Kas ir vissarežģītākais, strādājot par projektu vadītāju? Vairāku uzdevumu apvienošana? Ieinteresēto pušu vēlmju pārvaldība? Pārvarēt sarežģītas situācijas? Pats par sevi saprotams, ka projektu vadītājiem nav viegli. Galu galā katrs projekts, ko viņi uzņemas īstenot, ir atšķirīgs.
Ko jūs saņemsiet, pateicoties šim rakstam:
- visbiežāk sastopamie projektu vadības izaicinājumi, pamatojoties uz IT uzņēmuma zināšanām.
- noderīga loma resursu pārvaldības programmatūra risinot projektu vadības problēmas.
- risinājumu ieteikumi atbilstoši projektu vadības izaicinājumiem
Protams, daži projekta izaicinājumi ir gandrīz neizbēgami, bet jūs varat tiem sagatavoties! Šodien mēs apspriedīsim dažas bieži sastopamas projektu vadības problēmas un parādīsim, kā jūs varat no tām izvairīties vai tās risināt.
Biežāk sastopamie projektu vadības izaicinājumi:
Neskaidras gaidas
Šeit mēs runājam par jūsu gaidām attiecībā uz komandas locekļiem un ieinteresēto pušu gaidām attiecībā uz komandas darbu. Lai gan šie divi gadījumi ir nedaudz atšķirīgi, jūs varat izmantot līdzīgas stratēģijas, lai atrisinātu abas problēmas.
Runājot par klientiem, pārliecinieties, ka saprotat projekta pamatmērķi. Ko viņi vēlas sasniegt? Kā šis projekts palīdzēs viņiem sasniegt šo mērķi? Ja jums nav atbilžu, tas vienmēr rada projektu vadības problēmas.
Nebaidieties uzdot jautājumus, un, kad esat gatavs tos apstiprināt. projekta darbības joma, pārrunājiet arī gaidas. Dažreiz ir pat lietderīgi konkrēti izklāstīt, kas neietilpst darba apjomā. Lai komanda saprastu projekta gaidas, jums arī jāmudina komanda uzdot jautājumus un skaidri jāizskaidro dažādu uzdevumu iemesli. Atcerieties, ka jūsu komandas locekļiem ir arī rūpīgi jāizprot projekta uzņēmējdarbības mērķi.
Nepietiekami resursi
Ar resursiem saistītās problēmas projektos var radīt nopietnas sekas. Galu galā, lai projekts tiktu īstenots, jums ir vajadzīgi atbilstoši kompetenti cilvēki. Problēmas var sākties jau projekta plānošanas posmā, kad vēlaties nokomplektēt komandu.
Ja jūsu uzņēmums neizmanto resursu kalendārs vadīt visus darbiniekus, jums var būt ļoti grūti atrast piemērotus resursus, kas varētu pievienoties projekta komandai. Ideālā gadījumā jūs vēlētos, lai jūsu uzņēmuma resursu fondā varētu meklēt, piemēram, konkrētas prasmes. Protams, jums ir arī jāpārliecinās, ka cilvēki, kurus vēlaties iekļaut komandā, ir pieejami darbam konkrētā laika posmā.
Arī šajā gadījumā resursu kalendārs ir ļoti noderīgs. Redzamība par jūsu resursu kapacitāti (lasiet vairāk par resursu jaudas plānošana) un pieejamība ir būtisks riska pārvaldības elements. Ja, piemēram, kāds no jūsu komandas locekļiem kļūst nepieejams neparedzētu apstākļu dēļ, jūs varēsiet ātrāk atrast aizvietotāju.
Efektīva resursu prognozēšana ir būtiska arī tad, ja vēlaties izvairīties no resursu trūkuma. Vai esat pārliecināts, ka jums ir pietiekami daudz cilvēku, lai īstenotu projektu?
Lasiet, kā izmantot vēsturisko projektu datus, lai cilvēkresursu prognozēšana.
Neprecīzas aplēses
Protams, projektu aplēses ir sarežģīts elements. projektu un resursu pārvaldība, un aplēses reti kad ir ļoti precīzas. Tomēr tas nenozīmē, ka jums vajadzētu vienkārši padoties un pieņemt, ka jūsu komandas prognozes būs pārāk precīzas. Ir lietas, ko varat darīt, lai svaru kausus nosvērtu sev par labu:
- Pirms sākat aprēķinu veikšanu, apkopojiet visas prasības. Apspriediet tās ar ieinteresētajām pusēm, lai pārliecinātos, ka jūs un jūsu komanda pilnībā saprotat to būtību un iespējamās atkarības.
- Lūdziet ekspertus (piemēram, programmatūras izstrādātājus, kvalitātes nodrošināšanas speciālistus u. c.) piedalīties aprēķinu sesijā. Viņu ieguldījums būs ļoti vērtīgs un palīdzēs jums sagatavot precīzākas aplēses.
- Izmantojiet pārbaudītu metodi no projektu aplēšu veikšanas. Šeit varat uzzināt vairāk par projektu aplēses ar plānošanas pokera un stāsta punktiem.
Darbības jomas paplašināšanās
Jautājot projektu vadītājiem par projektu vadības problēmām, to saraksta augšgalā, visticamāk, būs vērojama darbības jomas paplašināšanās (scope creep). Tas ir diezgan bieži sastopams gadījums, un tas notiek, kad projekta apjoms nekontrolējami pieaug. To var izraisīt slikti definēta projekta darbības joma, ārējo un iekšējo ieinteresēto personu spiediens vai definēta izmaiņu pārvaldības procesa trūkums.
Par laimi, jums kā projekta vadītājam ir vairākas stratēģijas, kā pārvaldīt vai pat novērst paplašināšanos. Viss sākas ar labi sagatavotu darba apjomu. Efektīvs projekta darbības jomas pārvaldība jums ļoti palīdzēs: kad būsiet definējis un apstiprinājis visas projekta prasības, varēsiet būt pārliecinātāks par projekta apjomu.
Ko darīt, ja jums šķiet, ka jūsu projekta apjoms ir kļuvis nekontrolējams? Dažus noderīgus padomus atradīsiet mūsu rokasgrāmatā par darbības jomas paplašināšanās projektu vadībā.
Slikta saziņa
Pat - teiksim tā - mārketinga projektu vadība nozarēs vai tikai uzņēmumos, kas specializējas komunikācijā, ir grūti izvairīties no pārpratumiem, kad rodas vāja vadība un slikta komunikācija.
Projektu vadītājiem ir efektīvi jāsazinās ne tikai ar projekta komandas locekļiem, bet arī ar klientiem, citām ieinteresētajām personām un pat saviem vadītājiem. Katrai no šīm pusēm var būt nepieciešams atšķirīgs saziņas stils un dažādi saziņas kanāli. Projekta vadītājam ir obligāti jāizstrādā saziņas plāns un jādalās ar to ar visiem iesaistītajiem.
Noteikt saziņas kanālus, izveidot dažus noteikumus par projekta atjauninājumiem (piem. projekta statusa ziņojumi) un, kas ir svarīgi, izvairīties no neefektīvas sanāksmes! Tas palīdzēs uzturēt pareizo līmeni projekta pārredzamība un izvairīties no komunikācijas problēmām savos projektos.
Tā kā daudzas komandas globālās pandēmijas dēļ pārgāja uz attālinātu darbu, saziņa varēja kļūt par izaicinājumu pat tiem uzņēmumiem, kuri līdz šim to bija labi pārvaldījuši. Pat tad, ja ir lieliska kamera sanāksmju tālummaiņai var būt nepietiekams. Vai tā ir arī jūsu komandas gadījumā? Lasiet mūsu bloga ierakstu, lai uzzinātu vairāk par attālinātās saziņas labākā prakse.
Plānošanas konflikti
Saprotams, ka šāda veida projektu vadības problēmas var ātri izjaukt visu projektu. Ja jūsu uzņēmums vienlaikus ir atbildīgs tikai par vienu projektu, var šķist, ka ir vieglāk. izvairīties no projektu grafiku konfliktiem..
Tomēr, ja nesaskaņosiet projektu rezervācijas ar resursu pieejamību, var rasties problēmas. Ko darīt, ja izrādās, ka viens no jūsu projekta komandas galvenajiem dalībniekiem ir ieplānojis divu nedēļu atvaļinājumu, bet jūs to neesat ņēmis vērā, plānojot grafiku?
Ja runa ir par vairākiem projektiem, izvairīties no plānošanas konfliktiem var būt vēl grūtāk, taču tas ir iespējams. Svarīgākais ir nodrošināt visiem projektu vadītājiem pārskatu par katra projekta grafiku un resursu pieejamību.
Ja šī informācija ir pieejama, plānošanas problēmas ir mazāk iespējamas. Jūs varat izmantot tiešsaistes kalendāra plānotājs plānot vairākus projektus bez sadursmēm.
Nenoteiktība par projekta progresu
Katram projekta vadītājam ir jāspēj uzraudzīt projekta statusu. Tam ir vairākas priekšrocības: jūs varat sekot līdzi budžetam, pārbaudīt, kāda ir jūsu komandas darba slodze, un, iespējams, noteikt uzlabojumu jomas. Piemēram, mārketinga projektu vadītāji var izmantot SEO rīks ar resursu plānošanas programmatūra analizēt darbinieku darba efektivitāti un konstatēt nepilnības viņu darba izpildē. Zinot, kur kas notiek, jūs varat pieņemt uz datiem balstītus projektu vadības lēmumus. Jūs varat arī ātrāk reaģēt, ja lietas nenorit saskaņā ar plānu.
Projekta stāvokli var novērtēt dažādos veidos. Mēs iesakām sekot līdzi šādiem rādītājiem:
- Sadegšanas ātrums - pārbaudīt, cik ātri tiek izlietots budžets, ir vērtīgi projektu vadītājiem, jo jūs varat ātri pārbaudīt, vai projekts ir uz pareizā ceļa.
- Aplēses un faktiskie dati - aplēsto stundu salīdzināšana ar darbinieku reģistrēto faktisko laiku ir lieliska metode, lai laikus pamanītu iespējamās problēmas.
- Resursu izmantošana - tā ļauj novērtēt komandas locekļu darba slodzi. Jūs redzēsiet, kam ir pārāk daudz darba un kam draud pārslodze. Jūs arī uzzināsiet, kurš varētu uzņemties vairāk uzdevumu.
Neatbilstoša instrumentu kaste
Projektu plānošanas rīki ir paredzēti, lai palīdzētu jums un jūsu komandai veiksmīgi īstenot projektus. Tomēr, lai tas notiktu, ir jāizmanto jūsu biznesam piemēroti rīki. Pretējā gadījumā jūs varat veltīt daudz laika, lai darbiniekus ievadītu lietotnēs, kurām nav jūtamas ietekmes uz viņu darbu.
Iedomājieties situāciju, kad daži cilvēki no jūsu projekta komandas pavada laiku ceļā, piemēram, dodas pie klienta. Ja jūs lūgsiet viņiem sekot līdzi laikam ar projektu vadības programmatūru, kurai nav mobilās versijas, tas būs ļoti neērti. Turklāt viņu darba laika uzskaites lapas, visticamāk, nebūs precīzas, jo viņi tās aizpildīs retrospektīvi.
Pirms nolemjat papildināt komandas rīku komplektu ar jaunu lietotni, sāciet ar savu vajadzību uzskaitījumu. Pēc tam pārbaudiet, vai attiecīgais rīks atbilst tām. Vai tas ir integrējams ar citiem jūsu komandas izmantotajiem rīkiem? Vai to var pielāgot tā, lai tas atspoguļotu jūsu uzņēmuma procesus? Izmantojot rīkus, kas atbalsta jūsu komandas darba plūsmu, atvieglos dzīvi komandai un projekta vadītājam.
Pat ja jums ir plašas projektu vadības apmācība vai ievērojamu profesionālo pieredzi, iepriekš aprakstītās problēmas var viegli ievilkt spieķi jūsu ritenī un negatīvi ietekmēt jūsu projektu. Kā projekta vadītājam ir noderīgi zināt, kā novērst vai pārvarēt to sekas.
Šis emuāra ieraksts ir kā sākumpunkts: esam izklāstījuši dažas biežāk sastopamas projektu vadības problēmas, tomēr ir vērts izlasīt par katru konkrētu tēmu. Mēs ceram, ka saites, ko esam norādījuši pie katras iepriekš minētās problēmas, palīdzēs jums pilnveidot savas projektu vadības zināšanas.
