Jaudas pārvaldība: Definīcija, stratēģijas un piemēri

Jaudas pārvaldība ir stratēģija, ko uzņēmumi izmanto, lai pēc iespējas labāk izmantotu ražošanas efektivitāti, ņemot vērā pieprasījumu pēc pakalpojuma vai produkta. Jaudas pārvaldības galīgais mērķis ir:

• Identificēt un novērst visas vājās vietas, kas kavē ražošanas procesu vai pakalpojumu sniegšanas procesu. 
• Palieliniet ražošanas ātrumu, optimizējot pieejamos resursus, novēršot neproduktīvu laiku un citus ierobežojumus, kas var negatīvi ietekmēt jaudu.

Jaudas pārvaldība palīdz uzņēmumiem pārvarēt izaicinājumus, kas rodas, kad nepieciešams apmierināt klientu pieprasījumu - gan īstermiņā, gan vidējā termiņā. Tā arī palīdz pārvaldīt piegādes ķēdes operācijas un izstrādāt organizatoriskos plānus nākotnei. 

Organizācijām ir jāpārskata, cik daudz resursu ir pieejami, lai pārliecinātos, ka tie sasniedz ražošanas apjomu attiecīgajā periodā. Ražošanas, mazumtirdzniecības, pakalpojumu un informācijas tehnoloģiju jomā tiek plaši izmantota jaudas pārvaldība.

Īsumā ir minēti galvenie kapacitātes pārvaldības mērķi: 

• Atzīt jaudas prasības, lai izpildītu plānotās darba slodzes, gan pašreizējā, gan nākotnes 
• Izveidot un uzturēt stabilu jaudas pārvaldības plānu
• Pārliecinieties, ka izpildes mērķi tiek pienācīgi sasniegti pareizajā termiņā un budžetā.
• Pastāvīgi kontrolēt jaudu, lai palīdzētu pakalpojumu līmeņa pārvaldībai.
• Atbalsts incidentu noteikšanā un risināšanā
• Izpētīt izmaiņu ietekmi uz jaudu un veikt atbilstošus pasākumus, lai labāka veiktspēja ja tas ir rentablāk.

Kāpēc jaudas pārvaldība ir svarīga?

Jaudas pārvaldība ir svarīga organizācijas daļa, bet kāpēc? Šeit ir daži punkti, lai to apspriestu;

1. Jaudas pārvaldība palīdz organizācijām uzlabot spēju novērtēt izmaksas, jo īpaši izaugsmes sezonās vai recesijas. Tas palīdz noteikt pēkšņas cenu izmaiņas un rīkoties atbilstoši situācijai. 

2. Iepriekš plānot ražošanas ciklus un optimizēt ražošanas efektivitāti.

3. Samazināt uzņēmējdarbības veikšanas izmaksas kopumā. 

4. Palīdz krājumu pārvaldība uzlabot un risināt problēmas piegādes ķēdē.

5. Labāk piešķirt cilvēkresursus un materiālos resursus.

6. Un vissvarīgākais ir tas, ka jaudas pārvaldība palīdz paplašināt uzņēmumu. Tā sniedz padziļinātu analīzi par to, kā darboties pirms uzņēmējdarbības paplašināšanas. 

Jaudas pārvaldības process

Lūk, kā var izskatīties tipisks jaudas pārvaldības process. Tomēr šie procesi dažādās organizācijās atšķiras. 

1. Identificēt un sadalīt nākotnes plānus. Prognozes un iespēju grafiki palīdz saprast, kāds pieprasījums varētu rasties nākamajās sezonās. Piemēram, ir nepieciešams pieņemt darbā vairāk cilvēku, nepieciešams vairāk tehnikas vai arī iepriekšējai tehnikai ir nepieciešams remonts vai apkope.
2. Izprast klientu prasības un analizēt iespējas. Tirgus tendences un klientu prasības pastāvīgi mainās. Tas palīdz veidot iespēju loku. Ir būtiski saprast, vai kādi neparedzēti notikumi vai sezonāli faktori ietekmē pieprasījumu. 
3. Esošo resursu iznākuma padziļināta novērtēšana. Pirms ražošanas apjoma palielināšanas, ņemot vērā jaunizstrādāto plānu, organizācijai ir jāizvērtē, vai esošie resursi vai infrastruktūra spēj nodrošināt šo ražošanas apjomu. Ja tā to nespēj, tad, iespējams, būs jāiegādājas vai jānomā jaunas iekārtas, ierīces vai aprīkojums. Otrkārt, lai apkalpotu šīs mašīnas vai strādātu ar ierīcēm, būs nepieciešams arī vairāk darbaspēka. Tajā pašā laikā nedrīkst izlaist kvalitātes kontroli. Galu galā produkcijai jābūt vislabākās kvalitātes. 

4. Veikt resursu un jaudas plānošana saskaņā ar lēmumu. Kad ir izstrādāts pareizs plāns, ir pienācis laiks to īstenot un izpildīt. Ja ir nepieciešams ieviest vairāk iekārtu vai mašīnu, lai palielinātu ražošanu, tad plānā ir jāiekļauj jaunu iekārtu/ierīču iegāde, to uzstādīšana, darba uzsākšana un papildu prasību izpilde noteiktajā laikā.

5. Pastāvīgi pārbaudīt ražošanas jaudu. Visbeidzot, ja nepārtraukti neuzraugāt un nepārskatāt ražošanas jaudu, varat palaist garām svarīgus faktorus. Turklāt, tāpat kā jebkurā citā procesā, vienmēr ir iespējams veikt uzlabojumus. 

Jaudas pārvaldība pret jaudas plānošanu

Bieži vien tiek sajaukts jaudas pārvaldība un jaudas plānošana. Lai gan dažos aspektos tie ir līdzīgi, tie ir arī diezgan atšķirīgi. Pirmkārt, jaudas pārvaldība ir plaša jēdziena jēdziens, savukārt jaudas plānošanu var dēvēt par jaudas pārvaldības apakšgrupu. Tomēr abu mērķis ir nodrošināt, lai vajadzīgajā laikā būtu pareizais jaudas apjoms, kas atbilst pieprasījumam.

Saskaņā ar Mike Wise, autors Microsoft DataDriven emuārs"viena liela atšķirība, kas atšķir jaudas plānošanu no jaudas pārvaldības, ir tā, ka jaudas plānošanai piemīt "izmešanas" iezīme. Tas nozīmē, ka jaudas plānošana ir kaut kas tāds, kas tiek veikts iepriekš. Tā ir vajadzību ievākšana un novērtēšana, bet jaudas pārvaldība ir viss monitoringa, datu vākšanas, datu analīzes, infrastruktūras optimizācijas un atkal atgriešanās pie monitoringa dzīves cikls."

Digitālajām organizācijām, kas plāno izstrādāt veiksmīgu kapacitātes plānošanas un pārvaldības stratēģiju, šie termini būtu jāuzskata par atsevišķām vienībām. 

Noslēgumā jāsecina, ka jaudas pārvaldība ir nepārtraukts cikls, kura mērķis ir uzlabot veiktspēju.. Gluži pretēji, jaudas plānošana ir sākotnēji veikta darbība.  

Labākā prakse jaudas pārvaldības uzlabošanai

Pirms pievēršaties kapacitātes pārvaldībai, ir svarīgi noteikt prioritātes un pievērst tai uzmanību. Efektīva jaudas pārvaldība ietver šādas sastāvdaļas:

• Vēsturiskie dati. Atskatieties uz iepriekšējām problēmām, kas radušās jaudas pārvaldībā, un meklējiet līdzīgus modeļus. Varbūt ir bijis kāds konkrēts mēnesis vai sezona, kad jaudas pārvaldība bija sarežģīta?

• Resursu faktori. Apsveriet, cik daudz cilvēku ir aizgājuši no darba kopš pēdējā kapacitātes pārvaldības cikla, un novērtējiet, kā tas ietekmēs darbu noslogotu periodu. Jums ir arī jāseko līdzi cilvēkiem, kurus esat īstermiņā algoja no ārpuses. Šādā veidā jūs varat veikt uzskaiti par darba stundām, saistītajām izmaksām un viņu pieejamību. 

• Darbības faktori. Izpētiet un pārvaldiet visus darbības faktorus, kas var ietekmēt darba jaudas pārvaldību. Piemēram, ieviešot mākoņa kontaktu centra programmatūra var uzlabot klientu apkalpošanas operāciju efektivitāti, nodrošinot tādas funkcijas kā automātiska zvanu maršrutēšana, reāllaika analīze un integrācija ar citiem saziņas kanāliem.

Šeit ir daži labākie piemēri, kā vislabāk izmantot jaudas pārvaldību.

• Piešķirt jaudu atbilstoši uzņēmuma prioritātēm. Tas ļauj komandām koncentrēties uz svarīgāko un pievērsties projektiem ar lielāku atdeves potenciālu.

• Sekojiet līdzi faktiskajam biznesa pieprasījumam. Ir svarīgi zināt, kāds pieprasījums ir izvirzīts komandām. No klientiem, kas pērk pakalpojumus, līdz iekšējiem projektiem, kas nodrošina biznesa izaugsmi. Pamatīgas zināšanas par pieprasījumu nodrošina, ka resursu piedāvājums saglabājas atbilstošā līmenī. Ja uzņēmumiem ir nepieciešams paplašināt personālu, lai tiktu galā ar papildu darba slodzi, var būt lietderīgi sazināties ar virtuālā asistenta pakalpojums lai palīdzētu nest šo nastu.  

• Izstrādājiet stratēģiju dažādām situācijām. Darbā vienmēr ir vairāki mainīgie faktori. Ir svarīgi saprast, kādi ir šie varianti - un kā tie var ietekmēt spēju. Šāda rīcība nodrošina, ka šādu scenāriju risinājums ir visefektīvākais. Piemēram, izpratne par riskiem, kas saistīti ar resursiem, un plānošana situācijām, kad trūkst resursu. 

• Novērojiet, vai netiek novērsta uzmanība. Jo īpaši IT jomā uzmanības novēršana ir bieži sastopama parādība. Tas var atņemt resursus, kas nepieciešami prioritārajam darbam. Piemēram, personāla darbinieks tieši vēršas pie programmētāja un lūdz viņu uzņemties kodēšanas darbu, kas jāveic tikai personāla darbiniekam. Šādi mazi, bet nozīmīgi scenāriji var atņemt laiku, kas nepieciešams, lai pievērstos svarīgākam darbam. 

• Noviržu plāns. Kā zināms, jaudas plānošana galvenokārt balstās uz aplēsēm un prognozēm. Diemžēl prognozes ne vienmēr ir precīzas. Tāpēc jaudas pārvaldības plānošanai ir nepieciešami regulāri uzlabojumi. No otras puses, izmaiņas var notikt arī organizācijas iekšienē. Piemēram. steidzamam projektam jānosaka prioritāte. pēkšņi, un citi projekti atkāpjas otrajā plānā. 

Jaudas pārvaldība vienmēr ir nepārtraukts process. Kad plāns ir izstrādāts, ir lietderīgi to regulāri atjaunināt. Ļoti svarīgi ir katru gadu veikt jaudas pārvaldības plānošanu, lai sekotu līdzi visiem svarīgajiem iekšējiem un ārējiem faktoriem, kas ietekmē jaudu.

Galvenie termini, kas saistīti ar jaudas pārvaldību

Jaudas pārvaldība ir plašs jēdziens, un to veido dažādi termini, kas jums var būt vai nebūt zināmi. Mēs definēsim komponentu, jaudu, jaudas ziņojumu, jaudas pārvaldības informācijas sistēmu (CMIS), veiktspēju, jaudas pārvaldniekus un jaudas plānu.

Sastāvdaļa. Saskaņā ar CIPS institūts "Komponents ir konkrēta pakalpojuma pamatstruktūra, būtiska pakalpojuma daļa." Piemēram, datu bāze ir servera "komponents". Komponenti ir būtiski, tāpēc tie ir jāiegādājas, jāveido, jāuztur un jāuzrauga.

Jauda. Jaudas definīcija saskaņā ar CIPS institūts ir tas, ka tā "atspoguļo pieejamos resursus, kurus var izmantot, lai apmierinātu noteiktu pieprasījuma līmeni". Piemēram, restorānā jauda ir šāda:

• Pieejamo darbinieku skaits
• Pieejamo galdu un krēslu skaits
• Restorāna darba laiks 

Jaudas plāns. Būtībā definējot paredzamo pieprasījumu scenārijus. Piemēram, resursi, kas nepieciešami noteiktā laika posmā. Jaudas plāni palīdz uzņēmumiem nodrošināt atbilstošu klientu apkalpošanu.  

Jaudas ziņojums. Dokuments, kas ietver datus par sniegto pakalpojumu, izmantotajiem resursiem un kopējo darbību. komandas veiktspēju. Kapacitātes ziņojumi palīdz atriebējiem pieņemt pareizus lēmumus. 

Kapacitātes pārvaldības informācijas sistēma (CMIS). Virtuāla krātuve ar jaudu saistīto datu apkopošanai un glabāšanai.

Veiktspēja. Jaudas pārvaldība ir rādītājs, kas atspoguļo, cik ātri sistēma var reaģēt uz pieprasījumiem.

Izaicinājumi, ar kuriem nākas saskarties jaudas pārvaldības laikā 

Jaudas pārvaldība ir būtisks uzdevums darba telpā. Taču tas nav viegls uzdevums. Saskaņā ar Forbes, turpmāk tekstā ir aprakstītas biežāk sastopamās problēmas, ar kurām nākas saskarties jaudas pārvaldības procesā. Izpētīsim tos sīkāk.

Datu uzdevums. Katru dienu jaudas plānotājiem ir jāapstrādā kravas automašīnas ar informāciju, kas jāpievieno. projekta izklājlapas, galvenokārt manuāli. Lai nodrošinātu netraucētu jaudas pārvaldības procesu, pievienotajiem datiem jābūt precīziem un norādītiem pareizā formātā. Piemēram, tās pašas mērvienības. Kad dati ir pievienoti, tajos jāiekļauj sīkāka informācija par pieprasījumu un piedāvājumu. Pēc tam viņi izmanto formulas, lai noskaidrotu informāciju par pieejamo jaudu. 

Sarežģītības izaicinājums. Sarežģītības uzdevums ir diezgan līdzīgs datu uzdevumam. Tā kā kapacitātes plānošanā vadītājiem nākas strādāt ar neskaitāmiem aprēķiniem un sarežģītām formulām, noteikti gadās kļūdas. Piemēram, neprecīzu datu pievienošana izklājlapai. Diemžēl šādi gadījumi var kavēt visu procesu. Turklāt situācija var pasliktināties, jo jaudas pārvaldība parasti ietver dažādus līmeņus vai slāņus. To visu izpildei ir nepieciešams laiks, resursi un dati. Īsāk sakot, pārāk liels plānošanas procesā iesaistīto darbinieku skaits palielina kļūdu iespējamību. Tāpēc, lai no tā izvairītos, ir jāievieš atbilstoši procesi. 

Komunikācijas problēmas:  Saziņa ir jebkura veiksmīga uzņēmuma stūrakmens. Saziņas trūkums vai, vēl ļaunāk, neatbilstoša saziņa var radīt virkni problēmu. Lai izvairītos no šādiem scenārijiem, ir ļoti svarīgi, lai visi darbinieki, kas piedalās jaudas pārvaldības procesā, regulāri apmainītos ar informāciju. Skaidra un pārredzama saziņa nodrošina to, ka jūsu jaudas pārvaldības process noritēs raiti. . biznesa saziņas rīki procesu padarīs ātrāku un vienkāršāku.

Tagad, kad esam pārrunājuši jaudas pārvaldības procesā atkārtoti sastopamās problēmas, ir pienācis laiks apgūt visefektīvākās stratēģijas šo problēmu pārvarēšanai.

Jaudas pārvaldības stratēģijas 

Vadītāji visā pasaulē ir izstrādājuši vairākas jaudas pārvaldības stratēģijas, lai sasniegtu labākus rezultātus un palielinātu uzņēmuma ražošanas jaudu. Apskatiet šīs plaši izmantotās jaudas pārvaldības stratēģijas:

1. Atpalicības stratēģija: Šajā konservatīvajā un reaktīvajā stratēģijā vadītājs vispirms apzinās jaudu un pēc tam gaida, kamēr pieprasījums pienācīgi un stabili pieaugs. Pēc tam vadītājs palielina ražošanu konkrētā līmenī, kas ir pietiekams, lai apmierinātu tirgus vajadzības tajā brīdī. Tomēr šī stratēģija ir saistīta ar trūkumiem. Uzņēmums var palaist garām iespēju pārdot vairāk, ja pieprasījums negaidīti strauji pieaug, jo ražošanas palielināšana arī prasa laiku. Otrkārt, krājumu trūkums var izraisīt klientu skaita samazināšanos. Lūdzu, ņemiet vērā, ka šo stratēģiju izmanto vadītāji, ja ir nepieciešama papildu jauda pēc tam, kad uzņēmums jau darbojas ar pilnu vai lielāku jaudu. 

2. Vadošā stratēģija: Lai gan atpalicības stratēģija ir smalkāka un saistīta ar mazāku risku, vadošā stratēģija ir gandrīz pretēja tai. Tas nozīmē, ka tā ir riskantāka un agresīvāka. Šajā gadījumā uzņēmums palielina ražošanas jaudu vēl pirms pieprasījuma pieauguma. Šāda stratēģija tiek īstenota, pamatojoties uz vienkāršu pieņēmumu, ka gadījumā, ja nākotnē pieprasījums pieaugs, papildu ražošanas apjoma pietiks. Skaidrs, ka maziem uzņēmumiem šī stratēģija nav dzīvotspējīga. Turklāt šai pieejai ir arī daži trūkumi: palielinās krājumu uzglabāšanas izmaksas un krājumu izšķērdēšana.

3. Dinamiskā stratēģija: Dinamisko stratēģiju nosaka prognozes, un tā galvenokārt koncentrējas uz pašreizējām tirgus tendencēm vai paļaujas uz tām. Šajā gadījumā vadītājs izmanto pārdošanas datus un pašreizējās tendences un analizē tos kopā, lai veiktu izmaiņas ražošanā. Dinamiskā stratēģija, iespējams, ir visdrošākā no visām stratēģijām, jo vadītāji izmanto pietiekami precīzus datus, kas palīdz noteikt jaudas mērķus. Turklāt tā samazina krājumu trūkuma vai zuduma risku.

4. Spēles stratēģija: Spēles stratēģija ir vadošo un atpalikušo stratēģiju kombinācija. Šajā gadījumā uzņēmums palielina savu jaudu pēc pašreizējā tirgus pieprasījuma izpētes. Tomēr palielinājumi ir nelieli. Kad ir skaidrs, ka pieprasījums palielināsies, uzņēmums strauji palielina ražošanas apjomu. Tomēr palielinājums atkal nav milzīgs, tas joprojām ir neliels. Tātad, kad pieprasījums palielinās, uzņēmums var strādāt pie pārdošanas apjomu paplašināšanas. 

Jaudas pārvaldības piemēri

Jaudas pārvaldību izmanto gan programmatūras uzņēmumi, gan finanšu operāciju komandas, gan radošās aģentūras un produktu komandas. Šajā gadījumā mēs ņemam piemēru ar televizoru ražotāju. Televizoru ražotājam ir divas lietas:

• Tām ir jānodrošina, lai ar pieejamajiem resursiem tās spētu apmierināt patērētāju pieprasījumu visu gadu. 
• Nesen uzņēmums prognozēja, ka pieprasījums pēc televizoriem var strauji pieaugt, jo pēc 8 mēnešiem sāksies Pasaules kausa izcīņa. Turklāt viņi arī saprata, ka vislielākais pieprasījums būs pēc HD televizoriem.

Tā kā pieprasījums strauji pieaugs, uzņēmuma vadītājiem ir jāsaprot, cik daudz televizoru ir jāpārdod, lai apmierinātu augošo pieprasījumu. Tāpēc automātiski nākamais solis ir pārbaudīt, vai pašreizējā jauda ir pietiekama, lai apmierinātu papildu pieprasījumu. Šāda analīze var liecināt, ka būs vajadzīgi lielāki resursi un vairāk darbaspēka, lai apmierinātu augošo pieprasījumu, bet tas arī ir prognozētais ka pieprasījums varētu samazināties, tiklīdz beigsies Pasaules kausa izcīņa. Tāpēc uzņēmums var labāk iznomāt iekārtas vai strādāt ar citiem darbuzņēmējiem uz šo periodu, nevis iegādāties jaunas iekārtas vai pieņemt darbā jaunus cilvēkus. 

Tiklīdz ir nodrošināta noma un darbaspēks, var sākt ražošanu. Tomēr uzņēmumam tā būs jāsāk vismaz 2-3 mēnešus pirms Pasaules kausa izcīņas sākuma. Tas nodrošinās, ka televizori būs nonākuši mazumtirdzniecības kanālos un būs pieejami tieši tad, kad palielināsies pieprasījums. 

Vēl daži piemēri,

• Radošā aģentūra nedēļā var izstrādāt 700 dizainu.
• Maiznīca dienā var izcept 80 pīrāgus.
• Automobiļu uzņēmuma līnija var samontēt 200 automobiļus mēnesī.