Pirmais elements efektīva projekta komanda un komandas vadība ir komandas struktūras pārzināšana. Tas ir būtiski, lai pareizi plānotu resursus un sadalītu uzdevumus, kā arī īstenotu procesus, kas ir visefektīvākie dažādu lomu vajadzībām. Pamata lomas pilnu projekta vadības komandu, ir:
Projektu vadītājs
Neatkarīgi no tā, vai mēs runājam par IT projektu vadību vai mārketinga resursu pārvaldība, vadītāja loma ir tāda pati. Tā ir vadošā loma projektā, kas koncentrējas uz lēmumu pieņemšanu, uzdevumu sadali, progresa pārbaudi, informācijas nodošanu starp klientu, vadību un komandas locekļiem, kā arī pārliecināšanos, ka projekts atbilst tā mērķiem un apjomam. Ja komanda būtu orķestris, projekta vadītājs būtu tā diriģents.
Gan mazos, gan lielākos uzņēmumos programmatūra ir neaizstājama projekta komandas vadības daļa.
Tā ir persona, uz kuras gulstas lielākā atbildība un kurai ir jāpārliecinās, ka viss ir tā, kā tam jābūt. Nepieciešamība rūpēties par tik daudziem projekta aspektiem nebūtu iespējama bez pienācīga atbalsta, tāpēc darba vadības programmatūra, kas palīdz kontrolēt projekta dzīves ciklu, kalendāru, uzdevumus un progresu, ir obligāta.
Vai meklējat vairāk ekspertu padomu par projektu vadību? Pārbaudiet mūsu Bezmaksas sprinta plānošanas kontrolsaraksts tagad!
Komandas vadītājs
Ir grūti vienlaicīgi pārvaldīt visus ļoti sarežģīta projekta aspektus, tāpēc cilvēki, kas pie tā strādā, parasti tiek sadalīti komandās. Katra komanda rūpējas par kādu produkta daļu, un, lai gan projekta vadītājs ir atbildīgs par kopainu, komandas vadītāji ir tie, kas pārrauga atsevišķas daļas.
Šī ir ļoti svarīga loma, jo komandas vadītājs ir tieši iesaistīts visā procesā un piedalās tajā kopā ar citiem komandas locekļiem. Šī persona piedalās ikdienas sanāksmēs un projekta vai resursu plānošana, ir pirmais kontaktpersona problēmu gadījumā un darbojas kā starpnieks starp komandu un projekta vadītāju. Tas nodrošina komandām lielāku elastību un autonomiju, novēršot mikrovadību un situācijas, kad visi lēmumi ir atkarīgi no vienas personas.
Komandas vadītājam ir liela nozīme piederības sajūtas veidošanā un augstas morāles uzturēšanā pat krīzes situācijās. Pietiekamas komandas vadības stratēģijas, par kurām mēs runāsim tālāk šajā rakstā, būs vērtīgs atbalsts vadītāja ikdienas darbā.
Komandas loceklis
Komandas locekļi ir projekta kodols, kas atbild par darba izpildes daļu. Tie ir dažādu jomu speciālisti: izstrādātāji, dizaineri, rakstnieki un testētāji, kuru uzdevums ir īstenot konkrētus produkta aspektus. Viņu ekspertu zināšanas un pieredze ļauj izveidot lietojumprogrammu vai programmatūru.
Katram no viņiem ir atšķirīgas kompetences un specializācijas, tāpēc viņiem ir jāsadarbojas, lai sasniegtu iecerēto mērķi. Laba komandas vadība ļauj pilnībā izmantot viņu potenciālu, bet slikta ir neapmierinātības un izdegšanas avots.
A resursu pārvaldnieks ir persona, kas atbild par resursu piešķiršana uzņēmumā. cieši sadarbojas ar projektu vadītājs un Personāla departamentu. RS pārzina projekta prasības un darbinieku kompetences, pateicoties kam viņš/viņa var prasmīgi veidot projekta komandas un ziņot par darbinieku atlases vajadzībām. Resursu pārvaldības programmatūra ir ikdienas darba rīks šajā amatā.
Bieži vien resursu vadītāja pienākumi ir sadalīti starp projekta vadītāju un personāla nodaļu, tomēr lielākos uzņēmumos un progresīvākos projektos ir nenovērtējams atsevišķas pozīcijas atbalsts.
Biznesa analītiķis
Šis eksperts ir atbildīgs par projekta plāna uzņēmējdarbības potenciāla noteikšanu, tā rentabilitātes novērtējumu un tirgus pozīcijas analīzi, tostarp pieprasījuma un konkurences analīzi. Viņš arī palīdz optimizēt projekta darbību budžetu.
Ieinteresētās personas
Ieinteresētā persona ir persona, kuru projekts kaut kādā veidā ietekmēs. Tas var būt mērķa lietotājs, klients, partneruzņēmums, investors, darbinieks vai piegādātājs. Pat ja ieinteresētās personas nav lēmumu pieņēmēji vai vadītāji, viņu viedoklis ir ļoti svarīgs produkta radīšanas procesā, lai veiktu.
Klients
Bieži vien klients tiek uzskatīts par svešinieku, kas nav komandas daļa. Tomēr, ja nebūtu klienta, nebūtu arī projekta, jo klients ir tas, kurš izvirza pieprasījumu, definē mērķus un piešķir naudu.
Projekta veiksmīgā īstenošanā un izstrādes procesā ir iesaistītas visas puses, tāpēc klients vai produkta īpašnieks ir jāuzskata par svarīgu komandas daļu, kas piedalās sanāksmēs un lemj par to, kas ir nepieciešams. Šīs sadarbības raksturs, protams, atšķiras no sadarbības starp vienas organizācijas darbiniekiem, taču varat būt droši, ka klienta iekļaušana projekta dzīves ciklā un izstrādes procesā un labu attiecību veidošana padarīs jūsu sadarbību labāku.
Veiksmīga komanda ir daudzu roku un viena prāta grupa."
Bill Bethel
Komandu var vadīt dažādos veidos. Šos veidus sauc par vadības stiliem vai vadības stiliem. Tie ir tādu faktoru kombinācija kā hierarhija organizācijā, motivācijas paaugstināšana, atbildības sadalījums, komunikācija un vispārēja pieeja sadarbības noteikumiem. Tā kā tikai 48% darbinieku uzskata sava uzņēmuma vadību par "kvalitatīvu" (Zippia, 2022), efektīva stila pieņemšana ir ļoti svarīga visai darba plūsmai un komandas vadībai. Ir vairāki galvenie vadības stili.
1. Autokrātisks, kas nozīmē "jūs darīsiet to, ko es saku".
Šajā stilā ir priekšnieks, nevis vadītājs. Komunikācija notiek vienā virzienā - no vadītāja uz darbiniekiem. Hierarhija komandā ir ļoti skaidri iezīmēta, nav tādas lietas kā plakana struktūra. Darba gaita tiek stingri kontrolēta, un darbinieki ir atbildīgi galvenokārt par rezultātiem un sniegumu.
Šajā stilā komandas locekļi netiek mudināti uzdot jautājumus, ierosināt iniciatīvas vai paziņot savas šaubas - viņi ir drīzāk darītāji, nevis lēmumu pieņēmēji vai radoši darbinieki. Šī stila domēna ir mikromenedžments; priekšnieks nosaka katru darba elementu, un darbiniekiem netiek izrādīta uzticība vai atbildība.
Šis vadības stils var būt noderīgs vietās, kur disciplīna un stingras procedūras ir ļoti svarīgas, piemēram, ja esat ķirurgs, kas vada operāciju. vai arī apmācāt jauniesauktos militārajā dienestā. Bet izstrādātāju komandā? Par to padomājiet divreiz. Vai arī nedomājiet par to vispār.
Plusi
Mīnusi
2. Laissez-faire jeb "dari, ko gribi".
Izmantojot šo pieeju, vadītājs patiesībā... nepārvalda. Komanda pilnībā kontrolē lēmumus, kas saistīti ar risinājumu ieviešanu un problēmu risināšanu, jo vadītājs uzticas tās kompetencei un pieredzei. Šī stila moto ir atbildība.
Vadītāja uzdevums ir koordinēt un sadalīt uzdevumus, iedvesmot un radīt vīziju, kā arī motivēt un pārbaudīt, vai projekts virzās uz priekšu, taču visa izpildes daļa arī gulstas uz komandas pleciem.
Vadītājs iesaistās, kad komandai ir nepieciešama viņa palīdzība vai atbalsts, bet citādi neiejaucas radošajā procesā. Tā kā viņš nav tik aktīvs, viņš var būt iesaistīts vairāk projektos vienlaicīgi. Šis stils ļauj izveidot patiesi plakanu struktūru un labi darbojas, ja komanda ir pieredzējusi, neatkarīga un zinoša.
Plusi
Mīnusi
3. Demokrātisks, kas nozīmē "mēs darām to, kas, mūsuprāt, ir labākais".
Šis stils ir kaut kas starp autokrātisku un brīvdomātisku. Vadītājs lūdz komandas locekļiem atgriezenisko saiti, rēķinās ar viņu viedokli un mudina viņus iesaistīties un ierosināt idejas. Tomēr vadītājs pieņem lēmumus un ir atbildīgs par galīgo rezultātu.
Vadītājs nevalda pār visiem darba aspektiem; viņš dod norādījumus un sadala uzdevumus, bet darbinieki ir zināmā mērā atbildīgi un veic uzdevumus patstāvīgi. Vadītājs koordinē darbu, kontrolē projekta posmus un plāno stratēģiju un darba kārtību. projekta grafiks. Šādā veidā darbā ir zināma struktūra un hierarhija, bet ir arī zināma vieta radošumam un iniciatīvai.
Plusi
Mīnusi
Komandas vadība ir ne tikai prasme, bet arī māksla. 86% vadošos amatos strādājošo darbinieku kā galveno neveiksmju darbā iemeslu min sadarbības trūkumu. (Zippia, 2022).
Labi motivēta cilvēku grupa, kas spēj strādāt kopā, ir laimīga un jūtas piederīga uzņēmumam, var sasniegt visu un sasniegt mērķus ātrāk, efektīvāk un labāk nekā slikti vadīta komanda.
Jautājums ir par to, kā atrast perfektu līdzsvaru, pielāgot vadības stilu komandas raksturam un nepadarīt to pārslogotu ar informācijas un pienākumu pārbagātību. Mums ir daži paņēmieni, kas padarīs komandas vadību par vienkāršu darbu.
Nav universāla risinājuma, kas derētu visiem. Plānojot mārketinga stratēģiju, ir jāņem vērā klienta mērķi, tirgus situācija, konkurence, budžets un mērķauditorija. Līdzīgi ir arī tad, kad veidojat produkta ceļvedi.
Pieeja ir atkarīga no mainīgajiem lielumiem. Tas pats attiecas arī uz komandas vadību - lai to labi veiktu, jums ir nepieciešami dati. Un šie dati ir informācija par to, kas ir darbinieki, kādas ir viņu prasmes, kāds ir viņu darba stils, kādas ir viņu savstarpējās attiecības, ko viņiem patīk darīt un kas viņus kaitina. Lai gan ne vienmēr ir iespējams atrast risinājumu, kas būtu piemērots visiem, zināšanas par savu komandu palīdzēs jums atrast labāko iespējamo risinājumu.
Komanda ir dinamiska struktūra. Projekti mainās, un līdz ar tiem mainās arī pieprasījums pēc īpašām kompetencēm. Tāpēc pieņemšana darbā ir galvenais projekta komandas vadības elements. Pareizais ļaus jums attīstīt savu potenciālu un strādāt efektīvāk, savukārt nepareizais var novest pie vilšanās un krīzes.
Ideāla kandidāta atrašana galvenokārt ir komandu vadītāju un vadītāju interesēs, tāpēc iesaistieties šajā procesā. Veiciet interviju 1 pret 1, organizējiet tikšanos ar citiem komandas locekļiem, dodiet darbā pieņemšanas uzdevumu un runājiet ar kandidātu ne tikai par viņa pieredzi, bet arī par viņa vērtībām, vajadzībām, vēlmēm, stiprajām un vājajām pusēm. Pat vislabākais personāla atlases speciālists un personāla atlases speciālists nepārzina jūsu komandu labāk par jums, tāpēc par vienu no savām prioritātēm izvirziet darbā pieņemšanas procesu.
Ir labi, ja ir vēlmes. Ir labi izvirzīt ambiciozus mērķus, kas atklāj cilvēku dziļākos potenciāla un talanta slāņus - tā ir lieliska motivācija. BET nereālistiski mērķi darbojas tieši pretēji - tie parāda cilvēkiem, ka darbs nekad nebeidzas un, lai cik daudz pūļu viņi ieguldītu, ar to nekad nebūs pietiekami.
Tāpēc sadaliet lielos mērķus mazākos soļos, bet šos soļus - atsevišķos uzdevumos un apakšuzdevumos. Te lieliski noderēs darba plānošanas rīks, kurā var sadalīt uzdevumus un noteikt atskaites punktus, kuru izpilde būs iespēja svinēt un rīkot komandas saliedēšanas sanāksmi.
Vienādos amatos strādājošiem cilvēkiem var būt atšķirīgas prasmes. Tas ir īpaši redzams plakanā organizācijas struktūrā, kur jaunāko, vidējo un vecāko darbinieku vietā ir speciālisti, kuriem ir pieredze citās darba jomās.
Tāpēc viens no svarīgākajiem labas komandas vadības elementiem ir pareizo uzdevumu piešķiršana pareizajiem cilvēkiem. Izstrādātāji pārzina dažādas programmēšanas valodas un specializējas dažādos produktos, savukārt tekstu autori var labāk justies ar rakstiem, sociālo mediju saturu, dokumentāciju vai tīmekļa vietņu rakstīšanu. Lai optimizētu darbu, attīstiet savas komandas potenciālu.
Izmantojiet darba vai resursu plānošanas programmatūra kur jūs aizpildāt katra darbinieka profilu ar informāciju par viņa kompetencēm. Šādā veidā jūs varat būt pārliecināts, ka darbu saņems darbinieks, kurš to dara vislabāk.
Tas, ka jūsu darbinieki strādā ilgāk, nenozīmē, ka viņi strādā efektīvāk. Gluži pretēji, pārslodze un virsstundas samazina motivāciju un produktivitāti, mazina koncentrēšanos, palielina neapmierinātību un pat izraisa darbinieku mainību. Pārliecinieties, ka jūsu komandai ir vieta, kur atpūsties no darba un atpūsties. Darba laika uzskaites lapu un darba laika uzskaites izmantošana lai uzraudzītu, vai jūsu darbiniekiem nav pārāk daudz uzdevumu un vai tiem nav nepieciešams atbalsts. Atvaļinājumu pārvaldības sistēma arī būs ļoti noderīga. Šādā veidā jūs nodrošināsiet, ka ikviens var doties pelnītā atpūtā un vienlaikus uzturēsiet darba plūsmu. resursu piešķiršana. gudri.
Ļoti daudz pārpratumu un kļūdu komandā rodas sliktas saziņas dēļ. Cilvēki nav pienācīgi iepazinušies ar procesu, viņiem ir nepilnīga informācija, tāpēc viņi var nepareizi veikt uzdevumus vai pat strādāt pie vienas un tās pašas lietas vienlaikus.
Saziņas uzlabošana ir īpaši svarīga attālinātā darba laikā, kad ir grūtāk dalīties ar informāciju un gūtajām atziņām. Pārliecinieties, ka jums ir atbilstoša sistēma, piemēram, strukturēts koplietošanas disks un slack kanāls, ko visi regulāri pārbauda.
Mūsdienu komandas vadība ir saistīta ar uzticēšanos un atbildību. Jūsu darbinieki nav roboti, kuriem jāpilda rīkojumi, bet kvalificēti speciālisti, kuri pārzina savu darbu un ir jūsu svarīgākie biznesa partneri. Sniedziet viņiem sajūtu, ka viņiem ir sava daļa lēmumu pieņemšanas procesā. Rīkojiet prāta vētras sesijas un sanāksmes, kurās meklējat labākos risinājumus.
Pajautājiet viņiem arī par iedvesmu un interesantiem projektiem, ko viņi ir redzējuši, - varbūt kāds no tiem izrādīsies noderīgs jūsu darbā? Jūs varat būt pārliecināts, ka jūsu komandas motivācija un apmierinātība palielināsies, ja viņi jutīs, ka jūs viņus novērtējat un cienāt.
Iedomājieties, ka strādājat uzņēmumā, kur nekad nezināt, vai esat rīkojies pareizi vai nepareizi, vai kādam ir problēmas ar jūsu attieksmi, vai arī jūs vēlētos, lai jūs darītu kaut ko citādi. Jūs to nezināt, bet jūs to jūtat, jo mainās atmosfēra vai jūsu attiecības ar citiem. Šāda situācija rada apjukumu un neļauj jums progresēt, jo jūs nezināt, kurš virziens ir pareizais.
Tāpēc atgriezeniskā saite ir tik svarīga komandas vadības daļa. Runājot ar darbiniekiem par viņu sniegumu, novērojumiem un iespaidiem, jūs sniedzat viņiem pārliecību. Darbinieki, kuri saņem atgriezenisko saiti, var pilnveidoties, efektīvāk veikt savu darbu un labāk saprast, ko jūs no viņiem sagaidāt.
Tas ir ļoti svarīgs process, lai izveidotu pārredzamu saziņu un izvairītos no pārpratumiem. Piemēram, ja komandas loceklis pēkšņi sāk strādāt sliktāk, kavē sanāksmes un pieļauj kļūdas, jūsu pirmā reakcija, iespējams, būs neapmierinātība. Jūs varat kļūt kritiskāki, zaudēt uzticību cilvēkam un pat sākt apsvērt šī darbinieka atlaišanu.
No otras puses, ja atsauksmi sniedzat uzreiz, varat uzzināt, ka viņam/viņai ir sarežģīta personīgā situācija, viņš/viņa jūtas pārslogots un tas ietekmē viņa/viņas darbu. Šādā situācijā jūs varat kopīgi meklēt risinājumu un stiprināt savstarpējo uzticēšanos, un ilgtermiņā pat uzlabot darba kvalitāti.
Atcerieties, ka atgriezeniskā saite nedarbojas vienā virzienā. Arī jūsu darbiniekiem ir jābūt iespējai atklāti pateikt, ja viņiem kaut kas nepatīk, un paust savas vajadzības un viedokli.
Runājot par atgriezenisko saiti, tai ne vienmēr ir jābūt par kaut ko sliktu. Diemžēl asociācijas ar individuālām tikšanās reizēm ar komandas vadītāju bieži vien ir negatīvas. Cilvēki stresē, sagaida kritiku un baidās runāt atklāti. Ir ļoti svarīgi parādīt citiem komandas locekļiem, ka ar viņiem komunicējat un ka novērtējat viņu centību un darbu. Sniedziet pozitīvu atgriezenisko saiti gan individuāli, gan arī grupā. Vienkāršs "Labi, komanda, paldies par pēdējā laikā ieguldīto darbu, mēs to paveicām!" veicina piederības sajūtu, panākumu mērīšanu un komandas darbu.
Kad darbs attālināti, daudzi cilvēki uzņēmumā jūtas anonīmi. Un tomēr viņi dara svarīgas un vajadzīgas lietas! Izmantojiet uzņēmuma sapulces kā iespēju pastāstīt, ko jūsu komanda ir paveikusi, un uzslavējiet viņus visu acu priekšā.
Darbinieks atnāk uz uzņēmumu ar zināmu prasmju kopumu, kas ir pietiekams viņa amatam. Taču galu galā darbs nav tikai tas, ko jūs jau protat darīt. Tā ir iespēja cilvēkiem attīstīt savas prasmes un apgūt jaunas.
Pajautājiet darbiniekiem, ko viņi vēlētos apgūt, un uzdodiet viņiem uzdevumus, kas ļaus viņiem izplesties. Tā būs arī iespēja padziļināt saikni komandā, jo darbinieki varēs viens otru atbalstīt kompetenču attīstīšanā un zināšanu apmaiņā. Laba ideja ir arī izveidot attīstības budžetu, ko darbinieki var izmantot interesantām apmācībām, konferencēm, kursiem, programmām un grāmatām.
Pat vislabākajā darbā gadās krīzes un grūti brīži. Tomēr atcerieties, ka jūsu kā komandas vadītāja uzdevums ir atbalstīt komandu un parādīt, ka nav tādas problēmas, ar kuru jūs nevarētu tikt galā.
Šajā brīdī ir ļoti svarīgi saglabāt līdzsvaru starp godīgumu un vēsumu. Ja rodas sarežģīta situācija, parunājiet par to ar savu komandu, pastāstiet, kas noticis un ko varat darīt. Iesaistiet viņus risinājuma meklēšanas procesā, bet arī sniedziet viņiem drošības sajūtu. Cilvēkiem ir jāzina, ka kaut kur ir risinājums - jums tas vienkārši jāatrod.
Mūsdienu organizācijas ir tik sarežģītas struktūras, ka to pārvaldībai ir nepieciešams digitālo rīku atbalsts, jo īpaši. projektu vadības rīki. Daudzi projekti, no kuriem katrs ir sadalīts posmos, uzdevumos un apakšuzdevumos, simtiem darbinieku un ārštata darbinieku ar dažādām kompetencēm un pieejamību, brīvdienas, sanāksmes un resursi - tas ir milzīgs informācijas un mainīgo lielumu apjoms, kas ietekmē lēmumus un darba plūsmu.
Lai optimizētu komandas pārvaldību, jums ir nepieciešama sistēma, kas padarīs procesus vienkāršus un pārredzamus. Pārdomājiet, kas jums ir nepieciešams, un izvēlieties ideālu rīku, kas padarīs jūsu komandas pārvaldību efektīvu.
Šajā brīdī ļaujiet mums nedaudz pašreklāmas 😉 Mēs vēlamies jums parādīt, kā mūsu programmatūra palīdz komandu vadītājiem vadīt darbu. Teamdeck ir resursu pārvaldības programmatūra izstrādājis produktu dizaina un programmatūras izstrādes uzņēmums māju, ņemot vērā pat vissarežģītāko organizāciju vajadzības, kur visiem elementiem ir jādarbojas kopā.
Mūsu mērķis ir atvieglot jūsu darbu, nevis pievienot vēl vienu rīku, ar kuru jums būs jācīnās, tāpēc mēs liekam lielu uzsvaru uz draudzīgu un intuitīvu saskarni. Mēs uzskatām, ka vairāk ne vienmēr ir labāk, tāpēc Teamdeck jūs atradīsiet tikai patiesi noderīgas funkcijas, nevis desmitiem nevajadzīgu papildinājumu, kas tikai sarežģī navigāciju sistēmā.
...bet tas noteikti ir tā vērts, jo likmes ir augstas. Lielāka produktivitāte, labākas attiecības komandā, laimīgāki darbinieki, laika un naudas ietaupījums, savu organizatorisko un vadības prasmju uzlabošana, kā arī sevis kā līdera, nevis priekšnieka, pilnvarošana - tie ir tikai daži no lieliskas komandas vadības ieguvumiem. Un tie jau ir vairāk nekā pietiekami iemesli, lai to darītu!
Resursu kalendārs (vai projektu vadības kalendārs, vai projektu plānošanas kalendārs, resursu plānošanas programmatūra) ļauj efektīvāk un lietderīgāk plānot, pārvaldīt un sadalīt resursus - īpaši, ja Microsoft Excel ir bijusi vadošā loma jūsu...
Kāds ir projektu vadītāju galīgais mērķis? Veiksmīgi īstenot savus projektus. Paši projektu vadītāji atzīst, ka tas nenotiek pārāk bieži: saskaņā ar jaunāko "Pulse of the Profession" aptauju mazāk nekā 60% projektu tiek pabeigti vai nu...
Jaudas pārvaldība ir stratēģija, ko uzņēmumi izmanto, lai pēc iespējas labāk izmantotu ražošanas efektivitāti, ņemot vērā pieprasījumu pēc pakalpojuma vai produkta. Jaudas pārvaldības galīgais mērķis ir: identificēt un...