Šajā bloga ierakstā esam apkopojuši vairākus paņēmienus, kā stratēģiski atlasīt svarīgākos uzdevumus. Vispirms parunāsim par projektu prioritāšu noteikšanu kopumā.
Ko uzzina mūsu lasītāji:
- Uzdevumu prioritāšu noteikšana prasa pārzināt dažas stratēģijas
- Noderīga loma resursu pārvaldības programmatūra
Kā Projektu vadītājs, jūsu galvenais mērķis ir veiksmīgi īstenot projektu. Tas parasti nozīmē, ka tas ir pabeigts laikā, budžeta ietvaros un ar visām nepieciešamajām funkcijām un īpašībām. Tomēr, lai sasniegtu šo mērķi, jums ir nepieciešams izveidojiet saprātīgu grafiku savai komandai. un veikt dažādus uzdevumus secīgi. Kurš no tiem jūsu komandai būtu jāizpilda vispirms? Kuras no tām ir vissvarīgākās? Uzdevumu prioritāšu noteikšana ir neizbēgama, bet jūs varat vai nu to darīt veiksmīgi, vai arī riskēt izraisīt kavēšanos vai resursu konfliktus.
Ko nozīmē uzdevumu prioritāšu noteikšana?
Vai jums ir pazīstama frāze "viss no sākuma"? Ticiet vai nē, tas labi izskaidro prioritāšu noteikšanas procesu.
Jums ir jānosaka "pirmās" lietas: vissvarīgākie uzdevumi, visneatliekamākās darbības utt., un pēc tam tās ir jāizpilda kā pirmais darba uzdevums.
Būtībā viss, kas jums jādara, ir jānosaka, kurš uzdevums ir vissvarīgākais. Var šķist, ka to ir vieglāk pateikt, nekā izdarīt. Tomēr patiesībā jūs varat izmantot turpmāk aprakstītās metodes un droši izdarīt šo izvēli.
Pirms sākat piešķirt prioritātes uzdevumiem...
...pārliecinieties, ka jums ir pilnīga skaidrība par to, kas faktiski ir jādara, lai īstenotu konkrēto projektu. Ir ļoti svarīgi definēt un kontrolēt projekta darbības jomu, un tas ir tik svarīgi, ka mēs pat esam veltījuši veselu bloga ierakstu. projekta darbības jomas pārvaldība.
Kad esat apkopojis projekta prasības un ar dažādām ieinteresētajām pusēm apstiprinājis darbības jomu, varat pierakstīt visus uzdevumus, kas jāveic. Apkopojiet tos dokumentā vai savā projektu plānošanas rīks. Šobrīd tos var iedalīt dažādās kategorijās (piemēram, projekta posmos) un vēlāk šajās grupās noteikt uzdevumu prioritātes.
Neaizmirstiet informēt savus komandas biedrus:
- viņiem ir pilnībā jāizprot jūsu projekta mērķi un tas, ko dažādas ieinteresētās puses vēlas sasniegt no biznesa viedokļa,
- viņiem ir jāzina projekta apjoms un uzdevumu saraksts vēl pirms projekta uzsākšanas. Tas ir izdevīgi vismaz divu iemeslu dēļ. Pirmkārt, tas palīdz veicināt projekta pārredzamība jau no paša sākuma. Otrkārt, jūsu komandas locekļi, kas ir pieredzējuši savā nozarē, var palīdzēt jums noteikt prioritātes vai sniegt vērtīgu informāciju.
Papildus projekta mērķiem un tā darbības jomai komandas locekļiem jāapzinās arī atkarības starp uzdevumiem un iespējamie ierobežojumi. Šī informācija noderēs, kad sāksiet strādāt pie projekta grafika un uzdevumu secības.
Kā noteikt prioritātes uzdevumiem? Populārākās prioritāšu noteikšanas stratēģijas
Spēja atšķirt augstas prioritātes uzdevumu no uzdevuma, kuram nav gandrīz nekādas nozīmes, var būt vienkārša. Tomēr sakārtot uzdevumus ar līdzīgu prioritātes līmeni var izrādīties daudz sarežģītāk. Tomēr, ja vēlaties, lai projekta uzdevumi tiktu izpildīti, jums ir jāierosina noteikta secība.
Par laimi, vairākas metodes ļauj jums kā projektu vadītājam veiksmīgi noteikt prioritātes. Apskatīsim dažas no tām pa kārtai.
Eizenhauera matrica
Tā ir viena no populārākajām stratēģijām, kā izvēlēties būtiskākās darbības, uz kurām koncentrēties. Viss, kas jums jādara, ir jāsadala visi uzdevumi četrās grupās atkarībā no to svarīguma un steidzamības:
- Steidzami un svarīgi
- Nav steidzami un svarīgi
- Steidzami un nav svarīgi
- Nav steidzami un nav svarīgi.
Vienkārši ielūkojoties Eizenhauera matricā, jūs redzēsiet, kurus uzdevumus risināt vispirms (steidzamus un svarīgus) un kuriem pievērsties vēlāk (ne steidzamus un ne svarīgus).
Kā ir ar pārējām divām grupām? Parasti 3. grupu var deleģēt, bet 4. grupā ir uzdevumi, kurus varat viegli izslēgt no sava darāmo darbu saraksta.
Tas nedaudz atšķiras projekta iestatījumos, kur nav obligāti pieejama iespēja deleģēt vai izslēgt darba vienumus. Tomēr pat tikai zinot, ka attiecīgais uzdevums nav kritiski svarīgs, var palīdzēt jums atrast tam vietu projekta komandas grafikā.
MoSCoW metode
Arī šajā metodē ir nepieciešams sagrupēt iespējamos uzdevumus. Jūs izmantosiet kategorijas, kas saistītas ar konkrēta uzdevuma neaizstājamību projektā.:
- Must-have
- Vajadzētu būt
- Varēja būt
- Nebūs
Lai gan tas ir noderīgs paņēmiens uzdevumu prioritāšu noteikšanai, tas var būt vēl noderīgāks kā daļa no darbības jomas pārvaldības procesa. Jūs varat lūgt ieinteresētajām personām apzīmēt projekta prasības atbilstoši šīm četrām grupām. Jūs redzēsiet, kur ir viņu prioritātes.
Novērtēt potenciālo vērtību
Ikviens, kurš jebkad ir strādājis projektu vadībā, droši vien zina par Pareto principu. Saskaņā ar to 80% seku rodas no 20% cēloņu. Citiem vārdiem sakot, 20% uzdevumu var radīt 80% projekta ieguvumu.
Jūsu mērķis? Identificēt šo 20% uzdevumu. Lai to izdarītu, varat mēģināt iztēloties, kādu vērtību var radīt katra uzdevuma izpilde. Šādā veidā jums vajadzētu spēt atšķirt pamatdarbu no zvaniņiem un svilpieniem.
Ko darīt, ja tie netiek paveikti?
Lai novērtētu iegūstamo vērtību, varat izmēģināt arī pretēju pieeju: padomājiet, kas notiks, ja jūsu komanda neizpildīs konkrētu uzdevumu. Lielākoties jūs spēsiet pamanīt punktus, kas vienkārši ir jāizpilda, citādi projekts nebūs veiksmīgs. Tie ir jūsu prioritārie uzdevumi.
Pārdomājiet, kā jūs jūtaties saistībā ar šiem uzdevumiem
Nosakot projekta uzdevumu prioritātes, mēģiniet apzināties, kā jūs personīgi jūtaties attiecībā uz šiem uzdevumiem. Jums var rasties kārdinājums kaut ko apzīmēt kā zemas prioritātes uzdevumu, jo jūs vienkārši nevēlaties pie tā strādāt. Arī jūsu komanda var kavēties ar uzdevumiem, kas ir svarīgi, bet nav briesmīgi aizraujoši. Jums kā projekta vadītājam ir jārēķinās ar viņu sajūtām un cerībām, bet arī objektīvi jāizvērtē uzdevumi.
Neaizmirstiet par atkarībām un ierobežojumiem
Neatkarīgi no tā, kuru no šīm metodēm izvēlaties izmantot, pievērsiet uzmanību uzdevumiem, kuriem ir citas atkarības. Iespējams, jums ir uzdevumi, kuru pabeigšana ir atkarīga no citiem elementiem. Attiecīgi nosakiet tiem prioritātes.
Tas pats attiecas uz projekta ierobežojumiem (piemēram, resursu trūkums). Ja paredzat, ka kādu no jūsu uzdevumiem šie ierobežojumi ietekmēs kaut kur projekta laika grafikā, iespējams, vēlēsieties tos ieplānot laikā, kad ir lielāka iespēja, ka tie tiks paveikti (piemēram, tagad).
Prioritāšu noteikšana grupā
Jūsu komanda var būt ļoti noderīga, piešķirot prioritātes dažādiem projekta uzdevumiem. Atlassian ir publicējis recepti grupas prioritāšu noteikšanas vingrinājumam, kas ir daļa no to Komandas spēļu grāmata. Jūs varat to pārbaudīt šeit.
Projekta uzdevumu prioritāšu noteikšana: pieņemiet pārmaiņas
Projektu vadībā pārmaiņas ir neizbēgamas. Tas attiecas arī uz prioritātēm - arī tās var mainīties. Laba ideja ir regulāri pārskatīt savu prioritāri sakārtoto darbu sarakstu un izvērtēt, vai šī secība joprojām ir atbilstoša. Neaizmirstiet sazināties ar savu komandu, ja kaut kas mainās: viņiem ir jāzina, ka ir mainījušās prioritātes.
Vēl viena lieta: lai gan jums jābūt gatavam pārmaiņām, tas nenozīmē, ka jums tās vienkārši jāpieņem bez jautājumu uzdošanas. Jūsu pienākums ir izpētīt jebkuru būtisku projekta izmaiņu iemeslus. Kāpēc? Pirmkārt, jums vienmēr ir jāapzinās pašreizējie uzņēmējdarbības mērķi. Otrkārt, prioritāšu maiņa var būt brīdinājuma signāls, kas liecina par darbības jomas paplašināšanos (negaidīta/nekontrolējama projekta darbības jomas paplašināšanās).
Lūk, saraksts ar paņēmieniem, ko varat izmantot, lai noteiktu projekta uzdevumu prioritātes. Ko darīt, kad esat pabeidzis prioritāšu piešķiršanu? Šie lēmumi ir jāreģistrē: jūsu projektu vadības rīkā parasti ir lauks "uzdevumu prioritāte".
Prioritāšu noteikšanas rezultātus varat arī pārraudzīt savas komandas resursu kalendārs. Daži resursu pārvaldības rīki (tostarp Teamdeck) ļauj jums marķēt izsekoto laiku (un rezervējumus) ar "augstas prioritātes" vai "zemas prioritātes" tagiem. Ja jūsu komanda izmanto darba laika uzskaites tagus, varat izveidot pārskatu un analizēt, cik daudz laika tiek tērēts svarīgākajiem uzdevumiem. Vai viņi daudz laika pavada nenozīmīgiem darbiem? Tas ir jūsu signāls, lai kaut ko darītu.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
