Projekta vadītājs vs. resursu vadītājs: Kas ir šīs lomas?

Ir grūti iedomāties aģentūru, programmatūras uzņēmumu vai pat uz produktu orientētu jaunuzņēmumu bez projektu vadītāja. Viņi rūpējas par to, lai projekti (neatkarīgi no tā, kā tie ir definēti konkrētajā uzņēmumā) tiktu veiksmīgi īstenoti: laikā un budžeta ietvaros. 

Ko mūsu lasītāji saņem pateicību par šo rakstu:

• atšķirības starp resursu vadītāju un projektu vadītāju prasmēm un lomām.
• nozīme resursu pārvaldības programmatūra vietnē projekta resursu pārvaldība 

Resursu vadītājs, no otras puses, ir loma, ko projektu vadības komandās tik bieži neredzat. Tas nav tāpēc, ka viņu darbs nav tik svarīgs: gluži otrādi. Tomēr visbiežāk, projekta resursu pārvaldība centieni ir sadalīti vairākās lomās. Šajā rakstā mēs vairāk izgaismosim resursu pārvaldnieka lomu un, iespējams, pat pārliecināsim jūs par to, ka persona, kas ir atbildīga tikai par resursu pārvaldību un vadību, ir nepieciešama. projekta resursu plānošana ir vērtīgs ieguldījums jūsu organizācijā.

Kāda ir resursu pārvaldnieka loma?

Resursu pārvaldnieka meklēšana projekta vadības procesā

Pirms jūs uzzināsiet par resursu vadītāja nozīmi, prasmēm, zināšanām un pienākumiem, kas saistīti ar resursu vadītāju, jums ir jāzina, kur viņš atrodas projekta un projektu vadības kontekstā. 

Kā daudzi zina, ar projektu - īpaši projektu vadības sabiedrībā - mēs saprotam daudzas lietas, kas saistītas ar daudziem dažādiem resursiem. Sākot ar materiāliem un iekārtām un beidzot ar vissvarīgāko - cilvēkiem un viņu prasmēm. Projektam ir jārada priekšstats par: 

• tīmekļa vietnes izstrāde,
• mainot pudeļu dizainu, piemēram, alus nozarē;
• pārdošanas paplašināšanos jaunā tirgū,
• uzbūvēt tam uz kādas upes utt.

Kā jūs varat iedomāties, katrs līdzeklis daudzas personas, amatnieki, apakšuzņēmēji, ierīces, rīki, konfigurācijas, atkarības, nelieli soļi un uzdevumi, kas ietver projektu. Taču neviens projekts nevar pastāvēt bez vissvarīgākā elementa - cilvēkiem. Cilvēki - tie, kas to pasūtīja, un tie, kas to īsteno. Kā norāda Projektu vadības institūts: 

Projektu vadība ir specifisku zināšanu, prasmju, rīku un paņēmienu izmantošana, lai cilvēkiem sniegtu kaut ko vērtīgu.

No vadītājiem līdz darbiniekiem un apakšuzņēmējiem. No cilvēkiem, kas veido grafikus, līdz cilvēkiem, kuri ir izvēlēti piedalīties kādā projekta posmā.

Protams, projekti nav līdzīgi, un tiem ir nepieciešamas dažādas kompetences. Taču, lai gan starp tiem ir daudz atšķirību, tiem ir kaut kas kopīgs.

Neatkarīgi no tā, vai esat speciālists vai līderis mārketinga projektu vadība, vai jūs pārstāvat projektu vadība radošajām aģentūrām, katrs projekts ir sakārtots un organizēts process. Lai vieglāk iztēlotos, kas ir projektu vadība, izmantosim vienkāršu definīciju, ko sniedzis projectmanager.com.

Projektu vadība ir projektu plānošanas, īstenošanas un pabeigšanas disciplīna.

Katrs šīs definīcijas termins varētu pretendēt uz atsevišķu tēmu, taču mēs to nevēlamies uzsvērt. Tas, kas jums būtu jāredz, ir process. 

Iepriekš minētajā definīcijā projektu vadība ir process, kas sastāv no 3 posmiem. Taču šo procesu var sadalīt 4, 5 un 6 posmos. Tomēr katrs no tiem ietver vēl dažas citas elementu grupas, mazākus procesus, uzdevumus un - protams - izaicinājumus.

Procesam ir savs termins. Tas ir projektu vadības dzīves cikls. Un tvisizplatītākā ir versija ar 5 fāzēm. Projektu vadības institūta izstrādātais projekts ietver

• koncepcija un iniciācija,
• plānošana,
• izpilde,
• veiktspēju/uzraudzību,
• un projekta slēgšana.

Kāpēc mēs runājam par projektu vadības dzīves ciklu?

Tā kā šī raksta galvenā tēma ir par divu lomu - projekta vadītāja un resursu vadītāja - sadursmi, ir vērts uz brīdi apstāties un uzmanīgi aplūkot iepriekš redzamo attēlu. Kāpēc? Tāpēc, ka Resursu pārvaldnieks piedalās daudzos no iepriekš minētajiem posmiem un procesiem, kas saistīti ar katru posmu. 

Kāpēc un kas ir resursu pārvaldība?

Lai vizualizētu resursu vadības (vai resursu vadītāja - lai to pateiktu tieši) nozīmi, izmantosim Wellington kompānijas ikgadējā pētījuma The State of Project Management kopsavilkumu. 

Pateicoties APM zināšanu kopums resursu pārvaldība ir:

(...) projektam nepieciešamo resursu, piemēram, indivīdu un viņu prasmju, finanšu, tehnoloģiju, materiālu, iekārtu un dabas resursu, iegūšana, sadale un pārvaldība. Resursu pārvaldība nodrošina, ka iekšējie un ārējie resursi tiek izmantoti efektīvi, savlaicīgi un atbilstoši budžetam.

Tā nav visvienkāršākā definīcija, kāda jebkad ir radīta, jo tajā ir daudznozīmīgi termini, tāpēc tā varētu būt diezgan labi piemērota akadēmiskai disertācijai. Bet wneraugoties pārāk dziļi, resursu vadītāja vispārīgā loma ir plānot, plānot un piešķirt visnoderīgākos, vispiemērotākos resursus (galvenokārt piemērotus kvalificētus darbiniekus vai apakšuzņēmējus), lai pabeigtu projektu, ievērojot vajadzīgās cerības un iepriekš noteiktu laiku un budžetu.

Salīdzinot projektu vadības un resursu vadības definīcijas, pirmajā acu uzmetienā redzēsim, ka starp tām ir daudz līdzību. Kā tad projektu vadītājs ir saistīts ar resursu vadītāju?

Resursu pārvaldnieks pret Projektu vadītājs - Kāda ir to atšķirība?

Iespējams, visvienkāršākais veids, kā saprast atšķirību starp resursu vadītājiem un projektu vadītājiem, ir analizēt līmeni, kurā viņi darbojas:

• Projektu vadītāji darbojas projektu līmenī: viņi vada vienu projektu (vai vairākus projektus). Viņi ir atbildīgi par to, lai projekta komanda to pabeigtu. 
• Resursu vadītāji darbojas uzņēmuma līmenī: viņi ir atbildīgi par atbilstošu resursu piešķiršanu vairākiem projektiem. 

Vēl viens aspekts, kas atšķir projektu vadītājus no RM, ir tas, ka projektu vadītājs parasti strādā ar virkni laika ziņā ierobežotu procesu. Viņu projektiem ir noteikti termiņi vai, piemēram, sprinta kalendāri, kurus viņi ievēro. Resursu vadītājs, no otras puses, strādā nepārtraukti, jo parasti ir iesaistīts visos projektos, kas notiek attiecīgajā uzņēmumā.  

Tipiski projektu vadītāja pienākumi:

Projekta vadītāja pienākumos ietilpst:

• Projekta vadības plāna izstrāde un projekta īstenošanas koordinēšana. 
• Personāla vajadzību apzināšana (RM var pārvaldīt šādus pieprasījumus).
• Darbinieku darba laika uzskaite un izmaksu aplēses. 
• Projekta komandai izvirzīto prasību noteikšana. 
• Saziņa ar klientiem/ieinteresētajām personām.
• Komandas veiktspējas pārvaldība, regulāri uzraugot projekta KPI. 
• Uzraudzība un projekta budžeta izsekošana.
• Projekta risku un iespēju identificēšana visā tā dzīves ciklā: nepieciešamo ieteikumu un uzlabojumu sniegšana.  
• Ziņošana par projekta īstenošanas gaitu.
• Projekta dokumentēšana.
• Darba racionalizēšana un projektu pārredzamības nodrošināšana ar projektu vadības programmatūru. 
• Sadarbība ar ārējiem piegādātājiem un/vai ārštata darbiniekiem.
• Projekta komandas vadīšana: procesu optimizēšana, darbinieku iesaistes veicināšana un atgriezeniskās saites veicināšana.  
• Tāpat kā projektu vadītāji, arī resursu pārvaldnieki seko līdzi laika patēriņam, plāno projektu budžetu un kontrolē konkrētu darbinieku pieejamību konkrētiem projektiem.

Protams, dažādos projektos ir dažādi uzdevumi, kas jāveic PM. Tomēr būtiskākais viņu darba aspekts ir nodrošināt veiksmīgu projekta īstenošanu. 

Resursu pārvaldnieka tipiskie pienākumi:

Resursu pārvaldnieks parasti ir atbildīgs par:

• Resursu plānošana un piešķiršana. Piešķirt cilvēkus projektiem, pamatojoties uz viņu prasmēm, iepriekšējo pieredzi, pieejamību vai projekta budžetu. 
• Resursu jaudas plānošana. Resursu vadītājam ir jāpārliecinās, ka viņa organizācijas resursiem ir pietiekama kapacitāte, lai īstenotu gaidāmos projektus.
• Atbalsts projektu vadītājiem projekta resursu pārvaldība centieni. Projekta vadītājs bieži vien ir pirmais, kas pamana problēmas: darbinieku pārslodzi, nevienmērīgu darba slodzi vai virsstundas. Resursu vadītājs var iejaukties un palīdzēt PM, pārdalot resursus, koriģējot mērķus vai prasības vai norīkojot komandā jaunus cilvēkus. 
• Jaunu darbinieku pieņemšana darbā. Resursu pārvaldnieks, zinot katra projekta prasības, bieži vien ir vislabākā persona, kas var pieņemt darbā cilvēkus ar projektam atbilstošu kvalifikāciju.

Resursu vadītāji var būt atbildīgi arī par ar cilvēkresursiem saistītiem procesiem: algu sarakstu, darbinieku pabalstiem un apmācību. Tas viss ir atkarīgs no konkrētā uzņēmuma organizatoriskās struktūras. 

Resursu vadītāji sadarbojas ar vairākām komandām organizācijās:

• Cilvēkresursi - viņiem ir cieši jāsadarbojas, lai pieņemtu darbā atbilstošus cilvēkus un noteiktu viņu lomas. 
• PMO/Production - pienākumu noteikšana konkrētiem darbiniekiem projekta ietvaros.
• Pārdošana - komandas kapacitātes plānošana un personāla atlases vajadzību prognozēšana. 

Atkarībā no uzņēmuma lieluma un struktūras resursu vadītājiem var nākties sadarboties arī ar citām nodaļām. Kā Nīls Vaitens (Neil Whitten) teica.: RESURSU VADĪTĀJAM ir gandrīz neiespējams darbs - ar prasībām, kas nāk no visām iespējamām pusēm, - tomēr tas ir darbs, kas var būtiski ietekmēt organizācijas panākumus.

Kad iecelt resursu pārvaldnieku?

Efektīva resursu pārvaldība ir izšķirošs faktors veiksmīgā projekta vadībā. Ir daudz vieglāk koordinēt projektu, ja ir komanda, kas spēj izpildīt tā prasības (gan prasmju, gan pieejamības ziņā). Uzņēmumi parasti sāk pamanīt sliktas resursu pārvaldības negatīvās sekas, kad tie aug. Nelielā organizācijā ir pilnīgi iespējams, ka premjerministri paši norīko savas komandas vai saņem padomu no vadības, ja rodas resursu konflikts. Kad ir vairāk projektu, vairāk darbinieku un vairāk premjerministru, ir īstais laiks ieviest komandā resursu pārvaldnieku.

Paturiet prātā, ka īpašs resursu pārvaldnieks ir milzīgs palīgs, taču tas nav vienīgais veids, kā pieņemt labākus resursu plānošanas lēmumus. Vēl pirms pirmā resursu pārvaldnieka algošanas jūs varat atbalstīt savus projektu vadītājus, nodrošinot viņiem piekļuvi specializētai informācijai. SaaS resursu pārvaldības programmatūra. 

Ieviest resursu pārvaldnieku savā uzņēmumā ar Teamdeck

Resursu plānošanas eksperti un veiksmīgi projektu vadītāji par savu iecienītāko resursu pārvaldības rīku uzskata Teamdeck. Mūsu lietotne palīdz plānot resursus, uzraudzīt to darba slodzi un novērtēt to veiktspēju. Teamdeck resursu kalendārs parāda, kurš ir pieejams, kurš ir aizņemts un kurš ir atvaļinājumā: šādā veidā ir daudz vieglāk norīkot cilvēkus uz projektiem. Vēlaties redzēt mūsu rīku darbībā? Sazinieties ar Anielu.