Kā projekta vadītājs jūs pietiekami labi zināt, ka optimāla projekta grafika izveide ir sarežģīts uzdevums, taču jums ir pietiekami daudz projektu un resursu pārvaldības programmatūra un metodes, kas ir jūsu rīcībā. Tomēr ir iespējams, ka jums radīsies dažas plānošanas problēmas. Situācija kļūst vēl sarežģītāka, ja strādājat uzņēmumā, kas ir atbildīgs par vairāku projektu īstenošanu vienlaicīgi. Šādā gadījumā grafiku pārklāšanās un dubultas darbinieku aizņemtības iespēja ir vēl lielāka.
Par laimi, varat izvairīties no lielākās daļas ar grafiku saistīto konfliktu, ievērojot šādu labāko praksi. resursu un projektu pārvaldība.. Turpmāk esam uzskaitījuši dažus padomus - sekojiet tiem, lai veiksmīgāk pārvaldītu savus projektus.
Projektu plānošanas konfliktu nepatīkamā parādīšanās
Abi termini ir pilnīgi zināmi. Gan uzņēmējdarbībā, gan privātajā dzīvē tādas situācijas kā divu svarīgu datumu un divu svarīgu notikumu sakritība nav nekas jauns jebkura cilvēka dzīvē. Taču lielākoties šādas situācijas nekad nepadara lietas labākas vai vieglākas.
Vispārīgi runājot, projektu vadības vidē plānošanas konflikti rodas tad, ja komandas dalībniekam vai darbiniekam vienlaicīgi tiek uzticēti vairāk nekā divi uzdevumi vai dubultas maiņas. Šādā situācijā rodas divas lietas, un katrai no tām ir savas problēmas.
Daudzos pētījumos, kuros aplūkotas darba attiecību pārtraukšanas problēmas, norādīts, ka starp pieciem galvenajiem iemesliem vienmēr ir jautājums par darba laika plānošanu vai, citiem vārdiem sakot, elastīgumu. Ja lasāt kopsavilkumu, ko sniedz PEW pētniecības centrs vai šo no Gallup pētījums, secinājumi ir vienādi. Darbinieka grafiks nosaka viņa lēmumu attiecībā uz iesaistīšanos un lojalitāti.
Vai abi var ietekmēt uzņēmējdarbību un projektu pabeigšanu? Noteikti jā. Projektu vadītāju, kuri tiecas sasniegt augstākus mērķus, prasmju kopums ir vēl viena prasme - lieliski tikt galā ar plānošanas konfliktiem.
Kāpēc rodas projektu plānošanas konflikti?
Apskatīsim dažus no visbiežāk sastopamajiem projektu plānošanas problēmu cēloņiem. Kad tos sapratīsiet, būs vieglāk noteikt uzlabojumu jomas jūsu projektu vadības procesā.
- Neprecīzs aplēses. Ja uzdevumam vajadzētu aizņemt dažas stundas, bet tā vietā tas aizņem nedēļu, jūsu grafiks, visticamāk, cietīs.
- Nepietiekama resursu prognozēšana. Vēl viens faktors, kas var izšķirt vai sagraut jūsu projektu jau pašā tā sākumā. Ja jūs iepriekš neaprēķināsiet visus projekta īstenošanai nepieciešamos resursus, tas var izraisīt kavēšanos jūsu grafikā vai konfliktus ar citiem projektiem, kas notiek tajā pašā laikā.
- neparedzētas projekta atkarības. Projekta grafiks uz papīra var izskatīties labi, taču atkarībā no atkarībām, kuras neesat paredzējis, var nākties koriģēt laika grafiku.
- Projekta apjoma nenovērtēšana. Nesavācot prasības no visām ieinteresētajām pusēm un projekta darbības jomas pārvaldība, pastāv liela iespēja, ka jūs nepietiekami novērtēsiet to, kas ir jādara, lai sasniegtu uzņēmējdarbības mērķus.
- grafika pārredzamības trūkums starp dažādiem projektu vadītājiem. Tā ir bieži sastopama problēma uzņēmumiem ar vairākiem projektiem: aģentūrām, programmatūras uzņēmumiem, konsultāciju firmām. Diemžēl redzamības un saziņas trūkums starp dažādiem projektu vadītājiem un komandu vadītājiem gandrīz vienmēr novedīs pie dažiem grafiku konfliktiem.
Ko varat darīt, lai izvairītos no plānošanas konfliktiem?
Protams, daži apstākļi ir ārpus jūsu kontroles. Piemēram, pašreizējā situācija. Kamēr mēs publicējam šo emuāra ierakstu (2020. gada jūnijā), tūkstošiem vai vairāk projektu grafiku ir apturēti vai pilnībā atcelti koronavīrusa pandēmijas dēļ. Jūs nevarat kontrolēt visu, kas var notikt ar jūsu projektu. Tas nenozīmē, ka jums nevajadzētu ieviest dažus preventīvus projektu vadības pasākumus, lai novērstu grafiku konfliktus.
Palieliniet sava projekta un tā grafika redzamību.
Visvienkāršākais veids, kā palielināt projekta aktivitāšu un pie tām strādājošo komandas locekļu redzamību, ir ieviest resursu, proti, resursu. tiešsaistes kalendāra plānotājs. Tā ir vieta, kur visi vai izraudzītie darbinieki var redzēt, kuri darbinieki ir rezervēti darbam pie kāda projekta, kam ir brīvais laiks (un kas var pievienoties citai komandai, kura cenšas tikt līdzi), kas vispār nav pieejams utt. Teamdeck ir rīks, ko esam izveidojuši, lai palīdzētu uzņēmumiem labāk pārvaldīt savas komandas un projektus:
Centrālo resursu kalendāru īpaši novērtēs uzņēmumi, kas vienlaikus strādā pie vairākiem projektiem. Ja jums ir vairāki grafiki, termiņi, projektu komandas, ir daudz grūtāk izvairīties no sadursmēm vai pārklāšanās. Pieņemsim, ka vēlaties pievienot jaunu cilvēku projekta komandai. Ja neredzat citu projektu grafikus, varat tikai pieņemt, ka viņš tiks galā ar papildu darba slodzi. Izmantojot vienotu "plānošanas patiesības" avotu, katrs PM var aktīvi izvairīties no plānošanas konfliktiem, plānojot jaunu projektu vai koriģējot esošo.
Pievērsiet lielāku uzmanību resursu piešķiršanai.
Lai gūtu panākumus ar resursu piešķiršana, jums ir jānosaka, kādi cilvēki ir nepieciešami jūsu komandai. Kādas ir viņu vēlamās prasmes? Vai liela nozīme būs profesionālajai pieredzei? Varbūt konkrētas ģeogrāfiskās atrašanās vietas būs labākas, jo darbiniekiem būs nepieciešams tikties ar klientu klātienē? Iespējams, jums ir vairākas prasības savai "sapņu komandai", un ir svarīgi tās formulēt. Risks, rezervējot pirmo pieejamo cilvēku grupu, nepievēršot uzmanību iepriekš minētajiem faktoriem, ir tāds, ka vēlāk jums būs jāpārdala resursi un, iespējams, radīsies plānošanas problēmas.
Protams, vēlaties arī pārbaudīt, vai jūsu komandas personīgie grafiki ir saskaņoti ar projekta grafiku. To var viegli izdarīt, ja jūsu projekts plānošanas rīks saglabā arī datus par brīvlaiku (Teamdeck saglabā). Protams, jūs ne vienmēr varat plānot savu grafiku atbilstoši cilvēku atvaļinājumiem: galvenais ir zināt par šīm prombūtnēm, pretējā gadījumā jūs sagaidīs problēmas ar grafiku.
Efektīvi sazinieties ar komandas locekļiem.
Atklāta saziņa un izpratne par projekta pārredzamība palīdzēs jūsu komandas locekļiem jau projekta aplēšu posmā. Lai gan jums nevajadzētu gaidīt, ka jūsu komandas locekļi nāks klajā ar 100% precīzu aprēķinu. aplēses, to sniegtajiem pieņēmumiem ir jābūt vismaz iespējamiem. Kā jūs varat palīdzēt? Viena no lietām, ko projektu vadītāji var darīt, lai atbalstītu projekta aplēses, ir pārliecināties, ka komanda pilnībā izprot projektu: uzņēmējdarbības mērķus, galalietotāju vajadzības un visas funkcionālās un nefunkcionālās prasības. Tas palīdzēs jūsu darbiniekiem izveidot reālistiskākas aplēses.
Identificējiet atkarības starp uzdevumiem un lomām jūsu komandā.
Viena lieta ir paturēt prātā atkarības starp dažādiem uzdevumiem, bet jums ir jāatceras arī atkarības starp dažādām projekta lomām. Jūsu front-end izstrādātājs varēs pilnvērtīgi strādāt pie projekta tikai tad, kad dizainers būs izpildījis savu daļu. Ja viena persona kavējas ar saviem uzdevumiem, citi cilvēki var sekot tās piemēram vienkārši tāpēc, ka viņu lomas ir savstarpēji atkarīgas.
Pārliecinieties, ka jūsu komanda ir informēta par šīm atkarībām. Šāda informētība palīdzēs viņiem pieņemt labākus lēmumus aplēšu posmā un vēlāk noteikt uzdevumu prioritātes.
Sadarbojieties ar citiem projektu vadītājiem un paziņojiet par saviem nodomiem.
Jau minējām, ka jums ir nepieciešama zināma pārredzamība par citu jūsu uzņēmuma projektu grafikiem, jo īpaši, ja izmantojat vienu un to pašu resursu fondu. Bet kā jūs varat iegūt pārskatu par citu cilvēku nodomiem? Iedomāsimies, ka jūs gatavojaties jaunam projektam un gatavojaties apkopot komandu. Jūs pārlapojat darbinieku sarakstu un pamanāt kādu, kas varētu būt ļoti piemērots. Jūs nolemjat viņu iecelt projektā, tiklīdz no klienta saņemat oficiālu darba uzsākšanas apstiprinājumu. Kad šī diena pienāk, jūs sagaida nepatīkams pārsteigums: cits premjerministrs jau ir rezervējis šo darbinieku savam projektam. Ja vien jūs būtu varējuši "izsaukt" konkrētu komandas sastāvu...
Izmantojot Teamdeck, varat paziņot par saviem nodomiem un provizoriski rezervēt darbiniekus - vienkārši pievienojiet rezervācijai īpašu birku. Varat arī izveidot pielāgotas birkas, lai, piemēram, paustu dažādus steidzamības vai uzticības līmeņus konkrētai rezervācijai. Tas viss, lai izvairītos no konfliktiem ar cita projekta grafiku.
Uzraudzīt projekta progresu.
Projekta progresa uzraudzība un ziņošana ir būtiska projekta vadības daļa: tā ļauj ne tikai informēt ieinteresētās puses, bet arī pašiem labāk izprast projekta gaitu. Resursi un projektu plānošanas programmatūra, tostarp Teamdeck, bieži vien ļauj izveidot pārskatus par projekta darbībām, reģistrēto laiku, resursu izmantojumu utt. Izmantojiet tos, lai izvairītos no nepieciešamības koriģēt grafiku.
Piemēram, jums regulāri jāpārbauda darbinieku faktiski pavadītais laiks un jāsalīdzina tas ar sākotnējām aplēsēm. Vai viss notiek vairāk vai mazāk saskaņā ar plānu? Lieliski! No otras puses, neatbilstība starp aplēsēm un faktiskajiem rādītājiem var liecināt par nākotnes plānošanas problēmām.
