Resursu pārvaldība ir svarīga ikvienam uzņēmumam, jo tā palielina efektivitāti un darbinieku apmierinātību, kā arī ietaupa laiku un naudu. Šajā rakstā mēs iepazīstināsim ar tematu par projekta resursu pārvaldība un kā to ieviest savā organizācijā.
Kas ir resursu pārvaldība?
Citēt Projektu vadītāju asociācija:
Resursu pārvaldība ir projektam nepieciešamo resursu, piemēram, indivīdu un viņu prasmju, finanšu, tehnoloģiju, materiālu, iekārtu un dabas resursu, iegūšana, piešķiršana un pārvaldība. Resursu pārvaldība nodrošina, ka iekšējie un ārējie resursi tiek izmantoti efektīvi, laikus un budžeta ietvaros. Resursus var iegūt uzņēmējas organizācijas iekšienē vai iegādāties no ārējiem avotiem.
To pareiza pārvaldība ir ārkārtīgi svarīga jebkura uzņēmuma efektivitātei.
9 ieguvumi no labas resursu pārvaldības
1. Haosa novēršana
Haoss ir darba optimizācijas ļaunākais ienaidnieks. Tā var rasties, ja ir pārāk daudz uzdevumu un pārāk maz darbinieku, kā arī tad, ja ir pārāk daudz darbinieku, kuriem nav ko darīt. Ja projekti ir slikti izplānoti vai komandai trūkst nepieciešamo prasmju. Vai arī tad, kad ir pārāk daudz vajadzību un jāapstrādā pārāk daudz informācijas, kas nav labi strukturēta un pārvaldīta. Jo lielāks ir jūsu uzņēmums, jo vairāk procesu un projektu jūs vadāt, jo vieglāk ir apmaldīties pienākumu, termiņu un darbinieku prasmju labirintā. Un tieši haosa novēršana ir viens no galvenajiem resursu pārvaldības uzdevumiem.
Tas ļaus jums:
- Projektu statusa uzraudzība
- Piešķirt uzdevumus un pārbaudīt, vai tie ir izpildīti.
- Termiņu ievērošana
- Piešķiriet projektam vajadzīgo cilvēku skaitu...
- ...un pārliecinieties, ka viņiem ir atbilstošas prasmes.
- Rezervējiet tikšanās tā, lai tās nesakristu viena ar otru.
- Brīvdienu pārvaldība
2. Tas ir daudz plusu, bet kā to izdarīt?
Pirmkārt, jums ir nepieciešama sistēma (piemēram. resursu pārvaldības programmatūra), kur varat redzēt, kādi resursi jums ir pieejami un kur tie ir nepieciešami. Tas, kuru sistēmu izmantojat, ir atkarīgs no jūsu uzņēmējdarbības veida: tā var būt jūsu personīgā piezīmju grāmatiņa, tāfele konferenču zālē, Excel fails vai arī īpaši šim nolūkam paredzēta darba pārvaldības rīks. Jebkurš veids ir labs, ja vien tas darbojas un ja informācija ir atjaunināta.
3. Pārredzamāks process
Ir grūti nodrošināt darba plūsmu, ja iesaistītie cilvēki nezina, kādā stadijā ir projekts, kas ir atbildīgs par konkrētiem uzdevumiem un kāds ir grafiks. Programmatūras uzņēmuma darbā ir iesaistītas daudzas nodaļas un struktūras: izstrādātāji, projektu vadītāji, mārketinga nodaļa, klienti. Šādā gadījumā procesu pārredzamība kļūst ļoti svarīga.
Projekta pārredzamība arī ļauj ātri reaģēt uz iespējamām problēmām un kavējumiem, jo tas palīdz nekavējoties pamanīt, ja kaut kur rodas sastrēgums. Lai nodrošinātu procesu pārredzamību, tiek izmantoti tādi rīki kā tiešsaistes grafika plānotājss, projekta atskaites punkti, un darba laika uzskaites lapas būs noderīgas. Var būt noderīgi arī attēlot projektu grafiskā veidā, piemēram, diagrammā, tabulā vai laika grafikā.
4. Labāk resursu izmantošana process
Jūsu komandas kapacitāte ir jūsu galvenais resurss - bez tās nekas nevar virzīties uz priekšu. Resursu pārvaldība vai resursu plānošana ļauj pārvaldīt darbinieku laiku un darbu tā, lai tas būtu visefektīvākais. Kā to darīt? Galvenais ir līdzsvars: ir svarīgi, lai jūsu komanda netiktu pārslogota ar uzdevumiem, jo tas samazina motivāciju, apņemšanos un apmierinātību ar darbu. Darbinieku ekspluatācijai nav nekāda sakara ar produktivitāti.
No otras puses, slikti ir arī tas, ja darbiniekiem ir maz pienākumu vai ja viņi strādā zem savas kompetences, jo viņi var justies garlaikoti un neapmierināti. Atrodiet vidusceļu, izmantojot pieejamos datus: pārbaudiet darba laika uzskaites pārskatus, lai redzētu, vai komanda strādā pārāk daudz virsstundu vai, gluži pretēji, pārāk maz. Individuālas tikšanās ir arī laba iespēja tieši no darbiniekiem uzzināt, vai viņi ir apmierināti ar savu darba veidu.
5. Gluds projektu darba plūsmas pārvaldība
Pat visnoderīgākais process kļūst par šķērsli, ja to izmantojat lieki vai nepareizā kontekstā. Svarīga ir saziņa komandā. Svarīgas ir statusa sanāksmes. Darba plānošana ir svarīga. Klientu atsauksmes ir svarīgas... BET, ja darbiniekiem katru dienu divas stundas ir jāpavada, runājot vienam ar otru par kārtējo darbu, vēl divas stundas - komandas plānošanas un statusa sanāksmēs, un tad vēl stundu - klientu atsauksmju uzklausīšanā, pēkšņi darbam paliek daudz mazāk laika, nekā tam vajadzētu būt. Iepriekš minētais piemērs var šķist absurds, bet, ticiet man, ir daudz uzņēmumu, kas katru dienu pavada garas stundas, runājot par kārtējiem uzdevumiem, jo neviens process nav automatizēts vai skaidrs.
Tāpēc laba resursu pārvaldība ir galvenais priekšnoteikums netraucētai darbplūsmai. Pārliecinieties, ka statusa sanāksmes notiek bieži (piemēram, katru rītu), bet īsi (15-20 minūtes). Darba plānošana ir regulāra, bet ne pārāk bieža (darbu var sadalīt iknedēļas sprintos). Ļaujiet diviem speciālistiem uzklausīt klientu atsauksmes, nevis visai komandai. Tāpat ir labi ļaut darbiniekiem ilgstoši un bez pārtraukuma koncentrēties uz vienu saistošu uzdevumu. Ļaujiet darbiniekiem izmantot "netraucēt režīmu" Skype vai Slack, kad tas ir nepieciešams. Labi, efektīva resursu pārvaldība nodrošinās, ka darbinieki zina, ko sagaidīt, kāda ir biroja ikdienas rutīna un viņu pienākumi. Attieksme ir spēcīgs psiholoģisks spēks, kas nodrošina vienmērīgāku un efektīvāku darba procesu, un resursu pārvaldība to padara iespējamu.
6. Lielāka kontrole pār projektu
Ir grūti labi vadīt projektu, ja jūs pastāvīgi pārsteidz negaidītas situācijas. Protams, elastīgums ir ļoti svarīgs. Uzņēmējdarbība ir dinamiska, un jums ir jāspēj pielāgoties pēkšņiem pavērsieniem. Tomēr darbs ir ļoti atšķirīgs, ja šādas situācijas rodas un ja tās notiek pastāvīgi. Tāpēc jūsu interesēs ir iegūt kontroli un paredzamību tajos aspektos, kuros tas ir iespējams. Šādā veidā negaidītas problēmas netraucēs visas programmatūras mājas darbību. Turklāt jums būs daudz vieglāk atrast piemērotu risinājumu.
Resursu pārvaldība ir viens no jūsu uzņēmuma pamatiem, jo jūs varat diezgan precīzi paredzēt, kas ir jūsu rīcībā.. Cik daudz darbinieku ir jūsu rīcībā, cik daudz projektu viņi strādā, cik daudz laika viņiem ir, cik liels ir budžets un kādas tehnoloģijas jūsu organizācija izmanto, kā arī to, cik daudz projektu ir jūsu rīcībā.kādas tehnoloģijas izmanto jūsu organizācija. Šīs zināšanas un prasmīga resursu pārvaldība sniedz jums daudz lielāku kontroli visā projekta gaitā, pat tad, ja lietas neiet pa jūsu gaitu.
Resursu pārvaldība ļauj labāk kontrolēt situāciju, kad tas ir nepieciešams:
- Sarunas ar klientu - jūs varat vieglāk novērtēt, vai varat pagarināt darbības jomu, vai jums ir nepieciešams pārskatīt termiņu, vai jums ir pietiekami daudz laika un budžeta, lai veiktu būtiskas izmaiņas.
- Termiņu ievērošana - pārzinot savus resursus un labi tos pārvaldot, varat izvairīties no kavēšanās.
- Projekta plānošana - jūs varat izdarīt precīzus un reālus pieņēmumus par to, kādas funkcijas varat īstenot un kādam jābūt darba grafikam.
- Ugunsdzēsība - Ārkārtas situācijas mazāk apdraudēs jūsu organizācijas darbību, ja jūs labi zināsiet, kādi resursi ir jūsu rīcībā, un jūsu darbinieki darīs to, kas ir nepieciešams krīzes situācijās.
7. Efektīvs laika un naudas izlietojums
Laika un naudas trūkums ir vieni no visbiežāk sastopamajiem šķēršļiem uzņēmuma darbībā. Turklāt abi šie faktori veicina viens otru, radot apburto loku. Laika trūkums nozīmē, ka jūs nevarat pelnīt naudu. Naudas trūkums nozīmē, ka jūs nevarat pieņemt darbā vairāk cilvēku un jums trūkst laika jauniem projektiem.
Vai zinājāt, ka tikai 43% uzņēmumu apgalvo, ka, īstenojot projektus, parasti vai vienmēr iekļaujas budžetā? (Projektu vadības stāvoklis 2020, Wellingtone 2020)? Šī statistika skaidri parāda problēmas mērogu. Resursu pārvaldības uzdevums ir pārvaldīt uzņēmuma jaudu tā, lai darbs noritētu raiti. Tikpat svarīgi ir izveidot finansiālu drošības spilvenu, lai krīzes laikā netiktu traucēta uzņēmuma darbība.
8. Darbinieku apmierinātība
Darbs slikti pārvaldītā uzņēmumā ir nomācošs. Sajūta, ka darbinieku laiks tiek tērēts veltīgi, ka organizācija neiegulda viņu attīstībā, ka darba devējs rūpējas tikai par savu peļņu, ka darbs ir pārslogots, ka ir pārāk daudz uzdevumu un uzņēmumā valda haoss, ir faktori, kas veicina to, ka daudzi cilvēki sāk uzdot sev jautājumu: Vai vieta, kur es strādāju, ir labākais risinājums man? Ja atbilde ir "nē", tas būs pirmais solis, lai viņi iesniegtu darba uzteikumu. Mēs vairs nedzīvojam laikmetā, kad korporācijas nežēlīgi dzenas pēc peļņas.. Darbiniekiem ir tiesības sagaidīt, ka uzņēmums rūpēsies par viņu darba un privātās dzīves līdzsvaru un apmierinātību. Bez labas resursu pārvaldības tas nav iespējams.
Mana pieredze liecina, ka darbinieki kļūst ļoti satraukti, ja nezina, pie kura projekta strādās nākamajā; dažkārt, ja viņiem nav skaidra grafika, viņi sāk domāt, ka kaut ko darījuši nepareizi! Tas padara resursu pārvaldību par ļoti svarīgu procesu programmatūras uzņēmumā, jo tas ne tikai atspoguļos, cik labi organizēts tas ir, bet arī samazinās daudz stresa jūsu darbiniekiem.
Patriks Ziemkovskis (Patryk Ziemkowski), Apptension attīstības nodaļas vadītājs
9. Lielākas panākumu iespējas, pateicoties resursu pārvaldībai
Visi iepriekš minētie faktori veicina to, kas galvenokārt ir likts uz spēles, t. i., lielākas izredzes gūt panākumus. Nav daudz ko teikt: uzņēmumiem, kas labāk pārvalda savus resursus, ir labāki tirgus rezultāti, jo tie efektīvāk izmanto savu laiku, jaudu un naudu, tiem ir laimīgāki un līdz ar to arī apņēmīgāki un produktīvāki darbinieki, tie strādā laicīgāk, pieļauj mazāk kļūdu un spēj realizēt vairāk projektu nekā organizācijas, kurās valda haoss. Resursu pārvaldība ir svarīga ne tikai tāpēc, ka ir jautri par to lielīties savā prezentācijā.. Vēl svarīgāk - tas dod jūsu programmatūras uzņēmumam reālas konkurences priekšrocības.
Kā uzlabot resursu pārvaldību jūsu uzņēmumā?
Jūs jau esat spēris pirmo soli. YEsat izlasījis šo pamācības rakstu un tagad zināt nedaudz vairāk par resursu pārvaldību un esat sācis...
- Pētniecība - šeit ir jāsāk visas pārmaiņas uzņēmumā. Izpētiet jautājumu, noskaidrojiet, kas tas ir, kādus ieguvumus tas jums var dot un kādas būs izmaksas tā ieviešanai. Internets plīst pa vīlēm ar informāciju par resursu pārvaldību. To var atrast uzņēmumu, kas specializējas darba optimizācijā, rakstos, youtube, forumos, biznesa grāmatās un rakstos profesionālajā presē. Ļoti vērtīgi būs arī citu tās pašas nozares uzņēmumu emuāri, jo tie var dalīties ar atziņām, kas ir līdzīgas tām, ar kurām jūs saskaraties savā uzņēmumā.
- Iekšējā diagnostika - kad jums būs pamata izpratne par šo jautājumu, būs vieglāk noteikt, kādas ir problēmas jūsu uzņēmumā un kuras resursu pārvaldības jomas ir jāuzlabo.
- Instrumenti - Resursu pārvaldība ietver daudz informācijas apstrādi. Instrumenti, kas ziņo par darba laika uzskaites lapām, brīvdienām, uzdevumiem, grafikiem, sanāksmēm un projekta statusu. Lielisks piemērs ir Teamdeck, ko var integrēt ar citiem rīkiem un pielāgot savām individuālajām vajadzībām.
- Apmācība - ir svarīgi nepārtraukti uzlabot darbinieku kompetences.. Īpaši ja šīs kompetences palīdz uzlabot visas organizācijas darbību. Vērtīgas apmācības jūsu projektu vadītājiem neapšaubāmi ir vērtīgs ieguldījums.
