Ja neizmantojat lielisku resursu plānošanas programmatūra labāk apskatīt plānošanas paņēmienus. Plānošanas metodes palīdz saskaņot projekta grafiku, darbības jomu un resursus. Grafikam ir jāatbilst noteiktam laika grafikam un jāizmanto pieejamie resursi ar atbilstošām prasmēm.
Ko jūs saņemsiet ar šo rakstu:
- Skaidri definēta projektu plānošanas loma un nozīme projektu vadībā.
- Dažādu projektu plānošanas metožu apskats
- Kā atrisināt projekta plānošanas problēmas, izmantojot šīs plānošanas metodes.
- Projektu plānošanas un resursu pārvaldības programmatūra projektu vadībā
Kā daudzi zina - projekta grafika pārvaldība un projektu plānošanas metodes pieder pie vienas un tās pašas saimes. Vispārīgi runājot, abu disciplīnu pamatmotīvs ir projekta vai tā daļas izpilde paredzētajā laikā.
Ņemot vērā daudzās neskaidrības, mainīgos lielumus un iespēju, ka resursu pieejamība vai projekta apjoms var mainīties, ir grūti izveidot grafiku, kas būtu ilgtspējīgs. Un galu galā, galu galā, jūs esat tas, kurš būs atbildīgs. Lūk, kā un kad izmantot IT sarežģītiem projektiem piemērojamas plānošanas metodes, lai jūs varētu sagatavot uzticamu darba kārtību.
Kas ir projektu plānošanas metodes?
Vispirms nedaudz terminoloģijas.
Projekta plānošana ir process, kura laikā tiek izveidots projekta grafiks, kas sastāv no secīgi sakārtotām darbībām un starpposma mērķiem, kuri ir jāizpilda noteiktā termiņā. Projekta grafiks tiek veidots, pamatojoties uz šādiem faktoriem:
- Projekta prasības
- Projekta mērķi un rezultāti
- Uzdevumi un to atkarības
- Katra uzdevuma un projekta posma ilgums
- Pieejamie resursi
- Projekta laika grafiks
- Projekta atskaites punkti
- Komandas prasmes un kompetences
- Budžets
- Riska analīze
Projektu plānošanas metodes ir vienkārši modeļi darba grafiki. Tā kā projekta plānošanai ir daudz komponentu, tai nepieciešama atšķirīga pieeja atkarībā no projekta gaidām vai grūtībām, piemēram, nepietiek laika, nepietiek cilvēku, nepietiekamas tehnoloģijas utt.
Kāpēc ir svarīgi plānot projektu īstenošanu?
Grafiks ir jūsu projekta laika grafiks, kas sastāv no secīgi sakārtotām darbībām un starpposma mērķiem, kuri ir jāizpilda noteiktā termiņā.
Projekta plāna izstrādāšana jūs precīzi zināt, kas un kādā secībā ir jāpiegādā. Projekta resursu piešķiršana palīdz atrast un norīkot pareizos darbiniekus. . Instagram veicināšana var būt efektīvs veids, kā sasniegt plašāku auditoriju, iesaistīt potenciālos klientus un veidot zīmola atpazīstamību. Pēc tam grafiks precīzi norāda, kad tam visam jānotiek.
Izmantojot pareizas plānošanas metodes, varat arī pielāgot dažas darbības un uzdevumus, ja projekts kavējas vai ja rodas izmaiņas tā apjomā.
Projektu plānošanas metodes
1. Matemātiskā analīze - pirmā projektu plānošanas metožu grupa
Pirmās divas metodes, ko izmanto projektu vadītāji, ir kritiskā ceļa metode (CPM) un programmas novērtēšanas un pārskatīšanas metode (PERT). Abu šo metožu pamatā ir matemātiskā loģika. Šīs metodes var izmantot, lai aprēķinātu paredzamos sākuma un beigu datumus, pamatojoties uz zināmo projekta apjomu.
1.1. Kritiskā ceļa metode
Vispirms aplūkosim CPM. Domājiet par kritisko ceļu kā par sava projekta koka diagrammu. . Kritiskā ceļa metode palīdz jums noteikt iespējami garāko un īsāko projekta grafiku. Izmantojot CPM, jūs varēsiet arī atzīmēt kritiski svarīgus uzdevumus un uzdevumus, kas var mainīties. Pēdējo izpildes izmaiņas neietekmēs grafiku.
Lai izmantotu CPM, jums ir jāzina sava projekta darbības joma un jāuzskaita visi uzdevumi, kas nepieciešami tā pabeigšanai. Pēc tam aplēsiet, cik ilgs var būt katra uzdevuma izpildes laiks. Pēc tam jāatzīmē arī visas atkarības starp uzdevumiem. Tādējādi jūs zināsiet, kurus uzdevumus var veikt atsevišķi un kuru uzdevumu izpildei ir nepieciešami iepriekšējie uzdevumi. Visbeidzot, pievienojiet savam projektam starpposma mērķus un sasniedzamos rezultātus.
Kritiskais ceļš palīdz vizualizēt projekta gaitu un aprēķināt tā ilgumu, ja ir zināmas visas atkarības un sasniedzamie rezultāti. Šī metode var nebūt tik ērta, ja projektā ir daudz neskaidrību.
1.2. Programmas novērtēšanas un pārskatīšanas metode (PERT)
Līdzīgi kā kritiskais ceļš, PERT ir veids, kā vizualizēt projekta uzdevumu plūsmu projektā un aplēst laika grafiku, pamatojoties uz to paredzamo ilgumu. Šis paņēmiens parāda arī atkarības starp uzdevumiem.
Lai sastādītu projekta grafiku, izmantojot PERT, tāpat kā CPM, vispirms ir jādefinē uzdevumi un to secība, pamatojoties uz projekta atskaites punktiem. Izmantojot CPM līdzīgu tīkla sistēmu, kas sastāv no šiem uzdevumiem, jūs varat aprēķināt dažādus projekta termiņus atkarībā no ticamības līmeņa:
- Optimistisks laika grafiks
- Visticamākais laiks
- Pesimistisks laika grafiks
Lai gan tā izskatās ļoti līdzīga CPM, PERT izmanto vidējo svērto ilgumu, nevis aplēses, lai aprēķinātu iespējamos termiņus.
Šīs pieejas trūkums ir arī tas, ka, lai pilnībā izmantotu šo metodi, ir jāzina visi uzdevumi un uzdevumu savstarpējās atkarības.
2. Ilguma saspiešana - Otrā projektu plānošanas metožu grupa
Ilguma saspiešana ir veids, kā saīsināt grafiku. Tas var noderēt, ja projekts kavējas un jums ir jāatrod veids, kā pielāgot grafiku, nemainot projekta apjomu. Ir divi paņēmieni, kurus var izmantot: ātra izsekošana un avārijas.
2.1. Paātrināta meklēšana
Tā kā jūs jau zināt, kas ir kritiskais ceļš, šeit ir vēl viens veids, kā to izmantot. Ātrākais ceļš palīdz jums atrast uzdevumus, kurus varētu veikt vienlaicīgi vai daļēji pārklāties, lai paātrinātu projekta izpildi. Šim nolūkam aplūkojiet kritisko ceļu, lai izlemtu, kuras darbības varētu paātrināt.
Pieņemsim, ka esat sācis jaunu projektu un jau esat apkopojis visas prasības. Šajā brīdī jūs varētu sākt ar projektēšanas posmu un sākt programmatūras izstrādi tikai tad, ja projekts ir gatavs.
Bet, ja nepieciešams paātrināt abus procesus, programmatūras izstrādi var sākt pēc tam, kad vispirms ir gatavi svarīgākie dizaini. Pēc tam turpiniet gatavot vēlākos skatījumus, kamēr programmētāji īsteno jau saņemtos materiālus.
Projektu plānošanas tehnikas piemērs ir paātrināta plānošana. Lai gan paātrinātā apstrāde var šķist pievilcīga, atcerieties arī par riskiem. Tā kā jums būs jāveic vairākas svarīgas darbības vienlaicīgi, ir vieglāk pieļaut dārgi izmaksājošas kļūdas vai upurēt kvalitāti.
2.2. Avārijas
Vēl viens saspiešanas paņēmiens ir crashing, kas nozīmē papildu resursu pievienošanu, lai projektu pabeigtu laikā. Tomēr tā ir sarežģīta, jo jums ir nepieciešami rezerves resursi, kurus varat izmantot.
Turklāt ne visus uzdevumus var paveikt ātrāk, pievienojot vairāk komandas locekļu. Saskaņā ar Bruka likums, "vēlāku cilvēkresursu pievienošana novēlotam programmatūras projektam padara to vēlāku", kas ir saistīts ar vispārējo likumu par samazinošo atdevi. Iemesls tam ir papildu komunikācija, kas nepieciešama, lai projektā ieviestu jaunus komandas locekļus, un ierobežota uzdevumu sadalāmība.
Cits veids, kā izmantot "crashing" metodi, ir pievienot laiku (piemēram, apmaksātas virsstundas), taču tam joprojām ir jāatbilst termiņam. Tomēr šīs pieejas trūkums ir projekta izmaksu palielināšana.
3. Simulācijas projekta plānošanas metode
Izmantojot simulācijas plānošanas metodi, jūs izmantojat citu darbību kopumu, lai aprēķinātu iespējamo projekta ilgumu. Tas ir īpaši ērti, ja ir daudz neskaidrību un mainīgo lielumu. Izmantojot simulāciju, jūs varat izveidot grafiku, pamatojoties uz pieņēmumiem, tāpēc varat to izmantot pat tad, ja nezināt visas darbības vai ja var mainīties apjoms.
Viens no modeļiem, ko varat izmantot, ir Montekarlo simulācija. Tajā tiek ņemti vērā dažādi pieņēmumi un iespējamie rezultāti, kā rezultātā tiek prognozēts ilgums. Šīs pieejas priekšrocība ir tā, ka tajā ņemti vērā riski un nenoteiktība, tāpēc pat tad, ja mainās darbības joma vai rodas papildu uzdevumi, jūs varat koriģēt savu ilgumu. darba grafiks.
4. Resursu izlīdzināšanas eiritika
Resursu izlīdzināšana ir grafika un resursu pielāgošana, lai saīsinātu piegādes laiku vai lai izvairīties no resursu nepietiekamas vai pārmērīgas izmantošanas.. To var izmantot, lai pielāgotu atsevišķu darbību projektā.
Pielāgojiet grafiku, izmantojot resursu izlīdzināšanu, sadaliet vai apvienojiet darbības atbilstoši resursu pieejamībai, lai nebūtu nepietiekami vai pārmērīgi izmantotu komandas locekļu.
Par šīs metodes izmantošanu projektu vadības aprindās notiek plašas diskusijas, jo tā var palielināt projekta izmaksas un laiku. Ja vēlaties izmantot šo paņēmienu, jums jāņem vērā tā negatīvās puses.
Projektu plānošana projektu vadībā - par rīkiem, kas atvieglo visu procesu?
Projekts resursu plānošanas rīks palīdz noteikt un piešķirt vēlamos resursus projekta termiņā. Šie rīki var arī palīdzēt jums prognozēt jaunā projekta grafiku, jo jums jau ir daudz atziņu no iepriekšējiem projektiem.
Ļoti noderīga ir arī informācija par to, kā jūsu komanda ir strādājusi iepriekš, kādus šķēršļus tai ir nācies pārvarēt un kā tā to ir darījusi. Mūsdienīga resursu pārvaldības programmatūra piedāvā digitālo projektu vadītājiem piekļuvi daudziem datiem, tostarp darbības vai izmantošanas pārskatiem.
Teamdeck ir ideāls risinājums problēmām, ar kurām saskaras projektu vadītāji. Resursu plānošanas funkcija ir ideāli piemērota, lai piešķirtu pareizos cilvēkus projektiem, pamatojoties uz viņu prasmēm un pieejamību. Izmantojot laika uzskaites funkciju, jūs vienmēr varat redzēt, pie kā strādā jūsu komanda, vai viņi strādā virsstundas vai strādā nepietiekami.
Varat arī pārbaudīt, kuri projekti ir nerentabli, jo tie patērē pārāk daudz jūsu resursu. Atvaļinājumu pārvaldība ir veids, kā kontrolēt uzņēmuma resursus, kad darbinieki ir atvaļinājumā. Savukārt pielāgotie pārskati sniedz jums pilnīgu pārskatu par jūsu vadības stiprajām un vājajām pusēm, lai jūs varētu tās optimizēt.
Kā projekta plānošanas metodes atrisinās jūsu projekta problēmas?
Katras izmaiņas jāsāk ar labu situācijas diagnosticēšanu. Jūs jau zināt, kas ir projekta grafiks un kādas projektu plānošanas metodes jāpārzina katram labam projektu vadītājam. Tagad mēs apspriedīsim visbiežāk sastopamās problēmas, ar kurām saskaras projektu vadītāji resursu plānošana un kā projektu plānošanas metodes palīdzēs tos atrisināt.
1. Jums ir problēmas ar laika novērtēšanu
Viens no galvenajiem projekta vadītāja pienākumiem ir novērtēt, cik daudz laika ir nepieciešams projektam. Ja termiņš ir pārāk īss - visi strādās zem spiediena, produkta kvalitāte var pasliktināties un klients būs neapmierināts ar kavēšanos. Ja termiņš ir pārāk garš, uzņēmums var atteikties no jauniem projektiem, jo uzskatīs, ka tam trūkst resursu. Arī klients var pamest jūsu organizāciju un izvēlēties tādu, kas projektu pabeigs īsākā laikā. Protams, ideāls variants ir kaut kur pa vidu. Bet kā to atrast?
Izmantojiet savu pieredzi un aplēsiet nepieciešamo laiku, pamatojoties uz iepriekšējiem projektiem. Šeit lieliski noderēs Programmas novērtēšanas un pārskatīšanas metode, kas ir viena no projekta grafika matemātiskajām analīzēm, par kuru esam rakstījuši. Pamatojoties uz uzdevumiem un starpposma mērķiem, sastādiet optimistisko, visticamāko un pesimistisko scenāriju un novērtējiet, ar kādu situāciju jūs saskaraties. Šādā veidā jūs būsiet gatavs visam!
2. Jūs neievērojat termiņus
Termiņu pārsniegšana ir milzīga problēma projektu vadītājam, jo tikai 52% projektu tiek pabeigti saskaņā ar grafiku (Project Management Institute, 2018). Termiņu pārsniegšana bieži tiek uztverta kā spilgtākais pierādījums tam, ka projekta vadītājam trūkst organizatorisko prasmju.
Protams, tas ne vienmēr tā ir. Dažkārt ir apgrūtināta saziņa ar klientu, nav pietiekami daudz cilvēku vai citu resursu, vai arī uzņēmums vienkārši ir saspringtā situācijā, kad projektu plūsma ir ļoti liela. Neatkarīgi no iemesla, projekta termiņa pārsniegšana ir liela problēma, un no tās būtu jāizvairās par katru cenu. Jo īpaši tāpēc, ka ir vairāki efektīvi veidi, kā samazināt šādu gadījumu skaitu. Un viens no tiem ir ideāla projektu plānošana.
Ja bieži nokavējat termiņu, izmantojiet ilguma saspiešanas metodi, jo īpaši paātrinātu grafiku, lai saīsinātu grafiku, veicot dažus uzdevumus vienlaicīgi vai apejot tos uzdevumus, kas nav būtiski svarīgi gala rezultātam.
3. Jums nav pietiekami daudz cilvēku
Tas ir mūsdienu tirgus murgs - projekti tiek bloķēti speciālistu trūkuma dēļ. Reizēm to izraisa fakts, ka uzņēmuma attīstības temps ir straujāks nekā jaunu cilvēku piesaistes temps. Citos gadījumos resursi ir pietiekami ikdienā, bet, kad projektu uzkrājas, vienkārši nepietiek darba roku. Ir ļoti grūti sekot līdzi darījumiem, ja nav neviena, kas varētu veikt darbu, un termiņš nenovēršami tuvojas. Ja savā darbā bieži saskaraties ar šo problēmu, jums palīdzēs krāšana - viena no ilguma saspiešanas metodēm.
Piedāvājiet darbiniekiem apmaksātas virsstundas vai papildu darbu, ko viņi jebkurā laikā var izmantot kā brīvdienas. Laba ideja ir arī izmantot ārštata darbinieku vai ārpakalpojumu uzņēmuma atbalstu, kas nodrošinās jums nepieciešamos speciālistus darbam pie sarežģīta projekta.
3. Jums nav pietiekamu zināšanu par projektu
Kā jūs droši vien zināt, projekts ne vienmēr iekļaujas sākotnēji paredzētajā apjomā no sākuma līdz beigām. Digitālie produkti ir dinamiskas būtnes, kas laika gaitā attīstās. Parādās jaunas vajadzības, jaunas idejas, klients maina pieņēmumus, un nekas cits neatliek, kā sekot līdzi šo pārmaiņu plūsmai un būt elastīgam.
Lielākā daļa projektu plānošanas metožu ir balstītas uz zināšanām par projektu un nepieciešamajiem uzdevumiem, taču, ja darbā ir daudz nezināmo, ir vērts izmantot simulāciju un izveidot vairākus iespējamos scenārijus un rīcības plānus atkarībā no mainīgajiem lielumiem, kas var rasties. Šāda elastība nodrošinās, ka esat gatavs visam.
4. Jūs neizmantojat resursus optimāli
Projektu plānošanā automātiska reakcija uz resursu trūkumu ir jaunu resursu iegāde. Dažreiz tas nav iespējams, bet mēs jums pateiksim vairāk - dažreiz tas pat nav nepieciešams. Bieži vien iespaids par resursu nepietiekamību rodas tāpēc, ka tie netiek optimāli izmantoti. Aplūkojiet to ar reālu piemēru no dzīves.
Dienai ir 24 stundas. Tas attiecas uz visiem - jums, Elonu Masku, Opru Vinfriju, ASV prezidentu un karalieni Elizabeti. Ikvienam ir vienāds laika daudzums - jautājums ir tikai par to, kā viņš to izmanto. Ja jūtat, ka jums trūkst laika, jūs nepagarināsiet savu dienu, taču varat agrāk piecelties, noskatīties divas seriāla sērijas, nevis piecas, neskrollēt Instagram, dažas stundas intensīvi strādāt, doties izbraucienā ar velosipēdu un pēc produktīvi pavadītas dienas ar tīru sirdsapziņu atpūsties. Tas pats attiecas arī uz jūsu uzņēmumu.
Ja jums trūkst resursu, pārbaudiet, vai tos izmantojat optimāli - varbūt daži darbinieki saņem uzdevumus, kas neatbilst viņu kompetencei, varbūt viņi darbu pabeidz agri un pārējiem nav ko darīt, varbūt vienā nodaļā ir pārāk maz cilvēku, bet citā - pārāk daudz. Resursu izlīdzināšanas metode ir ideāli piemērota, lai optimizētu projekta grafiku.
5. Jūs vēlaties, lai viss būtu perfekts
Jā, mēs zinām, ko jūs domājat. Vai perfekcionisms ir slikts? Kā tas var būt, ja visi vienmēr runā par to, kā sasniegt pilnību utt.? Protams, perfekcionisms ir lieliska vērtība... ja vien jums ir bezgalīgi daudz laika. Projektu vadībā diemžēl laiks ir resurss, kura visbiežāk trūkst, un perfekcionisms nepadara darbu vieglāku.
Ja vēlaties, lai katrs projekta elements būtu paveikts ne tikai labi, bet arī izcili, pārbaudiet visu desmitiem reižu un dariet katru lietu metodiski, vienu pēc otras, līdz katrs puzles gabaliņš perfekti saskan - visticamāk, jūs neievērosiet nevienu termiņu, jo kavēsieties jau pirms sākuma.
Vai tas nozīmē, ka jums ir slikti jāveic savs darbs un jāizlaiž nepilnīgs produkts? Pilnīgi noteikti nē! Tomēr jums ir jāsaprot, ka starp vienu un otru pieeju ir zelta vidusceļš. Tieši šeit ir kritiskā ceļa metode. Identificējiet uzdevumus, kas ir kritiski svarīgi, lai panāktu progresu projektā, un uzdevumus, kurus var veikt vēlāk. Izmantojot šo triku, jūsu projekta plānošana ļaus jums pabeigt darbu laikā, un atlikušajā laikā jūs varēsiet uzlabot produktu.
6. Jums nav pareizās sistēmas
Projekta grafiku var sagatavot jebkurā vietā - uz papīra, tāfeles, Excel programmā. Jūs varat. Bet ko darīt. Mūsdienu uzņēmējdarbība ir pārāk attīstīta, lai pieļautu organizatorisku haosu, tāpēc darba pārvaldības programmatūra ir neaizstājams elements, kas ļauj no vienas vietas pārvaldīt darba laiku, resursus, atvaļinājumus, grafikus un kalendārus. Kā izvēlēties šādu sistēmu, kas pielāgota jūsu vajadzībām? Tas ir temats atsevišķam rakstam. Par laimi, mēs jau esam jums to sagatavojuši. Projekts Grafiksuling Programmatūra - Ko meklē projektu vadītāji vai Projekta grafika pārvaldība - Loma, izaicinājumi un rīki.
