Mēs visi esam dzirdējuši un, iespējams, pat piedzīvojuši, ka sastrēgumu ietekme uz organizāciju ir kropļojoša. Termins "sastrēgums" attiecas uz jebkuru situāciju, ko izraisa gan personāla, gan tehniskas problēmas, kas kavē projekta īstenošanu. Šādas situācijas var izraisīt nodaļas pārslogotība ar darbu, tehnisks traucējums vai pat stress, kas samazina visas komandas produktivitāti.
Kopumā sistēmas jaudu mēra pēc šaurā posma jaudas. Šāds stāvoklis var kaitēt gan komandas iekšējai darbībai, jo neapmierinātība un uzbudinājums kļūst arvien lielāks, gan uzņēmuma ārējam tēlam. Galu galā neviens nevēlas izskatīties nekompetents! Turklāt šādas vājās vietas rada arī finansiālu slogu, jo rentabilitāte var ievērojami samazināties. Šajā rakstā mēs aplūkosim, kā identificēt vājās vietas, kā tās atrisināt un kā Teamdeck ir piemērots šīs mīklas risināšanai.
Ātrākais veids, kā identificēt vājās vietas, ir aplūkot uzņēmuma darba plūsmu un noteikt, vai darbs tiek veikts vienmērīgi, vai arī tas tiek veikts pa daļām (Vairāk par tēmu darba plūsmas pārvaldības sistēma). Pēdējā situācija ir problēmas simptoms. Jāatzīmē, ka šaurām vietām nav jābaidās, jo tie ir ikdienišķa parādība jebkurā uzņēmumā.. Lai gan tie ir neapmierinātības iemesls, neapmierinātība tikai kavēs jūs efektīvi un savlaicīgi atrisināt problēmu. Interesanti, ka lielākā daļa vājo vietu rodas programmatūras testēšanas un kvalitātes pārbaudes procesu laikā.
Pirmais solis, lai atgūtu kontroli sastrēgumu laikā, ir rūpīgi uzraudzīt situāciju un noteikt visneatliekamākās problēmas. Nepareizs veids, kā risināt šīs problēmas, ir pieiet tām kvantitatīvi. Ja mēs akli metīsim naudu un cilvēkresursus problēmai, maz ticams, ka mēs atrisināsim problēmas. Tā būs tikai laika un pūļu izšķiešana. Pirmkārt, ir nepieciešama atbilstoša diagnoze. Tikai tad jāveic pasākumi problēmas risināšanai. Risinājumiem jābūt kvalitatīviem pēc būtības. Kad esam identificējuši elementus, kas visbūtiskāk veicina sastrēgumu rašanos, mēs varam ieviest atbilstošus risinājumus. Apzināsim dažus izplatītākos risinājumus, kā cīnīties ar vājajām vietām:
Darbinieki, kas atrodas metaforiskās vētras vidū, ir jāizraugās, lai risinātu vissvarīgākās problēmas. Risinot sīkumus šajā brīdī, ievērojami aizkavēsies un radīsies lielākas izmaksas.
Tas ir ļoti nepopulārs viedoklis, kas var radīt neapmierinātus darbiniekus, taču kā īstermiņa risinājums tas var palīdzēt mazināt problēmu. To var izmantot taupīgi kā ātru risinājumu, taču darbinieku pārslodze var izraisīt neapmierinātību un izdegšanu. Jākoncentrējas uz idejām, kas nodrošina sistēmas efektivitāti kopumā, neizmantojot ļaunprātīgi darbiniekus.
Tas ietver gan cilvēkresursus, gan materiālos resursus. Veicot uzskaiti par notiekošo, varēsiet precīzi noteikt darbības, kurās resursi tiek izšķiesti darbībām, kas nerada pievienoto vērtību.
Izstrādājot labākās prakses protokolus, ar kuriem iepazīsies katrs darbinieks, varēs labāk pārvaldīt laiku (ar radošiem aģentūru darba laika uzskaites programmatūra), mazāk dīkstāvju un, ja ir liela darbinieku mainība, jaunie darbinieki varēs ātri apgūt darbu kopā ar pieredzējušākiem darbiniekiem.
Sekojiet līdzi jaunākajiem tehnoloģiju sasniegumiem un rīkiem. Efektīvākas tehnoloģijas ļaus jūsu darbiniekiem koncentrēties uz citiem ražošanas procesa aspektiem un novirzīt pūles uz problemātiskākajiem sastrēguma elementiem.
Papildu darbinieku piešķiršana problemātiskajam ražošanas ķēdes posmam var palīdzēt mazināt sastrēgumus. Tas, protams, ir jādara, pietiekami rūpīgi plānojot, lai nodrošinātu, ka uz vietas atrodas persona ar atbilstošām zināšanām un prasmēm, kas var piedāvāt risinājumus. Piemēram, ja mārketinga nodaļai ir pieejams tikai viens aizņemts grafikas dizaineris, otra grafikas dizainera pieņemšana darbā palīdzēs atrisināt problēmu un nostādīs mārketinga nodaļu uz pareizā ceļa.
Brīvdienu sezonas ir sinonīms darbinieku prombūtnēm. Tas kaitē organizācijas darba plūsmai. Iepriekš saskaņojiet atvaļinājumu laiku ar darbiniekiem, lai izvairītos no nodaļu kropļošanas, ko izraisa plaša mēroga prombūtnes.
Bieži sastrēgumu cēloņi ir slikti vadības lēmumi un nepietiekama organizācija vadības līmenī. Piemēram, organizācijā, kurā viens cilvēks ir atbildīgs par žonglēšanu ar vairākām nodaļām, viņš var būt tas, kas rada sastrēgumus. Deleģējot lēmumu pieņemšanas procesus citam darbiniekam, samazināsies sastrēgumi, jo lēmumus pieņemsiet ātrāk. Tas, protams, prasa, lai persona, kas ir kavēšanās cēlonis, atteiktos no savām mikrovadības tendencēm!
Teamdeck ir ideāli piemērots sastrēgumu pārvaldības koordinēšanai, jo tas stimulē efektīvu darba plūsmas praksi. Tas ir ideāls rīks resursu piešķiršanas pārvaldība, darbinieku maiņas un prombūtnes. Iepriekš minētās problēmas, piemēram, izvēlēties pareizos cilvēkus, varat atrisināt, vienkārši izmantojot Teamdeck funkciju, kas ļauj sadalīt cilvēkresursus, pamatojoties uz viņu pieredzi, zināšanām un pieejamību. Tas ļauj veikt ilgtermiņa plānošanu, jo jūs varat analizēt savas organizācijas struktūru ilgākā laika posmā. Turklāt jūs varat iepriekš pilnībā apzināties, kur var rasties potenciālas problēmas personāla trūkuma dēļ.
Lai palielinātu darbinieku efektivitāti, lietderīga ir arī programmas funkcija, kas ļauj regulāri uzraudzīt darbinieku darba slodzi. Komandu vadītāji vienmēr var būt informēti par savas komandas pašreizējo darba slodzi. Tas ļauj deleģēt darbiniekus, kuriem ir vairāk brīvā laika, lai palīdzētu tiem, kuri ir noslogoti ar pārāk daudziem uzdevumiem. Vēl viena vērtīga funkcija ir Teamdeck iespēja regulāri uzraudzīt izdevumus. Tas ir ļoti svarīgi, ja nepieciešams cīnīties ar sastrēgumiem, kas nelabvēlīgi ietekmē projekta budžetu.
Sastrēgumi ir neizbēgami pat visefektīvākajos uzņēmumos. Tehniskie traucējumi, darbinieku prombūtnes un neskaitāmas citas iespējamās problēmas rodas visur. Protams, tehnoloģisko vai organizatorisko risinājumu meklēšana ir ļoti svarīga... Taču ir svarīgi atcerēties arī par garīgās veselības problēmām, ar kurām darbinieki un komandu vadītāji var saskarties sastrēguma laikā. Viens no svarīgākajiem "nevajag", risinot sastrēgumu problēmas, ir ļaut agresijai dominēt problēmu risināšanas procesā.
Ir pārāk viegli ļaut dusmām diktēt diskusiju. Neveselīgs uzņēmuma iekšējais dialogs var nopietni ietekmēt uzņēmuma darbību un radīt nopietnas problēmas, kas turpināsies daudz ilgāk nekā sastrēgums. Nesaudzīga emocionāla reakcija uz ražošanas aizkavēšanos var radīt darbiniekiem lielāku stresu, kas noved pie izdegšanas un depresijas. Neapmierināts darbaspēks nebūs spējīgs risināt problēmas. Tas izrāda mazāku entuziasmu, un sliktākajā gadījumā komanda var meklēt darbu citur - radot vēl vairāk problēmu, kas būs jārisina. Ņemot vērā sastrēgumu izplatību un visur sastopamību, vadībai vajadzētu saskarties ar šo problēmu ar empātiju un sapratni. Tās sasniegšana būs vissvarīgākais solis jebkuras organizācijas problēmu risināšanā.
Lai gan tas ir apburtais loks, kas laiku pa laikam uzvirmo, sastrēgumi ir būtiska jebkura uzņēmuma izaugsmes sastāvdaļa. Tā kā tie ir neizbēgami, mēs tos varam arī pieņemt un uztvert kā iespēju pārdomāt dažādus mūsu organizācijas aspektus. Tās ir progresa degviela, kas ļauj mums izpētīt jaunus tehnoloģiskos risinājumus vai vadības stilus.
Tas palīdzēs mums atgūt produktivitāti un uz laiku izlīdzināt kaitinošākās rievas. Mēs dzīvojam zelta laikmetā šo jautājumu risināšanai, jo pēdējo 30 gadu laikā tehnoloģiju revolūcija mainīja veidu, kā mēs strādājam un risinām problēmas.
Starp citu, mums tiek piedāvātas tādas inovatīvas programmas kā Teamdeck - resursu plānošanas programmatūra organizatorisko jautājumu risināšanai darbavietā. Tajā pašā laikā arvien vairāk dominē izpratne par korporatīvo atbildību un ētiku. Mūsdienās arvien vairāk vadītāju saprot, cik liela nozīme ir cieņpilnai attieksmei pret darbiniekiem. Šo divu sasniegumu rezultātā korporatīvajā pasaulē ir izveidoti iepriekš minētie rīki un padomi, kā risināt ar jaudas pārvaldība vājās vietas. Cilvēka dabā ir atrast risinājumus problēmām, un mums nekad netrūks risināmo krīžu, tāpēc mēs varētu tās risināt pēc iespējas cilvēcīgāk.
Tiem, kas meklē vai vēlas būt tuvāk projektu plānošanas programmatūra vai jaudas plānošanas rīki tirgus - strādāsim pie mūsu rakstiem.
Resursu kalendārs (vai projektu vadības kalendārs, vai projektu plānošanas kalendārs, resursu plānošanas programmatūra) ļauj efektīvāk un lietderīgāk plānot, pārvaldīt un sadalīt resursus - īpaši, ja Microsoft Excel ir bijusi vadošā loma jūsu...
Kāds ir projektu vadītāju galīgais mērķis? Veiksmīgi īstenot savus projektus. Paši projektu vadītāji atzīst, ka tas nenotiek pārāk bieži: saskaņā ar jaunāko "Pulse of the Profession" aptauju mazāk nekā 60% projektu tiek pabeigti vai nu...
Jaudas pārvaldība ir stratēģija, ko uzņēmumi izmanto, lai pēc iespējas labāk izmantotu ražošanas efektivitāti, ņemot vērā pieprasījumu pēc pakalpojuma vai produkta. Jaudas pārvaldības galīgais mērķis ir: identificēt un...