Ikviens, kurš kādreiz ir vadījis komandu vai uzņēmumu, jums pateiks, ka ir ārkārtīgi grūti pabeigt projektu, ja nav plānots, kam un kad tas ir jāizdara. Tomēr daudzi uzņēmumi paļaujas uz ad-hoc resursu piešķiršana un attieksme "cerēsim, ka tas izdosies".
Ko saņem lasītāji, pateicoties šim rakstam:
- zināšanas: 62% organizāciju vienmēr vai bieži izmanto resursu pārvaldības programmatūru, lai novērtētu un sadalītu resursus.
- nopietni ieteikumi: soļi, kā izvairīties no projekta neveiksmes, un mākoņprogrammatūras loma šajā procesā.
- izklaide: resursu plānotāja ekrāni, kas sajaukti ar gifiem no giphy.com
Projektu vadības institūts apkopo aptaujas rezultātus par resursu pārvaldības programmatūras lomu projektu vadības procesos.
Patiesībā tikai 62% organizāciju Projektu vadības institūta veiktā aptauja atzina, ka vienmēr vai bieži izmanto resursu pārvaldību, lai novērtētu un sadalītu resursus.
Tas ir īpaši satraucoši, jo pašā pētījumā liecina, ka daudzus projektus apdraud nepietiekams resursu sadalījums. Jautāti par galvenajiem iepriekšējo projektu neveiksmju cēloņiem, 23% respondentu minēja "nepietiekamu resursu prognozēšanu" un "atkarību no resursiem".
Jāatzīst, ka tas nav visbiežāk sastopamais jautājums, bet, salīdzinot ar "izmaiņām organizācijas prioritātēs" (minēja 411 % 3 % respondentu), šķiet, ka resursu plānošana ir faktors, kas lielā mērā ir jūsu rokās.
Resursu pārvaldība, iespējams, nav tas svarīgākais, kam jāpievērš uzmanība jauniem uzņēmumiem, kuri, saprotams, koncentrējas uz izaugsmi.
Tomēr, kad notiek minētā izaugsme, tiem ir ātri jāpaātrina plānošanas spēle, lai gūtu panākumus. Īpaši tas attiecas uz uzņēmumiem, kas žonglē ar vairākiem projektiem vienlaicīgi - aģentūrām, konsultāciju uzņēmumiem vai programmatūras uzņēmumiem.
Neatbilstošs resursu sadalījums rada komunikācijas haosu un apdraud projektus.
Esmu liels resursu pārvaldības procesu izveides atbalstītājs neatkarīgi no jūsu komandas lieluma. Patiesībā pārdomāta komandas plānošana var paātrināt jūsu izaugsmi agrīnā posmā un saglabāt veselīgu uzņēmumu.
Apskatīsim svarīgākos soļus, kas jāveic, lai izmantotu resursu pārvaldības priekšrocības.
Palielināt komandas redzamību, lai veiksmīgus projektus turētu tālu no neveiksmīgiem projektiem.
Daudzas komandas cīnās ar ierobežotu komandas redzamību, kas noved pie darbinieku pārslodzes, projektu kavēšanās vai saziņas traucējumiem starp dažādiem projektu vadītājiem.
Uzņēmumiem neatkarīgi no to lieluma ir nepieciešams globāls resursu kalendārs. Vai esat vienīgais atbildīgais par resursu piešķiršanu savā uzņēmumā? Jums joprojām ir precīzi jāzina, kas jums ir pieejams un kāda ir viņu darba slodze (kā projektu vadītāji... mēs zinām, cik svarīga ir darba slodzes pārvaldība).
Darbinieku saraksts ir sākums, bet es ļoti iesaku piešķirt tādus atribūtus kā amata nosaukumi, darba stāžs vai atrašanās vieta (ja strādājat virtuālā komanda), lai varētu viegli filtrēt resursus. Projektu vadītāji, kuri vēl nav strādājuši ar konkrētiem komandas locekļiem, ne vienmēr zina viņu prasmes, tāpēc šāds globāls projekta grafiks ar pielāgotām birkām palīdz viņiem izlemt, kam piešķirt resursus konkrētajā projektā.
Vēl viena lieta, kas jāpatur prātā, mēģinot uzlabot resursu piešķiršanas efektivitāti, ir darba slodze. Nav nekas neparasts, ka uzņēmumi ir pārāk atkarīgi no dažiem darbiniekiem, vienlaikus izlaižot citus, kuri varētu veikt konkrēto uzdevumu. Aplūkojot grafiku, jūs varat pamanīt pārslogotos, kā arī nepietiekami izmantotos cilvēkus un pēc tam izlīdzināt viņu uzdevumus.
Lielāku komandas redzamību novērtēs arī jūsu pārdošanas un produktu komandas. Risinot sarunas par jauniem darījumiem vai lemjot par vairāk funkcijām jūsu lietotnei, viņi var pieņemt pamatotus lēmumus par termiņiem.
Palielināt komandas redzamību, lai veiksmīgus projektus turētu tālu no neveiksmīgiem projektiem.
Pieņemsim, ka jums ir trīs iekšējie dizaineri, kuriem nav tūlītēju uzdevumu un kuri tādējādi varētu strādāt pie jauniegūtā projekta. Ņemot vērā tikai darba slodzes grafiku, jums ir labas vai pat sabojātas iespējas. Tomēr izrādās, ka viens no šiem dizaineriem ir slimības atvaļinājumā, otrs ir atvaļinājumā, bet trešais dizainers ir tikko lūdzis strādāt uz nepilnu slodzi šomēnes.
Un tieši tāpat jūsu projekts ir pakļauts riskam, un, iespējams, jums nāksies to atlikt vai piesaistīt papildu dizainerus. Abi varianti parasti ietekmē jūsu peļņu.
Lai sekmīgi sadalītu resursus, ir svarīgi zināt, cik lielā mērā jūsu komanda ir pieejama.
Neatkarīgi no tā, vai jūsu darbinieks ir ņēmis ilgu atvaļinājumu vai tikai pusdienlaika prombūtni, jums un jūsu projektu vadītājiem ir jāzina, kurš reāli var uzņemties jaunus uzdevumus.
Vislabāk būtu, ja vienā grafikā būtu redzami gan komandas uzdevumi, gan pieejamības dati, lai, plānojot projektus, varētu ņemt vērā abus. Lūdziet savus nepilna laika darbiniekus un ārštata darbiniekus, ar kuriem bieži strādājat, dalīties ar savu ikdienas pieejamību.
Teamdeck darbojas tā, ka darbinieki paši var ievadīt savu pieejamību un pat pieprasīt brīvdienas. Pēc tam vadītāji pieņem vai noraida viņu pieprasījumus, un grafiks tiek nekavējoties atjaunināts.
Izmantojiet savāktos datus
Resursu prognozēšana un piešķiršana ir daļēji zinātnisks un daļēji pieredzes jautājums. Lai pilnībā izmantotu šīs formulas zinātnisko daļu, jums vajadzētu sākt izmantot vēsturiskos datus - tas ir acīmredzami, bet nekad nav vienkārši.
Daudzi uzņēmumi ir vienojušies ar klientiem par laika uzskaiti. Citi uzskata, ka tas ir korporatīvs pārdzīvojums, kas nav gluži piemērots viņu veidotajai nesteidzīgajai kultūrai.
Mans viedoklis par darba laika uzskaiti ir tāds, ka, ja tā tiek veikta pareizi, darbiniekiem tā nav uzmācīga, bet vadītājiem tā sniedz ieskatu. Es iesaku darbu sekot reālajā laikā vai vismaz aizpildīt darba laika uzskaites lapas tajā pašā dienā. Tas palielina jūsu datu precizitāti.
Piešķirot resursus jaunam projektam, analizējiet laiku, ko jūsu komandas locekļi ir pavadījuši iepriekšējos uzdevumos. Ja viņi atkārtoti pārsniedz paredzamais laiks, tie var būt nepiemēroti projektam, kura termiņš ir īss.
Varat arī novērtēt savas komandas noslogojumu (salīdzinot cilvēku rezervācijas ar viņu darba laika uzskaites lapām) un noskaidrot, kuri darbinieki ir bijuši pārāk noslogoti pēdējos projektos. Iespējams, ir nepieciešams pieņemt darbā jaunu cilvēku ar līdzīgām prasmēm.
Pielāgošanās izmaiņām
Iespējams, esat pārbaudījis visus punktus un noskaidrojis labākos grafikus savai komandai. Tomēr neizbēgami kaut kas mainīsies un ietekmēs jūsu plānus: tas var būt jūsu projekta apjoms vai laika grafiks. Cilvēki var saslimt vai aiziet no uzņēmuma projekta vidū.
Ir ļoti svarīgi būt gatavam pārmaiņām un spēt ātri rīkoties, kad tās rodas. Viena lieta, kas manam uzņēmumam palīdz pārvaldīt vairākus dažādus projektus vienlaikus, ir mūsu reāllaika grafiks. Katrs projekta vadītājs var redzēt katra darbinieka pašreizējo pieejamību un darba slodzi.
Ir viena problēma ar izklājlapām un dokumentiem, kurus rūpīgi sagatavojat pirms projekta uzsākšanas. Tās zaudē aktualitāti, tiklīdz kaut kas mainās. Lielākajā daļā projektu tas notiek ļoti drīz. Jūs varat kontrolēt tikai tik daudz, tāpēc labāk sagatavojieties pārmaiņām.
