Saistība starp projektu vadību un laika uzskaiti (vai projekta laika vadība) dažiem cilvēkiem nav nepieciešams nekāds skaidrojums. Ikreiz, kad viņi domā par "projektu", viņi redz "laiku" vai "laika uzskaiti". Šis raksts ir citāds.
No jautājuma "Kāpēc man to darīt?" līdz jautājumam "Labi, kā man sākt?" Šis laika uzskaites ceļvedis parādīs jums šī procesa priekšrocības un pareizo veidu, kā to darīt. Pēdējā daļa ir īpaši svarīga, jo nepareizi īstenota laika uzskaite var novest jūsu darbiniekus pie pārslodzes un patiesībā pat ne mazliet paaugstināt darba ražīgumu.
Ko jūs saņemsiet ar šo rakstu:
- Kā izsekot projekta progresam un projekta resursiem
- To uzņēmumu nosaukumi, kas izmanto projektu vadības laika uzskaites rīkus, lai sekotu projektu laika uzskaitei (apakšā)
- Projektu un projektu loma un nozīme darbinieku laika uzskaites programmatūra projekta plānošanas procesā
Kāpēc
Ja tīmekļa un programmatūras izstrādes komandas, neizmantojot laika uzskaiti, katru gadu vidēji zaudē vairāk nekā $18 000 - tas vien ir diezgan pārliecinošs pierādījums. Turklāt visi programmatūras izstrādes procesā iesaistītie cilvēki var gūt labumu no laika uzskaites:
Izpilddirektors un finanses
Laika izsekošana nozīmē, ka viņiem ir lielāka kontrole pār savu komandu efektivitāti, kas savukārt palīdz novērtēt "izdegšanas" rādītājus un attiecīgi pieņemt stratēģiskus lēmumus par uzsāktajiem projektiem.
Izstrādātāji
Daudzi, jautāti par IT darba laika uzskaites pamatojumu, var koncentrēties uz produktivitātes aspektu. Galu galā pulksteņa rādītāji liek vairumam no mums koncentrēties uz veicamajiem uzdevumiem. Tomēr galvenais iemesls laika uzskaitei ir attīstības veicināšana.
Uzdevumu izpildes tempa uzskaite palīdz norādīt, vai kādai no viņu prasmēm ir nepieciešams papildu darbs; līdz ar to ir vieglāk novērst prasmju trūkumus, pirms tie kļūst par reālu problēmu un nopietni ietekmē komandas darba ātrumu. Turklāt laika uzskaite ļauj izstrādātājiem salīdzināt savas aplēses ar faktisko darba laiku. Rezultātā viņi labāk novērtē savu darba slodzi.
Kvalitātes nodrošināšana
Laika izsekošana palīdz noteikt pārbaužu biežumu un padarīt precīzākas nākotnes prognozes.
Klienti
Laika uzskaite un projekta progresa izsekošana pierāda klientam, ka viņš saņem savu naudu. Ja tiek veikta projekta laika uzskaite, klienti paši var redzēt, cik daudz laika ir nepieciešams, lai sasniegtu noteikto mērķi. projekta atskaites punkti- tādējādi viņi precīzi zina, par ko tiek iekasēta maksa.
Projektu vadītāji
Visbeidzot, jūs, Projekts un Resursu pārvaldnieki: izmantojot projektu laika noteicējus, jūs varat sekot līdzi komandas sniegums un atvieglo turpmāko iterāciju novērtēšanu, jo sniedz vēsturiskus datus par to iepriekšējo darbību.
Ne visas darba stundas ir vienādas- vai vismaz tā varētu šķist. Lai gan apmaksājamo stundu vērtība (tās ietver faktiskos uzdevumus, tikšanās un zvanus) ir diezgan pašsaprotama, ir daudz grūtāk uzskaitīt neaprēķināmās stundas, un dažkārt tās var veidot būtisku darba daļu.
Piemēram, vai jums vajadzētu klientam izrakstīt rēķinu par stundām, ko jūsu izstrādātāji pavadījuši, apgūstot projektam nepieciešamo jauno tehnoloģiju?
No vienas puses, tas bija būtiski šim projektam; no otras puses, pastāv iespēja, ka tas ir ieguldījums, kas būs noderīgs nākotnē, tāpēc iekasēt no ikviena 100% par to, ka izstrādātājs apgūst jaunas prasmes, varētu uzskatīt par vienkārši negodīgu.
Vēl viens gadījums ir tad, ja jūsu komandai pirms projekta uzsākšanas ir jāizpēta pilnīgi jauna tehnoloģija. Piemēram, jūsu komandai var nākties izpētīt inovatīvu tehnoloģiju kombināciju, no kuras ir atkarīgs projekta iznākums: nav zināms, vai šī kombinācija darbosies, tāpēc klientam ir jāizlemj, vai viņš ir gatavs īstenot ideju, kas var izrādīties pilnīgs izgāšanās.
Jums vienmēr iepriekš jāapspriež šādi jautājumi ar klientu gan laika grafika, gan izmaksu dēļ. Ja jūsu uzņēmums izmanto laika uzskaiti, tas var uzraudzīt apmaksājamo/neapmaksājamo stundu attiecību un noteikt vidējo pakalpojumu tarifu.
Kā
Nav iespējams izvairīties no tā, ka laika uzskaite pati par sevi prasa laiku un pūles, lai gan ievadītu jaunus lietotājus, gan pārliecinātos, ka viņi patiešām izmanto uzskaites programmatūru. Tomēr, tā kā vairāk nekā 38% potenciālo rēķināmo ieņēmumu tiek zaudēti tāpēc, ka netiek izsekots laiks, kas pavadīts e-pastā un sanāksmēs, un kavējas darba laika uzskaites lapu aizpildīšana, šī spēle noteikti ir tā vērta, lai to paveiktu. Ievērojot šos 6 noteikumus, iepazīstinot IT komandu ar laika uzskaiti, tie ne tikai atvieglos ieviešanu, bet arī veicinās efektīvāku procesu:
1. Izvēlieties labākā darbinieku laika izsekošanas programmatūra
Pārliecinieties, ka jūsu izmantotais laika izsekošanas līdzeklis atbilst jūsu uzņēmuma vajadzībām. Acīmredzamākie faktori, kas jāņem vērā, ir uzņēmuma lielums un jau izmantotie rīki. Ja uzņēmums strauji aug, jums ir nepieciešams rīks, kas var palielināties līdz ar to. Tāpat, ja noteikti rīki jau ir ieviesti, izmantojiet programmatūru, kas var kļūt par neatņemamu sistēmas sastāvdaļu.
Vai arī padomājiet, vai jums būtu lietderīgi izvēlēties darbinieku laika uzskaites programmatūru, ko var izmantot citiem ar darbiniekiem saistītiem mērķiem: resursu plānošanai vai pieejamībai /. atvaļinājumu pārvaldība (Apptension, programmatūras mājā, kurā es strādāju, mēs izstrādājām lietotni, lai rūpētos par visiem šiem jautājumiem.) projekta resursu pārvaldība-Uzdevumi, tostarp laika uzskaite).
Galvenais: pārliecinieties, ka tas tiek pareizi izmantots un nekļūst par vēl vienu "plaukta" priekšmetu. Ja jums ir nepieciešams arguments pret programmatūras izšķērdēšanu, ņemiet vērā šādu informāciju: vairāk nekā 4 no 5 mazajiem un vidējiem uzņēmumiem Apvienotajā Karalistē neizmanto programmatūru, par kuru maksā, un 4 gadu pētījuma laikā kopumā iztērēti vairāk nekā 5,7 miljardi mārciņu.
2. Vienmēr paskaidrojiet, kāpēc
Nevienu dienu vienkārši nesavāciet savus komandas biedrus telpā un nesakiet: "No šī brīža mēs izmantosim šo IT laika uzskaites programmatūru, lai redzētu, kā jums veicas darbs. Noklikšķiniet šeit, tagad noklikšķiniet tur, ideāli, paldies, sanāksme ir beigusies." Tas ir, ja vien nevēlaties katru reizi, kad dodaties uz virtuvi, sastapties ar grupiņu aprunātāju. Cilvēki vēlas, lai pret viņiem izturas godīgi: ja ieviešat kādas izmaiņas, paskaidrojiet to pamatojumu. (Pretējā gadījumā viņi vienkārši izdomās paši, un pastāv iespēja, ka jums viņu versija nepatiks.)
3. Koncentrējieties uz procesu, nevis produktu
Paskaidrojot, kāpēc vēlaties sekot līdzi tam, cik daudz laika jūsu komandas locekļi pavada, veicot noteiktus uzdevumus, koncentrējieties uz pašnovērtējumu un pastāvīgu attīstību, nevis uz skaitļiem. Galu galā tam vajadzētu būt galvenajam iemeslam, kādēļ tiek veikta laika uzskaite: kļūt labākam savā darbā. Ja jūs veicināsiet mācīšanās kultūru, tad efektivitātes uzlabošanās būs kā ievērojams papildu bonuss.
4. Sekojiet līdzi tam, kā cilvēki izmanto savus izsekotājus
Ja esat projektu vadītājs, jums ir jābūt ieskatam savu izstrādātāju izsekošanā. Katru piecu dienas minūšu uzskaite ir neprātīga, bet, ja kāds pastāvīgi atstāj ieslēgtu savu izsekotāju pie viena uzdevuma, bet jau ir pārgājis pie cita, vai arī vienlaicīgi tur vairākus izsekotājus, noteikti vēlaties ar šo cilvēku aprunāties.
5. Atgādiniet cilvēkiem sekot līdzi savam laikam (daudz).
Laika uzskaite ir ieradums, un ieradumus nav viegli izveidot; sākotnēji jums būs pastāvīgi jāatgādina cilvēkiem, lai viņi izmantotu izsekošanas ierīci. Esiet pacietīgi un saprotoši: nevienu ieradumu nevar izveidot vienā dienā. Ja jūsu izstrādātāji iepriekš nav sekojuši līdzi laikam, būs nepieciešamas nedēļas vai mēneši, lai pierastu pie tā . Tomēr ilgtermiņā tas būs tā vērts.
6. Projekta datu izmantošana
Laika izsekošana sniedz jums datus par jūsu komandu sniegumu un dinamiku starp dažādiem tās locekļiem; cerams, ka jūs varēsiet tos izmantot, lai uzlabotu visu komandas locekļu sniegumu. Vēsturisko datu kopumam būtu jāatbild uz vienu vai vairākiem no šādiem jautājumiem:
Prasmju trūkumi. Vai kādam komandas dalībniekam trūkst kādas nepieciešamās prasmes? Vai tas palēnina vai kavē uzdevuma izpildi? Vai varat viņiem nodrošināt laiku un resursus, lai apgūtu šo prasmi?
Komandas efektivitāte. Kā jūsu aplēstais ātrums konkrētai komandai ir salīdzināms ar tās faktisko sniegumu? Ja jūs vienmēr novērtējat lietotāju stāstus, izmantojot t.i. stāstu punktus, vai varat aprēķināt savas komandas ātrumu?
Komandas dinamika. Vai konkrēta locekļu konfigurācija ir piemērota konkrētam projektam? Vai kāds no dalībniekiem kavē komandas darbu, vai arī darba plūsma ir vienmērīga?
Secinājumi
Lūk, jums ir: projektu vadības laika uzskaites ceļvedis, kas palīdzēs jums nokļūt uz pareizā ceļa.
Atcerieties, ka laika uzskaite var veicināt prasmju izaugsmi un palielināt darba efektivitāti., lai minētu tikai dažus no tiem. Lai gan laika uzskaites sākšana var būt grūts process, tas kļūst daudz vieglāks, ja koncentrējaties uz ieviešanas pamatojuma izskaidrošanu un nepārtraukti palīdzat komandas locekļiem pierast pie jaunā rīka.
Uzmanieties no plauktu programmatūras - atcerieties, ka rīks bija jāveido, domājot par tādu uzņēmumu kā jūsu. Iespējams, ir vērts ņemt vērā specializētus izsekotājus, piemēram. aģentūru darba laika uzskaites programmatūra, mārketinga resursu pārvaldības programmatūravai citām nozarēm.
