ekonomiskāk sasniegtu jūsu termiņus.
Resursu sadalījums de facto ietver resursu pieejamību, esošās un paredzamās prasmes (piedaloties procesos, kas nodrošinās pieejamo resursu izmantošanu, vai nu atsevišķi, vai sadarbībā ar personālvadību vai ārējo uzņēmumu), pieredzi (gan projektu vadītāju, gan darbinieku), aplēses, atkarības, prioritātes un izmaiņu pieprasījumus, kas parādās visā produkta izstrādes vai projekta vadības gaitā.
No šī viedokļa var teikt, ka pēdējā no minētajām nozīmēm liecina, ka resursu piešķiršana ir daudzu izvēļu rezultāts. Pirms pēdējā lēmuma par pareizo resursu izvēli tiek pieņemti mikrolēmumi, kas ietekmē komandas darbību un nosaka projekta panākumus.
Šī daļa varētu būt arī iepriekš minētā daļa, taču tās svarīguma dēļ esam nolēmuši par šo tēmu runāt atsevišķā rindkopā. Kāpēc?
"Resursu piešķiršana" kā sinonīms "resursu plānošanai" (t.i., Saviom) un pat "resursu pārvaldībai" (t.i., Project Manager) nav gluži jauns jēdziens. Taču projektu vadītāja vidē un augstskolas pārstāvniecībā nav piekrišanas pielīdzināt vienu terminu otram vai trešajam. Dažiem no viņiem resursu piešķiršana ir resursu pārvaldības process.
Vikipēdijā mēs redzējām šādu informāciju, kas nav gluži tuvu PMI ieteikumiem:
Projektu vadībā resursu piešķiršana jeb resursu pārvaldība ir darbību un tām nepieciešamo resursu plānošana, ņemot vērā gan resursu pieejamību, gan projekta laiku.
No Projektu vadības institūta viedokļa tas nav gluži tā. Daži no iepriekš minētajiem aspektiem ir patiesi: resursu pieejamība un projekta laiks. Bet kā ir ar budžetu? Lielākoties budžets nosaka laiku, kad kaut ko var paveikt. Jo, ja jums ir budžets, jūs varat lemt par resursu - projektā iesaistīto cilvēku un jebkuru citu resursu (rīku, aprīkojuma utt.) - pieejamību.
Resursu piešķiršanā tiek ņemta vērā arī resursu pieejamība, jauda un izmantošana uzņēmumā, taču to nevajadzētu jaukt ar resursu plānošanu.
No visual-planning.com perspektīvas:
Resursu plānošana attiecas uz darbību un metodoloģiju kopumu, ko organizācijas izmanto, lai efektīvi piešķirtu tām pieejamos resursus darbiem, uzdevumiem vai projektiem, kas tiem ir jāpabeidz, un plānotu katra uzdevuma vai projekta sākuma un beigu datumus, pamatojoties uz resursu pieejamību.
Pludiņš iesaka resursu plānošana ir process, ko komandas izmanto, lai organizētu un strukturētu savus darbiniekus tā, lai viņiem veicamie uzdevumi tiktu plānoti, pamatojoties uz pieejamību un spējām.
Bet Resursu guru uzsver, ka ir svarīgi atpazīt vai noteikt precīzu mirkšķi, kad jāpiešķir resursi. Resursu plānošanu viņi saprot kā process, kurā precīzi nosaka, kādi resursi ir nepieciešami. un pēc tam plānot, kad tie ir nepieciešami. No šīs perspektīvas raugoties, pareizi sadalīti resursi ir rezultāts ļoti labai darbinieku ar atbilstošām prasmēm (vai tikai atbilstošām prasmēm pieejamo darbinieku vidū) noteikšanai, kas nodrošina, ka projekts tiks izpildīts atbilstoši gaidītajām prasībām. Protams, tas paredz, ka projekts vai resursu pārvaldnieks kas var perfekti vai vismaz ļoti labi novērtēt darbinieku potenciālu un viņu lietderīgo lomu konkrētā projektā.
Tomēr, paturot prātā iepriekš minētos apsvērumus un apsvērumus par resursu piešķiršanu projektu vadībā, ir grūti pretoties sajūtai, ka izpratne par resursu piešķiršanas lomu ir daudzkārt parādījusies kā daļa no projektu vadības. projekta resursu pārvaldība vai pat resursu plānošanas procesu. Taču arī apstrāde kā sinonīms ir leģitīma.
Resursu pārvaldība ir saistīta ar vairākām problēmām, kas jums ir jāapzinās, lai pareizi piešķirtu resursus un pārvaldītu tos visā projekta gaitā.
1. Klienta izmaiņas
Iespējams, kā projekta vadītājs jau esat pieredzējis, kā izmaiņas projekta apjomā, termiņā vai budžetā var ietekmēt projekta īstenošanu. Ar resursu piešķiršanu patiesībā ir tas pats - atjaunināts resursu kalendārs palīdzēs jums vienmērīgi pielāgot resursus, tiklīdz parādīsies izmaiņas.
2. Resursu pieejamība
Jauna projekta uzsākšanaideālā gadījumā varat izmantot visus nepieciešamos resursus, kas ir pieejami jūsu uzņēmumā. Bet ko darīt, ja jūsu aģentūra ir vairāku projektu vadīšana. un jums ir jāvienojas par tiem pašiem resursiem ar citiem premjerministriem? Vai ko darīt, ja kāds komandas loceklis ir slimības atvaļinājumā? Pieejamība mainās, un jums tā ir pastāvīgi jāuzrauga, lai pamanītu draudus projekta īstenošanai.
3. Projekta atkarības
Piešķirot resursus, ir jāiekļauj projekta atkarības, kas ir attiecību veids starp uzdevumiem vai darbībām projektā. Piemēram, IT projektos ir uzdevumi, kurus var veikt tikai pēc tam, kad ir pabeigti daži citi uzdevumi, tāpēc nav jēgas jau projekta sākumā aizņemt resursus.
4. Projekta nenoteiktība
Pat tad, ja, uzsākot projektu, esat atzīmējis visus punktus un vienojies par to, kā laika grafiks, budžetu un darbības jomu, vienmēr ir lietas, ko nevar paredzēt. Resursu pārvaldība prasa, lai jūs spētu reaģēt uz projektuct neskaidrības, piemēram, pārvietojot resursus no citiem projektiem vai pārdalot tos.
5. Prioritātes visā uzņēmumā
Ja jūsu uzņēmumā vienlaicīgi tiek īstenoti vairāki projekti, jums un jūsu kolēģiem var nākties dalīties ierobežotos resursos, bieži vien līdzīgā laika posmā. Taču, pat ja jums izdodas vienoties par abiem nepieciešamajiem resursiem, var mainīties prioritātes attiecībā uz kādu no projektiem.
Apskatīsim, kā efektīvi izmantot jūsu rīcībā esošos resursus.
1. Iepazīstiet projektu un komandu
Tikai zinot sava uzņēmuma darbības jomu un pieejamos resursus, jūs varat pareizi norīkot komandas locekļus projektam.
Sāciet, izveidojot projekta augsta līmeņa plāns, kas ietver prasības un sasniedzamos rezultātus. Pēc tam, kad precīzi zināt, kas jums būs nepieciešams projekta īstenošanai, varat izmantot prasmju matricu, lai noskaidrotu, kurus uzņēmuma darbiniekus iesaistīt.
Ja esat Teamdeck lietotājs, varat vienkārši filtrēt savus darbiniekus pēc viņu prasmēm, lai ātri atrastu attiecīgos darbiniekus un viņu esošās rezervācijas:
Atlasot cilvēkus, kurus vēlaties rezervēt savam projektam, pārbaudiet viņu pieejamību, lai pārliecinātos, vai viņi patiešām ir brīvi pievienoties jūsu projektam. Ļoti palīdz vienkāršā pieejamības josla:
Šajā brīdī galvenais noteikums ir neaizrauties un nepiešķirt projektam pārāk daudz resursu. Patiesībā resursu pārtēriņš tiek uzskatīts par kļūdu, ko projektu vadītāji pieļauj, lai pasargātu sevi no neskaidrībām. Taču, savukārt, tas projekta aplēses un ilgtermiņa plānus padara neprecīzus, ietekmējot uzņēmuma peļņu.
Piešķirot resursus, vienmēr domājiet par kopainu. Pārbaudiet citu PM jau veiktās rezervācijas, lai pamanītu resursus, kas jums abiem varētu būt nepieciešami, ja jums būtu jāpielāgo savs grafiks.
Palīdz arī zināt, kad jūsu komandas locekļiem ir brīvdienas. Redzat dzeltenos ierakstus zemāk? Jums tie ir jāiekļauj savā tāmē, jo tieši tad šie darbinieki nebūs pieejami. Tāpat varat pamanīt valsts svētku dienas, kas notiek jūsu projekta laikā.
2. Agrīna risku atklāšana
Mēs par to esam runājuši nedaudz resursu pārvaldības problēmas sadaļa. Kā projekta vadītājs jūs labi apzināties tādus riskus kā klientu atsauksmes, kavējumi, personiskas ārkārtas situācijas, konkurējoši projekti utt. Tie traucē arī resursu sadalījumu.
Ja rodas kāda no iepriekš minētajām problēmām, jums ir jāpielāgo rezervācijas. Augsta līmeņa pārskats par jūsu organizācijas resursiem palīdzēs jums ātrāk atrast citus resursus, pārdalīt resursus, pagarināt vai samazināt esošos rezervējumus vai pat dzēst dažus, ja nepieciešams.
3. Sekojiet līdzi projektam
Atceraties, ka resursu piešķiršana ir saistīta ar jūsu komandas lietderības efektivitātes uzlabošanu? Tagad ir īstais laiks pārbaudīt, kā jūsu komandai veicas. To var izdarīt, izmantojot resursu izmantošanas mērīšana.
Sāciet ar laika un darba slodzes uzskaiti. Izmantojot Teamdeck, varat viegli pamanīt darbiniekus, kuriem ir pārāk daudz vai pārāk maz darba (kas arī var būt problēma). Atceraties pieejamības joslu? Virsstundas ir atzīmētas ar sarkanu krāsu, savukārt neizmantotais laiks ir balts.
Resursu izmantošanas mērīšanai var izmantot arī vienkāršu formulu:
Resursu izmantošana = aizņemtības laiks / pieejamais laiks
Šādā veidā varat ātri noskaidrot, vai jūsu komanda ir pilnībā noslogota vai nē.
Projekta laikā ir arī ieteicams laiku pa laikam salīdzināt aplēses ar faktiskajiem datiem un, ja nepieciešams, pārdalīt resursus. Iespējams, ka dažu izmaiņu dēļ jums ir nepieciešams koriģēt rezervējumus, lai izvairītos no nepietiekamas vai pārmērīgas resursu izmantošanas un izpildītu projekta prasības.
Regulāru pārbaužu organizēšana kopā ar komandu palīdzēs jums pamanīt arī šos draudus.
Kā projektu vadītājs jūs varat būt atbildīgs arī par. projekta budžeta izsekošana.. To var izdarīt, pamatojoties uz jūsu komandas darba laika uzskaites lapām, reizinot projektā pavadīto stundu skaitu ar likmi, ko pieprasāt no klienta par stundu. Arī šajā gadījumā, salīdzinot aplēses ar faktiskajiem datiem, jūs varat redzēt, vai iekļaujaties budžetā, vai nē.
4. Projekta analīze
Izmantojot iepriekšējos projektos iegūtos datus, iegūsiet milzīgas priekšrocības. Pamatojoties uz šiem datiem, jūs varēsiet labāk plānot un vadīt nākamos projektus. Ja jums ir resursu pārvaldības programmatūra ar pielāgotiem pārskatiem ļoti palīdz, jo pēc tam varat organizēt šos datus, lai aprēķinātu dažādus rādītājus, piemēram. darbinieku algu saraksts vai pārdošanas KPI.
Kā redzat, ievērojot pareizos procesus un izmantojot pilnvērtīgu resursu pārvaldības rīku, resursu piešķiršanu var padarīt vienkāršāku un gūt no tās daudz priekšrocību:
Efektīva resursu plānošana ir svarīgs mērķis visu lielumu uzņēmumiem neatkarīgi no tā, vai tie darbojas tiešsaistē vai tradicionālajās nozarēs. Ņemot vērā to, ka ir ļoti dažādi uzņēmumi, kuriem nepieciešama resursu plānošana, ir grūti sniegt universālu ieteikumu...
Uzņēmumi parasti iegulda daudz pūļu resursu sadalē. Jūs vēlaties, lai visi būtu aizņemti, vienlaikus nodrošinot, ka viņu uzdevumi uzņēmumam ir vērtīgi (kas bieži vien nozīmē, ka par tiem var saņemt rēķinus). Tas kļūst patiešām sarežģīti, jo jūsu komanda...
Komandas visā pasaulē saskaras ar līdzīgiem izaicinājumiem, plānojot komandas grafiku. Projekta plāna izveide ir sarežģīta pati par sevi, bet tā atjaunināšana un reaģēšana uz izmaiņām ir vēl...