Ir grūti iedomāties aģentūru, programmatūras uzņēmumu vai pat uz produktu orientētu jaunuzņēmumu bez projektu vadītāja. Viņi nodrošina, ka projekti, lai arī kā tie būtu definēti konkrētajā uzņēmumā, tiek veiksmīgi īstenoti: laikā un budžeta ietvaros. Projektu vadītājiem ir izšķiroša nozīme projekta vadīšanā no sākuma līdz beigām, nodrošinot, ka visi komandas locekļi ir saskaņoti ar mērķiem un ka resursi tiek izmantoti efektīvi. Šajā rakstā mēs plašāk izgaismosim resursu vadītāja lomu un pienākumus un, iespējams, pat pārliecināsim jūs, ka personas, kas ir atbildīga tikai par projekta resursu pārvaldību un plānošanu, esam vērtīgs ieguldījums jūsu organizācijā.
Resursu pārvaldnieks projekta vadības procesā - resursu piešķiršana [Ekrāns no Teamdeck - resursu vadības programmatūras]
Resursu vadītājs, no otras puses, ir loma, ko projektu vadības komandās tik bieži neredzat. Tas nav tāpēc, ka viņu darbs nav tik svarīgs: gluži otrādi. Tomēr visbiežāk projekta resursu pārvaldības darbs ir sadalīts vairākās lomās. Šajā rakstā mēs vairāk izgaismosim resursu pārvaldnieka lomu un, iespējams, pat pārliecināsim jūs, ka resursu pārvaldnieka amata aprakstā iekļaut personu, kas ir atbildīga tikai par projekta resursu pārvaldību un plānošanu, ir vērtīgs ieguldījums jūsu organizācijā.
Pirms izprast, kāda nozīme, prasmes, zināšanas un pienākumi ir saistīti ar resursu vadītāju, jums jāzina, kur tie atrodas projekta un projektu vadības kontekstā.
Kā daudzi zina, ar projektu - īpaši projektu vadības sabiedrībā - mēs saprotam daudzas lietas, kas saistītas ar daudziem dažādiem resursiem. Sākot ar materiāliem un iekārtām un beidzot ar vissvarīgāko - cilvēkiem un viņu prasmēm. Par projektu var iztēloties: tīmekļa vietnes izstrādi, pudeļu dizaina pārveidošanu, piemēram, alus nozarē, pārdošanas paplašināšanu jaunā tirgū, aizsprosta būvniecību uz kādas upes utt. Kā jūs varat iedomāties, katrs no tiem nozīmē daudzas personas, amatus, apakšuzņēmējus, ierīces, rīkus, konfigurācijas, atkarības, mazus soļus un uzdevumus, kas ietver projektu. Taču neviens projekts neeksistē bez vissvarīgākā elementa - cilvēkiem. Cilvēki - tie, kas to pasūtīja, un tie, kas to īsteno. Kā norāda Projektu vadības institūts: Projektu vadība ir specifisku zināšanu, prasmju, rīku un paņēmienu izmantošana, lai cilvēkiem sniegtu kaut ko vērtīgu. No vadītājiem līdz darbaspēkam un apakšuzņēmējiem. No cilvēkiem, kas plāno, līdz cilvēkiem, kuri ir izvēlēti piedalīties kādā no projekta posmiem. Protams, projekti nav līdzīgi, un tiem ir nepieciešamas daudzas dažādas kompetences. Taču, lai gan starp tiem ir daudz atšķirību, tiem ir kaut kas kopīgs.
Neatkarīgi no tā, vai esat mārketinga projektu vadības speciālists vai vadītājs, vai pārstāvat radošo aģentūru projektu vadību, katrs projekts ir sakārtots un organizēts process. Lai to vieglāk iztēlotos, izmantosim vienkāršu definīciju, ko sniedza projectmanager.com: Projektu vadība ir projektu plānošanas, īstenošanas un pabeigšanas disciplīna. Katrs šīs definīcijas termins varētu pretendēt uz atsevišķu tēmu, taču mēs to nevēlamies uzsvērt. Tas, kas jums būtu jāredz, ir process.
Iepriekš minētajā definīcijā projektu vadība ir process, kas sastāv no trim posmiem. Taču šo procesu var sadalīt četros, piecos un sešos posmos. Tomēr katrs no tiem ietver vēl dažas citas elementu grupas, mazākus procesus, uzdevumus un - protams - izaicinājumus. Procesam ir savs termins. Tas ir projektu vadības dzīves cikls. Visizplatītākā ir versija ar pieciem posmiem. To izstrādājis Projektu vadības institūts, un tajā ietilpst koncepcija un uzsākšana, plānošana, izpilde, izpilde/uzraudzība un projekta slēgšana.
Tā kā šī raksta galvenā tēma ir par divu lomu - projekta vadītāja un resursu vadītāja - sadursmi, ir vērts uz brīdi apstāties un uzmanīgi aplūkot iepriekš redzamo attēlu. Kāpēc? Tāpēc, ka resursu vadītājs piedalās daudzos no iepriekš attēlotajiem posmiem un katrā no tiem iesaistītajiem procesiem.
[Avots: "The State of Project Management" gada pārskats, Wellington 2020].
Lai vizualizētu resursu vadības (vai resursu vadītāja - lai to pateiktu tieši) nozīmi, izmantosim Wellington uzņēmuma ikgadējā pētījuma The State of Project Management kopsavilkumu. Pateicoties APM zināšanu kopumam, resursu izmantošanas pārvaldība tiek definēta kā:
"(...) projektam nepieciešamo resursu, piemēram, indivīdu un viņu prasmju, finanšu līdzekļu, tehnoloģiju, materiālu, iekārtu un dabas resursu, iegūšana, sadale un pārvaldība. Resursu pārvaldība nodrošina, ka iekšējie un ārējie resursi tiek izmantoti efektīvi, savlaicīgi un atbilstoši budžetam."
Tā nav visvienkāršākā definīcija, kāda jebkad ir radīta, jo tajā ir daudznozīmīgi termini, tāpēc tā varētu būt diezgan labi piemērota akadēmiskai disertācijai. Taču, neiedziļinoties pārāk dziļi, resursu vadītāja darba apraksta vispārīgā loma ir plānot, plānot un sadalīt visnoderīgākos, vispiemērotākos resursus (lielākoties atbilstoši kvalificētus darbiniekus vai apakšuzņēmējus), lai pabeigtu projektu, ievērojot prasītās cerības un iepriekš noteikto laiku un budžetu.
Salīdzinot projektu vadības un resursu vadības definīcijas, pirmajā acu uzmetienā redzēsim daudz līdzību starp šo divu jomu darba aprakstiem. Kā tad projektu vadītājs ir saistīts ar resursu vadītāju?
Iespējams, visvienkāršākais veids, kā saprast atšķirību starp cilvēkresursu vadītājiem un projektu vadītājiem, ir analizēt līmeni, kurā viņi darbojas:
Vēl viens aspekts, kas atšķir projektu vadītājus no RM, ir tas, ka projektu vadītājs parasti strādā ar virkni laika ziņā ierobežotu procesu. Viņu projektiem ir noteikti termiņi vai, piemēram, sprinta kalendāri, kurus viņi ievēro. Resursu vadītājs, no otras puses, strādā nepārtraukti, jo parasti ir iesaistīts visos projektos, kas notiek attiecīgajā uzņēmumā.
Resursu pārvaldnieks parasti ir atbildīgs par resursu pārvaldību!:
Resursu vadītājiem ir izšķiroša loma resursu piešķiršanas pārraudzībā, resursu pieprasījumu izpildē un projektu veiksmīgas īstenošanas nodrošināšanā, tādējādi būtiski veicinot organizācijas produktivitāti un stratēģisko mērķu sasniegšanu.
Resursu vadītāji sadarbojas ar vairākām cilvēkresursu komandām organizācijās:
Resursu vadītājiem var nākties sadarboties arī ar citām nodaļām atkarībā no uzņēmuma resursiem, lieluma un struktūras. Kā teica Neil Whitten: Resursu vadītājam ir gandrīz neiespējams darbs - ar prasībām, kas nāk no visām iespējamām pusēm, - tomēr tas ir darbs, kas var būtiski ietekmēt organizācijas panākumus.
Efektīva resursu pārvaldība ir būtisks veiksmīgas projektu vadības faktors. Ir daudz vieglāk koordinēt projektu, ja ir komanda, kas spēj apmierināt savas resursu prasības (gan prasmju, gan pieejamības ziņā). Uzņēmumi parasti sāk pamanīt sliktas resursu pārvaldības negatīvās sekas, kad tie aug. Nelielā organizācijā ir pilnīgi iespējams, ka premjerministri paši norīko savas komandas vai saņem padomu no vadības, ja rodas resursu konflikts. Kad ir vairāk projektu, vairāk darbinieku un vairāk premjerministru, ir īstais laiks ieviest komandā resursu pārvaldnieku.
Paturiet prātā, ka īpašs resursu pārvaldnieks ir milzīgs palīgs, taču tas nav vienīgais veids, kā pieņemt labākus resursu plānošanas lēmumus. Vēl pirms pirmā resursu pārvaldnieka algošanas jūs varat atbalstīt savus projektu vadītājus, nodrošinot viņiem piekļuvi specializētai SaaS resursu pārvaldības programmatūrai.
Resursu plānošanas eksperti un veiksmīgi projektu vadītāji par savu iecienītāko resursu pārvaldības rīku uzskata Teamdeck. Mūsu lietotne palīdz plānot resursus, uzraudzīt to darba slodzi un novērtēt to veiktspēju. Teamdeck resursu kalendārs parāda, kurš ir pieejams, kurš ir aizņemts un kurš ir atvaļinājumā: šādā veidā ir daudz vieglāk norīkot cilvēkus uz projektiem. Vēlaties redzēt mūsu rīku darbībā? Sazinieties ar Anielu.
Resursu pārvaldības programmatūra, piemēram, Teamdeck, palīdz racionalizēt resursu piešķiršanas procesu, tādējādi atvieglojot resursu efektīvu pārvaldību. Tā samazina pārmērīgas resursu izmantošanas iespējas un nodrošina, ka resursi tiek piešķirti optimāli.
Resursu pārvaldības rīku izmantošana var ievērojami uzlabot projektu pārvaldības efektivitāti. Šie rīki sniedz skaidru pārskatu par resursu pieejamību, prasmēm un sadalījumu, kas palīdz labāk plānot un īstenot projektus.
Resursu pārvaldībā būtiska nozīme ir tehnoloģijām. Uzlabotie programmatūras risinājumi piedāvā tādas funkcijas kā reāllaika izsekošana, automatizēta plānošana un detalizēti ziņojumi, kas palīdz pieņemt pamatotus lēmumus par resursu sadalījumu.
Resursu pārvaldība nav bez problēmām. Tādi jautājumi kā resursu nepietiekamība, pārmērīga un nepietiekama izmantošana var radīt būtiskus šķēršļus. Efektīva resursu pārvaldība prasa rūpīgu plānošanu, pastāvīgu uzraudzību un savlaicīgu iejaukšanos.
Lai pārvarētu resursu pārvaldības problēmas, uzņēmumi var izmantot vairākas stratēģijas. Tās ietver regulāru jaudas plānošanu, nepārtrauktu resursu apmācību un pilnveidi, kā arī progresīvu resursu pārvaldības rīku izmantošanu.
Resursu pārvaldības joma nepārtraukti attīstās. Paredzams, ka jaunās tendences, piemēram, mākslīgā intelekta, mašīnmācīšanās un datu analīzes izmantošana, nākotnē revolucionizēs resursu pārvaldību.
Nobeigumā var secināt, ka gan projektu vadītāju, gan resursu vadītāju loma ir būtiska, lai veiksmīgi īstenotu projektus jebkurā organizācijā. Lai gan dažās jomās viņu pienākumi var pārklāties, katrs no tiem ir unikāls prasmju un perspektīvu kopums, kas ir ļoti svarīgs projekta mērķu sasniegšanai. Izpratne par šīm lomām un to, kā tās viena otru papildina, ir būtiska jebkuram uzņēmumam, kas vēlas uzlabot savas projektu vadības spējas.
Projektu vadītāji: Šie speciālisti ir atbildīgi par projekta vispārējo izpildi un pabeigšanu. Viņi koordinē projekta komandas darbu, pārvalda projekta grafiku, uzrauga budžetu un nodrošina, ka projekta rezultāti atbilst nepieciešamajiem standartiem. Projektu vadītāji ir galvenie projekta komunikatori, kas uztur sakarus ar ieinteresētajām personām, komandas locekļiem un ārējiem partneriem, lai nodrošinātu, ka visi ir saskaņoti un strādā pie vienotiem mērķiem. Viņi arī identificē riskus un iespējas, pieņemot stratēģiskus lēmumus, lai saglabātu projekta virzību.
Resursu pārvaldnieki: No otras puses, resursu pārvaldnieki darbojas plašākā līmenī. Viņi pārrauga resursu piešķiršanu un pārvaldību vairākos organizācijas projektos. Viņu galvenais uzdevums ir nodrošināt, lai īstajā laikā būtu pieejami īstie resursi ar nepieciešamajām prasmēm, kas atbilst projekta prasībām. Resursu vadītāji cieši sadarbojas ar projektu vadītājiem, lai risinātu konfliktus, pēc vajadzības pārdalītu resursus un atbalstītu vispārējo resursu plānošanas procesu. Viņiem ir arī būtiska loma kapacitātes plānošanā, darbaspēka attīstībā un dažkārt pat ar cilvēkresursiem saistītos uzdevumos, piemēram, darbā pieņemšanā un apmācībā.
Projektu un resursu vadītāju sinerģija: Sadarbība starp projektu vadītājiem un resursu vadītājiem ir ļoti svarīga, lai sasniegtu optimālus projekta rezultātus. Kamēr projektu vadītāji koncentrējas uz atsevišķu projektu specifiku, resursu vadītāji nodrošina, ka organizācijas resursi tiek efektīvi izmantoti visos projektos. Šī sinerģija palīdz līdzsvarot darba slodzi, izvairīties no resursu trūkuma un maksimāli palielināt projekta komandas produktivitāti. Tas arī ļauj stratēģiskāk plānot un labāk prognozēt, jo resursu vadītāji var sniegt plašāku pārskatu par resursu pieejamību un ierobežojumiem.
Resursu pārvaldības programmatūras nozīme: Īpašas resursu pārvaldības programmatūras, piemēram, Teamdeck, izmantošana var ievērojami uzlabot gan projektu vadītāju, gan resursu pārvaldnieku efektivitāti un lietderību. Šie rīki nodrošina centralizētu platformu resursu pieejamības, prasmju un uzdevumu izsekošanai. Tie piedāvā reāllaika ieskatu, automatizētu plānošanu un detalizētus pārskatus, kas ir nenovērtējami, lai pieņemtu pamatotus lēmumus. Izmantojot šādu programmatūru, organizācijas var uzlabot resursu plānošanas procesus, samazināt resursu pārpalikuma vai nepietiekamas izmantošanas risku un nodrošināt, ka projektos tiek nodrošināts atbilstošs personāls.
Izaicinājumu risināšana un nākotnes tendences: Efektīva resursu pārvaldība nav bez problēmām. Organizācijām ir jārisina tādi jautājumi kā resursu trūkums, mainīgās projektu prasības un līdzsvara uzturēšana starp vairākiem projektiem. Tomēr, izmantojot pareizās stratēģijas un rīkus, šīs problēmas var efektīvi pārvaldīt. Regulāra kapacitātes plānošana, nepārtraukta apmācība un pilnveidošana, kā arī tādu progresīvu tehnoloģiju kā mākslīgais intelekts un mašīnmācīšanās izmantošana ir dažas no stratēģijām, kas var palīdzēt organizācijām saglabāt vadošo lomu.
Raugoties nākotnē, resursu pārvaldības joma turpinās attīstīties, integrējot jaunās tehnoloģijas. Mākslīgais intelekts un mašīnmācīšanās, piemēram, var nodrošināt prognozēšanas analīzi, palīdzot vadītājiem prognozēt resursu vajadzības un identificēt iespējamās problēmas, pirms tās rodas. Šāda proaktīva pieeja resursu pārvaldībai var nodrošināt efektīvāku projektu izpildi un labākus rezultātus.
Nobeiguma domas: Galu galā gan projektu vadītāji, gan resursu vadītāji ir neaizstājami organizācijas projektu vadības sistēmā. Izprotot viņu atšķirīgās lomas un izmantojot viņu unikālās priekšrocības, uzņēmumi var panākt saskaņotāku un efektīvāku pieeju projektu pārvaldībai. Ieguldījumi resursu pārvaldības instrumentos un stratēģijās ne tikai atbalsta šīs lomas, bet arī uzlabo organizācijas kopējo efektivitāti un panākumus. Pateicoties efektīvai sadarbībai un stratēģiskai plānošanai, projektu vadītāji un resursu vadītāji var sekmīgi pabeigt projektus, nodrošinot, ka resursi tiek izmantoti optimāli un mērķi tiek sasniegti vēlamajos termiņos un budžetos. Šāda holistiska pieeja projektu un resursu pārvaldībai ir atslēga, lai veicinātu produktīvu un ilgtspējīgu projektu vidi jebkurā organizācijā.
Pilnīgs cilvēkresursu vadība risinājums birojā un attālināti strādājošām komandām
Resursu kalendārs (vai projektu vadības kalendārs, vai projektu plānošanas kalendārs, resursu plānošanas programmatūra) ļauj efektīvāk un lietderīgāk plānot, pārvaldīt un sadalīt resursus - īpaši, ja Microsoft Excel ir bijusi vadošā loma jūsu...
Kāds ir projektu vadītāju galīgais mērķis? Veiksmīgi īstenot savus projektus. Paši projektu vadītāji atzīst, ka tas nenotiek pārāk bieži: saskaņā ar jaunāko "Pulse of the Profession" aptauju mazāk nekā 60% projektu tiek pabeigti vai nu...
Jaudas pārvaldība ir stratēģija, ko uzņēmumi izmanto, lai pēc iespējas labāk izmantotu ražošanas efektivitāti, ņemot vērā pieprasījumu pēc pakalpojuma vai produkta. Jaudas pārvaldības galīgais mērķis ir: identificēt un...