Projektu vadītāji parasti domā no daudzuzdevumu veicēju perspektīvas. Sanāksmes visas dienas garumā, nepārtraukti paziņojumi slack un tūkstoš uzdevumu minūtē ir viņu ikdienas maize. Tomēr daudzi darbi šādi neizskatās. Analītiskiem, radošiem un produktu izstrādes darbiniekiem ir nepieciešams laiks, lai koncentrētos, lai nonāktu "plūsmā" jeb "fāzē", kad viņi ir visproduktīvākie. Kā atbalstīt savu komandu koncentrēšanās procesā?
Mēs dzīvojam daudzuzdevumu laikmetā. Mēs strādājam un klausāmies mūziku, braucam autobusā un ritinām pa viedtālruni, gatavojam vakariņas un atbildam uz e-pastiem. Reti vienlaicīgi darām tikai vienu lietu, un visbeidzot - mums arvien grūtāk koncentrēties un noturēt uzmanību ilgāku laiku.
Saskaņā ar Nacionālā biotehnoloģiju informācijas centra datiem, mūsu vidējais uzmanības ilgums 2000. gadā bija 12 sekundes. 2015. gadā tas bija tikai 8,25 sekundes.! Mums kļūst arvien grūtāk saglabāt koncentrēšanos, jo esam pieraduši sevi pastāvīgi apgādāt ar jauniem stimuliem. Visur ir daudz traucējošu faktoru, kas ietekmē mūsu darba produktivitāti un kvalitāti. Tas ir milzīgs izaicinājums organizācijām, kurās efektīva laika izmantošana ir ļoti svarīga. Diemžēl daudzas no tām vēlas paveikt pēc iespējas vairāk un pēc iespējas īsākā laikā, bet galu galā samazina savu darbinieku kapacitāti.
Uzņēmumi pieļauj daudzas kļūdas, kas negatīvi ietekmē komandas efektivitāti.
Pirmkārt, nepastāv komandas darba grafiks, un darba ritmu nosaka ad-hoc uzdevumi.
Otrkārt, darba plānošanā netiek ņemtas vērā individuālās atšķirības.
Treškārt, darba grafiks tiek sastādīts no projekta vadītāja, nevis no vadītāja perspektīvas.
Ceturtkārt, uzņēmumi nenovērtē savu darbinieku laiku un nenoteic prioritātes uzdevumiem, piemēram, pārāk daudz sanāksmju, kurās piedalās visi, pat ja tie nav vajadzīgi.
Piektkārt, uzņēmumi neanalizē savas darbības datus, piemēram, darba laika atskaites vai atsauksmes no komandas.
Vai tas nozīmē, ka nav cerību un mēs visi esam nolemti darboties neefektīvi? Pilnīgi nē! Ir daudz veidu, kā uzlabot veiktspēju, sākot ar labu darbinieku vadības rīks, elastīga pieeja un izpratne par fokusa procesu. Šajā rakstā aplūkosim padomus, kā ar labu plānošanu uzlabot darba kvalitāti un komfortu.
Katrs cilvēks ir atšķirīgs. Jā, mēs zinām, ka tas izklausās pēc klišejas, bet, meklējot ideālu darba modeli, ir jāņem vērā jūsu darbinieku individuālās vēlmes. Daži labāk strādā no rīta, citi - vakarā. Vieniem ātri apnīk un patīk liela dažādība, bet citi dod priekšroku koncentrēties uz vienu lielu uzdevumu, pirms pāriet pie nākamā. Izmantojiet resursu plānošanas programmatūra piešķirt pareizos uzdevumus pareizajiem cilvēkiem. Ļoti noderīga būs arī lomu piešķiršanas funkcija, lai ikviens varētu uzreiz redzēt, kurš par ko ir atbildīgs.
laikā darba slodzes pārvaldība, ir svarīgi izvirzīt ambiciozus mērķus un sniegt savai komandai sasniegumu un izaugsmes sajūtu. Tomēr ir viegli iekrist darbinieku pārslodzes lamatās. Ja viņi vienu mēnesi strādāja efektīvi un sasniedza projekta atskaites punkts, nākamajā mēnesī - vēl vairāk, un tā tālāk. Šī stratēģija ir ļoti īstermiņa - visi galu galā kļūs pārguruši, neapmierināti, mazāk produktīvi un demotivēti, jo viņiem šķitīs, ka darbs nekad nebeidzas. Lai no tā izvairītos, kontrolēt komandas darba slodzi. Varat mēģināt strādāt ar pārtraukumiem, kad viena nedēļa būs intensīvāka, bet otra - mazliet mazāka, vai arī saglabāt līdzsvaru ikdienas darba slodzē. Izmantojiet . resursu pārvaldības programmatūra lai pārliecinātos, ka darbinieki nav pakļauti pārāk lielam spiedienam. Iekļaujot virtuālā datu telpa var arī uzlabot projektu pārvaldības drošību un efektivitāti.
Saskaņā ar Kalifornijas Universitātes Irvina universitātes pētījumu, cilvēkam ir nepieciešamas 23 minūtes un 15 sekundes, lai pēc uzmanības novēršanas atkal koncentrētos uz kādu uzdevumu. Tas var nešķist daudz, taču, ja katru dienu darbiniekam ir 3 sanāksmes un 10 ziņojumi Slack - tas ir milzīgs efektivitātes zudums. Kā to novērst? Ierosiniet saviem darbiniekiem, lai viņi rezervē sev fokusa laiku. Izmantojot kalendāru, viņi var noteikt sev tikšanos, piemēram, 2 stundas dienas laikā. Jūs varat būt pārliecināts, ka tad, kad jūsu komanda iegūs laiku, kurā varēs koncentrēties tikai uz uzdevumu, - produktivitāte palielināsies.
Daudzās organizācijās ir tendence katru uzdevumu apzīmēt kā ļoti steidzamu un ļoti svarīgu. Tā tiek domāts, ka prioritāšu piešķiršana katram uzdevumam liks darbiniekam pret katru uzdevumu izturēties vienlīdz nopietni. Rezultātā cilvēkus pārņem pārmērīgs spiediens un viņi nespēj koncentrēties uz vienu lietu, jo nepārtraukti domā par nākamajiem 5 steidzamajiem uzdevumiem, kas viņus gaida. Tāpēc, plānojot darbu, izmantojiet prioritāšu noteikšanas opciju - atzīmējiet uzdevumus atbilstoši termiņiem un steidzamībai, lai darbinieki varētu izstrādāt savas personīgās darba stratēģijas.
Uzņēmuma sanāksmes ir nepieciešamas un svarīgas. Bet ne visas. Bieži sastopama organizatoriska kļūda ir rīkot sanāksmes ikreiz, kad kaut kas ir "jāpārrunā". Tas ir īpaši raksturīgi cilvēkiem, kas koordinē darbu, piemēram, projektu vadītājiem - viņu uzdevums ir pārbaudīt, vai viss darbojas, kā nākas, sazināties un apkopot informāciju, kā arī lemt par nākamajiem soļiem. Viņu gadījumā sanāksme bieži vien ir galvenais darba instruments. Cilvēkiem, kas veic darbu, katra sanāksme ir plūsmas pārtraukums un uzmanības novēršana, pēc kuras nepieciešams laiks, lai atgrieztos iepriekšējā koncentrēšanās stāvoklī.
Sagatavojot dienas vai nedēļas darba grafiku, centieties ierobežot tik nepieciešamo tikšanos skaitu. Pārbaudiet tiešsaistes kalendāra plānotājs Regulāri nodrošiniet, lai jūsu darbiniekiem nebūtu jāzvana katru stundu un lai viņiem būtu laiks mierīgi radīt. Lieliska ideja būs uzdevumu plāns - katram uzdevumam jābūt detalizētam prasību un soļu aprakstam, lai ikviens varētu viegli pārbaudīt rezultātus, netērējot laiku nevajadzīgai sanāksmei.
Cilvēkiem ir nepieciešamas pauzes. Statistikas dati liecina, ka jums vajadzētu ņemt 15 minūšu pārtraukums ik pēc 1,5 stundām lai atsvaidzinātu smadzenes un palielinātu produktivitāti. Diemžēl intensīvajā darba grafikā bieži vien nav vietas pārtraukumam. Rezultātā cilvēki strādā vairāk, bet patiesībā paveic mazāk, jo viņu produktivitāte samazinās. Izmēģiniet pārtraukumu plānošanas modeli, mudiniet savus darbiniekus kalendāros ierakstīt īsus pārtraukumus, uz brīdi atkāpties no datora, iziet uz terases svaigā gaisā ar kafijas tasi vai veikt dažus vienkāršus fiziskus vingrinājumus, lai smadzenēm piešķirtu skābekli. Jūs būsiet pārsteigti par pozitīvo ietekmi.
Šķiet, ka daudzi lieli projekti ievelkas mūžīgi. Tas ir ļoti demotivējoši, ja mēnešiem ilgi strādājat pie vienas un tās pašas lietas, bet tās beigas vēl ir tālu. Tas ļauj viegli nonākt stagnācijā un zaudēt motivāciju un produktivitāti. Mēģiniet dažādot uzdevumus, ko saņem jūsu komanda. Ja kāds jau nedēļu strādā pie vienas un tās pašas lietas - iesaistiet viņu kādā jaunā darbā, lai viņš gūtu perspektīvu un atgrieztos ar svaigām idejām. Protams, arī šajā gadījumā ir svarīga individuāla pieeja un saruna ar darbiniekiem - daži dod priekšroku dažādot darbu un lēkāt starp uzdevumiem, citi dod priekšroku koncentrēties uz vienu projektu no sākuma līdz beigām. Elastība ir ļoti svarīga.
Šis punkts ir saistīts ar iepriekšējo. Ja strādājat pie liela projekta, kas ir jāpabeidz, un jums nav iespējas dažādot darbu - sadaliet to posmos. Darba posma pabeigšana ir panākums. Panākums ir motivācija. Ja strādājat pie sešu mēnešu projekta - sadaliet to pa daļām. projekta atskaites punkti un kopā ar komandu atzīmējiet katra posma sasniegumus.
Īstenojot stratēģiju produktivitātes palielināšanai, jums ir jāseko līdzi visiem komandā notiekošajiem procesiem. Izmantojiet rīku, kurā visa informācija ir vienuviet.
Lielisks piemērs ir Teamdeck - tā ir sistēma, kurā varat izveidot pārdomātu darba grafiku, plānot sanāksmes kalendārā, sadalīt uzdevumus, pārbaudīt darbinieku darba slodzi, kontrolēt darba laiku ar darba laika uzskaites lapām, piešķirt lomas, pievienot uzdevumu aprakstus un daudz ko citu! Labi izplānots darbs, kurā ikvienam ir vieta, kur koncentrēties un atpūsties, un kurš precīzi zina, kas ir jādara, ir augstāka darba ražīguma noslēpums.
Katra organizācija vēlas vienu - augstu produktivitāti un labus rezultātus. Lai sasniegtu šo mērķi, vissvarīgākais faktors, kas jāņem vērā, ir jūsu komandas darba apstākļi, kas ir pielāgoti viņu pienākumiem un amatam. Rūpīgi saplānots darba grafiks ļaus paaugstināt darba rezultātus līdz tādam līmenim, par kādu iepriekš pat neesat sapņojis!
Tikai katram piektajam cilvēkam (18%) ir noderīga laika plānošanas metode. Laika vadības stratēģijas un projektu laika vadības rīki palīdz jums tikt galā ar uzticēto darbu jums atvēlētajā laikā. Strādājot par projektu vadītāju,...
Efektīva resursu plānošana ir svarīgs mērķis visu lielumu uzņēmumiem neatkarīgi no tā, vai tie darbojas tiešsaistē vai tradicionālajās nozarēs. Ņemot vērā to, ka ir ļoti dažādi uzņēmumi, kuriem nepieciešama resursu plānošana, ir grūti sniegt universālu ieteikumu...