Kāds ir projektu vadītāju galīgais mērķis? Veiksmīgi īstenot savus projektus. Paši projektu vadītāji atzīst, ka tas nenotiek bieži: saskaņā ar jaunākajiem Profesionāļu aptauja "Pulss par profesiju, mazāk nekā 60% projektu tiek pabeigti laikā vai sākotnējā budžeta ietvaros.
Ko jūs iegūsiet no šī raksta:
- Viedokļa loma resursu pārvaldības programmatūra resursu jaudas plānošanas procesos.
- Resursu jaudas plānošanas mērķis
- Zināšanas par atšķirībām starp resursu plānošana un jaudas plānošana
- Kas jādara, lai tuvinātu efektīvu jaudas plānošanu
Efektīva resursu jaudas pārvaldība var palīdzēt uzņēmumiem palielināt šo skaitu. Šajā rakstā uzzināsiet vairāk par resursu kapacitātes plānošanu projektu vadībā, taču mēs pievērsīsimies arī uzņēmuma līmeņa kapacitātes pārvaldības priekšrocībām. Sāksim ar dažām nepieciešamajām definīcijām.
Kas ir resursu jaudas plānošana?
Bez liekas ievirzes, kapacitāte attiecas uz spēju sasniegt, veikt vai radīt. Ja mēs izmantojam uzņēmuma perspektīvu, tā nozīmē spēju sasniegt vai saražot noteiktā laika posmā. Bet, ja mēs iedziļināmies un izmantojam darbības skatījumu, mēs atklāsim, ka ar kapacitāti tiek saprasta kā pieejamo resursu apjoms lai radītu relatīvu produkcijas apjomu noteiktā laika periodā - mēs varam lasīt tālāk. managementstudyguide.com.
Taču tā nav vienīgā nozīme, kas saistīta ar šīs nodaļas tēmu. Salīdzināsim dažas citas izpratnes par jaudas plānošanu.
Projectmanager.com mēs lasām par jaudas plānošanu ir process, kas stabilizē pieejamie resursi, lai apmierinātu pieprasījumus vai uzdevuma jaudas vajadzības. To var saprast kā sava veida attiecību starp kādu, kam ir pieejami pietiekami resursi, un prasībām no projektiem un ar resursiem saistītajām gaidām.
Šķiet, ka arī Saviom - mūsu konkurenti resursu jaudas plānošanas programmatūras tirgū - ir vienisprātis:
Resursu jaudas plānošana ir plaisas prognozēšana starp jaudu un resursu pieprasījumu.
No Mavenlink perspektīvas resursu jaudas plānošana ietver 3 šī procesa aspektus. Pirmkārt, definējot cik daudz darba resursu spēj darīt. Otrkārt, identifikācija un norāde par kāda veida darbs var izmantot šos resursus. Trešais - saskaņošana no šīs grupas šos resursus ar pašlaik izmantotajiem resursiem, lai apmierinātu projekta cerības un prasības.
Kā lasāms Wrike blogā:
Jaudas plānošana ir organizācijas vai klienta nākotnes biznesa prasību paredzēšanas process. Jaudas plānošanas mērķis ir arī nodrošināt, ka ir pieejami resursi ar nepieciešamajām prasmēm, lai apmierinātu mainīgās klientu un uzņēmējdarbības prasības.
Šādā skatījumā - kas atspoguļo arī mūsu pieeju - resursi nenozīmē aprīkojumu, programmatūru, klēpjdatorus, celtniecības materiālus, telpas, budžetu utt. Ja jūs skatāties uz kapacitātes plānošanu projektu vadībā, jūs redzat indivīdu, komandas locekli un darbinieku. Jūs redzat personas ar noteiktām prasmēm. Cilvēks ar atbilstošām prasmēm, kas nepieciešamas, lai izpildītu projekta prasības.
Projekta līmenī kapacitātes plānošana ir saistīta ar to, lai noteiktu, vai jums ir pietiekami daudz resursu, lai pabeigtu konkrēto projektu. Tās uzdevums ir pārliecināties, ka uzņēmuma (vai apvienības) rīcībā ir projektam vai uzdevumam paredzētajā laikā paredzamie nepieciešamie resursi, kas spēj pabeigt projektu ar paredzētajām prasībām paredzētajā laikā.
Resursu jaudas plānotājam jāspēj sniegt skaidru pārskatu par to, cik daudz resursu ir nepieciešams, lai sasniegtu norādīto mērķi (apakšuzdevumu, uzdevumu, projektu).
Citiem vārdiem sakot, resursu jaudas plānošana ir saistīta ar intervāla starp jaudu un pieprasījumu pēc resursiem prognozēšanu. Tātad tie, kas kontrolē jaudas plānošanu, ņems vērā tādus faktorus kā darba laiks, meistarība, prasmes un vidējais darba ilgums. Lai aprēķinātu komandas kapacitāti, ir jāzina tās pieejamība un pašreizējā darba slodze.
Kāda ir atšķirība starp jaudas plānošanu un resursu plānošanu?
Atklāti sakot, ja salīdzina jaudas plānošana resursu plānošanai (vai resursu pārvaldībai), pirmo var reducēt uz "nākotnes biznesa prasību paredzēšanu un pārvaldību". pārliecināties, ka mums ir nepieciešamie resursi projekta uzsākšanai.". Kamēr resursu plānošana ir "resursu izvēle un piešķiršana konkrētus resursus projektam vai uzdevumam un tā laikā".
Var arī teikt, ka kapacitātes plānošana ir pārbaude, vai nepieciešamie komandas locekļi, lomas un meistarība ir neapšaubāmi pieejami, lai veiktu ienākošo darbu pirms darba plānošanas. Savukārt resursu plānošana ir izvēle, piešķiršana un plānošana no šī atlases lodziņa.
Resursu plānošana ir vairāk saistīta ar darbaspēka koordinēšanu reāllaikā: jūs piešķirat cilvēkus projektiem, vienlaikus uzraugot resursu izmantošanu. Kā redzam, resursu plānošana nozīmē uzdevumu vai projektu izpildei nepieciešamo resursu pārvaldību, vadību un koordināciju.
Trīs soļi veiksmīgai resursu jaudas plānošanai
Ko parasti darāt, kad jums uztic jauna projekta vadību? Kā jūs izveidojat komandu un pārliecināties, ka jūsu komandas locekļu pieejamība ir pietiekama, lai izpildītu visus uzdevumus? Projektu vadītājiem, kuri cenšas nodrošināt, ka viņu rīcībā ir pietiekami resursi, būtu jāveic šādi soļi:
- Apkopot projekta prasības un aplēses. Jums ir jāsaprot, kas ir jādara, lai veiksmīgi īstenotu projektu. Kāda ir tehniskā darbības joma? Kādas lomas ir nepieciešamas projekta komandai? Kādas ir šī projekta laika aplēses?
- Apzināt pieejamos resursus. Analizējiet resursu pieejamību un noskaidrojiet, kuri cilvēki, kas atbilst jūsu projekta kritērijiem, var pievienoties jūsu projekta komandai.
- Pielāgojiet jaudu projekta vajadzībām. Izlemiet, kas tiks norīkots darbam projektā un uz cik stundām tas būs jāpiesaista. Ideālā gadījumā jums vajadzētu rezervēt šos resursus pat tad, ja projekts vēl nav uzsākts.
Piezīme: dažos uzņēmumos resursu pārvaldnieks ir atbildīgs par lielāko daļu jaudas plānošanas procesa. Projekta vadītājam tiek lūgts pieprasīt konkrētas lomas vai prasmes, un resursu vadītājs analizē resursu jaudu.
Resursu jaudas plānotāja izmantošana, lai noteiktu jaudas prasības
Projektu vadītājiem ir jāspēj novērtēt savu projektu prasības, taču resursu pieejamības analīze var būt sarežģītāka, ja nav redzams darbinieku kopums. Par laimi, organizāciju rīcībā bieži vien ir resursu kapacitātes plānotājs, kas var racionalizēt visu šo procesu. projekta resursu pārvaldība efektīvi strādāt ar vairākiem projektiem un sagatavot ilgtermiņa jaudas plānošanas stratēģijas.
Resursu kapacitātes plānotāji, piemēram, Teamdeck, nodrošina vienotu resursu kopfondu ar informāciju par katra pieejamību un darba slodzi (lasiet par. darba slodzes pārvaldība). Kā projekta vadītājs varat atlasīt nepieciešamās lomas, lai izpildītu projekta prasības, un pārbaudīt, kad šie cilvēki ir pieejami.
[/vc_column_text]
Lai izvairītos no resursu konfliktiem, varat iepriekš rezervēt izvēlētos komandas dalībniekus. Ja jūsu projekts vēl nav apstiprināts, varat pievienot provizoriskas rezervācijas. Citi projektu vadītāji redzēs, ka šie cilvēki, visticamāk, tiks piešķirti jūsu projektam, ja tas tiks īstenots. Tiklīdz saņemsiet zaļo gaismu, jums būs cilvēku grupa, kas būs gatava sākt darbu pie projekta, kā arī grafiks, kas būs redzams citiem vadītājiem jūsu uzņēmuma resursu pārvaldības lietotnē.
Resursu pārvaldības programmatūra ļauj vieglāk novērtēt resursu jaudu. Varat ne tikai redzēt, vai cilvēki jau ir norīkoti darbā citos projektos, bet arī savā kontā varat ņemt viņu atvaļinājumus vai brīvdienas. Jūs varēsiet aprēķināt savas komandas faktisko kapacitāti un izlemt, vai esat gatavs īstenot projektu piedāvātajā termiņā.
Jums būs iespēja ņemt vērā arī finanšu jautājumus. Dažas resursu pārvaldības lietotnes (tostarp Teamdeck) ļauj saglabāt informāciju par jūsu komandas tarifiem. Izmantojiet Teamdeck pārskatus, lai aprēķinātu, cik daudz naudas nepieciešams atvēlēt budžetā, lai nodrošinātu darbiniekus, kurus vēlaties rezervēt savam projektam. Pirms apņematies piesaistīt šo komandu, pārliecinieties, vai varat to atļauties ar savu pašreizējo projekta budžetu. Resursu kapacitātes salīdzināšana ar aplēstajām izmaksām ir vēl viens veids, kā nodrošināt jūsu projekta veiksmi.
Jaudas plānošanai jāpalīdz izvairīties no komandas pārslodzes un nepietiekamas izmantošanas. Tomēr joprojām ir lietderīgi regulāri uzraudzīt resursu izmantojumu, kad projekts ir uzsākts. Pārbaudiet mūsu ceļvedis komandas izmantošanas mērīšana. Vai - ja jūs interesē projektu vadības aspekti - lasiet jaudas plānošanas rīki un metodes rakstu.
Resursu jaudas plānošana uzņēmuma līmenī
Projektu pieprasījuma saskaņošana ar jūsu komandas kapacitāti ir būtiska projektu vadības daļa, taču kapacitātes plānošanas stratēģija ir izdevīga visai organizācijai, ne tikai ražošanas komandām. Pārvaldot plašu projektu portfeli, nevajadzētu aizmirst par jaudas pārvaldību. Tā ļaus jums pieņemt labākus resursu piešķiršanas lēmumus, kā arī palīdzēs citām uzņēmuma struktūrvienībām:
- Personāla komandām ir skaidrs pārskats par darbā pieņemšanas vajadzībām, un tām ir pietiekami daudz laika, lai pieņemtu darbā vai apmācītu jaunus darbiniekus. Jaudas plānošana palīdz izvairīties no resursu sastrēgumiem nākotnē.
- Pārdošanas komandas iegūst labāku pārredzamību par ražošanas plūsmu, lai zinātu, vai attiecīgajā periodā ir iespējams īstenot vairāk projektu.
- Finanšu speciālisti var aprēķināt peļņas prognozes, pamatojoties uz plānoto jaudu un faktiskajiem darbiniekiem piešķirtajiem projektiem.
Padomājiet: Vai jūsu uzņēmumā ir izstrādātas procedūras, kas attiecas uz pārāk lielu vai pārāk mazu komandas kapacitāti? Ja nē, izvirziet šo jautājumu nākamajā projekta vadības komandas sanāksmē. Varbūt jūs varat rast risinājumus, piemēram, pētniecības un attīstības iniciatīvas gadījumiem, kad jums ir pieejami darbinieki, bet nav projektu, pie kuriem strādāt? Galu galā, nepietiekama izmantošana nav labvēlīga darbinieku morālei.
Aizsargājiet savus darbiniekus ar jaudas plānošanu
Jaudas plānošanu novērtē arī darbinieki. Šāda stratēģiska pieeja resursu pārvaldībai nozīmē, ka komandas locekļiem nav jāstrādā, pārsniedzot savas spējas. Turklāt darbinieki zina, ka viņu pieejamība ir redzama un ka vadītāji to respektē. Maz ticams, ka viņiem tiks uzticēts steidzams projekts vasaras atvaļinājuma vidū.
Visbeidzot, ja jūsu uzņēmums izmanto resursu pārvaldības lietotni, jūsu darbinieki zina, kas ir viņu grafikā: kāds ir nākamais projekts, pie kura viņi strādās, cik ilgi tas aizņems utt.
Viegli plānojiet savas komandas jaudu!
Mēs ceram, ka šis raksts pārliecināja jūs, ka jaudas plānošana ir gan paveicama, gan nepieciešama. Aizmirstiet par savas komandas kapacitātes pārbaudi, un jūsu projekts ir pakļauts riskam: jūs, visticamāk, nepaspēsiet to īstenot laikā, ja nebūs pietiekami daudz kvalificētu cilvēku. Tajā pašā laikā jūs varat pārsniegt savu budžetu, ja galu galā piesaistīsiet papildu darbaspēku ārpakalpojumu sniedzējiem. Par laimi, abus scenārijus var novērst, ja salīdzināt kapacitāti ar pieprasījumu. Atcerieties par projektu resursu pārvaldības programmatūras izmantošanu, lai padarītu visu procesu stabilāku.
Vēlaties redzēt, cik vienkārša ir jaudas plānošana ar Teamdeck? Sazinieties ar Anieluviens no mūsu klientu veiksmes ekspertiem. Viņa jums parādīs, kā, pateicoties efektīvai projektu resursu pārvaldībai, varat pieņemt labākus stratēģiskos lēmumus.
